Miten jakaa iso tehtävä askeliksi, jotka voit aloittaa jo tänään
Kun haluat jakaa ison tehtävän osiin, kirjoita konkreettinen lopputulos, jaa se osiin ja pilko jokainen osa 15–60 minuutin askeliksi, jotka alkavat verbillä. Näin aloittaminen helpottuu, näet edistymisen ja arvioit ajan realistisemmin: tutkimuksessa tehtävän pilkkominen askeliksi johti pidempiin ja osuvampiin arvioihin. Alla on viiden askeleen menetelmä ja kokonainen esimerkki.
- Isoja tehtäviä lykätään, koska ei ole selvää, mistä aloittaa. Pieni ja konkreettinen askel poistaa tämän ongelman.
- Hyvä askel alkaa verbillä, kestää 15–60 minuuttia ja sillä on selvä loppu (”Luonnostele tarjouksen sisällysluettelo”, ei ”Tarjous”).
- Tehtävän pilkkominen alitehtäviin johtaa pidempiin ja realistisempiin aika-arvioihin (Kruger ja Evans, 2004).
- Konkreettiset tavoitteet toimivat paremmin kuin ”tee parhaasi” (Locke ja Latham, 2002), ja edistymisen näkeminen motivoi (Amabile ja Kramer, 2011).
- Suunnittele yksityiskohtaisesti vain ensimmäiset askeleet; lisää loput matkan varrella.
Miksi isoja tehtäviä lykätään
”Tee nettisivut”, ”kirjoita gradu”, ”tyhjennä autotalli”. Tällaiset tehtävät viettävät listalla viikkoja, koska ne eivät ole tehtäviä vaan projekteja: et tiedä, mistä aloittaa, ja joka kerta niitä katsoessasi ne muistuttavat kaikesta edessä olevasta työstä. Niinpä aivot etsivät jotain helpompaa. Lisää siitä, miksi lykkäämme asioita, oppaassa miten lopettaa asioiden lykkääminen.
Pilkkominen muuttaa kysymyksen muodosta ”miten teen kaikki nettisivut?” muotoon ”mitä teen seuraavan tunnin aikana?”. Ja siihen pystyt vastaamaan.
Viiden askeleen menetelmä
- Kirjoita lopputulos ja määräaika. Ei ”nettisivut”, vaan ”Kahvilan nettisivut julkaistu viimeistään 30. marraskuuta”. Konkreettiset tavoitteet tuottavat parempia tuloksia kuin ”tee parhaasi” (Locke ja Latham, 2002).
- Jaa se 3–7 osaan. Isot kokonaisuudet: sisältö, ulkoasu, toteutus, julkaisu. Jos osia tulee yli seitsemän, yksi taso puuttuu.
- Pilko jokainen osa askeliksi. Askel alkaa verbillä, kestää 15–60 minuuttia ja sillä on selvä loppu: ”Kirjoita etusivun tekstit”, ”Valitse 10 kuvaa”.
- Arvioi jokaisen askeleen kesto ja laske ajat yhteen. Kruger ja Evans (2004) osoittivat, että tehtävän pilkkominen alitehtäviin antaa pidempiä ja realistisempia arvioita: askelten summa ylittää yleensä sen, minkä arvioisit kokonaisuudelle silmämääräisesti.
- Ajoita ensimmäinen askel. Päivä ja kellonaika: ”ti klo 9.00 kirjoita etusivun tekstit”. Suunnitelma, joka kertoo, milloin ja missä toimit, tekee aloittamisesta todennäköisempää (Gollwitzer ja Sheeran, 2006).
Esimerkki: kahvilan nettisivut
| Osa | Askeleet (15–60 min) |
|---|---|
| Sisältö | Luonnostele sivut · Kirjoita etusivun tekstit · Kirjoita ruokalistan tekstit · Lähetä tekstit asiakkaalle hyväksyttäviksi |
| Ulkoasu | Kerää 3 esimerkkisivustoa · Suunnittele etusivu · Valitse 10 kuvaa · Tee palautteen mukaiset muutokset |
| Toteutus | Pystytä projekti · Rakenna etusivu · Rakenna ruokalistasivu · Kytke pöytävarauslomake · Testaa puhelimella |
| Julkaisu | Määritä verkkotunnus · Tarkista kaikki linkit · Luovuta tunnukset · Lähetä lasku |
Pelottava tehtävä muuttuu seitsemäksitoista askeleeksi, joista kukin vie muutamia kymmeniä minuutteja. On selvää, mistä aloittaa (luonnostele sivut), ja kun olet viikon aikana ruksinut kuusi askelta tehdyiksi, näet projektin etenevän. Ajan seurantaan löydät apua sivulta sovellus ajankäytön seurantaan.
Kuinka suuri askeleen pitäisi olla?
- Liian iso (”tee ulkoasu”) lykkääntyy taas. Jos et pysty aloittamaan sitä viidessä minuutissa, pilko se pienemmäksi.
