Modelo de lista de tarefas (grátis para imprimir) e como escrever uma que você termine

Daniel Gavalec · Atualizado em 26/10/2026

Este modelo de lista de tarefas é uma folha diária de uma página baseada na regra 1-3-5: uma tarefa grande, três médias e cinco pequenas, além de um espaço para deixar o que não é para hoje. Imprima abaixo (A4 ou tamanho carta) e depois use as sete regras desta página para escrever uma lista que você realmente consiga terminar antes da noite.

Imprima o modelo de lista de tarefas 1-3-5

Uma página, um dia. O botão imprime só a folha; escolha “Salvar como PDF” na janela de impressão se quiser um arquivo. Deixe um pequeno bloco na mesa e preencha uma folha na noite anterior ou logo cedo.

Como escrever uma lista de tarefas que você realmente termine: 7 regras

1. Coloque um limite de tamanho na lista. Uma lista sem limite cresce até desanimar você. Nove itens (1-3-5) ou três (“as três grandes”) estão ótimos: o limite importa mais do que o número.
2. Comece cada tarefa com um verbo. “Ligar para o dentista”, “Redigir o parágrafo de introdução”, “Enviar o orçamento para a Sara por e-mail”. “Dentista” ou “Relatório” são temas, não tarefas, e o seu cérebro vai ignorá-los.
3. Deixe o primeiro passo concreto. Se uma tarefa precisa ser pensada antes de começar, a tarefa é pensar: “Fazer o roteiro do relatório em 5 tópicos”. David Allen chama isso de próxima ação no Getting Things Done.
4. Estime em minutos. Escrever “~45” ao lado de uma tarefa obriga você a perceber que oito tarefas de 45 minutos não cabem numa tarde.
5. Planeje até 70%. Se você tem 6 horas livres, planeje umas 4 horas de tarefas. As interrupções, o e-mail e o café não são opcionais; fingir que são é o motivo de as listas se arrastarem de um dia para o outro.
6. O grande primeiro. Faça a tarefa grande antes das cinco pequenas. As tarefas pequenas se expandem até ocupar a manhã se você deixar.
7. Feche o dia. Risque o que foi feito, decida conscientemente para onde mover o que sobrou (para amanhã, para um dia específico ou para a lixeira) e escreva a primeira tarefa de amanhã. Uma lista que nunca é revisada vira um arquivo de culpas.

A regra 1-3-5, explicada

A regra 1-3-5 é atribuída a Alex Cavoulacos, cofundadora do site de empregos The Muse: num dia qualquer, conte com a possibilidade de terminar uma coisa grande, três médias e cinco pequenas, e limite a sua lista de tarefas diária a esses nove itens. O The Muse explica isso no artigo “A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule”, e Cavoulacos e Kathryn Minshew contam o jeito delas de trabalhar no livro The New Rules of Work (Crown Business, 2017).

Os números são um ponto de partida, não uma lei. O próprio The Muse sugere ajustá-los: num dia cheio de reuniões, planeje menos itens (por exemplo, 1-2-3); se no seu trabalho chegam muitos pedidos imprevistos, deixe de propósito alguns espaços em branco e preencha conforme o trabalho chegar. A verdadeira força do 1-3-5 é que ele obriga você a escolher: assim que você escreve um décimo item, precisa decidir o que vai para “Hoje não”.

Difícil escolher a grande? Passe as suas candidatas pela matriz de Eisenhower: o trabalho importante e não urgente costuma merecer o espaço 1, porque é a primeira coisa que as urgências empurram para fora.

Lista mestra versus lista diária

A maioria das listas de tarefas fracassa porque tenta ser duas coisas ao mesmo tempo. Separe:

Toda noite, escolha na lista mestra o 1-3-5 de amanhã. Uma vez por semana, pode a lista mestra: apague o que não importa mais. Se você quer uma camada semanal entre as duas, o nosso planejador semanal para imprimir acrescenta 3 prioridades semanais e uma tarefa indispensável por dia.

Exemplo: uma lista 1-3-5 preenchida

Desenvolvedora web autônoma, terça, 6 horas disponíveis:

• 1 grande: Montar o formulário de contato e a página de reservas do site da padaria (~150 min)
• 3 médias: Corrigir o erro do menu no celular relatado pelo cliente (~45) · Escrever o e-mail de acompanhamento do projeto com capturas de tela (~30) · Revisar os arquivos do novo logo e dar a minha opinião (~30)
• 5 pequenas: Renovar o domínio (~5) · Responder à dúvida do estúdio de yoga (~10) · Fazer um backup do notebook (~5) · Marcar consulta no dentista (~5) · Mudar a ligação de amanhã para as 14h (~5)

Total: 4 h 45 min, acima da linha dos 70% (4 h 12 min) para um dia de 6 horas. A solução: passar a revisão do logo para “Hoje não”, o que baixa o plano para 4 h 15 min, bem na linha. É esse tipo de decisão que o modelo deixa visível antes das 9h, e não às 18h.

A versão digital: a adição rápida do CORTEX

O papel é perfeito para a lista diária. A lista mestra é mais fácil no digital: ela precisa capturar ideias quando você está no ônibus. O CORTEX é um app de produtividade gamificado e gratuito: tarefas, um plano do dia em um clique, registro de tempo e hábitos, com XP, níveis e recompensas da vida real. A lista de tarefas dele gira em torno da adição rápida: aperte Q (ou o botão flutuante) e escreva uma tarefa com as suas palavras. Estas marcas são interpretadas sozinhas:

Exemplo: Enviar orçamento ao Café da Esquina amanhã @10:00 ~30m !p1 #clientes. As tarefas sem data vão para Sem data, a sua lista mestra. O planejador agrupa o resto em Atrasadas, Hoje, Amanhã, Esta semana e Mais tarde, e o Planejar meu dia transforma as tarefas de hoje num horário em blocos com um clique (com regras: primeiro o atrasado, depois a prioridade e depois as vitórias rápidas).

app.getcortex.online/planner

As tarefas concluídas dão XP e créditos que você gasta num Cardápio de recompensas em que troca os créditos por recompensas que você mesmo define, e é por isso que muita gente continua usando. Mais sobre isso na apresentação do app de produtividade gamificado e, se o seu problema é começar mais do que fazer listas, leia como parar de procrastinar.