Eisenhowerin matriisi: esimerkit, ilmainen pohja ja näin käytät sitä joka päivä
Eisenhowerin matriisi on 2×2-taulukko, joka lajittelee tehtävät kahdella kysymyksellä (onko se kiireellinen? onko se tärkeä?) neljään toimenpiteeseen: tee nyt, aikatauluta, delegoi tai eliminoi. Alta löydät jokaisen neljänneksen todellisine esimerkkeineen opiskelijoille, freelancereille ja perheille, ilmaisen tulostettavan pohjan ja 10 minuutin päivittäisen rutiinin, jotta matriisi oikeasti tulee käyttöön.
- Eisenhowerin matriisi (myös Eisenhowerin malli tai kiireellisyys–tärkeys-matriisi) lajittelee tehtävät neljään neljännekseen: Tee (kiireellinen ja tärkeä), Aikatauluta (tärkeä, ei kiireellinen), Delegoi (kiireellinen, ei tärkeä) ja Eliminoi (ei kumpikaan).
- Se on nimetty Dwight D. Eisenhowerin mukaan, joka siteerasi vuoden 1954 puheessaan ”entistä yliopiston rehtoria”: ”Minulla on kahdenlaisia ongelmia, kiireellisiä ja tärkeitä. Kiireelliset eivät ole tärkeitä, eivätkä tärkeät ole koskaan kiireellisiä.”
- Stephen Covey teki nelikenttäisestä taulukosta suositun kirjassa The 7 Habits of Highly Effective People (1989), jossa hän perusteli, että tehokkaat ihmiset viettävät enemmän aikaa neljänneksessä II: tärkeä mutta ei kiireellinen.
- Arvokkain neljännes on ”Aikatauluta”: jos tärkeä työ ei koskaan saa päivämäärää, siitä tulee myöhemmin kriisi, joka päätyy ”Tee”-neljännekseen.
- Käytä sitä päivittäin alle 10 minuutissa: pura tehtävät päästäsi, lajittele ne kahdella kysymyksellä, anna neljänneksen II tehtäville päivämäärä ja rajaa ”Tee” enintään kolmeen tehtävään.
Mikä on Eisenhowerin matriisi?
Eisenhowerin matriisi on priorisointityökalu, joka jakaa tehtäväsi kahden akselin mukaan: kiireellisyys (vaatiiko se huomiota pian, ja onko odottamisella todellinen seuraus?) ja tärkeys (edistääkö se tavoitteitasi, terveyttäsi, ihmissuhteitasi tai tulojasi?). Kaksi akselia muodostavat neljä kenttää, ja jokaisella kentällä on oletustoimenpide.
Nimi tulee Dwight D. Eisenhowerilta. Puheessaan Kirkkojen maailmanneuvoston toiselle yleiskokoukselle Northwesternin yliopistossa Evanstonissa (Illinois) 19. elokuuta 1954 hän sanoi: ”Minulla on kahdenlaisia ongelmia, kiireellisiä ja tärkeitä. Kiireelliset eivät ole tärkeitä, eivätkä tärkeät ole koskaan kiireellisiä.” Quote Investigatorin mukaan Eisenhower nimesi sitaatin lähteeksi nimettömän ”entisen yliopiston rehtorin”, joten hän pikemminkin teki ajatuksen tunnetuksi kuin keksi sen. Taulukkoa hän ei koskaan piirtänyt.
Itse 2×2-matriisi tuli tunnetuksi Stephen Coveyn kirjan The 7 Habits of Highly Effective People (1989) kautta, jossa sitä kutsutaan ajanhallinnan matriisiksi. Coveyn pääajatus: useimmat elävät kiireellisissä neljänneksissä ja reagoivat koko päivän, kun taas elämää todella muuttava työ (suunnittelu, oppiminen, terveys, ihmissuhteet) on neljänneksessä II, tärkeä mutta ei kiireellinen, eikä se koskaan huuda huomiotasi.
Neljä neljännestä selitettynä
| Neljännes | Kiireellinen? | Tärkeä? | Toimenpide | Tyypillisiä esimerkkejä |
|---|---|---|---|---|
| N1 – Tee | Kyllä | Kyllä | Tee itse tänään | Määräaika huomenna, kaatunut tuotantosivusto, sairas lapsi |
| N2 – Aikatauluta | Ei | Kyllä | Merkitse kalenteriin päivämäärän ja kellonajan kanssa | Tenttiin lukeminen, treenaaminen, portfolion rakentaminen, neljännesvuosikatsaus |
| N3 – Delegoi | Kyllä | Ei | Anna eteenpäin, automatisoi, kokoa yhteen tai karsi | Useimmat sähköpostit, osa palavereista, rutiinipyynnöt |
| N4 – Eliminoi | Ei | Ei | Jätä pois tai pidä tietoisena taukona | Loputon selaaminen, sovellusten uudelleenjärjestely, vähän tuottavat täytetehtävät |
N1 – Tee: kiireellinen ja tärkeä
Todelliset määräajat ja todelliset hätätilanteet. N1:tä ei voi täysin välttää, mutta sitä voi pienentää: suuri osa N1:stä on vanhaa N2-työtä, jota ei koskaan aikataulutettu. Jos N1 on aina täynnä, ratkaisu on suunnitella aiemmin.
