Så delar du upp en stor uppgift i steg du kan börja med idag
För att dela upp en stor uppgift, skriv ner det konkreta resultatet, dela in den i delar och bryt ner varje del i steg på 15–60 minuter som börjar med ett verb. Då blir det lättare att komma igång, du ser framstegen och du uppskattar tiden mer realistiskt: i forskningen gav nedbrytning i steg längre och mer träffsäkra uppskattningar. Här nedan får du en metod i fem steg och ett komplett exempel.
- Stora uppgifter skjuts upp för att det är oklart var man ska börja; ett litet, konkret steg tar bort det problemet.
- Ett bra steg börjar med ett verb, tar 15–60 minuter och har ett tydligt slut (”Skissa innehållsförteckningen till offerten”, inte ”Offert”).
- Att bryta ner en uppgift i deluppgifter leder till längre och mer realistiska tidsuppskattningar (Kruger och Evans, 2004).
- Konkreta mål fungerar bättre än ”gör ditt bästa” (Locke och Latham, 2002), och att se framsteg motiverar (Amabile och Kramer, 2011).
- Planera bara de första stegen i detalj; lägg till resten efter hand.
Varför vi skjuter upp stora uppgifter
”Göra hemsidan”, ”skriva uppsatsen”, ”rensa garaget”. Sådana uppgifter blir liggande i veckor på listan eftersom de inte är uppgifter utan projekt: du vet inte var du ska börja, och varje gång du ser dem påminns du om allt arbete som väntar. Så hjärnan letar efter något enklare. Mer om varför vi skjuter upp saker i hur du slutar prokrastinera.
Att dela upp den ändrar frågan från ”hur gör jag hela hemsidan?” till ”vad gör jag den närmaste timmen?”. Och den frågan kan du svara på.
En metod i 5 steg
- Skriv ner resultatet och en deadline. Inte ”hemsida”, utan ”Kaféets hemsida publicerad senast 30 november”. Konkreta mål ger bättre resultat än ”gör ditt bästa” (Locke och Latham, 2002).
- Dela in den i 3–7 delar. Stora block: innehåll, design, utveckling, lansering. Blir det fler än sju saknas en nivå.
- Bryt ner varje del i steg. Ett steg börjar med ett verb, tar 15–60 minuter och har ett tydligt slut: ”Skriva texterna till startsidan”, ”Välja 10 bilder”.
- Uppskatta hur lång tid varje steg tar och summera. Kruger och Evans (2004) visade att nedbrytning i deluppgifter ger längre och mer realistiska uppskattningar: summan av stegen blir ofta större än det du gissar för helheten.
- Schemalägg det första steget. Dag och tid: ”tis. kl. 9 skriva texterna till startsidan”. En plan som anger när och var du ska agera gör det mer troligt att du faktiskt börjar (Gollwitzer och Sheeran, 2006).
Exempel: hemsidan till ett kafé
| Del | Steg (15–60 min) |
|---|---|
| Innehåll | Skissa sidorna · Skriva texterna till startsidan · Skriva texterna till menyn · Skicka texterna till kunden för godkännande |
| Design | Samla 3 referenssajter · Designa startsidan · Välja 10 bilder · Arbeta in kommentarerna |
| Utveckling | Sätta upp projektet · Bygga startsidan · Bygga menysidan · Koppla bokningsformuläret · Testa på mobilen |
| Lansering | Ställa in domänen · Kontrollera alla länkar · Lämna över inloggningarna · Skicka fakturan |
En skrämmande uppgift blir sjutton steg på några tiotal minuter vardera. Det är tydligt var du ska börja (skissa sidorna), och efter en vecka med sex avbockade steg ser du att projektet går framåt. För att hålla koll på tiden, se appen för tidsregistrering.
Hur stort ska ett steg vara?
- För stort (”göra designen”) skjuts upp igen. Kan du inte börja på det inom fem minuter, dela upp det mer.
- För litet (”öppna designfilen”) fyller listan med brus. Slå ihop det med nästa steg.
