Tehtävälistan pohja (ilmainen, tulostettava) ja näin kirjoitat listan, jonka saat valmiiksi
Tämä tehtävälistan pohja on yhden sivun päivälomake, joka perustuu 1-3-5-sääntöön: yksi iso tehtävä, kolme keskikokoista ja viisi pientä sekä tila sille, mikä ei kuulu tähän päivään. Tulosta se alta (A4 tai Letter) ja käytä sitten tämän sivun seitsemää sääntöä, niin kirjoitat listan, jonka oikeasti saat tehtyä ennen iltaa.
- 1-3-5-sääntö rajaa päivän tehtävälistan 9 kohtaan: 1 iso tehtävä, 3 keskikokoista ja 5 pientä. Sen teki tunnetuksi työnhakusivusto The Muse, ja se luetaan sen toisen perustajan Alex Cavoulacosin ansioksi.
- Lista, jonka voi saada valmiiksi, on kooltaan rajattu, sen tehtävät alkavat verbillä, jokaisella tehtävällä on arvio, ja kokonaisuus vie noin 70 % käytettävissä olevasta ajastasi.
- Pidä kahta listaa: päälistaa (kaikki, milloin tahansa) ja päivän listaa (vain se, mihin sitoudut tänään). Useimmat epäonnistuvat listat ovat päälistoja, jotka esittävät päivän listaa.
- Tulostettavassa pohjassa on 1-3-5-paikat arviosarakkeineen, ”Ei tänään” -osio ja ”Odottaa”-lista yhdellä A4- tai Letter-sivulla.
- CORTEXissa, ilmaisessa pelillistetyssä tuottavuussovelluksessa, kirjoitat tehtävät yhtenä lauseena (”Lähetä tarjous huomenna klo 10 ~30m !p1”), ja päivämäärä, kellonaika, kesto ja prioriteetti täyttyvät itsestään.
Tulosta 1-3-5-tehtävälistan pohja
Yksi sivu, yksi päivä. Painike tulostaa vain lomakkeen; valitse tulostusikkunasta ”Tallenna PDF-tiedostona”, jos haluat tiedoston. Pidä pientä pinoa pöydälläsi ja täytä yksi edellisenä iltana tai heti aamulla.
Tehtävälista: päivän 1-3-5-pohja
| ✓ | Tehtävä: aloita verbillä ja kuvaa tulos, josta tiedät sen olevan valmis | Arvio (min) |
|---|---|---|
| 1 iso asia: tehtävä, joka tekee tästä päivästä onnistuneen | ||
| ☐ | ||
| 3 keskikokoista asiaa | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| 5 pientä asiaa: nopeita onnistumisia, enintään 15 minuuttia | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
Tarkistus: onko arvioiden summa ≤ 70 % käytettävissä olevista tunneista? · Huomisen ensimmäinen tehtävä: __________________________________
Näin kirjoitat to do -listan, jonka oikeasti saat valmiiksi: 7 sääntöä
- Rajaa listan koko. Rajaton lista kasvaa, kunnes se lannistaa sinut. Yhdeksän kohtaa (1-3-5) tai kolme (”kolme isoa”) on hyvä: raja on tärkeämpi kuin luku.
- Aloita jokainen tehtävä verbillä. ”Soita hammaslääkärille”, ”Kirjoita johdantokappale”, ”Lähetä tarjous Ainolle sähköpostilla”. ”Hammaslääkäri” tai ”Raportti” ovat aiheita, eivät tehtäviä, ja aivosi ohittavat ne.
- Tee ensimmäisestä askeleesta konkreettinen. Jos tehtävää pitää miettiä ennen kuin voit aloittaa, tehtävä on miettiminen: ”Tee raportille 5 kohdan runko”. David Allen kutsuu tätä seuraavaksi toimenpiteeksi kirjassa Getting Things Done.
- Arvioi minuutteina. Kun kirjoitat tehtävän viereen ”~45”, joudut huomaamaan, että kahdeksan 45 minuutin tehtävää ei mahdu yhteen iltapäivään.
- Suunnittele enintään 70 %. Jos sinulla on 6 vapaata tuntia, suunnittele noin 4 tuntia tehtäviä. Keskeytykset, sähköposti ja kahvi eivät ole valinnaisia; sen teeskentely on syy siihen, että listat siirtyvät päivästä toiseen.
- Iso ensin. Tee 1 ennen viittä. Pienet tehtävät laajenevat täyttämään koko aamun, jos annat niiden.
