Temps non facturable : combien vous en avez, comment le mesurer et quoi en faire

Daniel Gavalec · Mis à jour le 26/10/2026

Le temps non facturable, c’est tout ce que vous faites pour votre activité sans pouvoir le facturer à un client : e-mails, devis, administratif, comptabilité, marketing, formation et déplacements. Pour un indépendant, il occupe souvent une bonne partie de la semaine et, si votre tarif n’en tient pas compte, vous gagnez moins par heure que vous ne le pensez. Les estimations de mémoire pèchent souvent par optimisme. Il est plus fiable d’enregistrer tout votre temps de travail pendant deux semaines, de le séparer en temps facturable et non facturable, et d’utiliser le résultat pour calculer votre taux horaire effectif.

Qu’est-ce que le temps non facturable ?

Le temps facturable, c’est le travail sur des projets que vous facturez à un client, à l’heure ou dans un forfait. Le temps non facturable, c’est tout le reste de ce qu’il faut faire pour que l’activité tourne :

• Communication : e-mails, messages et appels qui ne relèvent d’aucun projet.
• Ventes : devis, appels avec des clients potentiels, votre portfolio.
• Administratif : facturation, tickets et justificatifs, banque, contrats.
• Marketing : site web, réseaux sociaux, newsletter.
• Formation : cours, apprentissage de nouveaux outils.
• Tâches générales : déplacements, réparation du matériel, classement des dossiers.

Rien de tout cela n’est du temps « perdu ». Cela ne devient un problème que lorsque vous n’en tenez pas compte.

Pourquoi c’est important : votre taux horaire effectif

Imaginez une graphiste qui facture 50 € de l’heure. En un mois, elle facture 100 heures, soit 5 000 €. Mais elle travaille en plus 50 heures qu’elle ne facture à personne : devis, e-mails, facturation, mise à jour de son portfolio. Son taux horaire effectif est de 5 000 € ÷ 150 heures, soit environ 33 € de l’heure. Un tiers de moins que ce qu’elle croit.

Si vous ne voyez pas cet écart, il est facile de fixer un tarif qui ne couvre pas les frais, les vacances et les mois sans projets. Le calculateur de taux horaire vous aide à calculer un tarif minimum, mais il lui faut une donnée que la plupart des gens ne connaissent pas : combien d’heures par semaine vous facturez vraiment.

Comment mesurer le temps non facturable en deux semaines

1. Enregistrez tout, pas seulement les projets. Pendant deux semaines normales, lancez aussi le minuteur pour les e-mails, les devis et l’administratif. Ne l’estimez pas après coup : Roger Buehler et son équipe (1994) ont montré que nous sous-estimons systématiquement le temps nécessaire à notre propre travail.
2. Créez quelques catégories. Cinq suffisent : communication, ventes, administratif, marketing et formation. Plus de catégories ne font que compliquer l’enregistrement.
3. Faites le total à la fin de chaque semaine. Combien d’heures étaient facturables et combien ne l’étaient pas ? Quelle proportion était facturable ?
4. Calculez votre taux horaire effectif. Divisez votre chiffre d’affaires de la période par toutes vos heures de travail. Comparez-le à ce que vous pensez gagner.
5. Trouvez le plus gros poste. En général, une catégorie prend plus de temps que les autres. Commencez par là.

Que faire du résultat

• Intégrez-le à votre tarif. Si vous ne facturez que deux tiers de votre temps, votre tarif par heure facturable doit aussi couvrir le tiers restant.
• Regroupez les petites tâches. Mettez les e-mails et l’administratif dans un ou deux blocs par jour au lieu de vous interrompre toute la journée (regrouper les tâches).
• Préparez des modèles. Devis récurrents, réponses aux questions fréquentes, accueil d’un nouveau client. Chaque modèle vous fait gagner des heures par an.
• Convenez de ce qui est inclus. Les réunions, les séries de modifications supplémentaires et les déplacements peuvent être facturables si c’est clairement convenu dès le départ.
• Facturez tout de suite. On oublie facilement les heures pas encore facturées. Un suivi du temps avec facturation en un clic peut vous aider.

Benjamin Harkin et son équipe (2016) ont constaté que suivre régulièrement ses progrès et les noter rend déjà le changement plus probable. Il suffit de regarder votre proportion facturable une fois par mois.

Quelle part de temps non facturable est normale ?

Il n’existe pas de chiffre universel fiable : cela dépend de votre secteur, de la taille de vos projets et de votre ancienneté comme indépendant. Au début, quand vous cherchez des clients, le temps non facturable est souvent plus important ; avec des clients réguliers, il diminue. Plutôt que de vous comparer aux autres, observez votre propre tendance et, quand votre proportion facturable baisse, demandez-vous pourquoi.

Pour organiser votre semaine afin qu’il y ait du temps pour les clients et pour votre propre activité, voir l’emploi du temps d’un indépendant.

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Dans CORTEX (gratuit pour tout le monde), vous enregistrez le temps dans le module Travail. Chaque projet a un tarif et un interrupteur Facturable ; pour votre propre administratif ou votre marketing, ajoutez-vous comme client et créez un projet non facturable. L’onglet Temps affiche le temps non facturé, le montant prêt à facturer et le pourcentage de votre temps qui a été facturable ; Rapports sépare les heures facturables et non facturables, et chaque projet affiche son taux effectif (facturé ÷ travaillé). Exportez les heures facturables en PDF ou CSV pour les joindre à la facture de votre propre logiciel de facturation (les factures CORTEX sont des documents au format tchèque pour les indépendants de République tchèque). Si vous avez déjà un compte, ouvrez Travail → Temps.

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