Sådan deler du en stor opgave op i trin, du kan starte på i dag
Hvis du vil dele en stor opgave op, så skriv det konkrete resultat ned, del den ind i dele, og bryd hver del ned i trin på 15–60 minutter, der begynder med et udsagnsord. Så bliver det lettere at komme i gang, du kan se fremskridtet, og du vurderer tiden mere realistisk: I forskningen gav en opdeling i trin længere og mere præcise estimater. Herunder får du en metode i fem trin og et komplet eksempel.
- Store opgaver bliver udskudt, fordi det er uklart, hvor man skal begynde; et lille, konkret trin fjerner det problem.
- Et godt trin begynder med et udsagnsord, tager 15–60 minutter og har en tydelig afslutning (»Skitsér indholdsfortegnelsen til tilbuddet«, ikke »Tilbud«).
- At bryde en opgave ned i delopgaver fører til længere og mere realistiske tidsestimater (Kruger og Evans, 2004).
- Konkrete mål virker bedre end »gør dit bedste« (Locke og Latham, 2002), og det motiverer at se fremskridt (Amabile og Kramer, 2011).
- Planlæg kun de første trin i detaljer; tilføj resten undervejs.
Hvorfor vi udskyder store opgaver
»Lave hjemmesiden«, »skrive specialet«, »rydde garagen«. Den slags opgaver bliver liggende på listen i ugevis, fordi de ikke er opgaver, men projekter: Du ved ikke, hvor du skal begynde, og hver gang du ser dem, bliver du mindet om alt det arbejde, der venter. Så hjernen leder efter noget lettere. Læs mere om, hvorfor vi udskyder ting, i sådan holder du op med at udskyde.
Når du deler den op, ændrer spørgsmålet sig fra »hvordan laver jeg hele hjemmesiden?« til »hvad gør jeg den næste time?«. Og det spørgsmål kan du svare på.
En metode i 5 trin
- Skriv resultatet og en deadline ned. Ikke »hjemmeside«, men »Caféens hjemmeside offentliggjort senest den 30. november«. Konkrete mål giver bedre resultater end »gør dit bedste« (Locke og Latham, 2002).
- Del den ind i 3–7 dele. Store blokke: indhold, design, udvikling, lancering. Bliver det flere end syv, mangler der et niveau.
- Bryd hver del ned i trin. Et trin begynder med et udsagnsord, tager 15–60 minutter og har en tydelig afslutning: »Skriv teksterne til forsiden«, »Vælg 10 billeder«.
- Vurdér, hvor lang tid hvert trin tager, og læg tiderne sammen. Kruger og Evans (2004) viste, at en opdeling i delopgaver giver længere og mere realistiske estimater: Summen af trinene bliver ofte større end det, du gætter på for helheden.
- Planlæg det første trin. Dag og klokkeslæt: »tirs. kl. 9 skriv teksterne til forsiden«. En plan, der angiver, hvornår og hvor du vil handle, gør det mere sandsynligt, at du faktisk går i gang (Gollwitzer og Sheeran, 2006).
Eksempel: hjemmesiden til en café
| Del | Trin (15–60 min) |
|---|---|
| Indhold | Skitsér siderne · Skriv teksterne til forsiden · Skriv teksterne til menukortet · Send teksterne til kunden til godkendelse |
| Design | Find 3 referencesider · Design forsiden · Vælg 10 billeder · Indarbejd kommentarerne |
| Udvikling | Sæt projektet op · Byg forsiden · Byg siden med menukortet · Forbind bookingformularen · Test på mobilen |
| Lancering | Opsæt domænet · Tjek alle links · Overdrag adgangene · Send fakturaen |
En skræmmende opgave bliver til sytten trin på nogle få ti minutter hver. Det er tydeligt, hvor du skal begynde (skitsér siderne), og efter en uge med seks afkrydsede trin kan du se, at projektet bevæger sig fremad. Vil du holde styr på tiden, så se appen til tidsregistrering.
Hvor stort skal et trin være?
- For stort (»lav designet«) bliver udskudt igen. Kan du ikke gå i gang med det inden for fem minutter, så del det mere op.
