Εφαρμογή παραγωγικότητας: πώς να διαλέξεις μία που θα χρησιμοποιείς και τον επόμενο μήνα
Μια εφαρμογή παραγωγικότητας σε βοηθά να βγάλεις τα πράγματα από το κεφάλι σου, να αποφασίσεις τι θα κάνεις και πότε, και να το τελειώσεις στ’ αλήθεια: από μια απλή λίστα εργασιών μέχρι ένα ολοκληρωμένο σύστημα με πλάνο ημέρας, καταγραφή χρόνου και συνήθειες. Δεν υπάρχει μία που να είναι η καλύτερη για όλους· εξαρτάται από το πρόβλημα που θέλεις να λύσεις. Παρακάτω: πέντε ερωτήσεις που κάνουν πιο εύκολη την επιλογή, η διαφορά ανάμεσα σε ένα κιτ κατασκευής και σε ένα έτοιμο σύστημα, τα συνηθισμένα λάθη και μια ειλικρινής ματιά σε όσα κάνει το CORTEX και όσα δεν κάνει.
- Οι εφαρμογές παραγωγικότητας διαφέρουν κυρίως στο πρόβλημα που λύνουν: καταγραφή εργασιών, σχεδιασμός του χρόνου, συγκέντρωση, διατήρηση συνηθειών, οργάνωση σημειώσεων ή, αν έχεις αυτοαπασχόληση, ώρες και τιμολόγια.
- Πριν διαλέξεις, απάντησε σε πέντε ερωτήσεις: το βασικό σου πρόβλημα, αν δουλεύεις χωρίς ομάδα ή με ομάδα, ποιες συσκευές χρησιμοποιείς, τον προϋπολογισμό σου και πόσα θέλεις να κάνει η εφαρμογή για σένα.
- Ένα κιτ κατασκευής (λευκές σελίδες και βάσεις δεδομένων) σου δίνει ελευθερία, αλλά το σύστημα το στήνεις και το συντηρείς εσύ· ένα έτοιμο σύστημα λειτουργεί από την πρώτη μέρα με σταθερή δομή.
- Στους περισσότερους ταιριάζει μία εφαρμογή για τη δράση (εργασίες, χρόνος, συνήθειες) και μία για τη γνώση (σημειώσεις).
- Το CORTEX είναι μια δωρεάν εφαρμογή παραγωγικότητας σαν παιχνίδι: εργασίες σε μία πρόταση, πλάνο ημέρας με ένα κλικ, ημερολόγιο, συνεδρίες εστίασης και καταγραφή χρόνου, συνήθειες και στόχοι, με XP, επίπεδα και ανταμοιβές από την πραγματική ζωή.
5 ερωτήσεις πριν διαλέξεις εφαρμογή
- Ποιο είναι το βασικό σου πρόβλημα; Ξεχνάς πράγματα (→ μια αξιόπιστη λίστα εργασιών), δεν ξέρεις τι να κάνεις κάθε στιγμή (→ ένα πλάνο ημέρας και ένα ημερολόγιο), αποσπάσαι εύκολα (→ ένα χρονόμετρο εστίασης), οι συνήθειες δεν στεριώνουν (→ παρακολούθηση συνηθειών), σου λείπει κίνητρο (→ μηχανισμοί παιχνιδιού και ανταμοιβές), οι πληροφορίες σου είναι χάος (→ μια εφαρμογή σημειώσεων) ή χάνεις τον λογαριασμό με τις ώρες και τα τιμολόγια (→ καταγραφή χρόνου).
- Χωρίς ομάδα ή με ομάδα; Τα ομαδικά έργα χρειάζονται κοινούς χώρους, σχόλια και δικαιώματα. Για τη δική σου δουλειά αρκεί ένα προσωπικό σύστημα.
- Ποιες συσκευές; Κινητό, λάπτοπ ή και τα δύο; Κάποιες εφαρμογές είναι δεμένες με μία πλατφόρμα· όσες λειτουργούν στο πρόγραμμα περιήγησης χρησιμοποιούνται σε οποιαδήποτε συσκευή.
