Μετάβαση στο περιεχόμενο
Ξεκίνα δωρεάνΔωρεάν

Getting Things Done (GTD) απλά: τα 5 βήματα, με ένα πλήρες παράδειγμα

· Ενημερώθηκε

Η μέθοδος Getting Things Done (GTD) είναι το σύστημα του David Allen για να βγάλεις κάθε υποχρέωση από το κεφάλι σου και να τη βάλεις σε λίστες που εμπιστεύεσαι, ώστε να αποφασίζεις τι κάνεις μετά χωρίς άγχος. Στηρίζεται σε πέντε βήματα (συλλογή, ξεκαθάρισμα, οργάνωση, ανασκόπηση, εκτέλεση) και σε μία εβδομαδιαία συνήθεια που κρατά τα πάντα ενημερωμένα. Παρακάτω θα βρεις κάθε βήμα με απλά λόγια, τη ροή αποφάσεων, ένα πραγματικό παράδειγμα και μια λίστα εβδομαδιαίας ανασκόπησης για εκτύπωση.

Με λίγα λόγια
  • Το Getting Things Done (GTD) είναι μια μέθοδος προσωπικής παραγωγικότητας του David Allen, που κυκλοφόρησε ως βιβλίο (Getting Things Done) το 2001 και σε αναθεωρημένη έκδοση το 2015.
  • Το GTD έχει πέντε βήματα: συλλέγεις τα πάντα, ξεκαθαρίζεις τι σημαίνει το καθένα, το οργανώνεις στη σωστή λίστα, κάνεις εβδομαδιαία ανασκόπηση και περνάς στην εκτέλεση διαλέγοντας την επόμενη ενέργεια.
  • Ο κανόνας των δύο λεπτών: αν η επόμενη ενέργεια παίρνει λιγότερο από δύο λεπτά, κάν’ την αμέσως αντί να τη σημειώσεις.
  • Οι βασικές λίστες του GTD είναι τα εισερχόμενα, οι επόμενες ενέργειες, τα έργα, η λίστα «Σε αναμονή», το ημερολόγιο, η λίστα «Κάποτε/ίσως» και το υλικό αναφοράς.
  • Η εβδομαδιαία ανασκόπηση έχει τρεις φάσεις (ξεκαθάρισμα, ενημέρωση, δημιουργία) και είναι η συνήθεια που κρατά το σύστημα αξιόπιστο.

Τι είναι το Getting Things Done;

Ο David Allen εξέδωσε το Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity το 2001 και μια αναθεωρημένη έκδοση το 2015. Η βασική ιδέα είναι απλή: το μυαλό σου είναι καλό στο να γεννά ιδέες και κακό στο να τις κρατά. Κάθε ανοιχτή υποχρέωση που κρατάς μόνο στο κεφάλι σου («τηλέφωνο στον οδοντίατρο», «να διορθώσω το σφάλμα σύνδεσης του πελάτη», «ίσως να μάθω ισπανικά») σε τριβελίζει και κλέβει προσοχή από ό,τι κάνεις εκείνη τη στιγμή.

Το GTD το λύνει με ένα εξωτερικό σύστημα που εμπιστεύεσαι απόλυτα. Όταν όλα έχουν καταγραφεί και ταξινομηθεί, κοιτάς τις λίστες σου και διαλέγεις το σωστό πράγμα για τη στιγμή, αντί να αντιδράς σε ό,τι φωνάζει πιο δυνατά.

Η έρευνα στηρίζει την κεντρική ιδέα. Οι Masicampo και Baumeister (2011) βρήκαν ότι οι ανολοκλήρωτοι στόχοι προκαλούν παρεισφρητικές σκέψεις και ότι ένα συγκεκριμένο πλάνο για τον στόχο (όχι η ολοκλήρωσή του, μόνο ο σχεδιασμός του) έκανε αυτές τις σκέψεις να σβήσουν. Αυτό ακριβώς κάνει το βήμα του GTD «ξεκαθάρισε την επόμενη ενέργεια».

