Revisione settimanale: un modello da 20 minuti con 15 domande (gratis da stampare)
Una revisione settimanale è un riesame di 15–30 minuti in cui chiudi la settimana passata (cosa hai fatto, cosa è rimasto indietro, cosa hai imparato) e scegli le poche cose che contano di più la prossima settimana. Qui sotto trovi il modello di revisione settimanale gratis da stampare e, a seguire, una routine passo passo di 20 minuti, 15 domande con versioni per studenti, freelance e gamer, un breve riassunto della revisione settimanale di GTD e come fare tutto in CORTEX.
- Una revisione settimanale ha due metà: chiudere la settimana passata (fatto, in ritardo, imparato) e preparare la successiva (appuntamenti fissi, priorità principali, l'attività più difficile).
- David Allen, ideatore di Getting Things Done, dice che la revisione settimanale è il «fattore critico di successo» del metodo. La versione di GTD ha 11 passi in tre gruppi: fare spazio, aggiornare e creare.
- Venti minuti a un orario fisso ogni settimana bastano alla maggior parte delle persone. Una revisione che dura due ore di solito resta da fare.
- Riesaminare i progressi conta: Amabile e Kramer (2011) hanno trovato che avanzare in un lavoro che ha senso è una delle spinte quotidiane più forti per la motivazione.
- Aiuta pianificare l'attività più difficile come un piano «se…, allora…» («Se è martedì alle 9, comincio il report»): le intenzioni di implementazione hanno avuto un effetto da medio a grande sul raggiungimento degli obiettivi in una meta-analisi (Gollwitzer e Sheeran, 2006).
Modello di revisione settimanale gratis (da stampare)
Una pagina, tre blocchi. È adattata dalle tre fasi della revisione settimanale di GTD (fare spazio, aggiornare e creare), condensata per chi non segue un sistema GTD completo. Premi «Stampa questo modello»: sta in A4 e in formato Letter, e con «Salva come PDF» nella finestra di stampa avrai un file da riutilizzare.
Revisione settimanale
| ☐ Posta in arrivo e messaggi a zero o contrassegnati ☐ Appunti sparsi e foto raccolti ☐ Schede del browser chiuse o salvate ☐ Svuotamento: tutto quello che ho in testa, per iscritto |
| Cosa ho finito questa settimana? | |
|---|---|
| Cosa è rimasto indietro e perché? | |
| Il mio successo più grande, anche se piccolo: | |
| Attività in ritardo: fatte, riprogrammate o cancellate? | |
| Cosa aspetto da altre persone: | |
| Appuntamenti fissi della prossima settimana: | |
| Le 3 priorità della prossima settimana: | |
| Attività più difficile: se [quando/dove], allora… |
| Cosa mi ha dato energia? Cosa me l'ha tolta? | |
|---|---|
| Un'idea o qualcosa del «prima o poi/forse» che vale la pena cominciare: | |
| Una cosa solo per divertimento la prossima settimana: |
Chiusura: metti in calendario la prima attività del lunedì · concediti un premio per aver fatto la revisione.
La revisione settimanale di 20 minuti, passo passo
Imposta un timer e segui quest'ordine. I tempi sono indicativi, non una regola.
| Minuti | Passo | Cosa fai |
|---|---|---|
| 0–5 | Fare spazio | Raccogli ciò che è sparso: appunti, foto di lavagne, e-mail contrassegnate, schede del browser. Annota tutto ciò che ti gira ancora in testa. |
| 5–9 | Guardare indietro | Ripassa il calendario e l'elenco delle attività completate della settimana scorsa. Rispondi: cosa è stato fatto, cosa è rimasto indietro e qual è stato il successo? |
| 9–13 | Aggiornare | Scorri la tua lista di attività. Ogni attività in ritardo si fa, si riprogramma o si cancella. Controlla cosa stai aspettando da altre persone. |
| 13–17 | Guardare avanti | Controlla gli appuntamenti fissi della prossima settimana. Scegli 3 priorità. Trasforma la più difficile in un piano «se…, allora…». |
| 17–19 | Creare | Dai un'occhiata alla tua lista del «prima o poi». C'è un'idea pronta per diventare un progetto? |
| 19–20 | Chiudere | Metti in calendario la prima attività del lunedì. Poi concediti un premio: hai appena fatto ciò che quasi tutti saltano. |
15 domande per la revisione settimanale
Non ti servono tutte e 15 ogni settimana. Rispondi alle prime due di ogni gruppo e al resto quando hai tempo.