- Liian pieni (”avaa suunnittelutiedosto”) täyttää listan hälyllä. Yhdistä se seuraavaan.
- Sopiva: 15–60 minuuttia ja selvä tulos lopussa. Syvätyössä jopa 90 minuuttia on hyvä.
Koko projektia ei tarvitse suunnitella viimeistä askelta myöten. Pilko kaksi ensimmäistä osaa tarkasti ja täydennä loput, kun lähestyt niitä: suunnitelma muuttuu joka tapauksessa.
Miten pilkkoa opiskelu- ja henkilökohtaiset projektit
Menetelmä toimii myös työn ulkopuolella:
- Tentti: lopputulos ”Läpäise tilastotieteen tentti 20. tammikuuta”, osat = aiheet, askeleet = ”Testaa itseäsi aiheesta 2 katsomatta kirjaan (45 min)”, ”Tee 10 regressiotehtävää”. Opiskeluun saat vinkkejä oppaasta miten pelillistää opiskelu.
- Muutto: osat = paperityöt, pakkaaminen, itse muutto, uusi koti; askeleet = ”Varaa muuttofirma (20 min)”, ”Pakkaa kirjahyllyn sisältö (60 min)”.
- Verot: osat = asiakirjat, laskelmat, ilmoittaminen; askeleet = ”Hae viime vuoden esitäytetty veroilmoitus OmaVerosta (15 min)”, ”Lähetä tositteet kirjanpitäjälle (15 min)”.
- Kodin järjestäminen: ”siivoa asunto” -tehtävän sijaan yksi huone tai kaappi askelta kohden.
Jos ajattelet kuvina, piirrä projekti ensin miellekartaksi ja muuta sitten haarat askeliksi.
Miksi edistymisen näkeminen on tärkeää
Amabile ja Kramer (2011) analysoivat tietotyöläisten päiväkirjoja ja havaitsivat, että päivät, joina he edistyivät merkityksellisessä työssä edes vähän, olivat päiviä, joina he olivat motivoituneimpia. Pienet askeleet tekevät edistymisestä näkyvää: lauseen ”nettisivut ovat yhä kesken” sijaan näet ”6/17 askelta tehty”. Käy se läpi viikkokatsauksessa.
Miten pilkot isot tehtävät CORTEXissa
- Tavoite edistymisineen: luo projekti tavoitteeksi, jolla on määräaika; edistyminen lasketaan valmiista tehtävistä. Katso tavoitteiden seuranta.
- Tehtävät ja alitehtävät: osat tehtävinä, askeleet alitehtävinä edistymispalkin kera.
- Arvio jokaiseen askeleeseen: pikalisäyksellä
Etusivun tekstit tiistaina klo 9 ~45m #web; sen jälkeen Suunnittele päiväni sijoittaa askeleet arvioiden mukaan. - Miellekartta: koko projekti kaaviona tavoite → tehtävät → alitehtävät; katso miellekarttasovellus.
Usein kysytyt kysymykset
Miten jaan ison tehtävän pienempiin tehtäviin?
Kirjoita konkreettinen lopputulos ja määräaika, jaa se 3–7 osaan ja pilko jokainen osa askeliksi, jotka alkavat verbillä ja kestävät 15–60 minuuttia. Arvioi kunkin askeleen kesto ja ajoita ensimmäinen tiettyyn päivään ja kellonaikaan.
Kuinka suuri askeleen pitäisi olla?
Ihanteellisesti 15–60 minuuttia ja selvä tulos lopussa. Jos et pysty aloittamaan askelta viidessä minuutissa, se on vielä liian iso.
Miksi tehtävän pilkkominen auttaa?
Tiedät, mistä aloittaa, edistyminen tulee näkyväksi ja aika-arviot ovat realistisempia: Krugerin ja Evansin (2004) tutkimuksessa tehtävän pilkkominen alitehtäviin antoi pidempiä ja osuvampia arvioita.
Pitääkö koko projekti suunnitella heti alussa?
Ei. Pilko ensimmäiset osat tarkasti ja lisää loput matkan varrella. Suunnitelma muuttuu projektin aikana joka tapauksessa.
Entä jos en tiedä, mikä on seuraava askel?
Silloin sen selvittäminen on seuraava askel, esimerkiksi ”Kysy asiakkaalta, mitä hän tarvitsee (15 min)”. Myös selvittelyn ja kysymysten esittämisen voi ajoittaa.
Lähteet ja lisälukemista
- Kruger & Evans (2004): If you don't want to be late, enumerate: Unpacking reduces the planning fallacy, Journal of Experimental Social Psychology
- Locke & Latham (2002): Building a practically useful theory of goal setting and task motivation, American Psychologist
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis
Muuta tavoite konkreettisiksi askeliksi
Kirjoita tavoite, lisää ensimmäinen askel ja katso, miten edistyminen kasvaa jokaisen tehdyn tehtävän myötä.
Lisää ensimmäinen tavoitteeni