Εβδομαδιαία ανασκόπηση: ένα πρότυπο 20 λεπτών με 15 ερωτήσεις (δωρεάν για εκτύπωση)
Η εβδομαδιαία ανασκόπηση είναι ένας έλεγχος 15 με 30 λεπτών όπου κλείνεις την εβδομάδα που πέρασε (τι έκανες, τι έμεινε πίσω, τι έμαθες) και διαλέγεις τα λίγα πράγματα που μετράνε περισσότερο την επόμενη εβδομάδα. Ακριβώς από κάτω θα βρεις το πρότυπο εβδομαδιαίας ανασκόπησης, δωρεάν για εκτύπωση, και μετά μια ρουτίνα 20 λεπτών βήμα βήμα, 15 ερωτήσεις με εκδοχές για φοιτητές, ελεύθερους επαγγελματίες και gamers, μια σύντομη περίληψη της εβδομαδιαίας ανασκόπησης του GTD και πώς τα κάνεις όλα αυτά στο CORTEX.
- Η εβδομαδιαία ανασκόπηση έχει δύο μισά: κλείνεις την εβδομάδα που πέρασε (τι έγινε, τι καθυστέρησε, τι έμαθες) και ετοιμάζεις την επόμενη (σταθερά ραντεβού, βασικές προτεραιότητες, η πιο δύσκολη εργασία).
- Ο David Allen, δημιουργός του Getting Things Done, λέει ότι η εβδομαδιαία ανασκόπηση είναι ο «κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας» της μεθόδου. Η εκδοχή του GTD έχει 11 βήματα σε τρεις ομάδες: ξεκαθάρισμα, ενημέρωση και δημιουργία.
- Είκοσι λεπτά σε σταθερή ώρα κάθε εβδομάδα αρκούν για τους περισσότερους. Μια ανασκόπηση που κρατά δύο ώρες συνήθως δεν γίνεται ποτέ.
- Το να βλέπεις την πρόοδό σου μετράει: η Amabile και ο Kramer (2011) βρήκαν ότι η πρόοδος σε μια δουλειά με νόημα είναι από τις μεγαλύτερες καθημερινές ωθήσεις για το κίνητρο.
- Βοηθά να σχεδιάσεις την πιο δύσκολη εργασία ως πλάνο «αν–τότε» («Αν είναι Τρίτη στις 9:00, ξεκινάω την αναφορά»): οι προθέσεις υλοποίησης είχαν μέτρια έως μεγάλη επίδραση στην επίτευξη στόχων σε μια μετα-ανάλυση (Gollwitzer και Sheeran, 2006).
Δωρεάν πρότυπο εβδομαδιαίας ανασκόπησης (για εκτύπωση)
Μία σελίδα, τρία μπλοκ. Βασίζεται στις τρεις φάσεις της εβδομαδιαίας ανασκόπησης του GTD (ξεκαθάρισμα, ενημέρωση και δημιουργία), συμπυκνωμένες για όσους δεν έχουν ένα πλήρες σύστημα GTD. Πάτησε «Εκτύπωση προτύπου»: χωράει σε A4 και σε Letter, και με την επιλογή «Αποθήκευση ως PDF» στο παράθυρο εκτύπωσης θα έχεις ένα αρχείο που μπορείς να ξαναχρησιμοποιείς.
Εβδομαδιαία ανασκόπηση
| ☐ Εισερχόμενα και μηνύματα στο μηδέν ή με επισήμανση ☐ Σκόρπιες σημειώσεις και φωτογραφίες μαζεμένες ☐ Καρτέλες του browser κλειστές ή αποθηκευμένες ☐ Άδειασμα μυαλού: ό,τι έχω στο κεφάλι, γραμμένο σε χαρτί |
| Τι ολοκλήρωσα αυτή την εβδομάδα; | |
|---|---|
| Τι έμεινε πίσω και γιατί; | |
| Η μεγαλύτερη επιτυχία μου, έστω και μικρή: | |
| Εκπρόθεσμες εργασίες: έγιναν, μετατέθηκαν ή διαγράφηκαν; | |
| Τι περιμένω από άλλους: | |
| Σταθερά ραντεβού της επόμενης εβδομάδας: | |
| Οι 3 προτεραιότητες της επόμενης εβδομάδας: | |
| Η πιο δύσκολη εργασία: αν [πότε/πού], τότε… |
| Τι μου έδωσε ενέργεια; Τι μου τη ρούφηξε; | |
|---|---|
| Μια ιδέα ή κάτι από το «κάποια μέρα/ίσως» που αξίζει να ξεκινήσει: | |
| Ένα πράγμα μόνο για διασκέδαση την επόμενη εβδομάδα: |
Κλείσιμο: βάλε την πρώτη εργασία της Δευτέρας στο ημερολόγιο · δώσε στον εαυτό σου μια ανταμοιβή επειδή έκανες την ανασκόπηση.
