Nem számlázható idő: mennyi van belőle, hogyan mérd, és mit kezdj vele?
A nem számlázható idő minden olyan munka, amelyet a vállalkozásodért végzel, de egyetlen ügyfélnek sem tudod kiszámlázni: e-mailek, árajánlatok, adminisztráció, könyvelés, marketing, tanulás és utazás. Önálló munkavégzésnél ez gyakran a hét jelentős részét elviszi, és ha az óradíjad nem számol vele, óránként kevesebbet keresel, mint gondolod. A fejben végzett becslések általában túl optimisták. Megbízhatóbb, ha két hétig a teljes munkaidődet rögzíted, szétválasztod számlázható és nem számlázható időre, és az eredményből kiszámolod a tényleges óradíjadat.
- Nem számlázható idő = a vállalkozásodért végzett munka, amelyet közvetlenül senki sem fizet meg: e-mail, árajánlatok, adminisztráció, marketing, tanulás.
- Az emberek rendszeresen alábecsülik, mennyi idő alatt végzik el a saját munkájukat (Buehler és mtsai, 1994), ezért mérd, ne találgasd.
- Tényleges óradíj = bevétel ÷ az összes munkaóra, nem csak a kiszámlázottak.
- A haladás nyomon követése és feljegyzése már önmagában valószínűbbé teszi a változást (Harkin és mtsai, 2016).
- A lépések: két hét rögzítés, kategóriákra bontás, az arány kiszámítása, az óradíj módosítása vagy a fölösleges munka lefaragása.
Mi a nem számlázható idő?
Számlázható idő az a projektmunka, amelyet kiszámlázol egy ügyfélnek, óradíjban vagy egy fix ár részeként. A nem számlázható idő minden más, amit meg kell csinálnod ahhoz, hogy a vállalkozás működjön:
- Kommunikáció: e-mailek, üzenetek és hívások, amelyek egyik projekthez sem tartoznak.
- Értékesítés: árajánlatok, hívások leendő ügyfelekkel, a portfóliód.
- Adminisztráció: számlázás, nyugták és bizonylatok, bank, szerződések.
- Marketing: weboldal, közösségi média, hírlevél.
- Tanulás: tanfolyamok, új eszközök megismerése.
- Általános teendők: utazás, a felszerelés javítása, mappák rendezése.
Ez egyáltalán nem „elvesztegetett” idő. Csak akkor válik problémává, ha nem számolsz vele.
Miért számít? A tényleges óradíjad
Képzelj el egy grafikust, aki óránként 20 000 Ft-ot kér. Egy hónapban 100 órát számláz ki, azaz 2 000 000 Ft-ot. Emellett viszont dolgozik még 50 órát, amelyet senkinek sem számláz ki: árajánlatok, e-mailek, számlázás, a portfólió frissítése. A tényleges óradíja 2 000 000 Ft ÷ 150 óra, vagyis kb. 13 300 Ft óránként. Egyharmaddal kevesebb, mint gondolja.
Ha nem látod ezt a különbséget, könnyen olyan óradíjat szabsz meg, amely nem fedezi a költségeket, a szabadságot és a projekt nélküli hónapokat. Az óradíj-kalkulátor segít kiszámolni egy minimális óradíjat, de szüksége van egy adatra, amelyet a legtöbben nem ismernek: hány órát számlázol ki valójában hetente.
Hogyan mérd a nem számlázható időt két hét alatt?
- Mindent rögzíts, ne csak a projekteket. Két átlagos héten át az e-mailekhez, az árajánlatokhoz és az adminisztrációhoz is indítsd el az időzítőt. Ne utólag becsüld meg: Roger Buehler és munkatársai (1994) kimutatták, hogy rendszeresen alábecsüljük, mennyi idő alatt végezzük el a saját munkánkat.
- Hozz létre néhány kategóriát. Öt elég: kommunikáció, értékesítés, adminisztráció, marketing és tanulás. A több kategória csak bonyolítja a rögzítést.
- Minden hét végén összesítsd. Hány óra volt számlázható, és hány nem? Mekkora arány volt számlázható?
- Számold ki a tényleges óradíjadat. Oszd el az időszak bevételét az összes munkaóráddal. Vesd össze azzal az összeggel, amennyit szerinted keresel.
- Keresd meg a legnagyobb tételt. Általában van egy kategória, amely a legtöbb időt elviszi. Ott kezdd.
Mit kezdj az eredménnyel?
- Építsd bele az óradíjadba. Ha csak az időd kétharmadát számlázod ki, a számlázható óradíjadnak a maradék harmadot is fedeznie kell.
- Csoportosítsd az apró feladatokat. Az e-maileket és az adminisztrációt tedd napi egy-két blokkba, ahelyett hogy egész nap megszakítanád magad (feladatok csoportosítása).
