Niet-declarabele uren: hoeveel het er zijn, hoe je ze meet en wat je ermee doet

Daniel Gavalec · Bijgewerkt op 26-10-2026

Niet-declarabele tijd is alles wat je voor je bedrijf doet en bij geen enkele klant in rekening kunt brengen: e-mail, offertes, administratie, boekhouding, marketing, bijscholing en reistijd. Voor zelfstandigen neemt dat vaak een flink deel van de week in beslag, en als je tarief er geen rekening mee houdt, verdien je per uur minder dan je denkt. Schattingen uit je hoofd zijn meestal te optimistisch. Betrouwbaarder is het om twee weken al je werktijd te registreren, die te splitsen in declarabele en niet-declarabele tijd, en met de uitkomst je effectieve uurtarief te berekenen.

Wat is niet-declarabele tijd?

Declarabele tijd is projectwerk dat je aan een klant factureert, per uur of als onderdeel van een vaste prijs. Niet-declarabele tijd is al het andere dat je moet doen om je bedrijf draaiende te houden:

• Communicatie: e-mails, berichten en telefoontjes die bij geen enkel project horen.
• Verkoop: offertes, gesprekken met mogelijke klanten, je portfolio.
• Administratie: facturen, bonnetjes en kwitanties, bank, contracten.
• Marketing: website, sociale media, nieuwsbrief.
• Bijscholing: cursussen, met nieuwe hulpmiddelen leren werken.
• Algemene taken: reistijd, apparatuur repareren, mappen opruimen.

Niets hiervan is “verloren” tijd. Het wordt pas een probleem als je er geen rekening mee houdt.

Waarom het ertoe doet: je effectieve uurtarief

Stel je een ontwerper voor die € 50 per uur rekent. In een maand factureert ze 100 uur, dus € 5.000. Maar daarnaast werkt ze 50 uur die ze aan niemand factureert: offertes, e-mail, facturen, haar portfolio bijwerken. Haar effectieve tarief is € 5.000 ÷ 150 uur, zo’n € 33 per uur. Een derde minder dan ze denkt.

Zie je dat verschil niet, dan stel je makkelijk een tarief vast dat je kosten, vakanties en maanden zonder projecten niet dekt. De uurtariefcalculator helpt je een minimumtarief te berekenen, maar heeft een gegeven nodig dat de meeste mensen niet kennen: hoeveel uur per week je echt factureert.

Zo meet je niet-declarabele tijd in twee weken

1. Registreer alles, niet alleen projecten. Zet twee gewone weken lang ook de timer aan voor e-mail, offertes en administratie. Reken het niet achteraf uit: Roger Buehler en zijn team (1994) lieten zien dat we stelselmatig onderschatten hoelang we over ons eigen werk doen.
2. Maak een paar categorieën. Vijf is genoeg: communicatie, verkoop, administratie, marketing en bijscholing. Meer categorieën maken het registreren alleen ingewikkelder.
3. Tel het aan het eind van elke week op. Hoeveel uur was declarabel en hoeveel niet? Welk deel was declarabel?
4. Bereken je effectieve tarief. Deel je inkomsten over de periode door al je werkuren. Vergelijk het met wat je denkt te verdienen.
5. Zoek de grootste post. Meestal is er één categorie die de meeste tijd opslokt. Begin daar.

Wat je met de uitkomst doet

• Reken het mee in je tarief. Factureer je maar twee derde van je tijd, dan moet je tarief per declarabel uur ook dat andere derde dekken.
• Bundel kleine taken. Stop e-mail en administratie in één of twee blokken per dag, in plaats van jezelf de hele dag te onderbreken (taken bundelen).
• Maak sjablonen. Offertes die terugkomen, antwoorden op veelgestelde vragen, de verwelkoming van een nieuwe klant. Elk sjabloon bespaart je uren per jaar.
• Spreek af wat erbij inbegrepen is. Vergaderingen, extra correctierondes en reistijd kunnen declarabel zijn als je dat vanaf het begin duidelijk afspreekt.
• Factureer meteen. Uren die nog gefactureerd moeten worden, vergeet je snel. Een tijdregistratie met factuur in één klik helpt.

Benjamin Harkin en zijn team (2016) ontdekten dat regelmatig je voortgang bijhouden en opschrijven verandering al waarschijnlijker maakt. Eén keer per maand naar je declarabele aandeel kijken is genoeg.

Hoeveel niet-declarabele tijd is normaal?

Er is geen betrouwbaar universeel cijfer: het hangt af van je branche, de omvang van je projecten en hoelang je al voor jezelf werkt. In het begin, als je klanten zoekt, is er meestal meer niet-declarabele tijd; met vaste klanten minder. Vergelijk jezelf niet met anderen, maar let op je eigen trend, en vraag je af waarom als je declarabele aandeel daalt.

Hoe je je week indeelt zodat er tijd is voor klanten én voor je eigen bedrijf, lees je in werkrooster voor zelfstandigen.

Probeer het nu in CORTEX

In CORTEX (gratis voor iedereen) registreer je tijd in de module Werk. Elk project heeft een tarief en een schakelaar Factureerbaar; voeg jezelf voor je eigen administratie of marketing toe als klant en maak een niet-factureerbaar project aan. Het tabblad Tijd toont de niet-gefactureerde tijd, het bedrag dat klaarstaat om te factureren en welk percentage van je tijd factureerbaar was; Rapporten splitst de uren in factureerbaar en niet-factureerbaar, en elk project toont zijn effectieve tarief (gefactureerd ÷ gewerkt). Exporteer de factureerbare uren als pdf of csv om ze bij de factuur uit je eigen facturatieprogramma te voegen (de facturen van CORTEX zijn documenten in Tsjechisch formaat voor zelfstandigen in Tsjechië). Heb je al een account, open dan Werk → Tijd.

app.getcortex.online/work