Τα 5 βήματα του GTD

ΒήμαΤι κάνειςΣυνηθισμένο λάθος
1. ΣυλλογήΜαζεύεις ό,τι απασχολεί το μυαλό σου σε λίγα εισερχόμενα (ένα στην εφαρμογή, έναν δίσκο για χαρτιά, το email σου).Δέκα διαφορετικά εισερχόμενα, οπότε τίποτα δεν μοιάζει πλήρες
2. ΞεκαθάρισμαΕξετάζεις κάθε εκκρεμότητα: χρειάζεται ενέργεια; Αν ναι, ποια είναι η επόμενη συγκεκριμένη πράξη που μπορείς να κάνεις;Γράφεις «Ιστότοπος» αντί για «Email στη Σοφία για τους κωδικούς της φιλοξενίας»
3. ΟργάνωσηΒάζεις κάθε αποτέλεσμα εκεί που ανήκει: επόμενες ενέργειες, έργα, ημερολόγιο, σε αναμονή, κάποτε/ίσως, υλικό αναφοράς ή κάδος.Βάζεις στο ημερολόγιο εργασίες χωρίς σταθερή ώρα
4. ΑνασκόπησηΚοιτάς τις λίστες αρκετά συχνά ώστε να τις εμπιστεύεσαι: μια γρήγορη ματιά κάθε μέρα και μια πλήρη εβδομαδιαία ανασκόπηση.Παραλείπεις την εβδομαδιαία ανασκόπηση και οι λίστες μένουν πίσω
5. ΕκτέλεσηΔιαλέγεις τι θα κάνεις τώρα ανάλογα με το πλαίσιο, τον διαθέσιμο χρόνο, τη διαθέσιμη ενέργεια και την προτεραιότητα.Ξανασχεδιάζεις τα πάντα κάθε πρωί αντί απλώς να διαλέξεις

Ξεκαθάρισμα: η ροή αποφάσεων του GTD (και ο κανόνας των 2 λεπτών)

Το GTD έγινε γνωστό χάρη στο ξεκαθάρισμα. Παίρνεις ένα πράγμα τη φορά από τα εισερχόμενα, από πάνω προς τα κάτω, και δεν ξαναβάζεις ποτέ τίποτα πίσω. Για κάθε πράγμα ρωτάς:

  1. Τι είναι;
  2. Χρειάζεται ενέργεια;
    • Όχι → στον κάδο, στο υλικό αναφοράς ή στη λίστα κάποτε/ίσως.
    • Ναι → συνέχισε.
  3. Ποιο αποτέλεσμα θέλω; Αν χρειάζεται περισσότερες από μία ενέργειες, είναι έργο: πρόσθεσέ το στη λίστα έργων.
  4. Ποια είναι η επόμενη συγκεκριμένη πράξη που μπορείς να κάνεις; Τότε:
    • Παίρνει λιγότερο από δύο λεπτά → κάν’ την τώρα.
    • Πρέπει να την κάνει κάποιος άλλος → ανάθεσέ την και πρόσθεσέ την στη λίστα σε αναμονή.
    • Πρέπει να γίνει συγκεκριμένη μέρα ή ώρα → ημερολόγιο.
    • Αλλιώς → λίστα επόμενων ενεργειών.

Ο κανόνας των δύο λεπτών υπάρχει επειδή το να σημειώσεις μια μικροσκοπική εργασία κοστίζει περισσότερο από το να την κάνεις. Απάντησε τώρα «Ναι, η Πέμπτη μού κάνει»· μη γράψεις «απάντηση στην Άννα» σε μια λίστα. Ο κανόνας ισχύει όσο αδειάζεις τα εισερχόμενα· δεν είναι άδεια να κυνηγάς κάθε μικρό πράγμα στη μέση της βαθιάς εργασίας.

