Lista zadań do druku: szablon to do, który ustala priorytety
Ta lista zadań do druku to jedna strona A4 na jeden dzień: na górze trzy ważne sprawy, pod nimi miejsce na drobniejsze rzeczy, a na dole dwie rubryki na wszystko, co nie jest na dziś – „Na później” i „Czekam na”. Przy każdym zadaniu wpisujesz, ile minut zajmie, więc od razu widać, czy dzień się zmieści. Kliknij „Wydrukuj szablon” albo zapisz go jako PDF, a potem skorzystaj z siedmiu zasad, dzięki którym lista na wieczór naprawdę będzie odhaczona. Za darmo, bez rejestracji.
- Szablon to lista na jeden dzień: trzy ważne sprawy, do sześciu drobniejszych zadań z szacunkiem minut oraz rubryki „Na później” i „Czekam na”.
- Listę, którą da się skończyć, wyróżnia stały rozmiar, zadania zaczynające się od czasownika, szacunek czasu i suma mieszcząca się w około 70% dostępnych godzin.
- Prowadź dwie listy: główną (wszystko, kiedyś) i dzienną (tylko to, na co umawiasz się dziś) – większość nieudanych list to listy główne udające dzienne.
- Zapisanie planu uspokaja głowę: w badaniach Masicampa i Baumeistera (2011) natrętne myśli o niedokończonych celach słabły, gdy ludzie zrobili konkretny plan.
- W CORTEX zadanie wpiszesz jednym zdaniem, np. „Wysłać ofertę jutro 10:00 ~30m !p1”, a data, godzina, czas i priorytet uzupełnią się same.
Wydrukuj listę zadań
Jedna strona, jeden dzień. Przycisk drukuje tylko arkusz; w oknie drukowania wybierz „Zapisz jako PDF”, jeśli wolisz plik. Trzymaj kilka kartek na biurku i wypełniaj jedną wieczorem albo z samego rana, przy kawie.
Lista zadań na dziś
| ✓ | Zadanie – zacznij od czasownika, dopisz, jak wygląda „gotowe” | Ile min |
|---|---|---|
| Trzy ważne sprawy – z nimi dzień jest udany | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| Reszta na dziś – drobniejsze rzeczy, najlepiej do 15 minut | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
| ☐ | ||
Sprawdzenie: suma minut ≤ 70% dostępnego czasu? · Pierwsze zadanie na jutro: __________________________________
Jak napisać listę zadań, którą skończysz: 7 zasad
- Ustal rozmiar przed pisaniem. Trzy ważne sprawy i kilka drobnych to cała pojemność. Gdy miejsca brakuje, coś musi trafić do „Na później” – i właśnie o to chodzi.
- Zaczynaj od czasownika. „Zadzwonić do księgowego”, a nie „księgowy”. Czasownik mówi, co dokładnie zrobić, gdy patrzysz na kartkę zmęczonymi oczami.
- Opisz, jak wygląda „gotowe”. „Wysłać pierwszą wersję prezentacji do Ani” da się odhaczyć. „Prezentacja” będzie wisieć tygodniami.
- Szacuj minuty. Bez szacunku lista to życzenie. Ludzie systematycznie nie doceniają, ile trwają zadania (Buehler i in., 1994), więc pisz uczciwie, a nie optymistycznie.
- Sumuj i zostaw zapas. Jeśli masz dziś pięć godzin na zadania, zaplanuj około trzech i pół. Reszta zniknie w telefonach, mailach i niespodziankach.
- Duże zadania dziel na kroki. Wszystko powyżej dwóch godzin rozbij na części po 60–90 minut. Mniejszy krok łatwiej zacząć.
- Zamknij dzień. Wieczorem przepisz nieskończone sprawy świadomie: na jutro, do „Na później” albo skreśl. Pierwsze zadanie na jutro wpisz w stopce.
Gdy nie wiesz, które sprawy są naprawdę ważne, posortuj je w macierzy Eisenhowera. A gdy ważna sprawa jest też najbardziej nieprzyjemna, zrób ją jako pierwszą – tak działa metoda zjedz tę żabę.
Lista główna i lista na dziś
Najczęstszy powód, dla którego lista to do nie działa: na jednej kartce mieszają się sprawy na dziś, na kiedyś i na nigdy. Taka lista nigdy nie jest skończona, więc każdego wieczoru wygląda jak porażka.
- Lista główna to magazyn: wszystko, co kiedyś trzeba zrobić. Może być długa, w zeszycie albo w aplikacji. Nie ma terminu skończenia.
- Lista na dziś to umowa z samym sobą: tylko to, na co naprawdę masz dziś czas. Ma koniec, a jej odhaczenie daje poczucie zrobionej roboty.
Szablon do druku jest listą na dziś. Rubryka „Na później” działa jak śluza: nowe pomysły w ciągu dnia nie wypychają zaplanowanych zadań, tylko lądują na dole, a wieczorem przenosisz je do listy głównej. Gdy głowa jest pełna, zacznij od brain dumpu – w dziesięć minut przeniesiesz wszystko na papier i dopiero potem wybierzesz trzy ważne sprawy.
