Plantilla de lista de tareas (gratis para imprimir) y cómo escribir una que termines

Daniel Gavalec · Actualizado 26/10/2026

Esta plantilla de lista de tareas es una hoja diaria de una página basada en la regla 1-3-5: una tarea grande, tres medianas y cinco pequeñas, además de un espacio para dejar lo que no es para hoy. Imprímela abajo (A4 o tamaño carta) y luego usa las siete reglas de esta página para escribir una lista que de verdad puedas terminar antes de la noche.

Imprime la plantilla de lista de tareas 1-3-5

Una página, un día. El botón imprime solo la hoja; elige «Guardar como PDF» en el cuadro de impresión si quieres un archivo. Ten un pequeño montón en la mesa y rellena una la noche antes o a primera hora de la mañana.

Cómo escribir una lista de tareas que de verdad termines: 7 reglas

1. Ponle un límite de tamaño a la lista. Una lista sin límite crece hasta desmoralizarte. Nueve elementos (1-3-5) o tres («las tres grandes») están bien: el límite importa más que el número.
2. Empieza cada tarea por un verbo. «Llamar al dentista», «Redactar el párrafo de introducción», «Enviar el presupuesto a Sara por correo». «Dentista» o «Informe» son temas, no tareas, y tu cerebro se los saltará.
3. Haz concreto el primer paso. Si una tarea necesita pensarse antes de empezar, la tarea es pensar: «Hacer el esquema del informe en 5 puntos». David Allen lo llama la siguiente acción en Getting Things Done.
4. Estima en minutos. Escribir «~45» junto a una tarea te obliga a darte cuenta de que ocho tareas de 45 minutos no caben en una tarde.
5. Planifica hasta el 70 %. Si tienes 6 horas libres, planifica unas 4 horas de tareas. Las interrupciones, el correo y el café no son opcionales; hacer como que sí lo son es la razón por la que las listas se arrastran de un día a otro.
6. Lo grande, primero. Haz la 1 antes que las 5. Las tareas pequeñas se expanden hasta llenar la mañana si las dejas.
7. Cierra el día. Tacha lo hecho, mueve a conciencia lo que quede (a mañana, a un día concreto o a la papelera) y escribe la primera tarea de mañana. Una lista que nunca se revisa se convierte en un archivo de culpas.

La regla 1-3-5, explicada

La regla 1-3-5 se atribuye a Alex Cavoulacos, cofundadora de la web de empleo The Muse: en un día cualquiera, cuenta con que puedes terminar una cosa grande, tres medianas y cinco pequeñas, y limita tu lista de tareas diaria a esos nueve elementos. The Muse lo explica en el artículo «A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule», y Cavoulacos y Kathryn Minshew cuentan su forma de trabajar en el libro The New Rules of Work (Crown Business, 2017).

Los números son un punto de partida, no una ley. La propia The Muse sugiere ajustarlos: en un día lleno de reuniones, planifica menos elementos (por ejemplo, 1-2-3); si en tu trabajo llegan muchas peticiones imprevistas, deja a propósito algunos huecos en blanco y rellénalos a medida que llegue el trabajo. La verdadera fuerza del 1-3-5 es que te obliga a elegir: en cuanto escribes un décimo elemento, tienes que decidir qué pasa a «Hoy no».

¿Te cuesta elegir la grande? Pasa tus candidatas por la matriz de Eisenhower: el trabajo importante y no urgente suele merecer el hueco 1, porque es lo primero que desplazan las urgencias.

Lista maestra frente a lista diaria

La mayoría de las listas de tareas fracasan porque intentan ser dos cosas a la vez. Sepáralas:

Cada noche, elige de la lista maestra el 1-3-5 de mañana. Una vez a la semana, poda la lista maestra: borra lo que ya no importa. Si quieres una capa semanal entre las dos, nuestro planificador semanal para imprimir añade 3 prioridades semanales y una tarea imprescindible al día.

Ejemplo: una lista 1-3-5 rellena

Desarrolladora web autónoma, martes, 6 horas disponibles:

• 1 grande: Montar el formulario de contacto y la página de reservas de la web de la panadería (~150 min)
• 3 medianas: Arreglar el fallo del menú en el móvil del que ha informado el cliente (~45) · Escribir el correo de seguimiento del proyecto con capturas (~30) · Revisar los archivos del nuevo logotipo y dar mi opinión (~30)
• 5 pequeñas: Renovar el dominio (~5) · Contestar la consulta del estudio de yoga (~10) · Hacer una copia de seguridad del portátil (~5) · Pedir cita en el dentista (~5) · Pasar la llamada de mañana a las 14:00 (~5)

Total: 4 h 45 min, por encima de la línea del 70 % (4 h 12 min) para un día de 6 horas. La solución: pasar la revisión del logotipo a «Hoy no», con lo que el plan baja a 4 h 15 min, justo en la línea. Ese es el tipo de decisión que la plantilla hace visible antes de las 9:00 en lugar de a las 18:00.

La versión digital: el añadido rápido de CORTEX

El papel es perfecto para la lista diaria. La lista maestra es más fácil en digital: tiene que atrapar ideas cuando vas en el autobús. CORTEX es una app de productividad gamificada y gratuita: tareas, un plan del día en un clic, registro de tiempo y hábitos, con XP, niveles y recompensas de la vida real. Su lista de tareas gira en torno al añadido rápido: pulsa Q (o el botón flotante) y escribe una tarea con tus palabras. Estas marcas se interpretan solas:

Ejemplo: Enviar presupuesto a Café Esquina mañana @10:00 ~30m !p1 #clientes. Las tareas sin fecha van a Sin fecha, tu lista maestra. El planificador agrupa el resto en Vencidas, Hoy, Mañana, Esta semana y Más tarde, y Planificar mi día convierte las tareas de hoy en un horario por bloques con un clic (con reglas: primero lo vencido, luego la prioridad y después las victorias rápidas).

app.getcortex.online/planner

Las tareas terminadas dan XP y créditos que gastas en una tienda donde canjeas los créditos por recompensas que defines tú, y es la razón por la que mucha gente sigue usándola. Más sobre esto en la presentación de la app de productividad gamificada y, si tu problema es empezar más que hacer listas, lee cómo dejar de procrastinar.