Slik deler du opp en stor oppgave i steg du kan starte på i dag
Vil du dele opp en stor oppgave, skriver du ned det konkrete resultatet, deler oppgaven inn i hoveddeler og bryter hver del ned i steg på 15–60 minutter som begynner med et verb. Da blir det lettere å komme i gang, du ser fremgangen, og du anslår tiden mer realistisk: I forskningen ga en oppdeling i steg lengre og mer presise estimater. Nedenfor får du en metode i fem steg og et komplett eksempel.
- Store oppgaver blir utsatt fordi det er uklart hvor man skal begynne; et lite, konkret steg fjerner det problemet.
- Et godt steg begynner med et verb, tar 15–60 minutter og har en tydelig avslutning («Skisser innholdsfortegnelsen til tilbudet», ikke «Tilbud»).
- Å bryte en oppgave ned i deloppgaver gir lengre og mer realistiske tidsestimater (Kruger og Evans, 2004).
- Konkrete mål virker bedre enn «gjør ditt beste» (Locke og Latham, 2002), og det motiverer å se fremgang (Amabile og Kramer, 2011).
- Planlegg bare de første stegene i detalj; legg til resten underveis.
Hvorfor vi utsetter store oppgaver
«Lage nettsiden», «skrive masteroppgaven», «rydde garasjen». Slike oppgaver blir liggende på listen i ukevis, fordi de ikke er oppgaver, men prosjekter: Du vet ikke hvor du skal begynne, og hver gang du ser dem, blir du minnet på alt arbeidet som venter. Så hjernen leter etter noe enklere. Les mer om hvorfor vi utsetter ting, i slik slutter du å utsette ting.
Når du deler den opp, endrer spørsmålet seg fra «hvordan lager jeg hele nettsiden?» til «hva gjør jeg den neste timen?». Og det spørsmålet kan du svare på.
En metode i 5 steg
- Skriv ned resultatet og en frist. Ikke «nettside», men «Kafeens nettside publisert senest 30. november». Konkrete mål gir bedre resultater enn «gjør ditt beste» (Locke og Latham, 2002).
- Del den inn i 3–7 deler. Store blokker: innhold, design, utvikling, lansering. Blir det flere enn sju, mangler det et nivå.
- Bryt hver del ned i steg. Et steg begynner med et verb, tar 15–60 minutter og har en tydelig avslutning: «Skriv tekstene til forsiden», «Velg 10 bilder».
- Anslå hvor lang tid hvert steg tar, og legg sammen tidene. Kruger og Evans (2004) viste at en oppdeling i deloppgaver gir lengre og mer realistiske estimater: Summen av stegene blir ofte større enn det du gjetter for helheten.
- Planlegg det første steget. Dag og klokkeslett: «tir. kl. 9 skriv tekstene til forsiden». En plan som sier når og hvor du skal handle, gjør det mer sannsynlig at du faktisk setter i gang (Gollwitzer og Sheeran, 2006).
Eksempel: nettsiden til en kafé
| Del | Steg (15–60 min) |
|---|---|
| Innhold | Skisser sidene · Skriv tekstene til forsiden · Skriv tekstene til menyen · Send tekstene til kunden for godkjenning |
| Design | Finn 3 referansesider · Design forsiden · Velg 10 bilder · Legg inn kommentarene |
| Utvikling | Sett opp prosjektet · Bygg forsiden · Bygg menysiden · Koble til bookingskjemaet · Test på mobilen |
| Lansering | Sett opp domenet · Sjekk alle lenker · Overlever tilgangene · Send fakturaen |
En skremmende oppgave blir til sytten steg på noen titalls minutter hver. Det er tydelig hvor du skal begynne (skisser sidene), og etter en uke med seks avkryssede steg ser du at prosjektet går fremover. Vil du holde styr på tiden, kan du se på appen for tidsregistrering.
Hvor stort bør et steg være?
- For stort («lag designet») blir utsatt igjen. Kan du ikke sette i gang med det innen fem minutter, deler du det mer opp.
- For lite («åpne designfilen») fyller listen med støy. Slå det sammen med det neste.
