Ukentlig gjennomgang: en mal på 20 minutter med 15 spørsmål (gratis for utskrift)
En ukentlig gjennomgang er et tilbakeblikk på 15 til 30 minutter der du avslutter uken som har gått (hva du gjorde, hva som ble liggende, hva du lærte), og velger de få tingene som betyr mest i uken som kommer. Rett nedenfor finner du malen for ukentlig gjennomgang gratis for utskrift og deretter en rutine på 20 minutter steg for steg, 15 spørsmål med versjoner for studenter, frilansere og gamere, et kort sammendrag av den ukentlige gjennomgangen i GTD og hvordan du gjør alt i CORTEX.
- En ukentlig gjennomgang har to halvdeler: å avslutte uken som har gått (gjort, forsinket, lært) og å forberede den neste (faste avtaler, viktigste prioriteringer, den vanskeligste oppgaven).
- David Allen, mannen bak Getting Things Done, kaller den ukentlige gjennomgangen metodens «kritiske suksessfaktor». GTD-versjonen har 11 steg i tre grupper: rydd opp, oppdater og skap.
- Tjue minutter på et fast tidspunkt hver uke er nok for de fleste. En gjennomgang som varer to timer, blir som regel ikke noe av.
- Det betyr noe å gå gjennom fremgangen: Amabile og Kramer (2011) fant at fremgang i et meningsfylt arbeid er en av de største daglige drivkreftene for motivasjonen.
- Det hjelper å planlegge den vanskeligste oppgaven som en «hvis …, så …»-plan («Hvis det er tirsdag kl. 9, begynner jeg på rapporten»): Implementeringsintensjoner hadde middels til stor effekt på måloppnåelse i en metaanalyse (Gollwitzer og Sheeran, 2006).
Gratis mal for ukentlig gjennomgang (for utskrift)
Én side, tre blokker. Den er tilpasset fra de tre fasene i GTDs ukentlige gjennomgang (rydd opp, oppdater og skap) og kokt ned for dem som ikke kjører et komplett GTD-system. Trykk på «Skriv ut denne malen»: Den passer til A4 og Letter, og med «Lagre som PDF» i utskriftsdialogen får du en fil du kan bruke igjen.
Ukentlig gjennomgang
| ☐ Innboks og meldinger på null eller markert ☐ Løse notater og bilder samlet ☐ Faner i nettleseren lukket eller lagret ☐ Tøm hodet: alt jeg har i hodet, skrevet ned |
| Hva har jeg gjort ferdig denne uken? | |
|---|---|
| Hva ble liggende, og hvorfor? | |
| Min største prestasjon, selv om den er liten: | |
| Forsinkede oppgaver: gjort, flyttet eller slettet? | |
| Det jeg venter på fra andre: | |
| Faste avtaler neste uke: | |
| De 3 prioriteringene for neste uke: | |
| Vanskeligste oppgave: hvis [når/hvor], så … |
| Hva ga meg energi? Hva tok den? | |
|---|---|
| En idé eller noe fra «en dag/kanskje» som er verdt å starte på: | |
| Én ting bare for moro skyld neste uke: |
Avslutning: Sett mandagens første oppgave i kalenderen · gi deg selv en belønning for å ha gjort gjennomgangen.
Den ukentlige gjennomgangen på 20 minutter steg for steg
Sett en tidtaker, og følg denne rekkefølgen. Tidene er veiledende, ikke en regel.