- Päätä päivä. Vedä yli tehdyt, siirrä loput harkiten (huomiselle, tietylle päivälle tai roskakoriin) ja kirjoita huomisen ensimmäinen tehtävä. Lista, jota ei koskaan käydä läpi, muuttuu syyllisyyden arkistoksi.
1-3-5-sääntö selitettynä
1-3-5-sääntö luetaan työnhakusivusto The Musen toisen perustajan Alex Cavoulacosin ansioksi: oleta, että tavallisena päivänä saat valmiiksi yhden ison asian, kolme keskikokoista ja viisi pientä, ja rajaa päivän tehtävälistasi noihin yhdeksään kohtaan. The Muse selittää sen artikkelissa ”A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule”, ja Cavoulacos ja Kathryn Minshew kertovat työtavastaan kirjassa The New Rules of Work (Crown Business, 2017).
| Paikka | Koko | Esimerkkejä |
|---|---|---|
| 1 iso | 2–3 tuntia keskittynyttä työtä | Kirjoita tarjouksen ensimmäinen luonnos · Viimeistele harjoitteluraportti · Rakenna laskeutumissivu |
| 3 keskikokoista | 30–60 minuuttia kukin | Valmistele torstain diat · Käy läpi koodimuutospyyntö · Opiskele yksi luku |
| 5 pientä | 5–15 minuuttia kukin | Maksa sähkölasku · Vastaa Ainolle · Varaa kampaamoaika · Tilaa mustetta tulostimeen · Lähetä lasku |
Luvut ovat lähtökohta, eivät laki. The Muse itse ehdottaa niiden säätämistä: palaverien täyttämänä päivänä suunnittele vähemmän kohtia (esimerkiksi 1-2-3); jos työssäsi tulee paljon yllättäviä pyyntöjä, jätä tarkoituksella muutama paikka tyhjäksi ja täytä ne sitä mukaa kuin työtä tulee. 1-3-5:n todellinen voima on, että se pakottaa valitsemaan: heti kun kirjoitat kymmenennen kohdan, sinun on päätettävä, mikä siirtyy ”Ei tänään” -kohtaan.
Onko ison tehtävän valinta vaikeaa? Aja ehdokkaasi Eisenhowerin matriisin läpi: tärkeä mutta ei kiireellinen työ ansaitsee yleensä paikan 1, koska kiireelliset asiat syrjäyttävät sen ensimmäisenä.
Päälista vastaan päivän lista
Useimmat tehtävälistat epäonnistuvat, koska ne yrittävät olla kaksi asiaa yhtä aikaa. Erota ne:
| Päälista | Päivän lista (tämä pohja) | |
|---|---|---|
| Sisältää | Kaiken, mitä voisit tehdä: ideat, asioinnit, projektit | Vain sen, mihin sitoudut tänään |
| Koko | Rajaton | Kiinteä (9 kohtaa 1-3-5:llä) |
| Läpikäynti | Viikoittain | Joka ilta |
| Tunne | Talteen: ”se ei ole enää päässäni” | Sitoutuminen: ”nämä teen tänään” |
Valitse joka ilta päälistalta huomisen 1-3-5. Karsi päälistaa kerran viikossa: poista se, millä ei enää ole väliä. Jos haluat viikkotason näiden kahden väliin, tulostettava viikkosuunnitelmamme lisää viikon 3 prioriteettia ja yhden välttämättömän tehtävän päivää kohden.
Esimerkki: täytetty 1-3-5-lista
Freelance-verkkokehittäjä, tiistai, 6 tuntia käytettävissä:
- 1 iso: Rakenna leipomon verkkosivun yhteydenottolomake ja varaussivu (~150 min)
- 3 keskikokoista: Korjaa asiakkaan ilmoittama mobiilivalikon vika (~45) · Kirjoita projektin seurantasähköposti kuvakaappauksineen (~30) · Käy läpi uuden logon tiedostot ja anna palautetta (~30)
- 5 pientä: Uusi verkkotunnus (~5) · Vastaa joogastudion kyselyyn (~10) · Varmuuskopioi läppäri (~5) · Varaa hammaslääkäriaika (~5) · Siirrä huominen puhelu klo 14:een (~5)
Yhteensä: 4 h 45 min, eli yli 70 %:n rajan (4 h 12 min) 6 tunnin päivänä. Ratkaisu: logon läpikäynti siirtyy ”Ei tänään” -kohtaan, jolloin suunnitelma laskee 4 h 15 minuuttiin, juuri rajalle. Juuri tällaisen päätöksen pohja tekee näkyväksi jo ennen yhdeksää aamulla eikä vasta kuudelta illalla.