Zobacz konkretny następny krok: Lista zadań: zamień zamiary w następny krok.
Dlaczego lista zadań na papierze pomaga
Niedokończone sprawy lubią wracać w najmniej odpowiednich momentach – pod prysznicem, w środku rozmowy, przed snem. E. J. Masicampo i Roy Baumeister (2011) sprawdzili, co z tym robi plan. Osoby z niedokończonym celem miały więcej natrętnych myśli i gorzej radziły sobie z niezwiązanym zadaniem, ale efekt znikał, gdy zrobiły dla celu konkretny plan – jeszcze zanim zaczęły go realizować.
Kartka z trzema ważnymi sprawami, szacunkiem minut i pierwszym krokiem to właśnie taki plan. Dlatego wypełnienie listy wieczorem często pomaga też spokojniej zasnąć – o tym więcej w artykule jak szybko zasnąć.
Papier ma jeszcze jedną zaletę: nie wysyła powiadomień. Kartka obok klawiatury przypomina, co jest ważne, bez otwierania kolejnej karty w przeglądarce.
Przykład wypełnionej listy
Środa, Tomek pracuje zdalnie i ma dziś około pięciu godzin na zadania (reszta to spotkania):
- Trzy ważne sprawy: Dokończyć raport kwartalny i wysłać szefowej (90 min) · Przygotować slajdy na piątkowe spotkanie (60 min) · Zadzwonić do hydraulika i umówić termin (15 min).
- Reszta na dziś: Odpisać na trzy maile (20 min) · Zapłacić rachunek za internet (5 min) · Zamówić prezent dla mamy (15 min) · Wyrzucić makulaturę (5 min).
- Na później: pomysł na nowy dashboard · przegląd ubezpieczenia samochodu.
- Czekam na: dane od działu sprzedaży (od poniedziałku).
Suma: 210 minut, czyli trochę ponad 70% z pięciu godzin. Plan zostawia miejsce na to, co i tak wyskoczy. Gdyby suma wyszła 400 minut, coś musiałoby od razu trafić do „Na później”.
Lista zadań w telefonie: CORTEX
Papierowa lista jest świetna przy biurku. Słabnie, gdy zadania mają przypominać się same, powtarzać co tydzień albo dzielić z drugą osobą. Planer zadań w CORTEX (za darmo dla wszystkich) przejmuje te rzeczy:
- Zadanie jednym zdaniem:
Wysłać ofertę jutro 10:00 ~30m !p1– data, godzina, szacunek i priorytet uzupełnią się same. - Podzadania, powtarzanie i tagi, a to, czego nie chcesz teraz porządkować, czeka w Skrzynce – jak twoja rubryka „Na później”.
- „Ułóż dzień” jednym kliknięciem robi z listy plan na zegarze i wypisuje, co się nie mieści – zasada 70% bez liczenia na kartce.
- XP i kredyty za każde odhaczone zadanie, jeśli lubisz widzieć wynik.
Masz już konto? Otwórz Plan. Śledzisz też nawyki na papierze? Zobacz habit tracker do druku.
Częste pytania
Czy ta lista zadań do druku jest darmowa?
Tak. Szablon możesz drukować i używać za darmo, bez rejestracji i bez e-maila. Drukuj go, ile razy chcesz, albo zapisz jako PDF w oknie drukowania przeglądarki.
Jak zrobić listę to do, którą da się skończyć?
Ustal rozmiar z góry (trzy ważne sprawy i kilka drobnych), zaczynaj zadania od czasownika, przy każdym wpisz szacunek minut i pilnuj, by suma nie przekroczyła około 70% czasu, który naprawdę masz.
Ile zadań powinno być na liście na dziś?
Dla większości osób trzy ważne sprawy i do sześciu drobnych to rozsądny limit. Liczy się jednak suma czasu, a nie liczba pozycji: trzy zadania po dwie godziny to już pełny dzień.
Czym różni się lista na dziś od listy głównej?
Lista główna zbiera wszystko, co kiedyś trzeba zrobić, i nie ma końca. Lista na dziś zawiera tylko to, na co naprawdę masz dziś czas. Ten szablon jest listą na dziś, a rubryka „Na później” zbiera resztę.
Jak zapisać szablon listy zadań jako PDF?
Kliknij „Wydrukuj szablon” i jako drukarkę wybierz „Zapisz jako PDF”. Dostaniesz jedną stronę A4 w pionie, którą wydrukujesz w dowolnej chwili.
Źródła i dalsza lektura
- Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011): Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals – Journal of Personality and Social Psychology
- Buehler, R., Griffin, D. & Ross, M. (1994): Exploring the „planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times – Journal of Personality and Social Psychology
Zaplanuj dzień w dwie minuty
Wpisz zadania zwykłymi zdaniami, a CORTEX ułoży z nich realistyczny dzień w blokach czasu.
Zaplanuj dzień za darmo