| Minutter | Steg | Hva du gjør |
|---|---|---|
| 0–5 | Rydd opp | Samle det som ligger løst: notater, bilder av tavler, markerte e-poster, faner i nettleseren. Skriv ned alt som fortsatt kverner i hodet. |
| 5–9 | Se tilbake | Gå gjennom kalenderen og listen over fullførte oppgaver fra uken som har gått. Svar: Hva ble gjort, hva ble liggende, og hva var prestasjonen? |
| 9–13 | Oppdater | Gå gjennom gjøremålslisten din. Hver forsinket oppgave blir gjort, flyttet eller slettet. Sjekk hva du venter på fra andre. |
| 13–17 | Se fremover | Gå gjennom de faste avtalene neste uke. Velg 3 prioriteringer. Gjør den vanskeligste om til en «hvis …, så …»-plan. |
| 17–19 | Skap | Ta en titt på «en dag»-listen din. Finnes det en idé som er klar til å bli et prosjekt? |
| 19–20 | Avslutt | Sett mandagens første oppgave i kalenderen. Gi deg selv en belønning etterpå: Du har nettopp gjort det nesten alle hopper over. |
15 spørsmål til den ukentlige gjennomgangen
Du trenger ikke alle 15 hver uke. Svar på de to første i hver gruppe og på resten når du har tid.
Se tilbake
- Hva har jeg gjort ferdig denne uken?
- Hva ble liggende, og hva var den egentlige grunnen?
- Hva var min største prestasjon, selv om den er liten?
- Hva tok mye lengre tid enn jeg hadde regnet med?
- Hva har jeg lært som jeg vil huske?
Se fremover
- Hvilke tre resultater ville gjort neste uke god?
- Hva står allerede fast i kalenderen min?
- Hva er den vanskeligste oppgaven, og nøyaktig når og hvor begynner jeg på den?
- Hva kan jeg droppe, delegere eller utsette?
- Hva venter jeg på fra andre, og bør jeg minne noen på det?
Energi og trivsel
- Når hadde jeg mest energi denne uken, og hva holdt jeg på med?
- Hva tappet meg, og kan jeg unngå eller redusere det neste uke?
- Hvordan har jeg sovet, og hva kom i veien?
- Hvem har jeg tilbrakt tid med, og hvem vil jeg gjerne tilbringe mer tid med?
- Hva vil jeg gjøre neste uke bare for moro skyld?
Spørsmål 3 betyr mer enn det ser ut til. I sin forskning på dagbøker fra kunnskapsarbeidere så Teresa Amabile og Steven Kramer (2011) at dagene der folk følte seg mest motiverte, var dagene der de kom videre i et meningsfylt arbeid, også når det bare var litt. De fleste av oss glemmer prestasjonene våre før det blir fredag. Å skrive ned én får den til å telle.
Spørsmål 8 er det som endrer neste uke. Planer av typen «Hvis situasjon X oppstår, gjør jeg Y» kalles implementeringsintensjoner, og en metaanalyse av 94 tester fant at de hadde middels til stor effekt på måloppnåelse (Gollwitzer og Sheeran, 2006). «Hvis det er tirsdag kl. 9, åpner jeg utkastet til rapporten før e-posten» slår «jobb med rapporten».
Versjoner for studenter, frilansere og gamere
Legg til fem spørsmål ut fra situasjonen din.
Studenter
- Hvilke fag eller temaer har jeg kommet på etterskudd med?
- Hvilke innleveringer og eksamener har jeg de neste to ukene?
- Har jeg testet meg selv denne uken, eller har jeg bare lest på nytt?
- Hvilket tema trenger en ny repetisjon om noen dager?
- Hva skal jeg gjøre for å hente meg inn etter den neste store innleveringen?
Nærmer eksamensperioden seg, kan du gjøre den til et spill med XP og bosser.
Frilansere
- Hvor mange timer har jeg jobbet, og hvor mange kan jeg fakturere?
- Hvilke fakturaer er ubetalte eller forfalte?
- Hvilken kunde venter på meg, og hvilken venter jeg på?
- Har jeg brukt noe tid denne uken på å finne nye oppdrag?
- Har jeg hatt en ordentlig fridag?
Om timepriser og verktøy kan du lese på siden vår om appen for frilansere.
Gamere: XP-oppsummeringen
- Hvor mange oppdrag har jeg fullført, og hvor mye XP har jeg tjent?
- Hvilket bytte har jeg fått, og har jeg faktisk løst det inn?
- Hvilken egenskap har vokst mest denne uken, og hvilken henger etter?
- Hvem er neste ukes boss (den vanskeligste oppgaven eller fristen), og hvilke oppdrag skal forberede meg på den?
