Gratis app voor tijdregistratie: ontdek waar je uren echt naartoe gaan
Een app voor tijdregistratie houdt bij hoeveel tijd je aan elke activiteit besteedt, zodat je ziet waar je uren echt naartoe gaan: per project, per categorie en per maand. CORTEX is een gratis app voor persoonlijk gebruik en voor zelfstandigen: je start met één klik een timer op een project (zoals “Ontwerp voor klanten”) of een taak, met maar één lopende timer tegelijk, en je krijgt rapporten met de uren per klant, project en categorie, te exporteren naar CSV of pdf. Hieronder: een eenvoudige registratiemethode, hoe de timers en rapporten werken, een praktijkvoorbeeld van een zelfstandige en de beperkingen, eerlijk verteld.
- CORTEX is een gratis, gegamificeerde productiviteitsapp: taken, een dagplan met één klik, tijdregistratie en gewoontes, met XP, levels en beloningen uit het echte leven.
- In CORTEX registreer je tijd met een timer met één klik op een project of taak, of met een focussessie; er loopt maar één timer tegelijk.
- De rapporten tonen de totale tijd, de tijd per doel of project en per categorie, de afgeronde taken, een productiviteitspercentage en het verloop van je XP, met snelkeuzes voor deze maand, vorige maand, de laatste 30 dagen en dit jaar.
- Registraties kun je met de hand bewerken en exporteren naar CSV en pdf; tijd wordt gekoppeld aan klanten, projecten, doelen en categorieën, en projecten kunnen een uurtarief hebben.
- Focussessies met pomodoro (25/5, 50/10, 90/15) registreren tijd net als de timer.
Waarom je je tijd bijhoudt
Vraag iemand hoe de afgelopen week verliep en je krijgt een heel stellig antwoord dat vaak niet klopt. We onderschatten hoe lang taken duren (de planningsdrogreden, Buehler e.a., 1994) en hebben geen betrouwbaar idee waar de losse halve uurtjes blijven. Tijdregistratie vervangt de gok door een getal.
Dat getal beantwoordt praktische vragen:
- Zelfstandigen: wat levert elke klant of elk project werkelijk per uur op, als je de administratie en de revisies meetelt? Is mijn uurtarief realistisch?
- Studenten: studeer ik 20 uur per week, of 8 met veel tabbladwissels?
- Iedereen: hoeveel van mijn week gaat op aan diep werk, hoeveel aan mail en hoeveel aan “administratie”?
Een eenvoudige methode om je tijd bij te houden
- Maak 3 tot 6 timers, geen 30. Brede categorieën die je echt gaat gebruiken: “Klantwerk”, “Ontwikkeling”, “Administratie”, “Bijscholing”. Te gedetailleerde categorieën gebruik je na een week al niet meer.
- Zet de timer aan als je begint, niet achteraf. Eén klik aan het begin van een blok is makkelijker dan om 18.00 uur je dag reconstrueren.
- Verbeter fouten dezelfde dag. Vergat je een timer te stoppen bij de lunch? Bewerk de registratie voordat je vergeet wat er gebeurde.
- Kijk één keer per week terug en één keer per maand grondig. Vergelijk met de vorige periode en kies één verandering.
- Registreer niet alles voor altijd. Registreer werk en studie; laat je vrije tijd ongemeten, tenzij je er een concrete vraag over hebt.
Timer met één klik, één tegelijk
Start de timer vanuit de bovenbalk: kies een project of taak en begin te tellen; op je telefoon in een balk boven de inhoud. Als je naar ander werk overstapt, wordt de vorige registratie opgeslagen, en laat je hem per ongeluk lopen, dan vraagt CORTEX “Ben je nog aan het werk?” en kan hij aan het eind van de dag stoppen.
Projecten horen bij klanten en kunnen een uurtarief, een urenbudget en afronding hebben, dus dezelfde registraties leveren je zowel een urenstaat als inzicht in de waarde van het werk op.
Focussessies registreren ook tijd
Focus, in de bovenbalk (pomodoro 25/5, 50/10, 90/15 of op maat, met achtergrondgeluiden zoals lo-fi of synthwave), is perfect voor de pomodorotechniek en registreert ook tijd: je hoeft niet twee dingen tegelijk te laten lopen.
Rapporten: uren per project, CSV en pdf
De pagina met gedetailleerde rapporten maakt van je timerregistraties antwoorden. Kies een periode (of gebruik de snelkeuzes Deze maand, Vorige maand, Laatste 30 dagen, Dit jaar) en filter als je wilt op categorie. Je krijgt:
- De totale tijd van de periode en het aantal registraties.
- De tijd per project, in een gestapelde balk en in een lijst met uren en percentages.
- De tijd per doel en per categorie, de afgeronde taken, een productiviteitspercentage en het verloop van je XP.
- Elke registratie met datum, categorie, doel, taak en duur, te bewerken, plus een knop om achteraf een registratie toe te voegen die je vergat te timen.
- Export naar CSV voor spreadsheets en export naar pdf om te delen of te archiveren.