Η εβδομαδιαία ανασκόπηση των 20 λεπτών, βήμα βήμα
Βάλε ένα χρονόμετρο και ακολούθησε αυτή τη σειρά. Οι χρόνοι είναι ενδεικτικοί, όχι κανόνας.
| Λεπτά | Βήμα | Τι κάνεις |
|---|---|---|
| 0–5 | Ξεκαθάρισμα | Μάζεψε ό,τι είναι σκόρπιο: σημειώσεις, φωτογραφίες από πίνακες, email με επισήμανση, καρτέλες του browser. Γράψε ό,τι εξακολουθεί να σου τριβελίζει το μυαλό. |
| 5–9 | Ματιά πίσω | Έλεγξε το ημερολόγιο και τη λίστα με τις εργασίες που ολοκλήρωσες την προηγούμενη εβδομάδα. Απάντησε: τι έγινε, τι έμεινε πίσω και ποια ήταν η επιτυχία; |
| 9–13 | Ενημέρωση | Έλεγξε τη λίστα εργασιών σου. Κάθε εκπρόθεσμη εργασία ή γίνεται ή μετατίθεται ή διαγράφεται. Έλεγξε τι περιμένεις από άλλους. |
| 13–17 | Ματιά μπροστά | Δες τα σταθερά ραντεβού της επόμενης εβδομάδας. Διάλεξε 3 προτεραιότητες. Κάνε την πιο δύσκολη ένα πλάνο «αν–τότε». |
| 17–19 | Δημιουργία | Ρίξε μια ματιά στη λίστα «κάποια μέρα». Υπάρχει κάποια ιδέα έτοιμη να γίνει έργο; |
| 19–20 | Κλείσιμο | Βάλε στο ημερολόγιο την πρώτη εργασία της Δευτέρας. Μετά, δώσε στον εαυτό σου μια ανταμοιβή: μόλις έκανες κάτι που σχεδόν όλοι παραλείπουν. |
15 ερωτήσεις για την εβδομαδιαία ανασκόπηση
Δεν χρειάζεσαι και τις 15 κάθε εβδομάδα. Απάντησε στις δύο πρώτες κάθε ομάδας και στις υπόλοιπες όταν έχεις χρόνο.
Ματιά πίσω
- Τι ολοκλήρωσα αυτή την εβδομάδα;
- Τι έμεινε πίσω και ποιος ήταν ο πραγματικός λόγος;
- Ποια ήταν η μεγαλύτερη επιτυχία μου, έστω και μικρή;
- Τι μου πήρε πολύ περισσότερο χρόνο απ’ ό,τι περίμενα;
- Τι έμαθα που θέλω να θυμάμαι;
Ματιά μπροστά
- Ποια τρία αποτελέσματα θα έκαναν καλή την επόμενη εβδομάδα;
- Τι είναι ήδη κλεισμένο στο ημερολόγιό μου;
- Ποια είναι η πιο δύσκολη εργασία και πότε και πού ακριβώς θα την ξεκινήσω;
- Τι μπορώ να αφήσω, να αναθέσω ή να αναβάλω;
- Τι περιμένω από άλλους και πρέπει να το θυμίσω σε κάποιον;
Ενέργεια και ευεξία
- Πότε είχα την περισσότερη ενέργεια αυτή την εβδομάδα και τι έκανα τότε;
- Τι με εξάντλησε και μπορώ να το αποφύγω ή να το μειώσω την επόμενη εβδομάδα;
- Πώς κοιμήθηκα και τι μπήκε εμπόδιο;
- Με ποιους πέρασα χρόνο και με ποιους θα ήθελα να περνάω περισσότερο;
- Τι θα κάνω την επόμενη εβδομάδα μόνο για διασκέδαση;
Η ερώτηση 3 μετράει περισσότερο απ’ όσο φαίνεται. Στην έρευνά τους με τα ημερολόγια εργαζομένων της γνώσης, η Teresa Amabile και ο Steven Kramer (2011) παρατήρησαν ότι οι μέρες με το περισσότερο κίνητρο ήταν οι μέρες που οι άνθρωποι προχωρούσαν σε μια δουλειά με νόημα, έστω και λίγο. Οι περισσότεροι ξεχνάμε τις επιτυχίες μας πριν έρθει η Παρασκευή. Αν γράψεις μία, μετράει.
