Getting Things Done (GTD) selitettynä: 5 vaihetta ja kokonainen esimerkki
Getting Things Done -menetelmä (GTD) on David Allenin järjestelmä, jolla kaikki sitoumuksesi siirtyvät päästä luotettaville listoille, jotta voit päättää seuraavan tekemisen ilman stressiä. Se perustuu viiteen vaiheeseen (kerää, selkeytä, järjestä, käy läpi ja toimi) ja viikoittaiseen tapaan, joka pitää kaiken ajan tasalla. Alla jokainen vaihe selitetään selkokielellä, ja mukana ovat päätöskaavio, todellinen esimerkki ja tulostettava viikkokatsauksen tarkistuslista.
- Getting Things Done (GTD) on David Allenin henkilökohtaisen tuottavuuden menetelmä, joka julkaistiin kirjana vuonna 2001 ja uudistettiin vuonna 2015.
- GTD:ssä on viisi vaihetta: kerää kaikki, selkeytä, mitä kukin asia tarkoittaa, järjestä se oikealle listalle, käy läpi viikkokatsauksessa ja toimi valitsemalla seuraava toimenpide.
- Kahden minuutin sääntö: jos seuraava toimenpide vie alle kaksi minuuttia, tee se heti sen sijaan, että kirjaisit sen ylös.
- GTD:n peruslistat ovat saapuneet, seuraavat toimenpiteet, projektit, odottaa, kalenteri, joskus/ehkä ja viitemateriaali.
- Viikkokatsauksessa on kolme vaihetta (selvitä, päivitä ja luo), ja se on tapa, joka pitää järjestelmän luotettavana.
Mitä Getting Things Done on?
David Allen julkaisi kirjan Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity vuonna 2001 ja uudistetun painoksen vuonna 2015. Perusajatus on yksinkertainen: pääsi on hyvä keksimään ideoita ja huono säilyttämään niitä. Jokainen avoin sitoumus, joka on vain päässäsi (”soita hammaslääkärille”, ”korjaa asiakkaan kirjautumisvirhe”, ”ehkä opettelen espanjaa”), kaivelee ja vie huomiota siitä, mitä olet tekemässä.
GTD ratkaisee tämän ulkoisella järjestelmällä, johon luotat täysin. Kun kaikki on kerätty ja lajiteltu, voit katsoa listojasi ja valita sen, mikä sopii hetkeen, sen sijaan että reagoisit siihen, mikä metelöi eniten.
Tutkimus tukee perusajatusta. Masicampo ja Baumeister (2011) havaitsivat, että täyttymättömät tavoitteet tuottavat tunkeilevia ajatuksia ja että konkreettinen suunnitelma tavoitteelle (ei sen saavuttaminen, vain suunnittelu) vähensi ajatuksia. Juuri sen GTD:n vaihe ”selkeytä seuraava toimenpide” tekee.
GTD:n 5 vaihetta
| Vaihe | Mitä teet | Tyypillinen virhe |
|---|---|---|
| 1. Kerää | Kokoa kaikki mieltä askarruttava muutamaan keräyspaikkaan (yksi sovelluksessa, postikori, sähköpostisi). | Kymmenen keräyspaikkaa, jolloin mikään ei tunnu kattavalta |
| 2. Selkeytä | Käy jokainen asia läpi: vaatiiko se toimenpidettä? Jos vaatii, mikä on seuraava konkreettinen, fyysinen toimenpide? | Kirjoitat ”Verkkosivu” etkä ”Kirjoita Ainolle ja pyydä pääsy webhotelliin” |
| 3. Järjestä | Sijoita jokainen tulos sinne, minne se kuuluu: seuraavat toimenpiteet, projektit, kalenteri, odottaa, joskus/ehkä, viitemateriaali tai roskakori. | Ilman kiinteää aikaa olevien tehtävien laittaminen kalenteriin |
| 4. Käy läpi | Käy listat läpi niin usein, että luotat niihin: nopeat silmäykset päivittäin ja täysi viikkokatsaus. | Viikkokatsauksen väliin jättäminen, jolloin listat vanhenevat |
| 5. Toimi | Valitse, mitä teet nyt, kontekstin, käytettävissä olevan ajan, energian ja prioriteetin perusteella. | Kaiken uudelleensuunnittelu joka aamu pelkän valitsemisen sijaan |
Selkeytä: GTD:n päätöskaavio (ja kahden minuutin sääntö)
Selkeyttäminen on se, mistä GTD tunnetaan. Ota saapuneista yksi asia kerrallaan ylhäältä alas, äläkä koskaan palauta mitään takaisin saapuneisiin. Kysy jokaisesta:
- Mikä tämä on?