- Ποιος είναι ο προϋπολογισμός σου; Έλεγξε ακριβώς τι περιλαμβάνει η δωρεάν έκδοση και αν τα όριά της θα σου φανούν λίγα σε έναν μήνα.
- Πόσα πρέπει να κάνει η εφαρμογή για σένα; Κάποιοι θέλουν έναν λευκό καμβά· άλλοι προτιμούν να προτείνει η εφαρμογή το πλάνο και απλώς να το επιβεβαιώνουν.
Αν οι απαντήσεις σου είναι «χωρίς ομάδα, κινητό και λάπτοπ, δωρεάν και κάτι περισσότερο από μια λίστα», συνέχισε να διαβάζεις για τα έτοιμα συστήματα. Αν είναι «μεγάλη ομάδα και κοινά έργα», χρειάζεσαι ένα εργαλείο έργων για ομάδες: το CORTEX δεν είναι φτιαγμένο γι’ αυτό.
Είδη εφαρμογών παραγωγικότητας
| Είδος | Τι λύνει | Πρόσεξε |
|---|---|---|
| Λίστα εργασιών | Καταγραφή και τσεκάρισμα εργασιών | Δεν σου λέει πότε να κάνεις κάθε εργασία |
| Ημερολόγιο και προγραμματιστής ημέρας | Πότε κάνεις το καθένα, με συγκεκριμένο ωράριο | Ο σχεδιασμός με το χέρι θέλει χρόνο |
| Χρονόμετρο εστίασης | Δουλειά σε μπλοκ χωρίς περισπασμούς | Δεν σχεδιάζει τίποτα από μόνο του |
| Παρακολούθηση συνηθειών | Τακτικές συνήθειες και κακές συνήθειες | Ξεχνιέται εύκολα αν είναι χωριστά από τις εργασίες |
| Εφαρμογή σημειώσεων | Γνώση, έγγραφα, ένας «δεύτερος εγκέφαλος» | Οι εργασίες χάνονται ανάμεσα στις σημειώσεις |
| Καταγραφή χρόνου | Ώρες ανά έργο, αναφορές, τιμολόγηση | Για ελεύθερους επαγγελματίες είναι συχνά άλλη μία εφαρμογή |
| Εφαρμογή σαν παιχνίδι | Κίνητρο με XP, επίπεδα και ανταμοιβές | Το παιχνίδι δεν πρέπει να αντικαταστήσει το πλάνο |
Οι μέθοδοι πίσω από αυτές τις εφαρμογές: μπλοκ χρόνου (time blocking), η τεχνική Pomodoro, Getting Things Done και πώς να κάνεις τη ζωή σου παιχνίδι.
Κιτ κατασκευής ή έτοιμο σύστημα;
Η δεύτερη μεγάλη απόφαση είναι ανάμεσα σε ένα κιτ κατασκευής (λευκές σελίδες, πίνακες και βάσεις δεδομένων με τα οποία στήνεις ένα σύστημα) και σε ένα έτοιμο σύστημα, όπου οι εργασίες, το ημερολόγιο, ο χρόνος και οι συνήθειες είναι ήδη συνδεδεμένα από την αρχή.
| Κιτ κατασκευής | Έτοιμο σύστημα | |
|---|---|---|
| Για να ξεκινήσεις | Ώρες ή μέρες ρυθμίσεων, ή το πρότυπο κάποιου άλλου | Λίγα λεπτά, η δομή υπάρχει ήδη |
| Ελευθερία | Σχεδόν απεριόριστη | Σταθερή αρχιτεκτονική· εσύ προσαρμόζεις το περιεχόμενο |
| Συντήρηση | Εσύ συντηρείς τύπους, συσχετίσεις και προβολές | Η εφαρμογή φροντίζει τη λογική |
| Αυτοματισμός | Ό,τι φτιάξεις εσύ | Πλάνο ημέρας, επαναλήψεις, υπενθυμίσεις, αναφορές |
| Ιδανικό για | Όποιον απολαμβάνει να τελειοποιεί συστήματα· έγγραφα και wiki | Όποιον θέλει κυρίως να βγάζει τη δουλειά |
Ένας συνδυασμός που λειτουργεί για πολλούς: μία εφαρμογή για τη δράση (εργασίες, πλάνο, χρόνος, συνήθειες) και μία για τη γνώση (σημειώσεις, έγγραφα). Περισσότερες από δύο ή τρεις εφαρμογές συνήθως σημαίνουν ότι δεν ελέγχεις καμία τακτικά.