Praktijkvoorbeeld: de maand van een zelfstandige
Neem de cijfers uit de schermafbeelding hierboven, de eerste 13 dagen van een maand:
| Timer | Tijd | Aandeel | Factureerbaar? |
|---|---|---|---|
| Ontwerp voor klanten | 11 u 55 min | 45% | ja |
| Ontwikkeling | 11 u 20 min | 43% | ja |
| Bijscholing | 2 u 05 min | 8% | nee |
| Administratie en facturatie | 1 u 20 min | 5% | nee |
| Totaal | 26 u 40 min | 100% |
De factureerbare tijd is 23 u 15 min, ongeveer 87% van de geregistreerde uren. Bij een tarief van € 60 per uur is dat 23,25 × 60 = € 1.395 aan factureerbaar werk tot nu toe. Maar je effectieve tarief over alle geregistreerde uren is € 1.395 ÷ 26,67 ≈ € 52 per uur, en dan tel je de mails en telefoontjes die je niet registreerde nog niet eens mee. Dat verschil zien de meeste zelfstandigen nooit, en daarom komt hun tarief te laag uit.
Zet het uurtarief op het project en de rapporten laten zien wat de uren waard zijn (of exporteer de CSV naar een spreadsheet). Vul daarna je echte factureerbare aandeel in bij de uurtariefcalculator voor zelfstandigen.
Maandoverzicht: deze periode tegenover de vorige
Het maandoverzicht vergelijkt je geregistreerde tijd, afgeronde taken en verdiende credits met de vorige periode en toont je activiteit per dag en je huidige reeks. In één oogopslag zie je of je deze maand voor of achter ligt, zonder spreadsheets.
Omdat CORTEX een gegamificeerde productiviteitsapp is, hangt je tijd ook samen met het spel: afgeronde taken leveren XP en credits op, en je kunt de credits uitgeven aan beloningen die je zelf kiest.
Beperkingen van CORTEX: wat je moet weten
CORTEX is een gratis app voor tijdregistratie voor persoonlijk gebruik en voor zelfstandigen die alleen werken, met deze beperkingen:
- Facturatie is gemaakt voor Tsjechische zelfstandigen. Klanten, projecten met uurtarief en factureerbare tijd werken voor iedereen; facturen op basis van geregistreerde tijd horen bij de factuurmodule voor Tsjechische zelfstandigen die niet voor de btw geregistreerd zijn.
- Geen automatische registratie. De app houdt geen apps of websites in de gaten: je start en stopt de timers zelf. De optionele inactiviteitsherkenning merkt wanneer er geen activiteit is in het CORTEX-tabblad van je browser en laat je die tijd behouden of aftrekken, of de timer laten stoppen aan het begin van de inactieve periode.
- Geen urenstaten voor teams en geen goedkeuringen.
- Geen native desktop-app of app uit de appstore: de app werkt in de browser en je kunt die als PWA op je telefoon installeren.
- Geen tweerichtingssynchronisatie met je agenda (agenda’s zijn alleen-lezen) en geen import uit andere tijdregistratietools.
Registreer je de tijd van een team, of moet je urenstaten goedkeuren of facturen in elke valuta maken, dan past een speciale teamtool beter: CORTEX is gemaakt voor je eigen werk. Wil je eenvoudige timers naast je taken, gewoontes en dagplan, met rapporten en exports, dan regelt CORTEX dat gratis. Meer voor wie alleen werkt op de pagina app voor zelfstandigen.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste gratis app voor tijdregistratie voor persoonlijk gebruik?
Voor persoonlijk gebruik wil je timers met één klik, duidelijke rapporten en geen betaalmuren. CORTEX geeft je gratis een timer met één klik en Focus, rapporten per klant, project en categorie, een maandoverzicht en export naar CSV/pdf, naast taken en gewoontes. Moet de app automatisch je apps in de gaten houden, zoek dan een speciale registratietool.
Is er een gratis app voor urenregistratie voor zelfstandigen?
Ja. CORTEX is gratis voor iedereen en toont de uren per project met export naar CSV en pdf. Projecten kunnen een uurtarief hebben; facturen op basis van geregistreerde tijd horen bij de factuurmodule voor Tsjechische zelfstandigen die niet voor de btw geregistreerd zijn. Teams die goedkeuringen nodig hebben, kunnen beter een speciale teamtool gebruiken.
Kan ik meerdere timers tegelijk laten lopen?
Nee. Er loopt maar één timer: start je er een op een ander project of een andere taak, dan stopt de vorige en slaat die zijn tijd op, zodat geen minuut dubbel telt.
Registreert de pomodorotimer van Focus mijn tijd?
Ja. Elke focussessie registreert haar minuten op de taak, net als de timer, dus je hoeft de twee nooit tegelijk te gebruiken.
Kan ik mijn tijdgegevens exporteren?
Ja. De rapportpagina exporteert de gekozen periode naar CSV voor spreadsheets en naar pdf om te delen of te archiveren.
Kan ik tijd toevoegen die ik vergat te registreren?
Ja. Op de rapportpagina kun je achteraf een registratie toevoegen en bestaande registraties bewerken of verwijderen.
Bronnen en verder lezen
Begin met het registreren van je werktijd
Start de timer op een klant of project en zie waar je uren echt naartoe gaan.
Beginnen met tijdregistratie