- Vaatiiko se toimenpidettä?
- Ei → roskakoriin, arkistoi se viitemateriaaliksi tai pysäköi se kohtaan joskus/ehkä.
- Kyllä → jatka.
- Mitä lopputulosta haluan? Jos se vaatii useamman kuin yhden toimenpiteen, se on projekti: lisää se projektilistalle.
- Mikä on seuraava konkreettinen, fyysinen toimenpide? Sitten:
- Vie alle kaksi minuuttia → tee se nyt.
- Kuuluu jollekulle toiselle → delegoi se ja lisää se listalle odottaa.
- Täytyy tapahtua tiettynä päivänä tai aikana → kalenteri.
- Muuten → seuraavien toimenpiteiden lista.
Kahden minuutin sääntö on olemassa, koska pikkuruisen tehtävän kirjaaminen maksaa enemmän kuin sen tekeminen. Vastaa ”Joo, torstai sopii hyvin” heti; älä kirjoita listalle ”vastaa Ainolle”. Sääntö pätee, kun käsittelet saapuneita; se ei ole tekosyy jahdata jokaista pikkuasiaa syvätyön aikana.
GTD:n listat selitettynä
| Lista | Mitä sinne kuuluu | Esimerkki |
|---|---|---|
| Saapuneet | Kaikki, mitä ei ole vielä selkeytetty | ”jotain Verohallinnolta?” |
| Seuraavat toimenpiteet | Yksittäiset, konkreettiset askeleet, jotka voit ottaa milloin tahansa | Kirjoita uutiskirjeelle kolme otsikkovaihtoehtoa |
| Projektit | Mikä tahansa lopputulos, joka vaatii useamman toimenpiteen ja voi valmistua noin vuodessa | Julkaise portfoliosivusto |
| Kalenteri | Vain päivään tai kellonaikaan sidotut toimenpiteet ja tapaamiset | Hammaslääkäri, ti klo 15.30 |
| Odottaa | Delegoimasi tai muilta odottamasi asiat | Logotiedostot Mikolta (pyydetty 10. lokakuuta) |
| Joskus/ehkä | Ideat, joihin et sitoudu nyt | Espanjan opiskelu, mekaanisen näppäimistön rakentaminen |
| Viitemateriaali | Tieto, jota voit tarvita, ilman toimenpidettä | Sopimukset PDF:nä, käyttöohjeet, reseptit |
Allen ehdottaa myös seuraavien toimenpiteiden ryhmittelyä kontekstin mukaan (@tietokone, @puhelin, @asiointi, @kotona), jotta näet vain sen, mitä voit tehdä siellä, missä olet. Maailmassa, jossa lähes kaikki työ kulkee saman kannettavan kautta, moni ryhmittelee nykyään mieluummin energian tai ajan mukaan (”15 minuutin tehtävät”, ”tehtävät vähäenergisiin hetkiin”).