Guardare indietro
- Cosa ho finito questa settimana?
- Cosa è rimasto indietro e qual è stato il vero motivo?
- Qual è stato il mio successo più grande, anche se piccolo?
- Cosa mi ha richiesto molto più tempo del previsto?
- Cosa ho imparato che voglio ricordare?
Guardare avanti
- Quali tre risultati renderebbero buona la prossima settimana?
- Cosa c'è già di fisso nel mio calendario?
- Qual è l'attività più difficile e quando e dove esattamente la comincerò?
- Cosa posso lasciar perdere, delegare o rimandare?
- Cosa sto aspettando da altre persone e devo ricordarlo a qualcuno?
Energia e benessere
- Quando ho avuto più energia questa settimana e cosa stavo facendo?
- Cosa mi ha sfinito e posso evitarlo o ridurlo la prossima settimana?
- Come ho dormito e cosa si è messo di mezzo?
- Con chi ho passato del tempo e con chi vorrei passarne di più?
- Cosa farò la prossima settimana solo per divertimento?
La domanda 3 conta più di quanto sembri. Nella loro ricerca sui diari di lavoratori della conoscenza, Teresa Amabile e Steven Kramer (2011) hanno osservato che i giorni in cui le persone si sentivano più motivate erano quelli in cui facevano progressi in un lavoro che aveva senso, anche se piccoli. La maggior parte di noi dimentica i propri successi prima del venerdì. Annotarne uno gli dà il giusto peso.
La domanda 8 è quella che cambia la prossima settimana. I piani del tipo «Se si verifica la situazione X, faccio Y» si chiamano intenzioni di implementazione, e una meta-analisi di 94 test ha trovato che avevano un effetto da medio a grande sul raggiungimento degli obiettivi (Gollwitzer e Sheeran, 2006). «Se è martedì alle 9, apro la bozza del report prima delle e-mail» batte «lavorare al report».
Versioni per studenti, freelance e gamer
Aggiungi cinque domande in base alla tua situazione.
Studenti
- In quali materie o argomenti devo recuperare?
- Quali consegne ed esami ho nelle prossime due settimane?
- Questa settimana ho verificato ciò che so o ho solo riletto?
- Quale argomento ha bisogno di un secondo ripasso tra qualche giorno?
- Cosa farò per recuperare dopo la prossima consegna importante?
Se si avvicina la sessione d'esami, trasformala in un gioco con XP e boss finali.
Freelance
- Quante ore ho lavorato e quante posso fatturare?
- Quali fatture non sono state pagate o sono scadute?
- Quale cliente mi sta aspettando e quale sto aspettando io?
- Questa settimana ho dedicato un po' di tempo a cercare nuovo lavoro?
- Ho fatto davvero un giorno di pausa?
Per tariffe e strumenti, guarda la nostra pagina sull’app per freelance.
Gamer: il riepilogo degli XP
- Quante missioni ho completato e quanti XP ho guadagnato?
- Che bottino ho ottenuto e l'ho davvero riscattato?
- Quale attributo è cresciuto di più questa settimana e quale sta restando indietro?
- Qual è il boss della prossima settimana (l'attività o la scadenza più difficile) e quali sono le missioni di preparazione?
- Quale missione secondaria va nello spazio libero della prossima settimana? (Ti servono idee? Prova il nostro generatore di missioni secondarie.)