N2 – Aikatauluta: tärkeä, ei kiireellinen
Täällä asuu edistyminen. Mikään ei pakota tekemään sitä tänään, ja juuri siksi lykkäät sitä. Toimenpide ei ole ”tee joskus”, vaan ”anna sille päivämäärä ja aikablokki”. Jos otat tästä oppaasta mukaasi vain yhden asian, olkoon se tämä. Isot N2-tehtävät toimivat parhaiten, kun ne muotoillaan SMART-tavoitteiksi ja pilkotaan viikoittaisiksi tehtäviksi.
N3 – Delegoi: kiireellinen, ei tärkeä
Asioita, jotka tuntuvat kiireellisiltä, koska joku odottaa, mutta jotka eivät edistä sinun prioriteettejasi. Jos teet töitä yksin etkä voi antaa niitä kenellekään, ”delegoi” tarkoittaa: automatisoi, käytä pohjaa, kokoa paperityöblokkiin tai tee pienempi versio.
N4 – Eliminoi: ei kiireellinen eikä tärkeä
Täytetyötä ja häiriötekijöitä. Huomaa: lepo ei ole N4; uni, kävely ja aika ystävien kanssa ovat tärkeitä asioita (N2). N4 on sitä, mitä teet välttääksesi jotain muuta.
Esimerkkejä Eisenhowerin matriisista: opiskelija, freelancer, perhe
Teoria on helppoa; omien tehtävien lajittelussa homma usein pysähtyy. Tässä realistisia esimerkkejä Eisenhowerin matriisista kolmeen erilaiseen elämään.
Opiskelija
| N1 – Tee | N2 – Aikatauluta | N3 – Delegoi | N4 – Eliminoi |
|---|---|---|---|
| Huomenna klo 9 palautettava tehtävä | Kertaussuunnitelma 5 viikon päästä olevaan tenttiin | Ryhmäkeskustelu kysyy, kuka varaa ryhmätyötilan | Jo ymmärtämäsi luennon katsominen uudelleen ”varmuuden vuoksi” |
| Tenttiin ilmoittautuminen (viimeinen päivä tänään) | Treenaaminen kolme kertaa viikossa | Ryhmän diojen muotoilu (jakakaa se) | Muistiinpanosovelluksen asetusten muuttelu |
Freelancer
| N1 – Tee | N2 – Aikatauluta | N3 – Delegoi | N4 – Eliminoi |
|---|---|---|---|
| Asiakastoimitus, jonka on oltava valmis tänään | Tuntihinnan nosto / hinnaston päivitys (katso tuntihintalaskuri) | ”Nopea puhelu?” -pyynnöt ilman asialistaa: vastaa kirjallisella ehdotuksella | Tilastojen tarkistaminen viisi kertaa päivässä |
| Maksavan asiakkaan verkkosivu on alhaalla | Asiakastyön esittely portfolioon, uusien asiakkaiden hankinta | Kirjanpitotietojen syöttö: automatisoi tai ulkoista | Logon näpertely vielä kerran |
Perhe
| N1 – Tee | N2 – Aikatauluta | N3 – Delegoi | N4 – Eliminoi |
|---|---|---|---|
| Koulun lappu, joka pitää palauttaa huomenna aamulla | Viikon ruokalista, teidän kahden ilta, oma terveystarkastus | Pyykkien viikkaus: lapset osaavat (vaikka jälki olisi mitä on) | Luokan vanhempien ryhmän kaikkien viestien lukeminen |
| Kuumetta, lääkäriaika tänään | Aamurutiinin opettaminen lapsille | Ruokaostokset: tilaa verkosta | 12 lähes samanlaisen lastenvaunun vertailu |
Ilmainen tulostettava Eisenhowerin matriisin pohja
Tulosta tämä ilmainen Eisenhowerin matriisin pohja (A4 tai Letter, pystysuunta) ja pidä se näppäimistön vieressä. Käytä yhtä arkkia viikossa tai yhtä päivässä, jos viikkosi ovat kaoottisia. Kirjoita lyhyitä tehtävänimiä: jos kenttä vuotaa yli, sekin on tietoa. Siihen sopiva to do -listan pohja on hyvä ajatusten purkuun ennen lajittelua.