Kokonainen GTD-esimerkki: kaoottinen maanantai
Kuvittele olevasi freelance-graafikko. Istut alas maanantaiaamuna, asetat 10 minuutin ajastimen ja tyhjennät kaiken päästäsi saapuneisiin. Sitten selkeytät jokaisen asian:
| Saapuneissa | Päätös | Mihin se päätyy |
|---|---|---|
| ”Kahvila Kulman verkkosivut” | Monivaiheinen lopputulos | Projekti: Kahvila Kulman verkkosivut julkaistu viimeistään 30. marraskuuta + seuraava toimenpide ”Lähetä sivukarttaehdotus omistajalle” |
| Vastaa Juholle perjantaista | Alle 2 minuuttia | Tehty heti |
| Asiakkaan logotiedostot | Seuraava toimenpide riippuu toisesta | Odottaa (muistuta torstaina) |
| Hammaslääkäriaika | Kiinteä aika | Kalenteri: ti klo 15.30 |
| Uusi verkkotunnus | Yksittäinen toimenpide, mikä tahansa päivä tällä viikolla | Seuraavat toimenpiteet |
| Kokeile portfolioon uutta asettelua | Ei sitoumusta nyt | Joskus/ehkä |
| PDF asiakkaan graafisesta ohjeistosta | Ei toimenpidettä, voi tulla tarpeeseen | Viitekansio |
| ”Kuntoon” | Liian epämääräinen | Projekti: Juokse 5 km pysähtymättä + seuraava toimenpide ”Laita juoksukengät oven viereen” |
| Vanha webinaarikutsu | Ei relevantti | Roskakori |
Kun olet selkeyttänyt asiat lyhyessä läpikäynnissä, valitse seuraava toimenpide. Priorisoinnissa Eisenhowerin matriisi voi auttaa valitsemaan sen, mikä on tänään tärkeää.
GTD:n viikkokatsauksen tarkistuslista (tulostettava)
Allenin mukaan viikkokatsaus on GTD:n kriittinen menestystekijä. Varaa 45–60 minuuttia samaan aikaan joka viikko; perjantai-iltapäivä sopii hyvin, koska se päättää viikon. David Allen Companyn virallisessa tarkistuslistassa on kolme vaihetta; tässä on oma versiomme omin sanoin:
Viikkokatsauksen tarkistuslista – viikko alkaen ______
| Tehty | Vaihe | Askel |
|---|---|---|
| ☐ | Selvitä | Kokoa irtopaperit, laput ja kuitit saapuneisiin |
| ☐ | Selvitä | Käsittele kaikki saapuneet (sovellus, sähköposti, paperi), kunnes ne ovat tyhjiä |
| ☐ | Selvitä | Pura ajatukset: kirjaa kaikki, mikä vielä pyörii mielessä |
| ☐ | Päivitä | Käy seuraavat toimenpiteet läpi: merkitse tehdyt ja lisää puuttuvat askeleet |
| ☐ | Päivitä | Käy edellisen viikon kalenteri läpi keskeneräisten asioiden varalta |
| ☐ | Päivitä | Käy läpi seuraavien 2–3 viikon kalenteri ja määräajat |
| ☐ | Päivitä | Käy odottaa-lista läpi ja lähetä muistutukset |
| ☐ | Päivitä | Käy kaikki projektit läpi: jokaisella projektilla on seuraava toimenpide |
| ☐ | Luo | Käy joskus/ehkä läpi: siirrä ideoita aktiiviselle listalle, pidä tai poista ne |
| ☐ | Luo | Lisää uudet keräämisen arvoiset ideat |
| ☐ | Suunnittele | Valitse ensi viikon 3 tärkeintä tulosta: 1) ______ 2) ______ 3) ______ |
Yhdistä se tulostettavaan viikkosuunnitelmaan , jos pidät paperista ”suunnittele”-vaiheessa.
