Viikkokatsaus: 20 minuutin pohja ja 15 kysymystä (ilmainen tulostettava)
Viikkokatsaus on 15–30 minuutin läpikäynti, jossa päätät menneen viikon (mitä teit, mikä jäi jälkeen, mitä opit) ja valitset ne harvat asiat, joilla on ensi viikolla eniten väliä. Heti alta löydät ilmaisen tulostettavan viikkokatsauksen pohjan, ja sen jälkeen vaiheittaisen 20 minuutin rutiinin, 15 kysymystä versioineen opiskelijoille, yrittäjille ja pelaajille, lyhyen yhteenvedon GTD:n viikkokatsauksesta ja ohjeet kaiken tekemiseen CORTEXissa.
- Viikkokatsauksessa on kaksi puoliskoa: menneen viikon päättäminen (tehty, myöhässä, opittu) ja seuraavan valmistelu (kiinteät menot, pääprioriteetit, vaikein tehtävä).
- Getting Things Done -menetelmän luoja David Allen sanoo viikkokatsauksen olevan menetelmän ”kriittinen menestystekijä”. GTD:n versiossa on 11 vaihetta kolmessa ryhmässä: tyhjennä, päivitä ja luo.
- Kaksikymmentä minuuttia kiinteään aikaan joka viikko riittää useimmille. Kahden tunnin katsaus jää yleensä tekemättä.
- Edistymisen tarkastelulla on väliä: Amabile ja Kramer (2011) havaitsivat, että eteneminen merkityksellisessä työssä on yksi suurimmista päivittäisistä motivaation lähteistä.
- Vaikein tehtävä kannattaa suunnitella ”jos…, niin…” -suunnitelmaksi (”Jos on tiistai klo 9, aloitan raportin”): toteutusaikomuksilla oli keskisuuri tai suuri vaikutus tavoitteiden saavuttamiseen meta-analyysissä (Gollwitzer ja Sheeran, 2006).
Ilmainen viikkokatsauksen pohja (tulostettava)
Yksi sivu, kolme osiota. Pohja on muokattu GTD:n viikkokatsauksen kolmesta vaiheesta (tyhjennä, päivitä ja luo) ja tiivistetty niille, joilla ei ole täyttä GTD-järjestelmää. Paina ”Tulosta tämä pohja”: se mahtuu A4- ja Letter-arkille, ja valitsemalla tulostusikkunasta ”Tallenna PDF-tiedostona” saat tiedoston, jota voit käyttää uudelleen.
Viikkokatsaus
| ☐ Sähköposti ja viestit nollassa tai merkittyinä ☐ Irralliset muistiinpanot ja kuvat koottu ☐ Selaimen välilehdet suljettu tai tallennettu ☐ Ajatusten purku: kaikki päässäni oleva paperilla |
| Mitä sain valmiiksi tällä viikolla? | |
|---|---|
| Mikä jäi jälkeen ja miksi? | |
| Suurin onnistumiseni, vaikka pieni: | |
| Myöhässä olevat tehtävät: tehty, siirretty vai poistettu? | |
| Mitä odotan muilta: | |
| Ensi viikon kiinteät menot: | |
| Ensi viikon 3 prioriteettia: | |
| Vaikein tehtävä: jos [milloin/missä], niin… |
| Mikä antoi minulle energiaa? Mikä vei sitä? | |
|---|---|
| Idea tai ”joskus/ehkä”-asia, joka kannattaa aloittaa: | |
| Yksi asia ensi viikolle pelkästään huvin vuoksi: |
Päätös: laita maanantain ensimmäinen tehtävä kalenteriin · palkitse itsesi katsauksen tekemisestä.
20 minuutin viikkokatsaus vaihe vaiheelta
Laita ajastin päälle ja etene tässä järjestyksessä. Ajat ovat suuntaa antavia, eivät sääntö.
| Minuutit | Vaihe | Mitä teet |
|---|---|---|
| 0–5 | Tyhjennä | Kokoa irralliset: muistiinpanot, valkotaulukuvat, merkityt sähköpostit, selaimen välilehdet. Kirjaa kaikki, mikä vielä pyörii mielessä. |
| 5–9 | Katso taaksepäin | Käy läpi menneen viikon kalenteri ja valmiiden tehtävien lista. Vastaa: mitä tehtiin, mikä jäi jälkeen ja mikä oli onnistuminen? |
| 9–13 | Päivitä | Käy tehtävälistasi läpi. Jokainen myöhässä oleva tehtävä tehdään, siirretään tai poistetaan. Tarkista, mitä odotat muilta. |
| 13–17 | Katso eteenpäin | Käy läpi ensi viikon kiinteät menot. Valitse 3 prioriteettia. Tee vaikeimmasta ”jos…, niin…” -suunnitelma. |
| 17–19 | Luo | Vilkaise ”joskus”-listaasi. Onko jokin idea valmis muuttumaan projektiksi? |
| 19–20 | Päätä | Laita maanantain ensimmäinen tehtävä kalenteriin. Palkitse sitten itsesi: teit juuri sen, minkä lähes kaikki jättävät väliin. |
15 kysymystä viikkokatsaukseen
Et tarvitse kaikkia 15:tä joka viikko. Vastaa kunkin ryhmän kahteen ensimmäiseen ja muihin, kun ehdit.