- For lille (»åbn designfilen«) fylder listen med støj. Slå det sammen med det næste.
- Ideelt: 15–60 minutter med et tydeligt resultat til sidst. Til dybt arbejde er op til 90 minutter fint.
Du behøver ikke planlægge hele projektet ned til sidste trin. Del de to første dele op i detaljer, og udfyld resten, når du nærmer dig: Planen ændrer sig alligevel.
Sådan deler du studieprojekter og private projekter op
Metoden virker også uden for arbejdet:
- En eksamen: resultat »Bestå statistik den 20. januar«, dele = emner, trin = »Overhør mig selv i emne 2 uden at kigge (45 min)«, »Regn 10 regressionsopgaver«. Til selve læsningen, se hvordan du gamificerer dine studier.
- En flytning: dele = papirarbejde, pakning, selve flytningen, den nye bolig; trin = »Book et flyttefirma (20 min)«, »Pak indholdet af reolen ned (60 min)«.
- Skat: dele = dokumenter, beregning, indberetning; trin = »Hent sidste års årsopgørelse hos Skattestyrelsen (15 min)«, »Send bilagene til revisoren (15 min)«.
- Ryd op derhjemme: i stedet for »gør lejligheden ren« ét rum eller ét skab pr. trin.
Tænker du i billeder? Så tegn først projektet op som et mindmap , og gør derefter grenene til trin.
Hvorfor det er vigtigt at se fremskridt
Amabile og Kramer (2011) analyserede dagbøger fra videnarbejdere og opdagede, at de dage, hvor de kom fremad i et meningsfuldt arbejde, om end kun lidt, var de dage, hvor de var mest motiverede. Små trin giver fremskridtet en form: I stedet for »hjemmesiden er stadig ikke færdig« ser du »6 af 17 trin klaret«. Gå det igennem i din ugentlige gennemgang.
Sådan deler du store opgaver op i CORTEX
- Et mål med fremskridt: Opret projektet som et mål med deadline; fremskridtet beregnes ud fra de afsluttede opgaver. Se målopfølgning.
- Opgaver og delopgaver: delene som opgaver, trinene som delopgaver med statuslinje.
- Et estimat på hvert trin: med hurtig tilføjelse,
Tekster til forsiden tirsdag kl. 9:00 ~45m #web; derefter placerer Planlæg min dag trinene ud fra estimaterne. - Mindmap: hele projektet som en struktur mål → opgaver → delopgaver; se mindmap-appen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan deler jeg en stor opgave op i mindre opgaver?
Skriv det konkrete resultat ned med en deadline, del det ind i 3–7 dele, og bryd hver del ned i trin, der begynder med et udsagnsord og tager 15–60 minutter. Vurdér, hvor lang tid hvert trin tager, og planlæg det første til en bestemt dag og et bestemt klokkeslæt.
Hvor stort skal et trin være?
Helst 15–60 minutter med et tydeligt resultat til sidst. Kan du ikke gå i gang med et trin inden for fem minutter, er det stadig for stort.
Hvorfor hjælper det at dele en opgave op?
Du ved, hvor du skal begynde, fremskridtet bliver synligt, og tidsestimaterne bliver mere realistiske: I studiet af Kruger og Evans (2004) gav en opdeling i delopgaver længere og mere præcise estimater.
Skal jeg planlægge hele projektet fra starten?
Nej. Del de første dele op i detaljer, og tilføj resten undervejs. Planen ændrer sig alligevel i løbet af projektet.
Og hvis jeg ikke ved, hvad det næste trin er?
Så er det næste trin at finde ud af det, f.eks. »Spørg kunden, hvad der er brug for (15 min)«. Research og spørgsmål kan også planlægges.
Kilder og videre læsning
- Kruger & Evans (2004): If you don't want to be late, enumerate: Unpacking reduces the planning fallacy, Journal of Experimental Social Psychology
- Locke & Latham (2002): Building a practically useful theory of goal setting and task motivation, American Psychologist
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis
Gør et mål til konkrete skridt
Skriv et mål, tilføj det første skridt, og se fremskridtet vokse med hver fuldført opgave.
Tilføj mit første mål