Η ερώτηση 8 είναι αυτή που αλλάζει την επόμενη εβδομάδα. Τα πλάνα του τύπου «Αν συμβεί η κατάσταση Χ, κάνω το Υ» λέγονται προθέσεις υλοποίησης, και μια μετα-ανάλυση 94 δοκιμών βρήκε ότι είχαν μέτρια έως μεγάλη επίδραση στην επίτευξη στόχων (Gollwitzer και Sheeran, 2006). Το «Αν είναι Τρίτη στις 9:00, ανοίγω το προσχέδιο της αναφοράς πριν από τα email» κερδίζει το «δουλεύω την αναφορά».
Εκδοχές για φοιτητές, ελεύθερους επαγγελματίες και gamers
Πρόσθεσε πέντε ερωτήσεις ανάλογα με την περίπτωσή σου.
Φοιτητές και μαθητές
- Σε ποια μαθήματα ή κεφάλαια έχω μείνει πίσω;
- Ποιες παραδόσεις εργασιών και εξετάσεις έχω τις επόμενες δύο εβδομάδες;
- Εξέτασα τον εαυτό μου αυτή την εβδομάδα ή απλώς ξαναδιάβασα;
- Ποιο κεφάλαιο χρειάζεται δεύτερη επανάληψη σε λίγες μέρες;
- Τι θα κάνω για να ξεκουραστώ μετά την επόμενη μεγάλη παράδοση;
Αν πλησιάζει η εξεταστική, κάν’ την παιχνίδι με XP και τελικούς αντιπάλους.
Ελεύθεροι επαγγελματίες
- Πόσες ώρες δούλεψα και πόσες μπορώ να τιμολογήσω;
- Ποια τιμολόγια είναι απλήρωτα ή εκπρόθεσμα;
- Ποιος πελάτης περιμένει από μένα και ποιον περιμένω εγώ;
- Αφιέρωσα λίγο χρόνο αυτή την εβδομάδα για να βρω νέα δουλειά;
- Πήρα μια πραγματική μέρα ρεπό;
Για χρεώσεις και εργαλεία, δες τη σελίδα μας για την εφαρμογή για ελεύθερους επαγγελματίες.
Gamers: ο απολογισμός σε XP
- Πόσες αποστολές ολοκλήρωσα και πόσα XP κέρδισα;
- Ποια λάφυρα πήρα και τα εξαργύρωσα στ’ αλήθεια;
- Ποια ιδιότητα μεγάλωσε περισσότερο αυτή την εβδομάδα και ποια μένει πίσω;
- Ποιος είναι ο αντίπαλος της επόμενης εβδομάδας (η πιο δύσκολη εργασία ή προθεσμία) και ποιες είναι οι αποστολές προετοιμασίας;
- Ποια δευτερεύουσα αποστολή μπαίνει στο κενό της επόμενης εβδομάδας; (Χρειάζεσαι ιδέες; Δοκίμασε τη γεννήτρια δευτερευουσών αποστολών.)