- Hvilket sideoppdrag skal inn i hullet neste uke? (Trenger du ideer? Prøv vår generator for sideoppdrag.)
Den ukentlige gjennomgangen i GTD kort fortalt
Den ukentlige gjennomgangen ble kjent med Getting Things Done (GTD) av David Allen. Allen har kalt den den «kritiske suksessfaktoren» for at metoden fungerer. Den offisielle versjonen har 11 steg i tre grupper. Med våre egne ord:
- Rydd opp: Samle løse papirer og materialer; behandle innboksene dine til de er på null; skriv ned det du fortsatt har i hodet.
- Oppdater: Gå gjennom listene med neste handlinger; gå gjennom forrige ukes kalender etter utestående handlinger; se på den kommende kalenderen; gå gjennom det du venter på; se over hvert prosjekt og hvert større mål, slik at hvert prosjekt har en neste handling; sjekk sjekklistene du bruker.
- Skap: Gå gjennom listen med en dag/kanskje; legg til nye og dristige ideer.
Versjonen på 20 minutter ovenfor holder den samme rekkefølgen (tøm, oppdater, se fremover), men fjerner stegene som bare gir mening med et komplett GTD-system. Bruker du GTD for fullt, bruker du hele listen; vår guide til Getting Things Done forklarer hele metoden. Allens eget råd om hyppigheten er avslappet: En gjennomgang når som helst og med en hvilken som helst hyppighet er bedre enn ingen.
Ukentlig gjennomgang og ukeplanlegging
De blir ofte forvekslet, men gjør ulike ting:
| Ukentlig gjennomgang | Ukeplanlegging | |
|---|---|---|
| Ser | Først tilbake og så fremover | Bare fremover |
| Spør | «Hva har skjedd, og hva betyr noe nå?» | «Hva skal inn på hver dag?» |
| Resultat | Ryddede lister og 3 prioriteringer | En plan dag for dag |
| Tid | 15–30 minutter | 10–20 minutter |
Du trenger begge i den rekkefølgen: først gjennomgå, så planlegge. Planlegger du uten å gjennomgå, setter du feil ting i timeplanen; gjennomgår du uten å planlegge, blir konklusjonene dine liggende på papiret. Til planleggingsdelen kan du bruke vår gratis ukeplan for utskrift og metoden med tidsblokker (time blocking). For lengre horisonter kan du én gang i måneden holde målene dine opp mot SMART-mål .
Vanlige feil i den ukentlige gjennomgangen
- Å gjøre den til en revisjon på to timer. Hvis gjennomgangen tapper deg, hopper du over den. Begrens den til 30 minutter, og ta den grundige ryddingen én gang i måneden.
- Å hoppe over den når uken har gått dårlig. Det er nettopp den uken du trenger den mest. En dårlig uke som blir gjennomgått, er en lekse; en dårlig uke som blir ignorert, gjentar seg ofte.
- Ikke noe fast tidspunkt. «En gang i helgen» betyr aldri. Sett den i kalenderen.
- Å bare se på oppgavene. Energi, søvn og mennesker avgjør neste uke like mye som gjøremålslisten din.
- Å velge ti prioriteringer. Tre prioriteringer. Alt annet fyller hullene.
- Å dømme deg selv i stedet for å justere. Målet er en bedre uke, ikke en dom over deg. Spør «hva vil jeg endre?», ikke «hvorfor er jeg sånn?».
En kort daglig versjon hjelper også: Vår guide til kveldsrutinen har en avslutning på fem minutter som gjør den ukentlige gjennomgangen raskere.
Slik gjør du den ukentlige gjennomgangen i CORTEX
CORTEX er en gratis, gamifisert produktivitetsapp med oppgaver, en dagsplan med ett klikk, registrering av tid og vaner pluss XP, nivåer og belønninger i det virkelige liv. De fleste tallene gjennomgangen din trenger, finnes allerede der:
- Åpne gjennomgangssiden, og sett datoene til de siste sju dagene. Hurtigvalgene er denne måneden, forrige måned, de siste 30 dagene og i år, så for en ukentlig gjennomgang velger du selv start- og sluttdato. CORTEX sammenligner perioden med den forrige av samme lengde: registrert tid, fullførte oppgaver og opptjente kreditter pluss rekken din, tiden per prosjekt og aktiviteten per dag.