- Lagom: 15–60 minuter med ett tydligt resultat i slutet. För djupt arbete går det bra med upp till 90 minuter.
Du behöver inte planera hela projektet ner till sista steget. Dela upp de två första delarna i detalj och fyll i resten när du närmar dig: planen kommer ändå att ändras.
Så delar du upp studier och privata projekt
Metoden fungerar även utanför jobbet:
- En tenta: resultat ”Klara statistiktentan 20 januari”, delar = kapitel, steg = ”Förhöra mig själv på kapitel 2 utan att titta (45 min)”, ”Räkna 10 regressionsuppgifter”. För själva pluggandet, se hur du gamifierar pluggandet.
- En flytt: delar = papper, packning, själva flytten, nya bostaden; steg = ”Boka flyttfirma (20 min)”, ”Packa ner innehållet i bokhyllan (60 min)”.
- Deklarationen: delar = underlag, beräkning, inlämning; steg = ”Hämta kontrolluppgifterna hos Skatteverket (15 min)”, ”Skicka underlagen till redovisningskonsulten (15 min)”.
- Städa hemma: i stället för ”städa lägenheten”, ett rum eller ett skåp per steg.
Tänker du i bilder? Rita först upp projektet som en tankekarta och gör sedan om grenarna till steg.
Varför det är viktigt att se framsteg
Amabile och Kramer (2011) analyserade dagböcker från kunskapsarbetare och upptäckte att de dagar de kom framåt i ett meningsfullt arbete, om än lite, var de dagar de var mest motiverade. Små steg ger framstegen en form: i stället för ”hemsidan är fortfarande inte klar” ser du ”6 av 17 steg klara”. Gå igenom det i din veckogenomgång.
Så delar du upp stora uppgifter i CORTEX
- Ett mål med framsteg: skapa projektet som ett mål med deadline; framstegen räknas ut från de avklarade uppgifterna. Se måluppföljning.
- Uppgifter och deluppgifter: delarna som uppgifter, stegen som deluppgifter med förloppsindikator.
- En uppskattning på varje steg: med snabbinmatning,
Texter till startsidan tisdag kl. 9:00 ~45m #webb; sedan placerar Planera min dag stegen utifrån uppskattningarna. - Tankekarta: hela projektet som en struktur mål → uppgifter → deluppgifter; se tankekarteappen.
Vanliga frågor
Hur delar jag upp en stor uppgift i mindre uppgifter?
Skriv ner det konkreta resultatet med en deadline, dela in det i 3–7 delar och bryt ner varje del i steg som börjar med ett verb och tar 15–60 minuter. Uppskatta hur lång tid varje steg tar och schemalägg det första till en bestämd dag och tid.
Hur stort ska ett steg vara?
Helst 15–60 minuter med ett tydligt resultat i slutet. Kan du inte börja på ett steg inom fem minuter är det fortfarande för stort.
Varför hjälper det att dela upp en uppgift?
Du vet var du ska börja, framstegen blir synliga och tidsuppskattningarna blir mer realistiska: i studien av Kruger och Evans (2004) gav nedbrytning i deluppgifter längre och mer träffsäkra uppskattningar.
Måste jag planera hela projektet från början?
Nej. Dela upp de första delarna i detalj och lägg till resten efter hand. Planen ändras ändå under projektets gång.
Och om jag inte vet vad nästa steg är?
Då är nästa steg att ta reda på det, till exempel ”Fråga kunden vad som behövs (15 min)”. Även research och frågor går att schemalägga.
Källor och vidare läsning
- Kruger & Evans (2004): If you don't want to be late, enumerate: Unpacking reduces the planning fallacy, Journal of Experimental Social Psychology
- Locke & Latham (2002): Building a practically useful theory of goal setting and task motivation, American Psychologist
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis
Gör om ett mål till konkreta steg
Skriv ett mål, lägg till första steget och se framstegen växa med varje avklarad uppgift.
Lägg till mitt första mål