Digitaalinen versio: CORTEXin pikalisäys
Paperi on täydellinen päivän listalle. Päälista on helpompi pitää digitaalisena: sen pitää napata ideat talteen bussissakin. CORTEX on ilmainen, pelillistetty tuottavuussovellus: tehtävät, päivän suunnitelma yhdellä klikkauksella, ajan- ja tapaseuranta sekä XP, tasot ja oikean elämän palkinnot. Sen tehtävälista rakentuu pikalisäyksen ympärille: paina Q (tai kelluvaa painiketta) ja kirjoita tehtävä omin sanoin. Nämä merkinnät tulkitaan automaattisesti:
| Kirjoita | Merkitys |
|---|---|
!p1–!p4, !tärkeä, !!, !!! | Prioriteetti (!! = korkea, !!! = kriittinen) |
~30m, ~2h, ~1h30 | Arvio: pohjan ”Arvio”-sarake |
tänään, huomenna, perjantaina, 2026-12-24 | Päivämäärä |
klo 15.30, klo 9 | Kellonaika |
*päivittäin, *viikoittain, *kuukausittain, *vuosittain | Toisto |
#asiakkaat | Liitä tavoitteeseen (nimen mukaan) |
Esimerkki: Lähetä tarjous Kahvila Kulmalle huomenna klo 10 ~30m !p1 #asiakkaat. Päivättömät tehtävät menevät kohtaan Ilman päivää, joka on päälistasi. Suunnittelija ryhmittelee loput kohtiin Myöhässä, Tänään, Huomenna, Tällä viikolla ja Myöhemmin, ja Suunnittele päiväni muuttaa tämän päivän tehtävät blokkiaikatauluksi yhdellä klikkauksella (säännöin: ensin myöhässä olevat, sitten prioriteetti ja sitten nopeat onnistumiset).
Valmiit tehtävät tuovat XP:tä ja krediittejä, jotka käytät kaupassa, jossa vaihdat krediitit itse määrittelemiisi palkintoihin, ja se on syy siihen, että moni jatkaa käyttöä. Lisää tästä: pelillistetty tuottavuussovellus . Jos ongelmasi on aloittaminen eikä listojen tekeminen, lue miten lopetat asioiden lykkäämisen.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on 1-3-5-sääntö to do -listoille?
1-3-5-säännön mukaan saat tavallisena päivänä valmiiksi yhden ison tehtävän, kolme keskikokoista ja viisi pientä, joten päivän listallasi pitäisi olla vain nuo yhdeksän kohtaa. Se luetaan työnhakusivusto The Musen toisen perustajan Alex Cavoulacosin ansioksi. Säädä lukuja päiväsi mukaan, mutta pidä kiinteä raja.
Miten kirjoitan hyvän to do -listan?
Rajaa sen koko, aloita jokainen tehtävä verbillä, tee ensimmäisestä askeleesta konkreettinen ja lisää aika-arvio. Pidä kokonaisuus alle noin 70 %:n käytettävissä olevasta ajastasi, tee tärkein tehtävä ensin ja käy lista läpi joka ilta.
Montako tehtävää päivän listalla pitäisi olla?
Useimmille 3–9. 1-3-5-sääntö asettaa katoksi yhdeksän (yksi iso, kolme keskikokoista, viisi pientä); ”kolmen ison” menetelmä kolmeen. Tärkeintä on, että lista mahtuu tunteihin, jotka sinulla oikeasti on.
Onko tämä tehtävälistan pohja ilmainen?
On. Tulostettava 1-3-5-pohja on ilmainen henkilökohtaiseen käyttöön ilman rekisteröitymistä. Tulosta se A4- tai Letter-koossa tai tallenna PDF:nä tulostusikkunasta.
Kannattaako käyttää paperista vai digitaalista to do -listaa?
Moni käyttää molempia: digitaalista päälistaa, joka nappaa ideat talteen missä tahansa, ja lyhyttä paperilistaa tälle päivälle näkyvillä pöydällä. Jos tarvitset muistutuksia, toistuvia tehtäviä tai suunnittelua, CORTEXin kaltainen ilmainen sovellus hoitaa digitaalisen puolen.
Lähteet ja lisälukemista
Suunnittele päiväsi kahdessa minuutissa
Kirjoita tehtäväsi tavallisin lausein, niin CORTEX tekee realistisen päiväsuunnitelman aikablokkeineen.
Suunnittele päiväni ilmaiseksi