Tempo non fatturabile: quanto ne hai, come misurarlo e cosa farne

Daniel Gavalec · Aggiornato il 26/10/2026

Il tempo non fatturabile è tutto ciò che fai per la tua attività e che non puoi far pagare a nessun cliente: e-mail, preventivi, burocrazia, contabilità, marketing, formazione e spostamenti. Per chi lavora in proprio di solito occupa una bella fetta della settimana e, se la tua tariffa non ne tiene conto, guadagni all'ora meno di quanto credi. Le stime a memoria tendono a essere ottimiste. È più affidabile registrare tutto il tuo tempo di lavoro per due settimane, separarlo in tempo fatturabile e non fatturabile e usare il risultato per calcolare la tua tariffa oraria effettiva.

Cos'è il tempo non fatturabile

Il tempo fatturabile è il lavoro sui progetti che fai pagare a un cliente, a ore o come parte di un prezzo forfettario. Il tempo non fatturabile è tutto il resto che devi fare perché l'attività funzioni:

• Comunicazione: e-mail, messaggi e telefonate che non appartengono a nessun progetto.
• Vendite: preventivi, chiamate con potenziali clienti, il tuo portfolio.
• Burocrazia: fatturazione, scontrini e ricevute, banca, contratti.
• Marketing: sito, social, newsletter.
• Formazione: corsi, imparare strumenti nuovi.
• Attività generali: spostamenti, sistemare l'attrezzatura, riordinare le cartelle.

Niente di tutto questo è tempo «perso». Diventa un problema solo quando non ne tieni conto.

Perché conta: la tua tariffa oraria effettiva

Immagina una designer che chiede 40 € l'ora. In un mese fattura 100 ore, cioè 4.000 €. Ma lavora anche 50 ore che non fattura a nessuno: preventivi, e-mail, fatturazione, aggiornare il portfolio. La sua tariffa effettiva è di 4.000 € ÷ 150 ore, circa 27 € l'ora. Un terzo in meno di quanto pensa.

Se non vedi questa differenza, è facile fissare una tariffa che non copre le spese, le ferie e i mesi senza progetti. Il calcolatore della tariffa oraria ti aiuta a calcolare una tariffa minima, ma ha bisogno di un dato che la maggior parte delle persone non conosce: quante ore a settimana fatturi davvero.

Come misurare il tempo non fatturabile in due settimane

1. Registra tutto, non solo i progetti. Per due settimane normali, avvia il timer anche per e-mail, preventivi e burocrazia. Non stimarlo dopo: Roger Buehler e il suo gruppo (1994) hanno mostrato che sottostimiamo sistematicamente quanto ci mettiamo a fare il nostro lavoro.
2. Crea poche categorie. Ne bastano cinque: comunicazione, vendite, burocrazia, marketing e formazione. Più categorie complicano solo la registrazione.
3. Fai la somma alla fine di ogni settimana. Quante ore sono state fatturabili e quante no? Che quota è stata fatturabile?
4. Calcola la tua tariffa effettiva. Dividi le entrate del periodo per tutte le tue ore di lavoro. Confrontala con quanto credi di guadagnare.
5. Trova la voce più grande. Di solito c'è una categoria che si prende più tempo. Parti da lì.

Cosa fare con il risultato

• Includilo nella tariffa. Se fatturi solo due terzi del tuo tempo, la tua tariffa per ora fatturabile deve coprire anche l'altro terzo.
• Raggruppa le attività piccole. Metti e-mail e burocrazia in uno o due blocchi al giorno invece di interromperti tutto il giorno (raggruppare le attività).
• Prepara dei modelli. Preventivi che si ripetono, risposte alle domande frequenti, il benvenuto a un nuovo cliente. Ogni modello ti fa risparmiare ore all'anno.
• Concorda cosa è incluso. Riunioni, giri extra di modifiche e spostamenti possono essere fatturabili se lo concordi chiaramente fin dall'inizio.
• Fattura subito. È facile dimenticare le ore ancora da fatturare. Aiuta una registrazione del tempo con fattura in un clic.

Benjamin Harkin e il suo gruppo (2016) hanno trovato che monitorare regolarmente i progressi e annotarli rende già più probabile il cambiamento. Basta guardare la tua quota fatturabile una volta al mese.

Quanto tempo non fatturabile è normale?

Non esiste un numero universale affidabile: dipende dal settore, dalla dimensione dei progetti e da quanto tempo lavori in proprio. All'inizio, quando cerchi clienti, di solito il tempo non fatturabile è di più; con clienti stabili, di meno. Invece di confrontarti con gli altri, guarda la tua tendenza e, quando la quota fatturabile scende, chiediti perché.

Come organizzare la settimana perché ci sia tempo sia per i clienti sia per la tua attività lo trovi in orario di lavoro per freelance.

Provalo ora con CORTEX

Con CORTEX (gratis per tutti) registri il tempo nel modulo Lavoro. Ogni progetto ha una tariffa e un interruttore Fatturabile; per la tua burocrazia o il tuo marketing, aggiungiti come cliente e crea un progetto non fatturabile. La scheda Tempo mostra il tempo non ancora fatturato, l'importo pronto da fatturare e che percentuale del tuo tempo è stata fatturabile; Report divide le ore in fatturabili e non fatturabili, e ogni progetto mostra la sua tariffa effettiva (fatturato ÷ lavorato). Esporta le ore fatturabili in PDF o CSV da allegare alla fattura del tuo programma di fatturazione (le fatture di CORTEX sono documenti in formato ceco per lavoratori autonomi della Repubblica Ceca). Se hai già un account, apri Lavoro → Tempo.

app.getcortex.online/work