- Tøm bunken med forsinkede oppgaver i planleggeren. Planleggeren grupperer oppgavene i Forsinket, I dag, I morgen, Denne uken og Senere. For hver forsinket oppgave: Gjør den ferdig, utsett den (flyttes til i morgen), gi den en ny dato, eller slett den.
- Gå gjennom målene dine. Hvert mål viser fremgangen sin i prosent ut fra de fullførte oppgavene. Har hvert aktive mål minst én neste oppgave?
- Velg 3 prioriteringer. Gi dem høyeste prioritet. Med hurtigregistrering ordner
!p1det på én linje:Skriv kapittel 3 tirsdag kl. 9 ~2h !p1 #masteroppgave. - Organiser uken i kalenderen. Ukevisningen viser oppgavene i en timeplan; dra dem til dagen og tidspunktet der de hører hjemme.
Relatert: Dagsplanleggeren gjør hver dag i uken din om til en plan i tidsblokker med ett klikk, og måloppfølgingen holder de store målene dine synlige mellom gjennomgangene.
GTD®, Getting Things Done® og GTD Weekly Review® er registrerte varemerker som tilhører David Allen Company. CORTEX er ikke tilknyttet David Allen Company.
Ofte stilte spørsmål
Hva er en ukentlig gjennomgang?
En ukentlig gjennomgang er et kort, fast tilbakeblikk, som regel på 15 til 30 minutter, der du ser tilbake på uken som har gått, og forbereder den neste. Du samler det som ligger løst, skriver ned hva som ble gjort, og hva som ble liggende, oppdaterer gjøremålslisten din og velger de få prioriteringene som betyr mest i uken som kommer.
Hvilke spørsmål bør jeg stille meg selv i en ukentlig gjennomgang?
Start med tre: Hva har jeg gjort ferdig? Hva ble liggende, og hvorfor? Hvilke tre resultater ville gjort neste uke god? Legg deretter til spørsmål om den vanskeligste oppgaven, det du venter på fra andre, og det som ga eller tok energi.
Hvor lang tid bør en ukentlig gjennomgang ta?
Omtrent 20 minutter er nok for de fleste; høyst 30. Tar den ofte lengre tid, gjør du sannsynligvis hver uke ryddingen som hører til én gang i måneden. Hold den ukentlige gjennomgangen kort, og gjør en grundigere gjennomgang én gang i måneden.
Hva er den ukentlige gjennomgangen i GTD?
Det er det ukentlige tilbakeblikket i David Allens metode Getting Things Done, med 11 steg i tre grupper: rydd opp (samle og behandle alt), oppdater (gå gjennom lister, kalender, det du venter på, og prosjektene) og skap (gå gjennom ideene under en dag/kanskje, og legg til nye). Allen kaller den GTDs kritiske suksessfaktor.
Hvilken dag er best for den ukentlige gjennomgangen?
Den du faktisk holder fast ved. Fredag ettermiddag er fint for å avslutte arbeidsuken mens detaljene er ferske; søndag kveld for å forberede uken som begynner. Velg et fast tidspunkt, og sett det i kalenderen.
Hva er forskjellen på en ukentlig gjennomgang og ukeplanlegging?
Den ukentlige gjennomgangen ser tilbake og bestemmer hva som betyr noe; ukeplanleggingen setter disse prioriteringene på konkrete dager og tidspunkter. Gjør gjennomgangen først og deretter planen, gjerne i samme økt.
Kilder og videre lesning
- Getting Things Done: The GTD Weekly Review (the 11 steps)
- GTD Podcast Episode #43: The Power of the GTD Weekly Review
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis of effects and processes, Advances in Experimental Social Psychology
Planlegg dagen på to minutter
Skriv oppgavene dine med vanlige setninger, så lager CORTEX en realistisk dagsplan med tidsblokker.
Planlegg dagen min gratis