Οι λίστες του GTD με απλά λόγια

ΛίσταΤι μπαίνει εκείΠαράδειγμα
ΕισερχόμεναΌ,τι δεν έχει ξεκαθαριστεί ακόμα«κάτι με την εφορία;»
Επόμενες ενέργειεςΜεμονωμένα, συγκεκριμένα βήματα που μπορείς να κάνεις οποιαδήποτε στιγμήΤρεις προτάσεις για θέμα του ενημερωτικού δελτίου
ΈργαΚάθε αποτέλεσμα που θέλει περισσότερες από μία ενέργειες και τελειώνει μέσα σε περίπου έναν χρόνοΔημοσίευση ιστότοπου με δείγματα δουλειάς
ΗμερολόγιοΜόνο ενέργειες και ραντεβού δεμένα με μια μέρα ή μια ώραΟδοντίατρος, Τρ 15:30
Σε αναμονήΌ,τι έχεις αναθέσει ή περιμένεις από άλλουςΑρχεία λογότυπου από την Ελένη (ζητήθηκαν στις 10/10)
Κάποτε/ίσωςΙδέες στις οποίες δεν δεσμεύεσαι τώραΝα μάθω ισπανικά, να φτιάξω μηχανικό πληκτρολόγιο
Υλικό αναφοράςΠληροφορίες που ίσως χρειαστείς, χωρίς ενέργειαΣυμβόλαια σε PDF, εγχειρίδια, συνταγές

Ο Allen προτείνει επίσης να ομαδοποιείς τις επόμενες ενέργειες ανά πλαίσιο (@υπολογιστής, @τηλέφωνα, @έξω, @σπίτι), ώστε να βλέπεις μόνο ό,τι μπορείς να κάνεις εκεί που βρίσκεσαι. Σε έναν κόσμο όπου σχεδόν όλη η δουλειά γίνεται στο ίδιο λάπτοπ, πολλοί ομαδοποιούν πλέον ανάλογα με την ενέργεια που έχουν ή τον διαθέσιμο χρόνο («εργασίες 15 λεπτών», «εργασίες για όταν δεν παίρνει άλλο το μυαλό»).

Ένα πλήρες παράδειγμα GTD: μια χαοτική Δευτέρα

Ας πούμε ότι δουλεύεις ανεξάρτητα στον γραφιστικό σχεδιασμό. Κάθεσαι τη Δευτέρα το πρωί, βάζεις χρονόμετρο 10 λεπτών και αδειάζεις στα εισερχόμενα ό,τι έχεις στο μυαλό σου. Μετά ξεκαθαρίζεις κάθε πράγμα:

Στα εισερχόμεναΑπόφασηΠού πηγαίνει
«Ιστότοπος για το Καφέ Γωνία»Αποτέλεσμα με πολλά βήματαΈργο: Ο ιστότοπος του Καφέ Γωνία σε λειτουργία το αργότερο στις 30 Νοεμβρίου + επόμενη ενέργεια «Αποστολή πρότασης για τον χάρτη του ιστότοπου στην ιδιοκτήτρια»
Απάντηση στον Νίκο για την ΠαρασκευήΚάτω από 2 λεπτάΈγινε αμέσως
Αρχεία λογότυπου από τον πελάτηΗ επόμενη κίνηση είναι κάποιου άλλουΣε αναμονή (υπενθύμιση την Πέμπτη)
Ραντεβού στον οδοντίατροΣυγκεκριμένη ώραΗμερολόγιο: Τρ 15:30
Ανανέωση του ονόματος τομέα (domain)Μία ενέργεια, οποιαδήποτε μέρα αυτής της εβδομάδαςΕπόμενες ενέργειες
Δοκιμή νέας διάταξης για τα δείγματα δουλειάςΚαμία δέσμευση τώραΚάποτε/ίσως
PDF με τις οδηγίες ταυτότητας του πελάτηΚαμία ενέργεια, ίσως χρειαστείΦάκελος αναφοράς
«Να γυμναστώ»Πολύ αόριστοΈργο: Τρέξιμο 5 km χωρίς στάση + επόμενη ενέργεια «Τα αθλητικά παπούτσια δίπλα στην πόρτα»
Παλιά πρόσκληση σε διαδικτυακό σεμινάριοΔεν σε αφοράΚάδος

Αφού ξεκαθαρίσεις τα πράγματα σε ένα σύντομο πέρασμα, διάλεξε μία επόμενη ενέργεια. Για τις προτεραιότητες, ο πίνακας Αϊζενχάουερ μπορεί να σε βοηθήσει να διαλέξεις τι μετράει σήμερα.