La revisione settimanale di GTD in sintesi
La revisione settimanale è diventata famosa con Getting Things Done (GTD) di David Allen (in italiano «Detto, fatto! L'arte di fare le cose»). Allen l'ha definita il «fattore critico di successo» perché il metodo funzioni. La versione ufficiale ha 11 passi in tre gruppi. Con parole nostre:
- Fare spazio: raccogli fogli e materiali sparsi; esamina e gestisci tutto ciò che hai nella posta in arrivo fino a svuotarla; annota ciò che hai ancora in testa.
- Aggiornare: ripassa le tue liste di azioni successive; scorri il calendario della settimana scorsa cercando azioni in sospeso; guarda il calendario dei prossimi giorni; ripassa ciò che stai aspettando; rivedi ogni progetto e ogni obiettivo più ampio, così ogni progetto ha un'azione successiva; controlla le checklist che usi.
- Creare: ripassa la tua lista del prima o poi/forse; aggiungi le idee nuove e audaci.
La versione da 20 minuti qui sopra mantiene lo stesso ordine (svuotare, aggiornare, guardare avanti), ma toglie i passi che hanno senso solo con un sistema GTD completo. Se usi GTD sul serio, usa la lista completa; la nostra guida a Getting Things Done spiega tutto il metodo. Il consiglio dello stesso Allen sulla frequenza è flessibile: una revisione in qualsiasi momento e con qualsiasi frequenza è meglio di nessuna.
Revisione settimanale e pianificazione settimanale
Si confondono spesso, ma svolgono funzioni diverse:
| Revisione settimanale | Pianificazione settimanale | |
|---|---|---|
| Guarda | Prima indietro e poi avanti | Solo avanti |
| Domanda | «Cosa è successo e cosa conta adesso?» | «Cosa va in ogni giorno?» |
| Risultato | Liste pulite e 3 priorità | Un piano giorno per giorno |
| Tempo | 15–30 minuti | 10–20 minuti |
Ti servono entrambe, in quest'ordine: prima rivedere e poi pianificare. Se pianifichi senza rivedere, programmi le cose sbagliate; se rivedi senza pianificare, le tue conclusioni restano sulla carta. Per la parte di pianificazione usa il nostro planner settimanale gratis da stampare e il metodo dei blocchi di tempo (time blocking). Per orizzonti più lunghi, confronta i tuoi obiettivi con gli obiettivi SMART una volta al mese.
Errori comuni nella revisione settimanale
- Trasformarla in una verifica di due ore. Se la revisione sfinisce, la salterai. Limitala a 30 minuti e fai la pulizia a fondo una volta al mese.
- Saltarla quando la settimana è andata male. È proprio la settimana in cui ti serve di più. Una brutta settimana rivista è una lezione; una brutta settimana ignorata di solito si ripete.
- Nessun orario fisso. «A un certo punto nel fine settimana» significa mai. Mettila in calendario.
- Guardare solo le attività. Energia, sonno e persone decidono la tua prossima settimana tanto quanto la tua lista di cose da fare.
- Scegliere dieci priorità. Tre priorità. Tutto il resto riempie gli spazi.
- Giudicarti invece di correggere il piano. L'obiettivo è una settimana migliore, non un verdetto su di te. Chiediti «cosa cambierò?», non «perché mi comporto così?».
Anche una breve versione quotidiana aiuta: la nostra guida alla routine serale ha una chiusura di cinque minuti che rende più veloce la revisione settimanale.
Come fare la revisione settimanale in CORTEX
CORTEX è un'app di produttività gamificata e gratuita, con attività, un piano della giornata con un clic, registrazione del tempo e abitudini, più XP, livelli e ricompense nella vita reale. La maggior parte dei numeri che servono alla tua revisione sono già lì:
- Apri la pagina della revisione e imposta come date gli ultimi sette giorni. Le impostazioni rapide sono questo mese, il mese scorso, gli ultimi 30 giorni e quest'anno, quindi per una revisione settimanale scegli tu le date di inizio e fine. CORTEX confronta il periodo con quello precedente della stessa durata: tempo registrato, attività fatte e crediti guadagnati, più la tua serie, il tempo per progetto e l'attività giorno per giorno.