Η εβδομαδιαία ανασκόπηση του GTD, με λίγα λόγια
Η εβδομαδιαία ανασκόπηση έγινε γνωστή με το Getting Things Done (GTD) του David Allen. Ο Allen την έχει χαρακτηρίσει «κρίσιμο παράγοντα επιτυχίας» για να λειτουργήσει η μέθοδος. Η επίσημη εκδοχή έχει 11 βήματα σε τρεις ομάδες. Με δικά μας λόγια:
- Ξεκαθάρισμα: μάζεψε χαρτιά και σκόρπιο υλικό· επεξεργάσου τα εισερχόμενά σου μέχρι να μηδενίσουν· γράψε ό,τι έχεις ακόμα στο κεφάλι σου.
- Ενημέρωση: έλεγξε τις λίστες με τις επόμενες ενέργειες· κοίτα το ημερολόγιο της προηγούμενης εβδομάδας για εκκρεμείς ενέργειες· δες το ημερολόγιο των επόμενων ημερών· έλεγξε τι περιμένεις από άλλους· εξέτασε κάθε έργο και κάθε ευρύτερο στόχο, ώστε κάθε έργο να έχει μια επόμενη ενέργεια· έλεγξε τις λίστες ελέγχου που χρησιμοποιείς.
- Δημιουργία: έλεγξε τη λίστα «κάποια μέρα/ίσως»· πρόσθεσε τις νέες και τολμηρές ιδέες.
Η εκδοχή των 20 λεπτών παραπάνω κρατά την ίδια σειρά (άδειασμα, ενημέρωση, ματιά μπροστά), αλλά βγάζει τα βήματα που έχουν νόημα μόνο με ένα πλήρες σύστημα GTD. Αν χρησιμοποιείς το GTD σοβαρά, πάρε την πλήρη λίστα· ο οδηγός μας Getting Things Done (GTD) απλά εξηγεί όλη τη μέθοδο. Η συμβουλή του ίδιου του Allen για τη συχνότητα είναι χαλαρή: μια ανασκόπηση οποιαδήποτε στιγμή και με οποιαδήποτε συχνότητα είναι καλύτερη από καμία.
Εβδομαδιαία ανασκόπηση και εβδομαδιαίος σχεδιασμός
Συχνά τα μπερδεύουμε, αλλά κάνουν διαφορετικές δουλειές:
| Εβδομαδιαία ανασκόπηση | Εβδομαδιαίος σχεδιασμός | |
|---|---|---|
| Κοιτάζει | Πρώτα πίσω και μετά μπροστά | Μόνο μπροστά |
| Ερώτηση | «Τι έγινε και τι μετράει τώρα;» | «Τι μπαίνει σε κάθε μέρα;» |
| Αποτέλεσμα | Καθαρές λίστες και 3 προτεραιότητες | Ένα πλάνο μέρα με τη μέρα |
| Χρόνος | 15–30 λεπτά | 10–20 λεπτά |
Χρειάζεσαι και τα δύο, με αυτή τη σειρά: πρώτα ανασκόπηση και μετά σχεδιασμό. Αν σχεδιάζεις χωρίς ανασκόπηση, προγραμματίζεις τα λάθος πράγματα· αν κάνεις ανασκόπηση χωρίς σχεδιασμό, τα συμπεράσματά σου μένουν στο χαρτί. Για το κομμάτι του σχεδιασμού, χρησιμοποίησε το δωρεάν εβδομαδιαίο πρόγραμμα για εκτύπωση και τη μέθοδο με μπλοκ χρόνου (time blocking). Για μεγαλύτερους ορίζοντες, έλεγχε τους στόχους σου με βάση τα κριτήρια των στόχων SMART μία φορά τον μήνα.
Συνηθισμένα λάθη στην εβδομαδιαία ανασκόπηση
- Την κάνεις έλεγχο δύο ωρών. Αν η ανασκόπηση σε εξαντλεί, θα την παραλείψεις. Κράτα την στα 30 λεπτά και κάνε το γενικό ξεσκαρτάρισμα μία φορά τον μήνα.
- Την παραλείπεις όταν η εβδομάδα πήγε άσχημα. Αυτή ακριβώς είναι η εβδομάδα που τη χρειάζεσαι περισσότερο. Μια κακή εβδομάδα που την εξέτασες είναι μάθημα· μια κακή εβδομάδα που την αγνόησες συνήθως επαναλαμβάνεται.
