Ilmainen tulostettava viikkosuunnitelma (ja päiväsuunnitelma)
Tässä on ilmainen tulostettava viikkosuunnitelma: yksi sivu viikon 3 prioriteetille ja yhdelle välttämättömälle tehtävälle päivää kohden sekä toinen sivu päiväsuunnitelmalle puolen tunnin aikablokeilla klo 6–22. Paina ”Tulosta tämä pohja”: molemmat sivut mahtuvat pystysuuntaisille A4- ja Letter-arkeille, ja valitsemalla tulostusikkunasta ”Tallenna PDF-tiedostona” saat tiedoston uudelleenkäyttöön.
- Viikkosivulla on viikon 3 prioriteettia ja jokaiselle päivälle (maanantaista sunnuntaihin) rivi, jossa on yksi välttämätön tehtävä, valinnaiset tehtävät ja kiinteät menot.
- Päiväsivu on aikablokkilomake klo 6–22 puolen tunnin jaksoissa, ja siinä on sarake ”suunnitelmalle” ja toinen sille, ”mitä oikeasti tapahtui”.
- Käytä viikkolomaketta päättämään, mikä on tärkeää tällä viikolla, ja päivälomaketta päättämään, milloin sen teet. Moni tarvitsee molemmat; jos valitset vain toisen, päätä sen mukaan, kuinka ennustettavia päiväsi ovat.
- Viikon suunnittelu vie noin 20 minuuttia sunnuntaina tai maanantaiaamuna; päivän suunnittelu blokkeina vie 5–10 minuuttia edellisenä iltana.
- CORTEXin digitaalinen versio on Suunnittele päiväni: yksi klikkaus sijoittaa tämän päivän tehtävät työpäiväsi vapaisiin rakoihin, ja rinnalla on kalenteri viikkonäkymineen.
Tulosta viikkosuunnitelma ja päiväsuunnitelma
Ensimmäinen sivu on viikkosuunnitelma; toinen on tulostettava päiväsuunnitelma aikablokeilla. Painike tulostaa vain lomakkeet. Tulosta yksi viikkosivu viikossa ja niin monta päiväsivua kuin tarvitset, tai tallenna molemmat PDF:nä ja tulosta tarvittaessa.
Viikkosuunnitelma
| 1 | |
|---|---|
| 2 | |
| 3 |
| Päivä | Välttämätön (1 tehtävä) | Lisäksi, jos ehdit | Kiinteät (aika · meno) |
|---|---|---|---|
| Maanantai ___ / ___ | |||
| Tiistai ___ / ___ | |||
| Keskiviikko ___ / ___ | |||
| Torstai ___ / ___ | |||
| Perjantai ___ / ___ | |||
| Lauantai ___ / ___ | |||
| Sunnuntai ___ / ___ |
Perjantain katsaus: tehty ____ / 7 välttämätöntä · siirtyy ensi viikkoon: ______________________________ · ensi viikon ensimmäinen tehtävä: ______________________
Päiväsuunnitelma: aikablokit
| 1 | Tärkein tehtävä: |
|---|---|
| 2 | |
| 3 |
| Aika | Suunnitelma | Mitä oikeasti tapahtui |
|---|---|---|
| 6.00 | ||
| 6.30 | ||
| 7.00 | ||
| 7.30 | ||
| 8.00 | ||
| 8.30 | ||
| 9.00 | ||
| 9.30 | ||
| 10.00 | ||
| 10.30 | ||
| 11.00 | ||
| 11.30 | ||
| 12.00 | ||
| 12.30 | ||
| 13.00 | ||
| 13.30 | ||
| 14.00 | ||
| 14.30 | ||
| 15.00 | ||
| 15.30 | ||
| 16.00 | ||
| 16.30 | ||
| 17.00 | ||
| 17.30 | ||
| 18.00 | ||
| 18.30 | ||
| 19.00 | ||
| 19.30 | ||
| 20.00 | ||
| 20.30 | ||
| 21.00 | ||
| 21.30 | ||
| 22.00 |
Päivän päätös: huomisen ensimmäinen tehtävä ______________________ · päivän onnistuminen ______________________
Päivä- vai viikkosuunnitelma: kumman tarvitset?