Näin käytät GTD:tä CORTEXissa
Käytä näitä työnkulkuja CORTEXissa toimenpiteille ja projekteille; säilytä viitemateriaali erillisessä arkistossa.
| GTD-lista | CORTEXissa |
|---|---|
| Kerää / saapuneet | Pikalisäys: paina Q missä tahansa ja kirjoita lause. Tavoitteettomat tehtävät päätyvät kohtaan Ilman päivää. |
| Seuraavat toimenpiteet | Tehtävät tehtäväsuunnittelijassa prioriteetin ja aika-arvion (~15m) kanssa, jotta voit valita käytettävissä olevan ajan mukaan. |
| Projektit | Tavoitteet, joiden edistyminen lasketaan tehtävistä, sekä alitehtävät lyhyille askellistoille. |
| Kalenteri | Tehtävät, joilla on päivä ja kellonaika (perjantaina klo 15.30), näkyvät kalenterin viikkonäkymässä. |
| Odottaa | Erillistä listaa ei ole. Luo tavoite nimeltä ”Odottaa” ja lisää muistutuksia, kuten Muistuta logotiedostoista torstaina #Odottaa. Jaetuissa tavoitteissa voit antaa tehtäviä jollekulle toiselle. |
| Joskus/ehkä | Tavoite ”Joskus” pienille ideoille; unelmataulu isoille unelmille. |
| Viitemateriaali | Ei CORTEXin tehtävä. CORTEX ei ole muistiinpanosovellus eikä dokumenttiarkisto: säilytä viitemateriaali muistiinpanosovelluksessa tai kansioissa. |
| Viikkokatsaus | Toistuva tehtävä sekä viikko- ja kuukausikatsauksen näkymä, jossa on kirjattu aika, valmiit tehtävät ja putkesi. |
| Toimi | Suunnittele päiväni sijoittaa tämän päivän ja myöhässä olevat tehtävät vapaisiin rakoihin prioriteetin mukaan, lyhimmät ensin. |
Rivi, joka kerää, selkeyttää ja järjestää kerralla, näyttää tältä: Lähetä sivukarttaehdotus Kahvila Kulmalle huomenna klo 10 ~30m !p1 #KahvilaKulma (kun sinulla on tavoite nimeltä KahvilaKulma). CORTEX lukee tekstistä päivän, kellonajan, keston, prioriteetin ja tavoitteen. Oma viikkokatsauksesi voi olla toistuva tehtävä: Viikkokatsaus joka perjantai klo 16 ~45m.
Pelillistäminen on sitä, mitä GTD:ssä ei koskaan ollut: jokainen valmis seuraava toimenpide antaa XP:tä ja krediittejä itse päättämiisi palkintoihin. Aivoille, jotka haluavat palkinnon nyt, pieni palkinto tekee ”saapuneiden käsittelystä” paljon vähemmän ankeaa.
Yleiset virheet GTD:ssä (ja miten korjaat ne nopeasti)
- Liian monimutkaisen järjestelmän rakentaminen. Kaksikymmentä kontekstia ja sisäkkäiset tunnisteet ovat lykkäämistä lisävaiheilla. Aloita yllä olevilla seitsemällä listalla.
- Epämääräiset seuraavat toimenpiteet. Jos tehtävä on seissyt paikallaan viikon, kirjoita se uudelleen pienemmäksi ja konkreettisemmaksi askeleeksi.
- Viikkokatsauksen väliin jättäminen. Ilman sitä listat vanhenevat ja lakkaat luottamasta niihin. Tee siitä toistuva tapaaminen.
- Kalenterin käyttäminen toivelistana. Sinne kuuluvat vain asiat, joiden täytyy tapahtua sinä päivänä. Fokusajan tietoiseen suunnitteluun voit käyttää GTD:n tukena aikablokkeja (time blocking) .
- Ei tilaa syvätyölle. GTD kertoo erinomaisesti, mitä tehdä, mutta suojaa heikommin aikaa vaikealle työlle. Yhdistä se syvätyön (deep work)blokkeihin.