Η λίστα εβδομαδιαίας ανασκόπησης του GTD (για εκτύπωση)

Ο Allen λέει ότι η εβδομαδιαία ανασκόπηση είναι ο κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας του GTD. Κλείσε 45 με 60 λεπτά την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα· η Παρασκευή το απόγευμα ταιριάζει καλά, γιατί κλείνει την εβδομάδα. Η επίσημη λίστα της David Allen Company έχει τρεις φάσεις· αυτή είναι η δική μας εκδοχή, με δικά μας λόγια:

Λίστα εβδομαδιαίας ανασκόπησης – εβδομάδα ______

ΈγινεΦάσηΒήμα
☐ΞεκαθάρισμαΜάζεψε στα εισερχόμενα σκόρπια χαρτιά, σημειώσεις και αποδείξεις
☐ΞεκαθάρισμαΆδειασε όλα τα εισερχόμενα (εφαρμογή, email, χαρτιά) μέχρι το μηδέν
☐ΞεκαθάρισμαΆδειασμα μυαλού: γράψε ό,τι σε απασχολεί ακόμα
☐ΕνημέρωσηΈλεγξε τις επόμενες ενέργειες: τσέκαρε όσα έγιναν και πρόσθεσε τα βήματα που λείπουν
☐ΕνημέρωσηΚοίτα το ημερολόγιο της προηγούμενης εβδομάδας για εκκρεμότητες που ξέμειναν
☐ΕνημέρωσηΚοίτα τις επόμενες 2–3 εβδομάδες στο ημερολόγιο και τις προθεσμίες
☐ΕνημέρωσηΈλεγξε τη λίστα «Σε αναμονή» και στείλε υπενθυμίσεις
☐ΕνημέρωσηΈλεγξε όλα τα έργα: το καθένα έχει μια επόμενη ενέργεια
☐ΔημιουργίαΈλεγξε τη λίστα «Κάποτε/ίσως»: μετέφερε ιδέες σε ενεργή λίστα, κράτα τες ή σβήσε τες
☐ΔημιουργίαΠρόσθεσε τις νέες ιδέες που αξίζει να καταγράψεις
☐ΣχεδιασμόςΔιάλεξε τα 3 πιο σημαντικά αποτελέσματα της επόμενης εβδομάδας: 1) ______ 2) ______ 3) ______

Συνδύασέ την με ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα για εκτύπωση αν σου αρέσει το χαρτί για το βήμα του «σχεδιασμού».

Πώς εφαρμόζεις το GTD στο CORTEX

Χρησιμοποίησε αυτές τις ροές του CORTEX για τις ενέργειες και τα έργα· το υλικό αναφοράς κράτα το σε ξεχωριστό αρχείο.

Λίστα GTDΣτο CORTEX
Συλλογή / εισερχόμεναΓρήγορη καταγραφή: πάτησε Q από οπουδήποτε και γράψε μια πρόταση. Οι εργασίες χωρίς στόχο πηγαίνουν στη λίστα Χωρίς ημερομηνία.
Επόμενες ενέργειεςΕργασίες στον προγραμματιστή εργασιών, με προτεραιότητα και εκτίμηση χρόνου (~15m), για να διαλέγεις ανάλογα με τον χρόνο που έχεις.
ΈργαΣτόχοι με πρόοδο που υπολογίζεται από τις εργασίες τους, και υποεργασίες για μικρές λίστες βημάτων.
ΗμερολόγιοΕργασίες με ημερομηνία και ώρα (την Παρασκευή στις 15:30), που φαίνονται στο εβδομαδιαίο πλέγμα του Ημερολογίου.
Σε αναμονήΔεν υπάρχει ξεχωριστή λίστα. Φτιάξε έναν στόχο με το όνομα «Αναμονή» και πρόσθεσε υπενθυμίσεις όπως Υπενθύμιση για τα αρχεία λογότυπου την Πέμπτη #Αναμονή. Στους κοινούς στόχους μπορείς να αναθέτεις εργασίες σε άλλο άτομο.
Κάποτε/ίσωςΈνας στόχος «Κάποτε» για τις μικρές ιδέες· ο πίνακας οράματος για τα μεγάλα όνειρα.
Υλικό αναφοράςΔεν είναι δουλειά του CORTEX. Το CORTEX δεν είναι εφαρμογή σημειώσεων ούτε αρχείο εγγράφων: κράτα το υλικό αναφοράς σε μια εφαρμογή σημειώσεων ή σε φακέλους.
Εβδομαδιαία ανασκόπησηΜια επαναλαμβανόμενη εργασία, μαζί με την οθόνη εβδομαδιαίας και μηνιαίας ανασκόπησης με τον χρόνο που κατέγραψες, τις εργασίες που έγιναν και το σερί σου.
ΕκτέλεσηΟ Σχεδιασμός ημέρας βάζει τις σημερινές και τις εκπρόθεσμες εργασίες στα ελεύθερα κενά κατά προτεραιότητα, πρώτα τις πιο σύντομες.