Τι κάνει το CORTEX
Το CORTEX συγκεντρώνει σε ένα δωρεάν σύστημα τα κομμάτια που οι περισσότεροι μοιράζουν σε πολλές εφαρμογές, χωρίς συνδρομές επί πληρωμή:
- Εργασίες σε μία πρόταση. Πάτησε Q και γράψε «πρόταση για το Καφέ Γωνία αύριο στις 10:00 ~45m !p1 #πελάτες»: αναγνωρίζονται η ημερομηνία, η ώρα, η διάρκεια, η προτεραιότητα και ο στόχος. Επαναλήψεις, υποεργασίες και μια λίστα ομαδοποιημένη ανά μέρα. Δες την εφαρμογή λίστας εργασιών.
- Ένα πλάνο ημέρας με ένα κλικ. Ο Σχεδιασμός ημέρας βάζει τις εργασίες στα ελεύθερα κενά της μέρας σου γύρω από τα σταθερά ραντεβού, αφήνει περιθώριο και σου λέει τι δεν χωράει.
- Ένα ημερολόγιο με μπλοκ χρόνου (time blocking): η μέρα και η εβδομάδα ως ωριαίο πλέγμα, με μεταφορά και απόθεση· ένα εξωτερικό ημερολόγιο μπορεί να εμφανίζεται μόνο για ανάγνωση ως κατειλημμένος χρόνος.
- Εστίαση και καταγραφή χρόνου: ένα χρονόμετρο ανά εργασία (Pomodoro ή ελεύθερο), αναφορές και εξαγωγή σε CSV/PDF. Δες την εφαρμογή καταγραφής χρόνου.
- Καλές και κακές συνήθειες με σερί και θερμικό χάρτη για κάθε συνήθεια: η παρακολούθηση συνηθειών.
- Στόχοι, πίνακας οράματος και νοητικός χάρτης με πρόοδο από τις ολοκληρωμένες εργασίες: δες την εφαρμογή νοητικών χαρτών.
- Ένα επίπεδο παιχνιδιού: XP, επίπεδα, μονάδες και ένα μενού ανταμοιβών που ορίζεις εσύ: η εφαρμογή παραγωγικότητας με στοιχεία παιχνιδιού.
Τι δεν κάνει το CORTEX
- Δεν υπάρχει εφαρμογή στο App Store ούτε στο Google Play: εγκαθίσταται από το πρόγραμμα περιήγησης ως PWA.
- Δεν υπάρχουν χώροι εργασίας για ομάδες· η συνεργασία γίνεται με κοινά έργα (με πίνακα και σχόλια στις εργασίες), κοινούς στόχους και συμμαχίες.
- Τα εξωτερικά ημερολόγια είναι μόνο για ανάγνωση· δεν υπάρχει αμφίδρομος συγχρονισμός.
- Δεν είναι εφαρμογή σημειώσεων για μεγάλα έγγραφα.
Δοκίμασε σωστά μια εφαρμογή σε δύο εβδομάδες
- Διάλεξε μία εφαρμογή, όχι πέντε μαζί.
- Μετάφερε μόνο ό,τι είναι ακόμα ενεργό: εργασίες με ημερομηνία, επαναλαμβανόμενα πράγματα, ενεργά έργα. Άφησε τον παλιό σωρό σε ένα αντίγραφο ασφαλείας. Έρχεσαι από άλλη εφαρμογή; Εισήγαγε τις εργασίες σου από αντίγραφο ασφαλείας ή αρχείο CSV.
- Σχεδίαζε κάθε πρωί και κλείνε τη μέρα σε πέντε λεπτά κάθε βράδυ. Γράψε την πιο δύσκολη εργασία ως πλάνο «αν–τότε» («Όταν πάει 9, ανοίγω την πρόταση»)· οι προθέσεις υλοποίησης είχαν μέτριο έως μεγάλο αποτέλεσμα στην επίτευξη στόχων σε μια μετα-ανάλυση (Gollwitzer και Sheeran, 2006).