Katse taaksepäin
- Mitä sain valmiiksi tällä viikolla?
- Mikä jäi jälkeen ja mikä oli todellinen syy?
- Mikä oli suurin onnistumiseni, vaikka pieni?
- Mikä vei paljon enemmän aikaa kuin odotin?
- Mitä sellaista opin, jonka haluan muistaa?
Katse eteenpäin
- Mitkä kolme tulosta tekisivät ensi viikosta hyvän?
- Mitä kalenterissani on jo lyöty lukkoon?
- Mikä on vaikein tehtävä, ja milloin ja missä tarkalleen aloitan sen?
- Mistä voin luopua, minkä delegoida tai minkä lykätä?
- Mitä odotan muilta, ja pitääkö minun muistuttaa jotakuta?
Energia ja hyvinvointi
- Milloin minulla oli tällä viikolla eniten energiaa, ja mitä silloin tein?
- Mikä uuvutti minut, ja voinko välttää tai vähentää sitä ensi viikolla?
- Miten nukuin, ja mikä tuli väliin?
- Kenen kanssa vietin aikaa, ja kenen kanssa haluaisin viettää enemmän?
- Mitä teen ensi viikolla pelkästään huvin vuoksi?
Kysymys 3 on tärkeämpi kuin miltä näyttää. Tietotyöläisten työpäiväkirjoja koskevassa tutkimuksessaan Teresa Amabile ja Steven Kramer (2011) havaitsivat, että päivät, jolloin ihmiset tunsivat itsensä motivoituneimmiksi, olivat päiviä, jolloin he edistyivät merkityksellisessä työssä, vaikka vähänkin. Useimmat meistä unohtavat onnistumisensa ennen perjantaita. Kun kirjoitat yhden ylös, se tulee lasketuksi.
Kysymys 8 on se, joka muuttaa ensi viikon. ”Jos tilanne X tulee vastaan, teen Y:n” -tyyppisiä suunnitelmia kutsutaan toteutusaikomuksiksi, ja 94 kokeen meta-analyysi havaitsi niillä olevan keskisuuri tai suuri vaikutus tavoitteiden saavuttamiseen (Gollwitzer ja Sheeran, 2006). ”Jos on tiistai klo 9, avaan raporttiluonnoksen ennen sähköpostia” voittaa ”raportin työstämisen”.
Versiot opiskelijoille, yrittäjille ja pelaajille
Lisää viisi kysymystä tilanteesi mukaan.
Opiskelijat
- Millä kursseilla tai aiheissa olen jäänyt jälkeen?
- Mitä palautuksia ja tenttejä minulla on seuraavan kahden viikon aikana?
- Testasinko itseäni tällä viikolla vai luinko vain uudelleen?
- Mikä aihe tarvitsee toisen kertauksen muutaman päivän päästä?
- Miten palaudun seuraavan ison palautuksen jälkeen?
Jos tenttikausi lähestyy, tee siitä peli, jossa on XP:tä ja loppupomoja.
Yrittäjät
- Montako tuntia tein töitä, ja montako niistä voin laskuttaa?
- Mitkä laskut ovat maksamatta tai erääntyneet?
- Mikä asiakas odottaa minua, ja ketä minä odotan?
- Käytinkö tällä viikolla yhtään aikaa uusien töiden etsimiseen?
- Pidinkö oikean vapaapäivän?
Hinnoittelusta ja työkaluista kerrotaan sivullamme sovellus yrittäjälle.
Pelaajat: XP-yhteenveto
- Montako missiota suoritin, ja paljonko XP:tä ansaitsin?
- Mitä saalista sain, ja lunastinko sen oikeasti?
- Mikä ominaisuus kasvoi tällä viikolla eniten, ja mikä jää jälkeen?
- Kuka on ensi viikon pomo (vaikein tehtävä tai määräaika), ja mitkä ovat valmistautumismissiot?
- Mikä sivumissio sopii ensi viikon rakoon? (Tarvitsetko ideoita? Kokeile sivumissiogeneraattoriamme.)
