Tiempo no facturable: cuánto tienes, cómo medirlo y qué hacer con él

Daniel Gavalec · Actualizado 26/10/2026

El tiempo no facturable es todo lo que haces para tu negocio y que no puedes cobrar a ningún cliente: correo, presupuestos, gestiones, contabilidad, marketing, formación y desplazamientos. Para quien trabaja por cuenta propia suele ocupar una buena parte de la semana y, si tu tarifa no lo tiene en cuenta, ganas menos por hora de lo que crees. Los cálculos de memoria suelen pecar de optimistas. Es más fiable registrar todo tu tiempo de trabajo durante dos semanas, separarlo en tiempo facturable y no facturable, y usar el resultado para calcular tu tarifa efectiva por hora.

Qué es el tiempo no facturable

El tiempo facturable es el trabajo en proyectos que cobras a un cliente, por horas o como parte de un precio cerrado. El tiempo no facturable es todo lo demás que tienes que hacer para que el negocio funcione:

• Comunicación: correos, mensajes y llamadas que no pertenecen a ningún proyecto.
• Ventas: presupuestos, llamadas con posibles clientes, tu portfolio.
• Gestiones: facturación, tiques y recibos, banco, contratos.
• Marketing: web, redes sociales, newsletter.
• Formación: cursos, aprender herramientas nuevas.
• Tareas generales: desplazamientos, arreglar el equipo, ordenar carpetas.

Nada de esto es tiempo «perdido». Solo se convierte en un problema cuando no lo tienes en cuenta.

Por qué importa: tu tarifa efectiva por hora

Imagina a una diseñadora que cobra 50 € la hora. En un mes factura 100 horas, es decir, 5000 €. Pero además trabaja 50 horas que no factura a nadie: presupuestos, correo, facturación, actualizar su portfolio. Su tarifa efectiva es de 5000 € ÷ 150 horas, unos 33 € la hora. Un tercio menos de lo que cree.

Si no ves esa diferencia, es fácil fijar una tarifa que no cubre los gastos, las vacaciones y los meses sin proyectos. La calculadora de tarifa por hora te ayuda a calcular una tarifa mínima, pero necesita un dato que la mayoría de la gente no conoce: cuántas horas a la semana facturas de verdad.

Cómo medir el tiempo no facturable en dos semanas

1. Regístralo todo, no solo los proyectos. Durante dos semanas normales, pon también el temporizador para el correo, los presupuestos y las gestiones. No lo calcules después: Roger Buehler y su equipo (1994) mostraron que subestimamos sistemáticamente cuánto tardamos en hacer nuestro propio trabajo.
2. Crea unas pocas categorías. Bastan cinco: comunicación, ventas, gestiones, marketing y formación. Más categorías solo complican el registro.
3. Súmalo al final de cada semana. ¿Cuántas horas han sido facturables y cuántas no? ¿Qué proporción ha sido facturable?
4. Calcula tu tarifa efectiva. Divide tus ingresos del periodo entre todas tus horas de trabajo. Compárala con lo que crees que ganas.
5. Encuentra la partida más grande. Normalmente hay una categoría que se lleva más tiempo. Empieza por ahí.

Qué hacer con el resultado

• Inclúyelo en tu tarifa. Si solo facturas dos tercios de tu tiempo, tu tarifa por hora facturable tiene que cubrir también el otro tercio.
• Agrupa las tareas pequeñas. Mete el correo y las gestiones en uno o dos bloques al día en lugar de interrumpirte todo el día (agrupar tareas).
• Prepara plantillas. Presupuestos que se repiten, respuestas a preguntas habituales, la bienvenida a un cliente nuevo. Cada plantilla te ahorra horas al año.
• Acuerda qué está incluido. Las reuniones, las rondas extra de cambios y los desplazamientos pueden ser facturables si se acuerda claramente desde el principio.
• Factura enseguida. Es fácil olvidar las horas pendientes de facturar. Ayuda un registro de tiempo con factura en un clic.

Benjamin Harkin y su equipo (2016) encontraron que hacer un seguimiento regular del progreso y apuntarlo ya hace más probable el cambio. Basta con mirar tu proporción facturable una vez al mes.

¿Cuánto tiempo no facturable es normal?

No hay una cifra universal fiable: depende de tu sector, del tamaño de tus proyectos y del tiempo que lleves por tu cuenta. Al principio, cuando buscas clientes, suele haber más tiempo no facturable; con clientes estables, menos. En lugar de compararte con otros, fíjate en tu propia tendencia y, cuando baje tu proporción facturable, pregúntate por qué.

Cómo organizar tu semana para que haya tiempo para los clientes y para tu propio negocio está en horario de trabajo para autónomos.

Pruébalo ahora en CORTEX

En CORTEX (gratis para todo el mundo) registras el tiempo en el módulo Trabajo. Cada proyecto tiene una tarifa y un interruptor Facturable; para tus propias gestiones o tu marketing, añádete como cliente y crea un proyecto no facturable. La pestaña Tiempo muestra el tiempo sin facturar, el importe listo para facturar y qué porcentaje de tu tiempo ha sido facturable; Informes separa las horas en facturables y no facturables, y cada proyecto muestra su tarifa efectiva (facturado ÷ trabajado). Exporta las horas facturables en PDF o CSV para adjuntarlas a la factura de tu propio programa de facturación (las facturas de CORTEX son documentos en formato checo para autónomos de la República Checa). Si ya tienes cuenta, abre Trabajo → Tiempo.

app.getcortex.online/work