Eisenhowerin matriisi – viikko / päivä: ____________
| KIIREELLINEN | EI KIIREELLINEN |
|---|---|
| N1 – TEE (tärkeä)Tee itse tänään. Enintään 3. | N2 – AIKATAULUTA (tärkeä)Anna jokaiselle tehtävälle päivä ja aikablokki. |
| N3 – DELEGOI (ei tärkeä)Anna eteenpäin, automatisoi, kokoa tai karsi. | N4 – ELIMINOI (ei tärkeä)Vedä yli. Valmis. |
Päivän 3: 1. ____________________ 2. ____________________ 3. ____________________
Haluatko mieluummin PDF:n? Napauta ”Tulosta pohja” ja valitse tulostimeksi ”Tallenna PDF-muodossa”: saat siistin yhden sivun PDF:n Eisenhowerin matriisista.
Näin käytät Eisenhowerin matriisia joka päivä (10 minuutin rutiini)
- Pura ajatukset (3 min). Kirjoita ylös kaikki mielessäsi oleva: tehtävät, viestit, joihin pitää vastata, asiointi, ideat.
- Lajittele (3 min). Esitä jokaiselle asialle kaksi kysymystä. Kirjoita se neljännekseen. Liikaa miettimättä: 5 sekuntia tehtävää kohden.
- Eliminoi ja delegoi (1 min). Vedä yli N4. Kirjoita N3:een, kuka tai mikä sen hoitaa, tai kokoa se paperityöblokkiin.
- Aikatauluta N2 (2 min). Anna jokaiselle N2-tehtävälle päivä ja mieluiten aikablokki. Päivättömät N2-tehtävät jäävät tekemättä.
- Rajaa N1 (1 min). Valitse tälle päivälle enintään kolme N1-tehtävää. Jos niitä on enemmän, osa on oikeasti N3:a tai vaatii määräajasta neuvottelemista.
Muuta sitten tulos päiväsuunnitelmaksi; luonteva seuraava askel on aikablokit (time blocking): ensin N1, N2-blokki parhaisiin tunteihisi ja N3 koottuna iltapäivään. Viikkotasolla teet saman lajittelun viikkokatsauksessa; menetelmät kuten Getting Things Done sopivat sen kanssa hyvin yhteen.
Yleiset virheet Eisenhowerin matriisin kanssa
- Kiireellisen sekoittaminen äänekkääseen. Viesti, jossa lukee ”KIIREELLINEN”, ei ole kiireellinen sinulle vain siksi, että se on sitä lähettäjälle.
- Kaiken laittaminen N1:een. Jos kaikki tehtävät ovat ”kiireellisiä ja tärkeitä”, matriisi ei lajittele mitään. Pakota itsesi enintään kolmeen.
- N2:n jättäminen toivelistaksi. N2 ilman päivämääriä on vain kauniimpi ”joskus”-lista. Aikatauluta se.
- Levon käsitteleminen N4:nä. Uni, liikunta ja ihmissuhteet ovat tärkeitä. Aikatauluta ne N2:een, tai maksat siitä myöhemmin N1:ssä.
- ”Delegointi”, kun sinulla ei ole ketään. Teetkö töitä yksin? Lue N3 muodossa ”minimoi”: automatisoi, käytä pohjaa, kokoa yhteen tai sano ei.
- Lajittelu kerran kuukaudessa. Kiireellisyys muuttuu joka päivä. Kahden minuutin päivittäinen läpikäynti voittaa kauniin kuukausimatriisin.
Sovellus Eisenhowerin matriisiin: neljänneksistä prioriteeteiksi CORTEXissa
Voit käyttää Eisenhowerin matriisia paperilla ikuisesti. Jos haluat sen osaksi tehtävälistaasi, CORTEX ei piirrä 2×2-taulukkoa, mutta prioriteetit ja päivämäärät vastaavat selvästi neljänneksiä. CORTEX on pelillistetty ja ilmainen tuottavuussovellus: tehtävät, yhden klikkauksen päiväsuunnitelma, ajanseuranta ja tavat XP:n, tasojen ja oikean elämän palkintojen kera.