GTD:n viikkokatsaus lyhyesti
Viikkokatsaus tuli tunnetuksi David Allenin Getting Things Done -menetelmän (GTD) myötä. Allen on kutsunut sitä ”kriittiseksi menestystekijäksi” menetelmän toimivuudelle. Virallisessa versiossa on 11 vaihetta kolmessa ryhmässä. Omin sanoin:
- Tyhjennä: kokoa irralliset paperit ja materiaalit; käsittele kaikki saapuneet viestit; kirjaa ylös, mitä sinulla vielä on päässäsi.
- Päivitä: käy läpi seuraavien toimenpiteiden listasi; käy menneen viikon kalenteri läpi keskeneräisten toimien varalta; katso tulevaa kalenteria; käy läpi, mitä odotat; tarkista jokainen projekti ja laajempi tavoite, jotta jokaisella projektilla on seuraava toimenpide; tarkista käyttämäsi tarkistuslistat.
- Luo: käy läpi joskus/ehkä-listasi; lisää uudet ja rohkeat ideat.
Yllä oleva 20 minuutin versio pitää saman järjestyksen (tyhjennä, päivitä, katso eteenpäin), mutta jättää pois vaiheet, joissa on järkeä vain täyden GTD-järjestelmän kanssa. Jos käytät GTD:tä tosissasi, käytä koko listaa; oppaamme Getting Things Done selittää koko menetelmän. Allenin oma neuvo tiheydestä on rento: katsaus milloin tahansa ja kuinka usein tahansa on parempi kuin ei katsausta ollenkaan.
Viikkokatsaus ja viikkosuunnittelu
Ne sekoitetaan usein, mutta ne tekevät eri töitä:
| Viikkokatsaus | Viikkosuunnittelu | |
|---|---|---|
| Katsoo | Ensin taaksepäin, sitten eteenpäin | Vain eteenpäin |
| Kysyy | ”Mitä tapahtui ja mikä on nyt tärkeää?” | ”Mitä kuhunkin päivään tulee?” |
| Tulos | Siistit listat ja 3 prioriteettia | Päiväkohtainen suunnitelma |
| Aika | 15–30 minuuttia | 10–20 minuuttia |
Tarvitset molemmat, tässä järjestyksessä: ensin katsaus, sitten suunnittelu. Jos suunnittelet ilman katsausta, ajoitat vääriä asioita; jos teet katsauksen suunnittelematta, johtopäätöksesi jäävät paperille. Suunnitteluosaan käytä ilmaista tulostettavaa viikkosuunnitelmaamme ja aikablokkien (time blocking)menetelmää. Pidemmillä aikaväleillä vertaa tavoitteitasi kerran kuussa SMART-tavoitteisiin .
Yleiset virheet viikkokatsauksessa
- Siitä tulee kahden tunnin tarkastus. Jos katsaus uuvuttaa, jätät sen väliin. Rajaa se 30 minuuttiin ja tee perusteellinen siivous kerran kuussa.
- Se jätetään väliin, kun viikko meni huonosti. Juuri silloin tarvitset sitä eniten. Läpikäyty huono viikko on oppitunti; sivuutettu huono viikko yleensä toistuu.
- Ei kiinteää aikaa. ”Joskus viikonloppuna” tarkoittaa ei koskaan. Laita se kalenteriin.
- Vain tehtävien katsominen. Energia, uni ja ihmiset ratkaisevat ensi viikkosi yhtä paljon kuin tehtävälistasi.
- Kymmenen prioriteetin valitseminen. Kolme prioriteettia. Kaikki muu täyttää raot.
- Itsensä tuomitseminen säätämisen sijaan. Tavoite on parempi viikko, ei tuomio sinusta. Kysy ”mitä muutan?”, älä ”miksi olen tällainen?”.
Lyhyt päivittäinen versio auttaa myös: oppaassamme iltarutiini on viiden minuutin päivän päätös, joka nopeuttaa viikkokatsausta.
Näin teet viikkokatsauksen CORTEXissa
CORTEX on ilmainen, pelillistetty tuottavuussovellus, jossa on tehtävät, päivän suunnitelma yhdellä klikkauksella, ajan- ja tapaseuranta sekä XP, tasot ja oikean elämän palkinnot. Suurin osa katsauksesi tarvitsemista luvuista on jo siellä:
- Avaa katsaussivu ja aseta päivämääriksi viimeiset seitsemän päivää. Pikavalinnat ovat tämä kuukausi, viime kuukausi, viimeiset 30 päivää ja tämä vuosi, joten viikkokatsausta varten valitset itse alku- ja loppupäivän. CORTEX vertaa jaksoa edelliseen samanpituiseen jaksoon: kirjattu aika, tehdyt tehtävät ja ansaitut krediitit sekä putkesi, aika projekteittain ja päivittäinen aktiivisuus.
