Нефактурируемо време: колко време отделяш за него, как да го измериш и какво да правиш с него
Нефактурируемото време е всичко, което правиш за бизнеса си и не можеш да таксуваш на клиент: имейли, оферти, администрация, счетоводство, маркетинг, обучение и пътуване. За хората на свободна практика то обикновено заема голяма част от седмицата и ако ставката ти не го отчита, печелиш на час по-малко, отколкото мислиш. Сметките по памет обикновено са твърде оптимистични. По-надеждно е да записваш цялото си работно време в продължение на две седмици, да го разделиш на време, което можеш да фактурираш и нефактурируемо време и да използваш резултата, за да изчислиш реалната си ставка на час.
- Нефактурируемо време = работа за бизнеса ти, която никой не плаща пряко: имейли, оферти, администрация, маркетинг, обучение.
- Хората системно подценяват колко време им отнема собствената им работа (Buehler и сътр., 1994), затова го измервай, не го гадай.
- Реална ставка = приходи ÷ всички работни часове, не само фактурираните.
- Самото следене на напредъка и записването му вече правят промяната по-вероятна (Harkin и сътр., 2016).
- Стъпките: записвай две седмици, раздели по категории, изчисли съотношението, коригирай ставката или съкрати ненужната работа.
Какво е нефактурируемо време
Фактурируемото време е работата по проекти, която таксуваш на клиент – на час или като част от фиксирана цена. Нефактурируемото време е всичко останало, което трябва да правиш, за да работи бизнесът:
- Комуникация: имейли, съобщения и обаждания, които не принадлежат към никой проект.
- Продажби: оферти, разговори с потенциални клиенти, портфолиото ти.
- Администрация: фактуриране, касови бележки и разписки, банка, договори.
- Маркетинг: уебсайт, социални мрежи, бюлетин.
- Обучение: курсове, усвояване на нови инструменти.
- Общи задачи: пътуване, поправка на техниката, подреждане на папки.
Нищо от това не е „изгубено“ време. То става проблем само когато не го отчиташ.
Защо е важно: реалната ти ставка на час
Представи си дизайнерка, която взема 50 € на час. За един месец фактурира 100 часа, тоест 5 000 €. Но освен това работи 50 часа, които не фактурира на никого: оферти, имейли, фактуриране, обновяване на портфолиото. Реалната ѝ ставка е 5 000 € ÷ 150 часа – около 33 € на час. С една трета по-малко, отколкото си мисли.
Ако не виждаш тази разлика, лесно определяш ставка, която не покрива разходите, отпуските и месеците без проекти. Калкулаторът за ставка на час ти помага да изчислиш минимална ставка, но му трябва едно число, което повечето хора не знаят: колко часа седмично наистина фактурираш.
Как да измериш нефактурируемото време за две седмици
- Записвай всичко, не само проектите. В продължение на две обикновени седмици пускай таймера и за имейлите, офертите и администрацията. Не го пресмятай после: Роджър Бюлър и екипът му (1994) показват, че системно подценяваме колко време ни отнема собствената ни работа.
- Създай няколко категории. Пет стигат: комуникация, продажби, администрация, маркетинг и обучение. Повече категории само усложняват записването.
- Сумирай часовете в края на всяка седмица. Колко часа са били фактурируеми и колко не? Каква част е била за фактуриране?
- Изчисли реалната си ставка. Раздели приходите си за периода на всичките си работни часове. Сравни я с това, което мислиш, че печелиш.
- Намери най-голямото перо. Обикновено има една категория, която отнема най-много време. Започни от нея.
Какво да правиш с резултата
- Включи го в ставката си. Ако фактурираш само две трети от времето си, ставката ти за фактурирания час трябва да покрива и останалата една трета.
- Групирай дребните задачи. Събери имейлите и администрацията в един или два блока на ден, вместо да се прекъсваш цял ден (групиране на задачите).