- Svuota la pila delle attività in ritardo nel pianificatore. Il pianificatore raggruppa le attività in In ritardo, Oggi, Domani, Questa settimana e Più avanti. Per ogni attività in ritardo: finiscila, rimandala (passa a domani), dalle una nuova data o cancellala.
- Rivedi i tuoi obiettivi. Ogni obiettivo mostra il suo avanzamento come percentuale in base alle attività completate. Ogni obiettivo attivo ha almeno un'attività successiva?
- Scegli 3 priorità. Dai loro la priorità più alta. Con l'aggiunta rapida,
!p1la imposta in una riga:Scrivere il capitolo 3 martedì @9:00 ~2h !p1 #tesi. - Organizza la settimana nel calendario. La vista settimanale mostra le attività in una griglia oraria; trascinale nel giorno e nell'ora giusti.
Correlati: il pianificatore della giornata trasforma ogni giorno della tua settimana in un piano a blocchi con un clic, e il monitoraggio degli obiettivi tiene in vista i tuoi grandi obiettivi tra una revisione e l'altra.
GTD®, Getting Things Done® e GTD Weekly Review® sono marchi registrati della David Allen Company. CORTEX non è collegato alla David Allen Company.
Domande frequenti
Cos'è una revisione settimanale?
Una revisione settimanale è un riesame breve e regolare, di solito di 15–30 minuti, in cui guardi indietro alla settimana passata e prepari la successiva. Raccogli ciò che è sparso, annoti cosa è stato fatto e cosa è rimasto indietro, aggiorni la tua lista di attività e scegli le poche priorità che contano di più la prossima settimana.
Quali domande dovrei farmi in una revisione settimanale?
Comincia con tre: cosa ho finito? Cosa è rimasto indietro e perché? Quali tre risultati renderebbero buona la prossima settimana? Poi aggiungi domande sulla tua attività più difficile, su ciò che aspetti da altre persone e su cosa ti ha dato o tolto energia.
Quanto dovrebbe durare una revisione settimanale?
Circa 20 minuti bastano alla maggior parte delle persone; 30 al massimo. Se spesso ti richiede di più, probabilmente stai facendo ogni settimana la pulizia che andrebbe fatta una volta al mese. Mantieni breve la revisione settimanale e fai una revisione più approfondita una volta al mese.
Cos'è la revisione settimanale di GTD?
È il riesame settimanale del metodo Getting Things Done di David Allen, con 11 passi in tre gruppi: fare spazio (raccogliere ed elaborare tutto), aggiornare (rivedere liste, calendario, ciò che aspetti e i progetti) e creare (ripassare le idee del prima o poi/forse e aggiungerne di nuove). Allen la chiama il fattore critico di successo di GTD.
Qual è il giorno migliore per la revisione settimanale?
Quello che riuscirai davvero a mantenere. Il venerdì pomeriggio va bene per chiudere la settimana lavorativa con i dettagli freschi; la domenica sera, per preparare la settimana che comincia. Scegli uno spazio fisso e mettilo in calendario.
Che differenza c'è tra revisione settimanale e pianificazione settimanale?
La revisione settimanale guarda indietro e decide cosa conta; la pianificazione settimanale mette quelle priorità in giorni e orari precisi. Fai prima la revisione e poi il piano, possibilmente nella stessa sessione.
Fonti e letture consigliate
- Getting Things Done: The GTD Weekly Review (the 11 steps)
- GTD Podcast Episode #43: The Power of the GTD Weekly Review
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis of effects and processes, Advances in Experimental Social Psychology
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