Седмичен преглед: 20-минутен шаблон с 15 въпроса (безплатно за принтиране)
Седмичният преглед е 15- до 30-минутен преглед, в който приключваш изминалата седмица (какво свърши, какво остана, какво научи) и избираш малкото неща, които са най-важни за следващата. Точно отдолу е безплатният шаблон за седмичен преглед за принтиране, а след него – 20-минутна рутина стъпка по стъпка, 15 въпроса с версии за ученици, фрийлансъри и геймъри, кратко резюме на седмичния преглед в GTD и как да направиш всичко това в CORTEX.
- Седмичният преглед има две половини: приключване на изминалата седмица (свършено, просрочено, научено) и подготовка на следващата (фиксирани срещи, основни приоритети, най-трудната задача).
- Дейвид Алън, създателят на Getting Things Done, нарича седмичния преглед „критичния фактор за успех“ на метода. Версията на GTD има 11 стъпки в три групи: разчисти, обнови и създай.
- Двадесет минути в определен час всяка седмица стигат на повечето хора. Преглед, който трае два часа, обикновено остава ненаправен.
- Прегледът на напредъка има значение: Амабайл и Креймър (2011) установяват, че напредъкът в смислена работа е един от най-силните ежедневни тласъци за мотивацията.
- Помага да планираш най-трудната задача като план „ако–то“ („Ако е вторник в 9:00, започвам доклада“): в метаанализ намеренията за изпълнение имат среден до голям ефект върху постигането на цели (Gollwitzer и Sheeran, 2006).
Безплатен шаблон за седмичен преглед (за принтиране)
Една страница, три блока. Адаптиран е от трите фази на седмичния преглед в GTD (разчисти, обнови и създай) и е съкратен за хора, които не водят пълна GTD система. Натисни „Принтирай този шаблон“: побира се на A4 и Letter, а със „Запази като PDF“ в прозореца за печат ще имаш файл за многократна употреба.
Седмичен преглед
| ☐ Входящата поща и съобщенията на нула или отбелязани ☐ Разпилените бележки и снимки събрани ☐ Разделите в браузъра затворени или запазени ☐ Изсипване: всичко, което ми е в главата, записано |
| Какво свърших тази седмица? | |
|---|---|
| Какво остана и защо? | |
| Най-голямото ми постижение, дори да е малко: | |
| Просрочени задачи: свършени, преместени или изтрити? | |
| Какво чакам от други хора: | |
| Фиксирани срещи за следващата седмица: | |
| 3-те приоритета за следващата седмица: | |
| Най-трудната задача: ако [кога/къде], то… |
| Какво ми даде енергия? Какво ми я отне? | |
|---|---|
| Идея или нещо от „някой ден/може би“, което си струва да започна: | |
| Едно нещо само за удоволствие следващата седмица: |
Финал: сложи първата задача за понеделник в календара · награди се, че направи прегледа.
20-минутният седмичен преглед стъпка по стъпка
Пусни таймер и следвай този ред. Времената са ориентировъчни, а не правило.
| Минути | Стъпка | Какво правиш |
|---|---|---|
| 0–5 | Разчисти | Събери разпиляното: бележки, снимки на дъски, отбелязани имейли, раздели в браузъра. Запиши всичко, което още ти се върти в главата. |
| 5–9 | Поглед назад | Прегледай календара и списъка със свършени задачи от изминалата седмица. Отговори: какво е свършено, какво остана и кое беше постижението? |
| 9–13 | Обнови | Мини през списъка си със задачи. Всяка просрочена задача се свършва, премества или изтрива. Провери какво чакаш от други хора. |
| 13–17 | Поглед напред | Прегледай фиксираните срещи за следващата седмица. Избери 3 приоритета. Превърни най-трудния в план „ако–то“. |
| 17–19 | Създай | Хвърли поглед на списъка „някой ден“. Има ли идея, готова да стане проект? |
| 19–20 | Приключи | Сложи първата задача за понеделник в календара. После се награди: току-що свърши нещо, което почти всички пропускат. |
15 въпроса за седмичния преглед
Не ти трябват всичките 15 всяка седмица. Отговаряй на първите два от всяка група, а на останалите – когато имаш време.
Поглед назад
- Какво свърших тази седмица?
- Какво остана и каква беше истинската причина?
- Кое беше най-голямото ми постижение, дори да е малко?
- Какво ми отне много повече време, отколкото очаквах?
- Какво научих, което искам да запомня?
Поглед напред
- Кои три резултата биха направили следващата седмица добра?
- Какво вече е фиксирано в календара ми?
- Коя е най-трудната задача и кога и къде точно ще я започна?
- Какво мога да оставя, да делегирам или да отложа?
- Какво чакам от други хора и трябва ли да напомня на някого?