- Χωρίς σταθερή ώρα. Το «κάποια στιγμή το Σαββατοκύριακο» σημαίνει ποτέ. Βάλ’ την στο ημερολόγιο.
- Κοιτάς μόνο τις εργασίες. Η ενέργεια, ο ύπνος και οι άνθρωποι καθορίζουν την επόμενη εβδομάδα σου όσο και η λίστα εργασιών σου.
- Διαλέγεις δέκα προτεραιότητες. Τρεις προτεραιότητες. Όλα τα άλλα γεμίζουν τα κενά.
- Κρίνεις τον εαυτό σου αντί να κάνεις διορθώσεις. Ο στόχος είναι μια καλύτερη εβδομάδα, όχι μια ετυμηγορία για σένα. Ρώτα «τι θα αλλάξω;», όχι «γιατί είμαι έτσι;».
Βοηθά επίσης μια σύντομη καθημερινή εκδοχή: ο οδηγός μας για τη βραδινή ρουτίνα έχει ένα κλείσιμο πέντε λεπτών που κάνει πιο γρήγορη την εβδομαδιαία ανασκόπηση.
Πώς κάνεις την εβδομαδιαία ανασκόπηση στο CORTEX
Το CORTEX είναι μια δωρεάν εφαρμογή παραγωγικότητας με στοιχεία παιχνιδιού, με εργασίες, πλάνο ημέρας με ένα κλικ, καταγραφή χρόνου και συνήθειες, καθώς και XP, επίπεδα και ανταμοιβές από την πραγματική ζωή. Οι περισσότεροι αριθμοί που χρειάζεται η ανασκόπησή σου είναι ήδη εκεί:
- Άνοιξε τη σελίδα της ανασκόπησης και βάλε ως ημερομηνίες τις τελευταίες επτά μέρες. Οι γρήγορες επιλογές είναι αυτός ο μήνας, ο προηγούμενος μήνας, οι τελευταίες 30 μέρες και αυτή η χρονιά, οπότε για μια εβδομαδιαία ανασκόπηση διαλέγεις εσύ την ημερομηνία έναρξης και λήξης. Το CORTEX συγκρίνει την περίοδο με την αμέσως προηγούμενη ίδιας διάρκειας: καταγεγραμμένος χρόνος, ολοκληρωμένες εργασίες και μονάδες που κέρδισες, καθώς και το σερί σου, ο χρόνος ανά έργο και η δραστηριότητα ανά μέρα.
- Άδειασε τον σωρό των εκπρόθεσμων στο Πλάνο. Το Πλάνο ομαδοποιεί τις εργασίες σε Εκπρόθεσμες, Σήμερα, Αύριο, Αυτή την εβδομάδα και Αργότερα. Για κάθε εκπρόθεσμη εργασία: ολοκλήρωσέ την, βάλ’ την σε αναβολή (μεταφέρεται στην επόμενη μέρα), δώσ’ της νέα ημερομηνία ή διάγραψέ την.
- Έλεγξε τους στόχους σου. Κάθε στόχος δείχνει την πρόοδό του ως ποσοστό, με βάση τις ολοκληρωμένες εργασίες του. Έχει κάθε ενεργός στόχος τουλάχιστον μία επόμενη εργασία;
- Διάλεξε 3 προτεραιότητες. Δώσ’ τους την υψηλότερη προτεραιότητα. Με τη γρήγορη καταγραφή, το
!p1τη βάζει σε μία γραμμή:Προσχέδιο κεφαλαίου 3 την Τρίτη στις 9:00 ~2h !p1 #διπλωματική. - Οργάνωσε την εβδομάδα στο Ημερολόγιο. Η εβδομαδιαία προβολή δείχνει τις εργασίες σε ένα πλέγμα χρόνου· σύρε τες στη μέρα και την ώρα που τους ταιριάζει.
Σχετικά: η εφαρμογή σχεδιασμού ημέρας μετατρέπει κάθε μέρα της εβδομάδας σου σε πλάνο με μπλοκ χρόνου με ένα κλικ, και η παρακολούθηση στόχων κρατά τους μεγάλους στόχους σου σε κοινή θέα ανάμεσα στις ανασκοπήσεις.