Getting Things Done® ja GTD® ovat David Allen Companyn rekisteröityjä tavaramerkkejä. CORTEX ei ole sidoksissa David Allen Companyyn eikä sen hyväksymä.
Aloita uudelleen yhdellä sitoumuksella
Rankan viikon jälkeen käytä kymmenen minuuttia kalenterin, yhden aktiivisen projektin ja sen seuraavan toimenpiteen läpikäyntiin. Säästä arkiston siivous myöhemmäksi. Edistymisen seurantaa koskeva tutkimus tukee muuttuneiden asioiden läpikäyntiä; jos–niin-suunnitelmia koskeva tutkimus tukee selvän toimimisajankohdan valitsemista. Kumpikaan ei vahvista GTD:n jokaista yksityiskohtaa. Aloita uudelleen yhdellä todellisella sitoumuksella.
Alkuperäisen tarkistuslistan löydät David Allen Companyn viikkokatsauksen PDF:stä; tämän sivun tulostettava pohja on omaa työtämme.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä Getting Things Done -menetelmä on lyhyesti?
GTD on tapa siirtää kaikki tehtäväsi ja ideasi päästä luotettaville listoille. Keräät kaiken, päätät jokaiselle seuraavan toimenpiteen, lajittelet ne listoille, käyt listat läpi viikoittain ja valitset sitten, mitä teet, kontekstin, ajan, energian ja prioriteetin perusteella.
Mitkä ovat GTD:n 5 vaihetta?
Kerää, selkeytä, järjestä, käy läpi ja toimi. Kerää kaikki mieltä askarruttava, selkeytä, mikä kukin asia on ja mikä on seuraava toimenpide, järjestä tulokset listoille, käy ne läpi viikkokatsauksessa ja tee seuraava sopiva toimenpide.
Mikä on GTD:n kahden minuutin sääntö?
Jos jonkin asian seuraava toimenpide vie alle kaksi minuuttia, tee se heti, kun käsittelet saapuneita. Näin pienen tehtävän kirjaaminen veisi enemmän aikaa kuin sen tekeminen.
Kannattaako Getting Things Done -kirja lukea?
Kannattaa, jos kaikki odottava painaa sinua. Lue vuoden 2015 uudistettu painos, joka päivittää esimerkit digitaalisiin työkaluihin. Jos haluat vain päästä alkuun, tämän oppaan viisi vaihetta, päätöskaavio ja viikkokatsaus riittävät ensimmäiseksi kuukaudeksi.
Mikä on paras sovellus GTD:hen?
Mikä tahansa sovellus, jossa on saapuneet, projektit, määräajat ja nopea kirjaaminen, toimii. Valitse sellainen, joka tekee keräämisestä todella helppoa ja viikkokatsauksesta yksinkertaisen. CORTEX kattaa keräämisen, seuraavat toimenpiteet, projektit (tavoitteet), kalenterin ja läpikäynnin, mutta se ei ole viitearkisto, joten säilytä muistiinpanot ja dokumentit muualla.
Kauanko GTD:n viikkokatsaus kestää?
Yleensä 30–60 minuuttia, kun järjestelmä on kerran pystytetty. Ensimmäiset voivat kestää pidempään, koska otat kiinni hoitamatta jääneitä asioita. Ajoita se samaan aikaan joka viikko, jottei se riipu huvista.
Lähteet ja lisälukemista
- Harkin et al. (2016): Does monitoring goal progress promote goal attainment? Meta-analysis
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – meta-analysis
- Getting Things Done – official site (David Allen Company)
- The five steps of GTD (David Allen Company)
- GTD Weekly Review checklist (PDF, David Allen Company)
- Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. JPSP
Selkeytä yksi asia Ilman päivää -listalta
Kun olet rekisteröitynyt ja tehnyt ensiasetukset, lisää tehtävä, päätä sen seuraava toimenpide ja anna sille päivämäärä vain, jos se on tarpeen.
Selkeytä tehtävä