Μια γραμμή που καταγράφει, ξεκαθαρίζει και οργανώνει με τη μία μοιάζει έτσι: Αποστολή πρότασης για τον χάρτη του ιστότοπου στο Καφέ Γωνία αύριο στις 10:00 ~30m !p1 #ΚαφέΓωνία (με έναν στόχο που λέγεται ΚαφέΓωνία). Το CORTEX διαβάζει από το κείμενο την ημερομηνία, την ώρα, τη διάρκεια, την προτεραιότητα και τον στόχο. Και η ίδια η εβδομαδιαία ανασκόπησή σου μπορεί να είναι μια επαναλαμβανόμενη εργασία: Εβδομαδιαία ανασκόπηση κάθε Παρασκευή στις 16:00 ~45m.

app.getcortex.online/planner
Λίστα επόμενων ενεργειών του Getting Things Done στον προγραμματιστή εργασιών του CORTEX
Προγραμματιστής εργασιών: οι σημερινές εργασίες με προτεραιότητα, ώρα και στόχο

Το παιχνίδι είναι το κομμάτι που το GTD δεν είχε ποτέ: κάθε επόμενη ενέργεια που ολοκληρώνεις δίνει XP και μονάδες για ανταμοιβές που ορίζεις εσύ. Για μυαλά που θέλουν ανταμοιβή τώρα, αυτό το μικρό δώρο κάνει το «άδειασμα των εισερχομένων» πολύ λιγότερο βαρετό.

Συνηθισμένα λάθη με το GTD (και γρήγορες λύσεις)

  • Υπερβολικά περίπλοκο στήσιμο. Είκοσι πλαίσια και ετικέτες μέσα σε ετικέτες είναι αναβλητικότητα με επιπλέον βήματα. Ξεκίνα με τις επτά λίστες παραπάνω.
  • Αόριστες επόμενες ενέργειες. Αν μια εργασία μένει ακίνητη μια εβδομάδα, ξαναγράψ’ την ως ένα μικρότερο, πιο συγκεκριμένο βήμα.
  • Παράλειψη της εβδομαδιαίας ανασκόπησης. Χωρίς αυτήν οι λίστες μένουν πίσω και σταματάς να τις εμπιστεύεσαι. Κάν’ την επαναλαμβανόμενο ραντεβού.
  • Το ημερολόγιο ως λίστα ευχών. Εκεί μπαίνουν μόνο όσα πρέπει να γίνουν τη συγκεκριμένη μέρα. Για να κλείνεις σκόπιμα χρόνο συγκέντρωσης, χρησιμοποίησε μπλοκ χρόνου (time blocking) συμπληρωματικά με το GTD.
  • Καμία θέση για βαθιά εργασία. Το GTD είναι εξαιρετικό στο τι να κάνεις, πιο αδύναμο στο να προστατεύει χρόνο για τα δύσκολα. Συνδύασέ το με μπλοκ βαθιάς εργασίας (deep work).

Τα Getting Things Done® και GTD® είναι σήματα κατατεθέντα της David Allen Company. Το CORTEX δεν συνδέεται με την David Allen Company ούτε έχει την έγκρισή της.

Ξεκίνα ξανά με μία μόνο δέσμευση

Μετά από μια δύσκολη εβδομάδα, αφιέρωσε δέκα λεπτά για να κοιτάξεις το ημερολόγιο, ένα ενεργό έργο και την επόμενη ενέργειά του. Το τακτοποίημα του αρχείου ας περιμένει. Η έρευνα για την παρακολούθηση της προόδου στηρίζει το να ελέγχεις τι άλλαξε· η έρευνα για τα πλάνα «αν–τότε» στηρίζει το να διαλέγεις μια σαφή στιγμή για δράση. Καμία από τις δύο δεν επιβεβαιώνει κάθε λεπτομέρεια του GTD. Ξεκίνα ξανά με μία πραγματική δέσμευση.