Τα GTD®, Getting Things Done® και GTD Weekly Review® είναι σήματα κατατεθέντα της David Allen Company. Το CORTEX δεν συνδέεται με τη David Allen Company.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η εβδομαδιαία ανασκόπηση;
Η εβδομαδιαία ανασκόπηση είναι ένας σύντομος και τακτικός έλεγχος, συνήθως 15 με 30 λεπτών, όπου ανατρέχεις στην εβδομάδα που πέρασε και ετοιμάζεις την επόμενη. Μαζεύεις ό,τι είναι σκόρπιο, σημειώνεις τι έγινε και τι έμεινε πίσω, ενημερώνεις τη λίστα εργασιών σου και διαλέγεις τις λίγες προτεραιότητες που μετράνε περισσότερο την επόμενη εβδομάδα.
Ποιες ερωτήσεις να κάνω στον εαυτό μου σε μια εβδομαδιαία ανασκόπηση;
Ξεκίνα με τρεις: τι ολοκλήρωσα; τι έμεινε πίσω και γιατί; ποια τρία αποτελέσματα θα έκαναν καλή την επόμενη εβδομάδα; Μετά πρόσθεσε ερωτήσεις για την πιο δύσκολη εργασία σου, για όσα περιμένεις από άλλους και για ό,τι σου έδωσε ή σου πήρε ενέργεια.
Πόσο πρέπει να κρατά μια εβδομαδιαία ανασκόπηση;
Γύρω στα 20 λεπτά αρκούν για τους περισσότερους· 30 το πολύ. Αν συχνά σου παίρνει περισσότερο, μάλλον κάνεις κάθε εβδομάδα το ξεσκαρτάρισμα που θα χρειαζόταν μία φορά τον μήνα. Κράτα σύντομη την εβδομαδιαία ανασκόπηση και κάνε μια πιο διεξοδική ανασκόπηση μία φορά τον μήνα.
Τι είναι η εβδομαδιαία ανασκόπηση του GTD;
Είναι ο εβδομαδιαίος έλεγχος της μεθόδου Getting Things Done του David Allen, με 11 βήματα σε τρεις ομάδες: ξεκαθάρισμα (μαζεύεις και επεξεργάζεσαι τα πάντα), ενημέρωση (ελέγχεις τις λίστες, το ημερολόγιο, όσα περιμένεις και τα έργα) και δημιουργία (εξετάζεις τις ιδέες «κάποια μέρα/ίσως» και προσθέτεις καινούργιες). Ο Allen την αποκαλεί κρίσιμο παράγοντα επιτυχίας του GTD.
Ποια μέρα είναι καλύτερη για την εβδομαδιαία ανασκόπηση;
Αυτή που θα τηρήσεις στ’ αλήθεια. Το απόγευμα της Παρασκευής είναι καλό για να κλείσεις την εβδομάδα της δουλειάς με τις λεπτομέρειες ακόμα φρέσκες· η Κυριακή το βράδυ, για να ετοιμάσεις την εβδομάδα που αρχίζει. Διάλεξε ένα σταθερό κενό και βάλ’ το στο ημερολόγιο.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στην εβδομαδιαία ανασκόπηση και τον εβδομαδιαίο σχεδιασμό;
Η εβδομαδιαία ανασκόπηση κοιτάζει πίσω και αποφασίζει τι μετράει· ο εβδομαδιαίος σχεδιασμός βάζει αυτές τις προτεραιότητες σε συγκεκριμένες μέρες και ώρες. Κάνε πρώτα την ανασκόπηση και μετά το πλάνο, ιδανικά στην ίδια συνεδρία.
Πηγές και περισσότερη ανάγνωση
- Getting Things Done: The GTD Weekly Review (the 11 steps)
- GTD Podcast Episode #43: The Power of the GTD Weekly Review
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis of effects and processes, Advances in Experimental Social Psychology
Σχεδίασε τη μέρα σου σε δύο λεπτά
Γράψε τις εργασίες σου με απλές προτάσεις και το CORTEX στήνει μια ρεαλιστική μέρα σε μπλοκ χρόνου.
Δωρεάν σχεδιασμός ημέρας