Nicht abrechenbare Zeit: wie viel du hast, wie du sie misst und was du damit machst

Daniel Gavalec · Aktualisiert 20.10.2026

Nicht abrechenbare Zeit ist alles, was du für dein Geschäft tust, aber keinem Kunden in Rechnung stellst: E-Mails, Angebote, Verwaltung, Buchhaltung, Marketing, Weiterbildung oder Fahrten. Bei Selbstständigen macht sie oft einen großen Teil der Woche aus – und wenn du sie nicht in deinen Satz einrechnest, verdienst du pro Stunde weniger, als du denkst. Schätzungen aus dem Kopf sind meist zu optimistisch. Verlässlicher ist es, zwei Wochen lang die gesamte Arbeitszeit zu messen, sie in abrechenbar und sonstige zu teilen und daraus deinen tatsächlichen, effektiven Stundensatz zu berechnen.

Was nicht abrechenbare Zeit ist

Abrechenbare Zeit ist Arbeit an einem Auftrag, die du dem Kunden berechnest – nach Stunden oder als Teil des Preises. Nicht abrechenbare Zeit ist alles andere, was du tun musst, damit das Geschäft läuft:

• Kommunikation: E-Mails, Nachrichten und Telefonate, die zu keinem Auftrag gehören.
• Vertrieb: Angebote, Gespräche mit möglichen Kunden, Portfolio.
• Verwaltung: Rechnungen, Belege, Bank, Verträge.
• Marketing: Website, soziale Medien, Newsletter.
• Weiterbildung: Kurse, neue Werkzeuge lernen.
• Sonstiges: Fahrten, Technik reparieren, Ordner aufräumen.

Nichts davon ist „verlorene“ Zeit. Zum Problem wird sie nur, wenn du nicht mit ihr rechnest.

Warum sie zählt: der effektive Stundensatz

Stell dir eine Grafikdesignerin mit einem Satz von 50 € pro Stunde vor. Im Monat rechnet sie 100 Stunden ab, also 5.000 €. Dazu arbeitet sie 50 Stunden, die sie niemandem berechnet – Angebote, E-Mails, Rechnungen, Portfolio. Ihr effektiver Stundensatz liegt bei 5.000 € ÷ 150 Stunden, also etwa 33 € pro Stunde. Ein Drittel weniger, als sie denkt.

Wer diesen Unterschied nicht sieht, setzt leicht einen Satz an, der Kosten, Urlaub und Tage ohne Aufträge nicht deckt. Für eine Kalkulation brauchst du eine Zahl, die die meisten nicht kennen: wie viele Stunden pro Woche du wirklich abrechnest.

Nicht abrechenbare Zeit in zwei Wochen messen

1. Miss alles, nicht nur Aufträge. Starte zwei normale Wochen lang den Timer auch für E-Mails, Angebote und Verwaltung. Nicht im Nachhinein schätzen – Roger Buehler und Kollegen (1994) zeigten, dass wir die Dauer unserer eigenen Arbeit beständig unterschätzen.
2. Leg ein paar Kategorien an. Fünf reichen: Kommunikation, Vertrieb, Verwaltung, Marketing, Weiterbildung. Mehr Kategorien machen das Messen unnötig kompliziert.
3. Am Ende der Woche zusammenzählen. Wie viele Stunden waren abrechenbar, wie viele sonstige? Wie hoch ist der Anteil abrechenbarer Zeit?
4. Den effektiven Stundensatz berechnen. Teile die Einnahmen des Zeitraums durch alle Arbeitsstunden. Vergleiche mit dem, was du zu verdienen glaubst.
5. Den größten Posten finden. Meist frisst eine Kategorie am meisten. Dort lohnt sich der Anfang.

Am einfachsten misst du diese Stunden mit einer kostenlosen Zeiterfassung-App; wie Aufträge, Zeit und Tagesplan bei Freelancern zusammenspielen, zeigt die App für Selbstständige. Praktisch weiterarbeiten: Arbeitswoche planen als Selbstständige:r.

Was du mit dem Ergebnis machst

• Rechne sie in den Satz ein. Wenn du nur zwei Drittel deiner Zeit abrechnest, muss der Satz pro abrechenbarer Stunde auch das restliche Drittel tragen.
• Bündle Kleinkram. E-Mails und Verwaltung in ein oder zwei Blöcke am Tag statt ständigem Unterbrechen.
• Leg dir Vorlagen an. Wiederkehrende Angebote, Antworten auf häufige Fragen, Onboarding neuer Kunden. Jede Vorlage spart Stunden im Jahr.
• Vereinbare, was im Preis enthalten ist. Besprechungen, zusätzliche Korrekturrunden und Fahrten können abrechenbar sein, wenn das vorher klar vereinbart ist.
• Rechne sofort ab. Stunden, die auf die Rechnung warten, werden vergessen. Wie du offene Rechnungen nachhältst, zeigt Zahlungserinnerung: Vorlage.

Benjamin Harkin und Kollegen (2016) fanden, dass schon das regelmäßige Prüfen und Festhalten des Fortschritts die Chance erhöht, dass sich etwas ändert. Es reicht, einmal im Monat auf den Anteil abrechenbarer Zeit zu schauen.

Wie viel nicht abrechenbare Zeit ist normal?

Eine verlässliche allgemeine Zahl gibt es nicht: Sie hängt von Branche, Größe der Aufträge und davon ab, wie lange du schon selbstständig bist. Am Anfang, wenn du Kunden suchst, ist meist mehr nicht abrechenbare Zeit dabei, mit Stammkunden weniger. Statt dich mit anderen zu vergleichen, beobachte deinen eigenen Trend – und wenn der Anteil abrechenbarer Zeit sinkt, frag nach dem Warum.

Wie du Kleinkram bündelst und dich besser konzentrierst, beschreibt Deep Work.

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