| Neljännes | CORTEXissa |
|---|---|
| N1 – Tee | Prioriteetti kriittinen tai korkea + määräaika tänään (pikalisäys: !!! tai !p1 + tänään) |
| N2 – Aikatauluta | Prioriteetti korkea tai keskitaso + tuleva päivämäärä ja kellonaika, liitettynä tavoitteeseen merkinnällä #Tavoitteennimi |
| N3 – Delegoi | Prioriteetti matala, lyhyt arvio (~15m); jaetussa tavoitteessa voit antaa sen jollekulle toiselle |
| N4 – Eliminoi | Poista tehtävä, tai jos kyse on aikasyöpöstä, kirjaa se lopetettavaksi tavaksi (puhtaat päivät lasketaan) tapaseurannassa |
Esimerkki: kun kirjoitat Tenttien kertaussuunnitelma perjantaina klo 16 ~45m !p2 #Tentit, syntyy yhdellä rivillä N2-tehtävä, jolla on päivä, kellonaika, arvio ja tavoite.
Napauta sitten Suunnittele päiväni (katso päivän suunnittelu): se järjestää ensin myöhässä olevat tehtävät, sitten prioriteetin mukaan ja lopuksi lyhimmät, pitää kiinteän kellonajan tehtävät paikallaan ja sijoittaa kaiken vapaisiin aikaväleihin, joten N1-tehtäväsi ja aikataulutetut N2-tehtäväsi saavat automaattisesti aikablokit. Valmiit tehtävät antavat prioriteetin mukaan kiinteän määrän XP:tä, mikä antaa vähemmän loistokkaalle N2-työlle palkinnon tänään eikä viiden viikon päästä. Lisää oppaassa to do -sovellus.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on Eisenhowerin matriisi?
Eisenhowerin matriisi on 2×2-priorisointitaulukko, joka lajittelee tehtävät kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan neljään neljännekseen: Tee (kiireellinen ja tärkeä), Aikatauluta (tärkeä, ei kiireellinen), Delegoi (kiireellinen, ei tärkeä) ja Eliminoi (ei kumpikaan). Se on nimetty Dwight D. Eisenhowerin mukaan, ja Stephen Covey teki sen suosituksi vuonna 1989.
Millaisia esimerkkejä Eisenhowerin matriisista on?
Opiskelijalle: huomenna palautettava tehtävä on N1, kertaussuunnitelma viiden viikon päästä olevaan tenttiin on N2, ryhmäkeskustelun järjestely on N3 ja muistiinpanosovelluksen muuttelu on N4. Freelancerille: tämän päivän asiakastoimitus on N1, tuntihinnan päivitys on N2, ”nopeat puhelut” ilman asialistaa ovat N3 ja tilastojen tarkistelu koko päivän on N4.
Onko Eisenhowerin matriisiin olemassa ilmaista pohjaa tai PDF:ää?
On: tällä sivulla on ilmainen Eisenhowerin matriisin pohja, jonka voit tulostaa A4- ja Letter-kokoon. Napauta ”Tulosta pohja” ja valitse ”Tallenna PDF-muodossa”, niin saat PDF-version.
Mikä Eisenhowerin matriisin neljännes on tärkein?
Neljännestä II (tärkeä mutta ei kiireellinen) pidetään useimmiten arvokkaimpana, koska siihen kuuluvat suunnittelu, oppiminen, terveys ja pitkän aikavälin projektit. Sen säännöllinen aikatauluttaminen myös pienentää neljännestä I, koska monet kriisit ovat laiminlyötyjä neljänneksen II tehtäviä.
Onko Eisenhowerin matriisiin olemassa sovellusta?
Monet tehtäväsovellukset voivat jäljitellä sitä prioriteeteilla ja päivämäärillä. Ilmaisessa CORTEXissa yhdistät neljännekset prioriteetteihin (kriittinen/korkea, keskitaso, matala) ja määräaikoihin, ja Suunnittele päiväni sijoittaa ne automaattisesti päivääsi. Paperipohja toimii yhtä hyvin, jos pidät analogisesta.
Mitä ”delegointi” tarkoittaa, jos teen töitä yksin?
Jos ei ole ketään, jolle antaa tehtävä, käsittele neljännestä III muodossa ”minimoi”: automatisoi, käytä pohjaa, kokoa paperityöblokkiin, tee pienempi versio tai sano ei. Tarkoitus on, etteivät kiireelliset mutta vähemmän tärkeät tehtävät saa syödä parhaita tuntejasi.
Lähteet ja lisälukemista
Suunnittele päiväsi kahdessa minuutissa
Kirjoita tehtäväsi tavallisin lausein, niin CORTEX tekee realistisen päiväsuunnitelman aikablokkeineen.
Suunnittele päiväni ilmaiseksiEisenhowerin matriisi
Kokeile työkalua ilman tiliä. Kopioi tai tulosta tulos.
PNG