Енергия и благополучие
- Кога имах най-много енергия тази седмица и какво правех тогава?
- Какво ме изтощи и мога ли да го избегна или намаля следващата седмица?
- Как спах и какво ми попречи?
- С кого прекарах време и с кого ми се иска да прекарвам повече?
- Какво ще направя следващата седмица само за удоволствие?
Въпрос 3 е по-важен, отколкото изглежда. В изследването си с дневници на хора, които се занимават с интелектуален труд Тереза Амабайл и Стивън Креймър (2011) забелязват, че дните, в които хората се чувстват най-мотивирани, са дните, в които напредват в смислена работа, дори и малко. Повечето от нас забравяме постиженията си още преди петък. Когато запишеш едно, то започва да се брои.
Въпрос 8 е този, който променя следващата седмица. Плановете от вида „Ако възникне ситуация X, правя Y“ се наричат намерения за изпълнение и метаанализ на 94 изпитвания установява, че имат среден до голям ефект върху постигането на цели (Gollwitzer и Sheeran, 2006). „Ако е вторник в 9:00, отварям черновата на доклада преди имейла“ бие „работа по доклада“.
Версии за ученици, фрийлансъри и геймъри
Добави пет въпроса според ситуацията си.
Ученици и студенти
- По кои предмети или теми изоставам?
- Какви срокове за предаване на работи и какви изпити имам през следващите две седмици?
- Проверих ли знанията си тази седмица, или само препрочитах?
- Коя тема има нужда от втори преговор след няколко дни?
- Какво ще направя, за да се възстановя след предаването на следващата голяма работа?
Ако наближава изпитна сесия, превърни я в игра с XP и битки с босове.
Фрийлансъри
- Колко часа работих и колко мога да фактурирам?
- Кои фактури са неплатени или просрочени?
- Кой клиент чака мен и кого чакам аз?
- Отделих ли малко време тази седмица за търсене на нова работа?
- Взех ли си истински почивен ден?
За тарифи и инструменти виж страницата ни за приложение за фрийлансъри.
Геймъри: XP равносметката
- Колко мисии изпълних и колко XP спечелих?
- Каква плячка получих и наистина ли я взех?
- Кое качество порасна най-много тази седмица и кое изостава?
- Кой е босът на следващата седмица (най-трудната задача или срок) и кои са подготвителните мисии?
- Коя странична мисия влиза в свободното място следващата седмица? (Трябват ти идеи? Пробвай нашия генератор на странични мисии.)
Седмичният преглед в GTD накратко
Седмичният преглед става известен с Getting Things Done (GTD) на Дейвид Алън. Алън го нарича „критичния фактор за успех“, за да работи методът. Официалната версия има 11 стъпки в три групи. С наши думи:
- Разчисти: събери разпилените листове и материали; обработи входящите си кутии до нула; запиши онова, което още ти е в главата.
- Обнови: прегледай списъците си със следващи действия; мини през календара на изминалата седмица за висящи действия; погледни предстоящия календар; прегледай какво чакаш; прегледай всеки проект и всяка по-голяма цел, така че всеки проект да има следващо действие; провери контролните списъци, които използваш.
- Създай: прегледай списъка „някой ден/може би“; добави новите, смели идеи.
20-минутната версия по-горе запазва същия ред (изпразни, обнови, погледни напред), но маха стъпките, които имат смисъл само с пълна GTD система. Ако използваш GTD сериозно, използвай пълния списък; нашето ръководство за Getting Things Done обяснява целия метод. Съветът на самия Алън за честотата е спокоен: преглед по всяко време и с всякаква честота е по-добър от никакъв.
Седмичен преглед и седмично планиране
Често ги бъркат, но вършат различна работа:
| Седмичен преглед | Седмично планиране | |
|---|---|---|
| Гледа | Първо назад, после напред | Само напред |
| Пита | „Какво се случи и кое е важно сега?“ | „Какво влиза във всеки ден?“ |
| Резултат | Чисти списъци и 3 приоритета | План ден по ден |
| Време | 15–30 минути | 10–20 минути |
Трябват ти и двете, в този ред: първо преглед, после планиране. Ако планираш без преглед, планираш неподходящите задачи; ако преглеждаш, без да планираш, изводите ти остават на хартия. За планирането използвай нашия безплатен седмичен планер за принтиране и метода на блоковете от време (time blocking). За по-дълги хоризонти веднъж месечно свери целите си с SMART целите .
Чести грешки при седмичния преглед
- Превръщането му в двучасов одит. Ако прегледът изтощава, ще го пропускаш. Ограничи го до 30 минути и прави основното разчистване веднъж месечно.
- Пропускането му, когато седмицата е минала зле. Точно тогава ти трябва най-много. Прегледана лоша седмица е урок; пренебрегната лоша седмица обикновено се повтаря.