- Készíts sablonokat. Ismétlődő árajánlatok, válaszok a gyakori kérdésekre, egy új ügyfél üdvözlése. Minden sablon órákat spórol meg évente.
- Egyezzetek meg, mi tartozik bele. A megbeszélések, a plusz javítási körök és az utazás is lehet számlázható, ha ezt az elején egyértelműen rögzítitek.
- Számlázz azonnal. Könnyű elfelejteni a még ki nem számlázott órákat. Segít egy időmérő app egy kattintásos számlázással.
Benjamin Harkin és munkatársai (2016) azt találták, hogy a haladás rendszeres nyomon követése és feljegyzése már önmagában valószínűbbé teszi a változást. Elég havonta egyszer ránézni a számlázható arányodra.
Mennyi nem számlázható idő számít normálisnak?
Nincs megbízható, mindenkire érvényes szám: függ a szakmádtól, a projektjeid méretétől és attól, mióta dolgozol önállóan. Az elején, amikor még ügyfeleket keresel, általában több a nem számlázható idő; stabil ügyfélkörrel kevesebb. Ahelyett, hogy másokhoz hasonlítanád magad, a saját trendedet figyeld, és ha csökken a számlázható arányod, kérdezd meg magadtól, miért.
Arról, hogyan szervezd a hetedet úgy, hogy jusson idő az ügyfelekre és a saját vállalkozásodra is, itt olvashatsz: munkabeosztás szabadúszóknak.
Próbáld ki most a CORTEX-ben
A CORTEX-ben (mindenkinek ingyenes) az időt a Munka modulban rögzíted. Minden projektnek van óradíja és egy Számlázható kapcsolója; a saját adminisztrációdhoz vagy marketingedhez vedd fel magad ügyfélként, és hozz létre egy nem számlázható projektet. Az Idő fül mutatja a nem számlázott időt, a kiszámlázásra kész összeget és azt, hogy az idő hány százaléka volt számlázható; a Kimutatások számlázható és nem számlázható órákra bontják az időt, és minden projektnél látszik a tényleges óradíj (kiszámlázott ÷ ledolgozott). A számlázható órákat PDF-be vagy CSV-be exportálhatod, és csatolhatod a saját számlázóprogramodban készült számlához (a CORTEX számlái cseh formátumú dokumentumok cseh egyéni vállalkozóknak). Ha már van fiókod, nyisd meg a Munka → Idő fület.
Gyakori kérdések
Mi a nem számlázható idő?
A nem számlázható idő a vállalkozásodért végzett munka, amelyet egyetlen ügyfélnek sem számlázol ki: e-mailek, árajánlatok, adminisztráció, számlázás, marketing, tanulás vagy utazás. Hozzátartozik egy vállalkozás működtetéséhez, de az óradíjadnak számolnia kell vele.
Hogyan számolom ki a tényleges óradíjamat?
Oszd el egy időszak bevételét az összes munkaóráddal, a számlázhatókkal és a nem számlázhatókkal együtt. Ha egy hónapban 2 000 000 Ft-ot számlázol ki, és összesen 150 órát dolgozol, a tényleges óradíjad kb. 13 300 Ft.
Hány órát számláz ki hetente egy szabadúszó?
Nincs mindenkire érvényes szám; a szakmától és a vállalkozásod szakaszától függ. Csak méréssel tudhatod meg megbízhatóan: két átlagos héten át rögzítsd a teljes munkaidődet, és számold ki a számlázható arányodat.
Kiszámlázzam az ügyfeleknek a nem számlázható időt?
Közvetlenül általában nem, de benne kell lennie az óradíjadban. Egyes tevékenységek (megbeszélések, plusz javítások, utazás) kiszámlázhatók, ha ezt az elején egyértelműen megbeszélitek.
Hogyan csökkenthetem a nem számlázható időt?
Csoportosítsd az e-maileket és az adminisztrációt napi egy-két blokkba, készíts sablonokat az ismétlődő árajánlatokhoz és válaszokhoz, számlázz, amint befejezted a munkát, és egyezz meg egyértelműen arról, mit tartalmaznak az egyes projektek.
Források és további olvasnivaló
- Buehler, R., Griffin, D. & Ross, M. (1994): Exploring the “planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times – Journal of Personality and Social Psychology
- Harkin, B., Webb, T. L., Chang, B. P. I. et al. (2016): Does monitoring goal progress promote goal attainment? A meta-analysis of the experimental evidence – Psychological Bulletin
Kezdd el mérni a munkaidődet
Indítsd el az időzítőt egy ügyfélen vagy projekten, és nézd meg, hová mennek valójában az óráid.
Időmérés indítása