Viikkosuunnitelma vastaa kysymykseen mikä on tärkeää tällä viikolla. Päiväsuunnitelma vastaa kysymykseen milloin tarkalleen teen sen tänään. Ne ratkaisevat eri ongelmia:
| Viikkosuunnitelma | Päiväsuunnitelma (aikablokit) | |
|---|---|---|
| Sopii parhaiten | Projektien, opintojen, perheen ja määräaikojen tasapainottamiseen päivien kesken | Fokusajan suojaamiseen päivinä, jotka ovat täynnä palavereja tai keskeytyksiä |
| Käyttöaika | Noin 20 minuuttia kerran viikossa | 5–10 minuuttia joka ilta tai aamu |
| Suurin riski | Jokaisesta päivästä tulee ”kyllä minä sitten” | Ylisuunnittelu; venyvä palaveri hajottaa koko päivän |
| Valitse se, jos… | Päiväsi ovat melko ennustettavia | Päiväsi ovat kaoottisia tai lykkäät asioita, jos sinulla ei ole kiinteää aloitusaikaa |
Nyrkkisääntömme: viikkosuunnitelmasta on hyötyä kaikille; lisää päiväblokit niinä päivinä, jotka niitä tarvitsevat. Usean asiakkaan kanssa työskentelevät yrittäjät, tenttikautta elävät ja ne, joiden on vaikea aloittaa ilman järjestettyä aikaa, haluavat yleensä molemmat.
Näin suunnittelet viikkosi 20 minuutissa
- Tyhjennä pää (5 min). Kirjoita irtopaperille kaikki, mikä pyörii mielessä: tehtävät, asioinnit, huolet. Älä vielä järjestä. (Kiireisinä päivinä samasta purkulistasta tulee 1-3-5-tehtävälistasi.)
- Valitse 3 prioriteettia (5 min). Kirjoita tuloksia, ei tekemistä: ”Tarjous lähetetty Kahvila Kulmalle”, ei ”työstä tarjousta”. Jos kaikki on tärkeää, kysy itseltäsi, mitkä kolme asiaa tekisivät viikosta onnistuneen, vaikka mitään muuta ei tehtäisi. Eisenhowerin matriisi auttaa, jos jumitut.
- Täytä ensin kiinteät ajat (3 min). Luennot, puhelut, menot, sali: kaikki, millä on kellonaika, menee sarakkeeseen ”Kiinteät”.
- Yksi välttämätön tehtävä päivässä (5 min). Jaa 3 prioriteettisi askeleet päiville. Vain yksi välttämätön päivää kohden; loput menevät kohtaan ”Lisäksi, jos ehdit”.
- Jätä väljyyttä (2 min). Jätä vähintään yksi arkipäivä kevyeksi. Jotain odottamatonta tapahtuu; suunnittele se mukaan sen sijaan, että teeskentelisit muuta.
Täytä perjantaina katsausrivi: montako välttämätöntä sait valmiiksi ja mikä siirtyy ensi viikkoon. Rehellinen laskeminen tekee ensi viikon suunnitelmasta realistisen.
Näin jaat päivän blokkeihin päiväsuunnitelmalla
Aikablokeilla suunnitteleminen tarkoittaa, että jokainen tehtävä saa kellonajan eikä vain paikkaa listalla. Se on Cal Newportin Deep Work -kirjan (2016) lähestymistavan ydin; katso deep work -oppaamme. Päivälomakkeella:
- Kirjoita 3 päätehtävääsi ylös. Numero 1 on tehtävä, joka tekee päivästä onnistuneen.
- Merkitse kiinteät menot Suunnitelma-sarakkeeseen.
- Laita tehtävä 1 parhaaseen energiajaksoosi: useimmilla se on työpäivän 2–3 ensimmäistä tuntia. Anna sille 60–90 minuuttia, ei ”koko aamua”; ilmaisessa pomodoro-ajastimessamme on juuri tätä varten 90/15-asetus.
- Kokoa pienet asiat (sähköposti, puhelut, asioinnit) yhteen tai kahteen 30 minuutin blokkiin.
- Lisää puskurit: suunnittele vain noin 70 % päivästä. Jätä tyhjiä jaksoja palaverien jälkeen ja ennen lounasta.
- Kirjaa todellisuus toiseen sarakkeeseen päivän mittaan. Kun suunnitelma hajoaa, järjestä loppupäivä minuutissa uudelleen sen sijaan, että luovuttaisit.
Käytännön esimerkki (freelance-suunnittelija): 8.30–10.00 logoehdotukset asiakkaalle (tehtävä 1) · 10.00–10.30 sähköposti ja laskut · 10.30–11.00 puskuri · 11.00–12.00 asiakaspuhelu (kiinteä) · 13.00–14.30 verkkosivun muutokset (tehtävä 2) · 14.30–15.00 kävely · 15.00–16.00 portfolion päivitys (tehtävä 3) · 16.00–16.30 huomisen suunnittelu. Lisää esimerkkejä ja muunnelmia löydät time blocking -oppaastamme.