- Без постоянен час. „Някога през уикенда“ означава никога. Сложи го в календара.
- Гледаш само задачите. Енергията, сънят и хората решават следващата ти седмица толкова, колкото и списъкът със задачи.
- Избираш десет приоритета. Три приоритета. Всичко друго запълва пролуките.
- Съдиш себе си, вместо да коригираш. Целта е по-добра седмица, а не присъда за теб. Питай се „какво ще променя?“, а не „какво ме спъна?“.
Кратка дневна версия също помага: нашето ръководство за вечерна рутина включва петминутно приключване на деня, което прави седмичния преглед по-бърз.
Как да направиш седмичния си преглед в CORTEX
CORTEX е безплатно приложение за продуктивност с игрови елементи – задачи, план на деня с едно натискане, отчитане на времето и навици, плюс XP, нива и награди от реалния живот. Повечето числа, които ти трябват за прегледа, вече са там:
- Отвори страницата за преглед и задай за период последните седем дни. Бързите настройки са „Този месец“, „Миналия месец“, „Последните 30 дни“ и „Тази година“, така че за седмичен преглед ти избираш началната и крайната дата. CORTEX сравнява периода с предишния със същата продължителност: отчетено време, свършени задачи и спечелени кредити, плюс серията ти, времето по проекти и активността по дни.
- Изпразни купчината просрочени задачи в планера. Планерът групира задачите в „Просрочени“, „Днес“, „Утре“, „Тази седмица“ и „По-късно“. За всяка просрочена задача: свърши я, отложи я (минава за утре), дай ѝ нова дата или я изтрий.
- Прегледай целите си. Всяка цел показва напредъка си в проценти според свършените ѝ задачи. Има ли всяка активна цел поне една следваща задача?
- Избери 3 приоритета. Дай им най-високия приоритет. При бързото добавяне задаваш приоритета с
!p1на същия ред:Напиши глава 3 във вторник в 9:00 ~2h !p1 #дипломна. - Подреди седмицата в календара. Седмичният изглед показва задачите в почасова мрежа; плъзни ги в деня и часа, които им се полагат.
Свързано: дневният планер превръща всеки ден от седмицата ти в план по блокове с едно натискане, а тракерът за цели държи големите ти цели пред очите ти между два прегледа.
GTD®, Getting Things Done® и GTD Weekly Review® са регистрирани търговски марки на David Allen Company. CORTEX не е свързан с David Allen Company.
Често задавани въпроси
Какво е седмичен преглед?
Седмичният преглед е кратък, редовен преглед, обикновено от 15 до 30 минути, в който поглеждаш назад към изминалата седмица и подготвяш следващата. Събираш разпиляното, записваш какво е свършено и какво остана, обновяваш списъка със задачи и избираш малкото приоритети, които са най-важни за следващата седмица.
Какви въпроси да си задавам при седмичния преглед?
Започни с три: какво свърших, какво остана и защо и кои три резултата биха направили следващата седмица добра? После добави въпроси за най-трудната ти задача, какво чакаш от други хора и какво ти даде или отне енергия.
Колко време трябва да трае седмичният преглед?
Около 20 минути стигат на повечето хора; най-много 30. Ако често ти отнема повече, вероятно всяка седмица правиш разчистването, което е за веднъж месечно. Дръж седмичния преглед кратък и прави по-задълбочен преглед веднъж месечно.
Какво е седмичният преглед в GTD?
Това е седмичният преглед от метода Getting Things Done на Дейвид Алън, с 11 стъпки в три групи: разчисти (събери и обработи всичко), обнови (прегледай списъци, календар, какво чакаш и проектите) и създай (прегледай идеите „някой ден/може би“ и добави нови). Алън го нарича критичния фактор за успех на GTD.
Кой ден е най-добър за седмичния преглед?
Онзи, който наистина ще спазваш. Петък следобед е подходящ, за да приключиш работната седмица, докато подробностите са пресни; неделя вечер – за да подготвиш седмицата, която започва. Избери постоянен слот и го сложи в календара.
Каква е разликата между седмичния преглед и седмичното планиране?
Седмичният преглед гледа назад и решава кое е важно; седмичното планиране слага тези приоритети в конкретни дни и часове. Първо направи прегледа, а после плана – по възможност в една и съща сесия.
Източници и допълнително четиво
- Getting Things Done: The GTD Weekly Review (the 11 steps)
- GTD Podcast Episode #43: The Power of the GTD Weekly Review
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis of effects and processes, Advances in Experimental Social Psychology
Планирай деня си за две минути
Напиши задачите си с обикновени изречения и CORTEX ще ги подреди в реалистичен ден с блокове от време.
Планирай деня ми безплатно