- Tyhjennä myöhässä olevien kasa suunnittelijassa. Suunnittelija ryhmittelee tehtävät kohtiin Myöhässä, Tänään, Huomenna, Tällä viikolla ja Myöhemmin. Jokaiselle myöhässä olevalle tehtävälle: tee se, torkuta se (siirtyy huomiselle), anna sille uusi päivä tai poista se.
- Käy tavoitteesi läpi. Jokainen tavoite näyttää edistymisensä prosenttina valmiiden tehtäviensä perusteella. Onko jokaisella aktiivisella tavoitteella vähintään yksi seuraava tehtävä?
- Valitse 3 prioriteettia. Anna niille korkein prioriteetti. Pikalisäyksessä
!p1hoitaa sen yhdellä rivillä:Kirjoita luku 3 tiistaina klo 9 ~2h !p1 #gradu. - Järjestä viikko kalenteriin. Viikkonäkymä näyttää tehtävät tuntiruudukossa; raahaa ne niille kuuluvaan päivään ja kellonaikaan.
Aiheeseen liittyen: päivän suunnittelija muuttaa viikkosi jokaisen päivän blokkisuunnitelmaksi yhdellä klikkauksella, ja tavoitteiden seuranta pitää isot tavoitteesi näkyvillä katsausten välillä.
GTD®, Getting Things Done® ja GTD Weekly Review® ovat David Allen Companyn rekisteröityjä tavaramerkkejä. CORTEX ei ole sidoksissa David Allen Companyyn.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on viikkokatsaus?
Viikkokatsaus on lyhyt, säännöllinen läpikäynti, yleensä 15–30 minuuttia, jossa katsot taaksepäin mennyttä viikkoa ja valmistelet seuraavaa. Kokoat irralliset asiat, kirjaat, mitä tehtiin ja mikä jäi jälkeen, päivität tehtävälistasi ja valitset ne harvat prioriteetit, joilla on ensi viikolla eniten väliä.
Mitä kysymyksiä viikkokatsauksessa kannattaa kysyä?
Aloita kolmella: mitä sain valmiiksi, mikä jäi jälkeen ja miksi, ja mitkä kolme tulosta tekisivät ensi viikosta hyvän? Lisää sitten kysymyksiä vaikeimmasta tehtävästäsi, siitä, mitä odotat muilta, ja siitä, mikä antoi tai vei energiaa.
Kuinka kauan viikkokatsauksen pitäisi kestää?
Noin 20 minuuttia riittää useimmille; enintään 30. Jos siihen menee usein enemmän, teet luultavasti joka viikko siivouksen, joka kuuluisi tehdä kerran kuussa. Pidä viikkokatsaus lyhyenä ja tee perusteellisempi katsaus kerran kuussa.
Mikä on GTD:n viikkokatsaus?
Se on David Allenin Getting Things Done -menetelmän viikoittainen läpikäynti, jossa on 11 vaihetta kolmessa ryhmässä: tyhjennä (kokoa ja käsittele kaikki), päivitä (käy läpi listat, kalenteri, odottamasi asiat ja projektit) ja luo (käy läpi joskus/ehkä-ideat ja lisää uusia). Allen kutsuu sitä GTD:n kriittiseksi menestystekijäksi.
Mikä päivä on paras viikkokatsaukselle?
Se, jossa oikeasti pysyt. Perjantai-iltapäivä sopii työviikon päättämiseen, kun yksityiskohdat ovat tuoreessa muistissa; sunnuntai-ilta alkavan viikon valmisteluun. Valitse kiinteä hetki ja laita se kalenteriin.
Mikä ero on viikkokatsauksella ja viikkosuunnittelulla?
Viikkokatsaus katsoo taaksepäin ja päättää, mikä on tärkeää; viikkosuunnittelu sijoittaa nuo prioriteetit tiettyihin päiviin ja kellonaikoihin. Tee ensin katsaus ja sitten suunnitelma, mieluiten samalla kertaa.
Lähteet ja lisälukemista
- Getting Things Done: The GTD Weekly Review (the 11 steps)
- GTD Podcast Episode #43: The Power of the GTD Weekly Review
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis of effects and processes, Advances in Experimental Social Psychology
Suunnittele päiväsi kahdessa minuutissa
Kirjoita tehtäväsi tavallisin lausein, niin CORTEX tekee realistisen päiväsuunnitelman aikablokkeineen.
Suunnittele päiväni ilmaiseksi