Digitaalinen versio: CORTEXin Suunnittele päiväni ja kalenteri
Paperi on nopea ja häiriötön, mutta päivän kirjoittaminen uudelleen aina, kun palaveri siirtyy, käy ajan mittaan raskaaksi. CORTEX on ilmainen, pelillistetty tuottavuussovellus: tehtävät, päivän suunnitelma yhdellä klikkauksella, ajan- ja tapaseuranta sekä XP, tasot ja oikean elämän palkinnot. Sen suunnittelutyökalut täyttävät päivälomakkeen puolestasi:
- Suunnittele päiväni (yksi klikkaus): läpinäkyvä, sääntöihin eikä tekoälyyn perustuva suunnittelija. Se ottaa tämän päivän tehtävät, myöhässä olevat ja päivättömät, kunnioittaa kellonaikaan sidottuja menojasi ja täyttää työpäiväsi vapaat raot nykyhetkestä eteenpäin 15 minuutin askelin. Järjestys: ensin myöhässä olevat, sitten prioriteetti ja sitten lyhyimmät (nopeat onnistumiset). Se kertoo, mikä ei mahtunut; ”Ota suunnitelma käyttöön” kirjoittaa kellonajat ja ”Suunnittele loppupäivä uudelleen” laskee uudelleen yllätyksen jälkeen.
- Kalenteri kuukausinäkymällä ja viikon tuntiruudukolla, jossa raahaat ja pudotat tehtäviä vaihtaaksesi niiden päivää tai kellonaikaa: viikkosivu digitaalisena.
- Pikalisäys: kirjoita ”Asiakaspuhelu perjantaina klo 11 ~1h !p1”, niin päivämäärä, kellonaika, kesto ja prioriteetti täyttyvät itsestään.
- XP, tasot ja palkintokauppa valmiista tehtävistä, jos motivaatiosi kaipaa tulostaulua.
Hyvä tietää rajoituksista: Suunnittele päiväni suunnittelee asettamasi työajan sisällä (paperilomake alkaa klo 6), ja Google-kalenterin tai Outlookin voi näyttää vain luku -tilassa. Jos haluat ADHD-aivoille suunnitellun suunnittelijan, katso opas ADHD ja työpäivän suunnittelu.
Usein kysytyt kysymykset
Onko tämä tulostettava viikkosuunnitelma ilmainen?
On: molemmat sivut ovat ilmaisia tulostaa henkilökohtaiseen käyttöön ilman rekisteröitymistä tai sähköpostia. Tulosta niin monta kappaletta kuin haluat tai tallenna ne PDF:nä selaimen tulostusikkunasta.
Miten saan viikkosuunnitelman PDF:nä?
Paina ”Tulosta tämä pohja” ja valitse tulostimeksi ”Tallenna PDF-tiedostona” (tai Windowsissa ”Microsoft Print to PDF”). Saat kaksi sivua, viikkosuunnitelman ja päiväsuunnitelman aikablokeilla, pystysuuntaisina A4- tai Letter-koossa.
Kumpi on parempi, päivä- vai viikkosuunnitelma?
Viikkosuunnitelma on parempi prioriteettien ja määräaikojen tasapainottamiseen päivien kesken; päiväsuunnitelma fokusajan suojaamiseen kiireisinä tai kaoottisina päivinä. Useimmille sopii viikkosuunnitelma, johon lisätään päivän aikablokkilomake vain niinä päivinä, jotka sitä tarvitsevat.
Mitä päiväsuunnitelmaan pitäisi kuulua?
Vähintään päivämäärä, 3 päätehtävääsi selkeän ”tärkeimmän tehtävän” kanssa, kiinteät menot ja aikablokit tärkeälle työlle. Sarake sille, mitä oikeasti tapahtui, auttaa sinua suunnittelemaan ajan myötä realistisemmin.
Milloin minun kannattaa suunnitella viikkoni?
Valitse kiinteä hetki: sunnuntai-ilta tai maanantain ensimmäiset 20 minuuttia ovat yleisimmät. Se, että teet sen samaan aikaan joka viikko, on tärkeämpää kuin valitsemasi päivä.
Lähteet ja lisälukemista
Suunnittele päiväsi kahdessa minuutissa
Kirjoita tehtäväsi tavallisin lausein, niin CORTEX tekee realistisen päiväsuunnitelman aikablokkeineen.
Suunnittele päiväni ilmaiseksi