- Μετά από μία εβδομάδα, κάνε έλεγχο: τι σου έλειψε και τι δεν χρησιμοποίησες ποτέ. Η εβδομαδιαία ανασκόπηση έχει μια ρουτίνα 20 λεπτών.
- Στις δύο εβδομάδες, αποφάσισε. Αν ανοίγεις την εφαρμογή χωρίς να σου το θυμίζει κανείς, είναι η δική σου.
Συνηθισμένα λάθη στην επιλογή
- Δοκιμάζεις πέντε εφαρμογές μαζί και καμία σοβαρά.
- Μεταφέρεις όλη την παλιά ακαταστασία. Η νέα εφαρμογή γρήγορα μοιάζει με την παλιά.
- Περιμένεις από την εφαρμογή να διορθώσει τη μέθοδο. Χωρίς μια τακτική συνήθεια σχεδιασμού, καμία εφαρμογή δεν βοηθά: δες πώς να σταματήσεις την αναβλητικότητα και πώς να συγκεντρωθείς.
- Διαλέγεις με βάση τον αριθμό των λειτουργιών. Αυτό που μετράει είναι αν την ανοίγεις μια Τρίτη βράδυ που νιώθεις κούραση.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η καλύτερη εφαρμογή παραγωγικότητας;
Αυτή που λύνει το βασικό σου πρόβλημα και την ανοίγεις κάθε μέρα. Αν θέλεις εργασίες, πλάνο ημέρας, καταγραφή χρόνου, συνήθειες και στόχους σε μία δωρεάν εφαρμογή με στοιχεία παιχνιδιού, δοκίμασε το CORTEX. Για ομαδικά έργα ή μεγάλα έγγραφα χρειάζεσαι άλλο είδος εργαλείου.
Πώς διαλέγω εφαρμογή για εργασίες ή για παραγωγικότητα;
Απάντησε σε πέντε ερωτήσεις: ποιο είναι το βασικό σου πρόβλημα, αν δουλεύεις χωρίς ομάδα ή με ομάδα, ποιες συσκευές χρησιμοποιείς, πόσα θέλεις να πληρώσεις και πόσα πρέπει να κάνει η εφαρμογή για σένα. Μετά δοκίμασε μία εφαρμογή για δύο εβδομάδες με πραγματικές εργασίες.
Είναι καλύτερη μία εφαρμογή για όλα ή πολλές εξειδικευμένες;
Στους περισσότερους ταιριάζει μία εφαρμογή για τη δράση (εργασίες, χρόνος, συνήθειες) και μία για τις σημειώσεις. Περισσότερες από τρεις εφαρμογές συνήθως σημαίνουν ότι καμία δεν χρησιμοποιείται τακτικά.
Είναι το CORTEX πραγματικά δωρεάν;
Ναι. Όλες οι λειτουργίες, μαζί με το πλάνο ημέρας, την καταγραφή χρόνου, τις συνήθειες και τους στόχους, είναι δωρεάν για όλους, χωρίς κάρτα. Η εθελοντική στήριξη δεν ξεκλειδώνει τίποτα.
Λειτουργεί το CORTEX σε iPhone και Android;
Ναι, ως διαδικτυακή εφαρμογή (PWA) που προσθέτεις στην αρχική οθόνη από το πρόγραμμα περιήγησης. Δεν υπάρχει στο App Store ούτε στο Google Play.
Μπορώ να μεταφέρω τις εργασίες μου από άλλη εφαρμογή;
Ναι, αν εκείνη η εφαρμογή μπορεί να εξαγάγει αντίγραφο ασφαλείας ή αρχείο CSV. Η εισαγωγή δείχνει προεπισκόπηση, σε αφήνει να διαλέξεις έργα και αναιρείται με ένα κλικ.
Πηγές και περισσότερη ανάγνωση
Σχεδίασε τη μέρα σου σε δύο λεπτά
Γράψε τις εργασίες σου με απλές προτάσεις και το CORTEX στήνει μια ρεαλιστική μέρα σε μπλοκ χρόνου.
Δωρεάν σχεδιασμός ημέρας