- Ideelt: 15–60 minutter med et tydelig resultat til slutt. For dypt arbeid er opptil 90 minutter fint.
Du trenger ikke planlegge hele prosjektet ned til siste steg. Del opp de to første delene i detalj, og fyll ut resten når du nærmer deg: Planen endrer seg uansett.
Slik deler du opp studieprosjekter og private prosjekter
Metoden virker også utenfor jobben:
- En eksamen: resultat «Bestå statistikk 20. januar», deler = emner, steg = «Overhør meg selv i emne 2 uten å se i boken (45 min)», «Regn 10 regresjonsoppgaver». For selve lesingen, se hvordan du gamifiserer studiene.
- En flytting: deler = papirarbeid, pakking, selve flyttingen, den nye boligen; steg = «Bestill et flyttebyrå (20 min)», «Pakk ned innholdet i bokhyllen (60 min)».
- Skatt: deler = dokumenter, beregning, innlevering; steg = «Hent fjorårets skattemelding hos Skatteetaten (15 min)», «Send bilagene til regnskapsføreren (15 min)».
- Rydd hjemme: i stedet for «vask leiligheten» ett rom eller ett skap per steg.
Tenker du i bilder? Tegn først prosjektet som et tankekart , og gjør deretter greinene om til steg.
Hvorfor det er viktig å se fremgang
Amabile og Kramer (2011) analyserte dagbøker fra kunnskapsarbeidere og oppdaget at dagene da de kom videre i et meningsfylt arbeid, om enn bare litt, var dagene da de var mest motiverte. Små steg gir fremgangen en form: I stedet for «nettsiden er fortsatt ikke ferdig» ser du «6 av 17 steg fullført». Gå gjennom det i den ukentlige gjennomgangen.
Slik deler du opp store oppgaver i CORTEX
- Et mål med fremgang: Opprett prosjektet som et mål med frist; fremgangen beregnes ut fra de fullførte oppgavene. Se måloppfølging.
- Oppgaver og deloppgaver: delene som oppgaver, stegene som deloppgaver med fremdriftslinje.
- Et estimat på hvert steg: med hurtigregistrering,
Tekster til forsiden tirsdag kl. 9:00 ~45m #web; deretter plasserer Planlegg dagen min stegene ut fra estimatene. - Tankekart: hele prosjektet som en struktur mål → oppgaver → deloppgaver; se tankekartappen.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan deler jeg opp en stor oppgave i mindre oppgaver?
Skriv ned det konkrete resultatet med en frist, del det inn i 3–7 deler, og bryt hver del ned i steg som begynner med et verb og tar 15–60 minutter. Anslå hvor lang tid hvert steg tar, og planlegg det første til en bestemt dag og et bestemt klokkeslett.
Hvor stort bør et steg være?
Helst 15–60 minutter med et tydelig resultat til slutt. Kan du ikke sette i gang med et steg innen fem minutter, er det fortsatt for stort.
Hvorfor hjelper det å dele opp en oppgave?
Du vet hvor du skal begynne, fremgangen blir synlig, og tidsestimatene blir mer realistiske: I studien til Kruger og Evans (2004) ga en oppdeling i deloppgaver lengre og mer presise estimater.
Bør jeg planlegge hele prosjektet fra starten?
Nei. Del opp de første delene i detalj, og legg til resten underveis. Planen endrer seg uansett i løpet av prosjektet.
Og hvis jeg ikke vet hva det neste steget er?
Da er det neste steget å finne ut av det, f.eks. «Spør kunden hva som trengs (15 min)». Undersøkelser og spørsmål kan også planlegges.
Kilder og videre lesning
- Kruger & Evans (2004): If you don't want to be late, enumerate: Unpacking reduces the planning fallacy, Journal of Experimental Social Psychology
- Locke & Latham (2002): Building a practically useful theory of goal setting and task motivation, American Psychologist
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis
Gjør et mål om til konkrete steg
Skriv et mål, legg til det første steget, og se fremgangen vokse med hver fullførte oppgave.
Legg til mitt første mål