- Подготви шаблони. Повтарящи се оферти, отговори на чести въпроси, посрещане на нов клиент. Всеки шаблон ти спестява часове годишно.
- Уговори какво е включено. Срещите, допълнителните кръгове с промени и пътуването могат да се фактурират, ако това е ясно договорено от самото начало.
- Фактурирай веднага. Лесно е да забравиш часове, които още не са фактурирани. Помага ти отчитането на времето , от което издаваш фактура с едно натискане.
Бенджамин Харкин и екипът му (2016) установяват, че редовното следене на напредъка и записването му вече правят промяната по-вероятна. Стига веднъж месечно да погледнеш какъв дял от времето ти е за фактуриране.
Колко нефактурируемо време е нормално?
Няма надеждна универсална цифра: зависи от сферата ти, от размера на проектите ти и от това откога работиш на свободна практика. В началото, докато търсиш клиенти, нефактурируемото време обикновено е повече; при постоянни клиенти – по-малко. Вместо да се сравняваш с другите, следи собствената си тенденция и когато делът на времето за фактуриране спадне, запитай се защо.
Как да подредиш седмицата си така, че да има време и за клиентите, и за собствения ти бизнес, ще намериш в статията „работен график за фрийлансъри“.
Опитай сега в CORTEX
В CORTEX (безплатно за всички) записваш времето в модула Работа. Всеки проект има ставка и превключвател За фактуриране; за собствената си администрация или маркетинг добави себе си като клиент и създай нефактурируем проект. Разделът Време показва нефактурираното време, сумата, готова за фактуриране, и какъв процент от времето ти е бил за фактуриране; Разделът Отчети разделя часовете на такива за фактуриране и нефактурируеми, а всеки проект показва реалната си ставка (фактурирано ÷ отработено). Експортирай часовете за фактуриране в PDF или CSV, за да ги приложиш към фактурата от собствената си програма за фактуриране (фактурите в CORTEX са документи в чешки формат за самоосигуряващи се лица в Чехия). Ако вече имаш акаунт, отвори Работа → Време.
Често задавани въпроси
Какво е нефактурируемо време?
Нефактурируемото време е работата за бизнеса ти, която не таксуваш на клиент: имейли, оферти, администрация, фактуриране, маркетинг, обучение или пътуване. То е част от воденето на бизнес, но ставката ти трябва да го отчита.
Как да изчисля реалната си ставка на час?
Раздели приходите си за даден период на всичките си работни часове – за фактуриране и нефактурируеми. Ако фактурираш 5 000 € за месец и работиш общо 150 часа, реалната ти ставка е около 33 € на час.
Колко часа седмично фактурира един фрийлансър?
Няма универсална цифра; зависи от сферата и от етапа, в който е бизнесът ти. Единственият надежден начин да разбереш е да измериш: в продължение на две обикновени седмици записвай цялото си работно време и изчисли какъв дял е за фактуриране.
Трябва ли да таксувам клиентите за нефактурируемото време?
Обикновено не пряко, но то трябва да е включено в ставката ти. Някои дейности (срещи, допълнителни промени, пътуване) могат да се фактурират, ако това е ясно договорено от самото начало.
Как да намаля нефактурируемото време?
Събери имейлите и администрацията в един или два блока на ден, подготви шаблони за повтарящите се оферти и отговори, фактурирай веднага щом приключиш работата и уговори ясно какво включва всеки проект.
Източници и допълнително четиво
- Buehler, R., Griffin, D. & Ross, M. (1994): Exploring the “planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times – Journal of Personality and Social Psychology
- Harkin, B., Webb, T. L., Chang, B. P. I. et al. (2016): Does monitoring goal progress promote goal attainment? A meta-analysis of the experimental evidence – Psychological Bulletin
Започни да отчиташ работното си време
Пусни таймер за клиент или проект и виж къде наистина отиват часовете ти.
Започни отчитане на времето