Για την αρχική λίστα, δες το PDF εβδομαδιαίας ανασκόπησης της David Allen Company· το φύλλο για εκτύπωση αυτής της σελίδας είναι δικό μας φύλλο εργασίας.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι η μέθοδος Getting Things Done, με λίγα λόγια;

Το GTD είναι ένας τρόπος να βγάλεις όλες τις εργασίες και τις ιδέες σου από το κεφάλι και να τις βάλεις σε λίστες που εμπιστεύεσαι. Καταγράφεις τα πάντα, αποφασίζεις την επόμενη ενέργεια για το καθένα, τα ταξινομείς σε λίστες, κοιτάς τις λίστες κάθε εβδομάδα και μετά διαλέγεις τι θα κάνεις ανάλογα με το πλαίσιο, τον χρόνο, την ενέργεια και την προτεραιότητα.

Ποια είναι τα 5 βήματα του GTD;

Συλλογή, ξεκαθάρισμα, οργάνωση, ανασκόπηση και εκτέλεση. Συλλέγεις ό,τι απασχολεί το μυαλό σου, ξεκαθαρίζεις τι είναι το καθένα και ποια είναι η επόμενη ενέργειά του, οργανώνεις τα αποτελέσματα σε λίστες, κάνεις εβδομαδιαία ανασκόπηση και κάνεις τη σωστή επόμενη ενέργεια.

Τι είναι ο κανόνας των 2 λεπτών στο GTD;

Αν η επόμενη ενέργεια για κάτι παίρνει λιγότερο από δύο λεπτά, κάν’ την αμέσως, όσο αδειάζεις τα εισερχόμενα. Το να καταγράψεις μια τόσο μικρή εργασία θα έπαιρνε περισσότερο χρόνο από το να την κάνεις.

Αξίζει να διαβάσω το βιβλίο Getting Things Done;

Ναι, αν σε πνίγουν οι εκκρεμότητες. Διάβασε την αναθεωρημένη έκδοση του 2015, που ενημερώνει τα παραδείγματα για τα ψηφιακά εργαλεία. Αν θέλεις απλώς να ξεκινήσεις, τα πέντε βήματα, η ροή αποφάσεων και η εβδομαδιαία ανασκόπηση αυτού του οδηγού φτάνουν για τον πρώτο μήνα.

Ποια είναι η καλύτερη εφαρμογή για GTD;

Κάνει οποιαδήποτε εφαρμογή με εισερχόμενα, έργα, προθεσμίες και γρήγορη καταγραφή. Διάλεξε μία που κάνει την καταγραφή πανεύκολη και την εβδομαδιαία ανασκόπηση απλή. Το CORTEX καλύπτει την καταγραφή, τις επόμενες ενέργειες, τα έργα (στόχους), το ημερολόγιο και την ανασκόπηση, αλλά δεν είναι αρχείο υλικού αναφοράς, οπότε κράτα τις σημειώσεις και τα έγγραφα κάπου αλλού.

Πόσο διαρκεί μια εβδομαδιαία ανασκόπηση GTD;

Συνήθως 30 με 60 λεπτά, όταν το σύστημα έχει πια στηθεί. Οι πρώτες μπορεί να κρατήσουν περισσότερο, γιατί τακτοποιείς συσσωρευμένες εκκρεμότητες. Προγραμμάτισέ την την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα, για να μην εξαρτάται από τη διάθεσή σου.

Πηγές και περισσότερη ανάγνωση

Ξεκαθάρισε μια εκκρεμότητα από τη λίστα «Χωρίς ημερομηνία»

Μετά την εγγραφή και τις αρχικές ρυθμίσεις, πρόσθεσε μία εργασία, αποφάσισε την επόμενη ενέργειά της και βάλε ημερομηνία μόνο αν χρειάζεται.

Ξεκαθάρισε μία εργασία
Δωρεάν για όλους · Χωρίς κάρτα · Λειτουργεί στο πρόγραμμα περιήγησης · Εγκαθίσταται στο κινητό (iOS και Android)