Zeiterfassung-App kostenlos: Arbeitszeit erfassen, ohne darüber nachzudenken

Daniel Gavalec · Aktualisiert 21.10.2026

Eine gute Zeiterfassung-App braucht drei Dinge: einen Timer, den du mit einem Klick startest, eine Korrektur für die Tage, an denen du ihn vergisst, und einen Bericht, der dir zeigt, wohin die Stunden gegangen sind. CORTEX bringt genau das kostenlos mit: Du startest den Timer auf einem Projekt oder einer Aufgabe, trägst vergessene Zeit im Stundenzettel nach und lädst die Stunden pro Kunde und Projekt als PDF oder CSV herunter. Dazu kommen Aufgaben, ein Tagesplan und Gewohnheiten in derselben App – im Browser und als App auf dem Handy.

Warum überhaupt Zeit erfassen?

Frag dich, wie viele Stunden du letzte Woche wirklich an deinem wichtigsten Projekt gearbeitet hast. Die meisten antworten schnell – und liegen daneben. Wir unterschätzen regelmäßig, wie lange Aufgaben dauern; die Psychologie nennt das den Planungsfehlschluss (Buehler, Griffin & Ross, 1994). Und die vielen halben Stunden für E-Mails, Abstimmungen und Suchen tauchen in keiner Erinnerung auf.

Eine Zeiterfassung ersetzt das Bauchgefühl durch eine Zahl. Damit beantwortest du ganz praktische Fragen:

• Als Selbstständige oder Selbstständiger: Welcher Kunde lohnt sich pro Stunde wirklich, wenn du Abstimmungen und Korrekturschleifen mitzählst? Mehr dazu in nicht abrechenbare Zeit messen.
• Im Studium: Lernst du 20 Stunden pro Woche oder acht, zwischen denen viel Handy liegt?
• Im Job: Wie viel deiner Woche geht in konzentrierte Arbeit und wie viel in Meetings und Postfach?
• Für dich selbst: Bekommt das Projekt, das dir am wichtigsten ist, auch die meisten Stunden?

Zeiterfassung ist dabei kein Kontrollinstrument. Du misst für dich, nicht für jemanden, der dir über die Schulter schaut.

So erfasst du deine Arbeitszeit, ohne dass es nervt

Die beste Zeiterfassung ist die, die du nach drei Wochen noch nutzt. Diese fünf Regeln helfen dabei – mit jeder App und sogar auf Papier:

1. Wenige Töpfe statt dreißig. Leg drei bis sechs Projekte an, die du wirklich verwendest: etwa „Kunde Müller“, „Website-Relaunch“, „Verwaltung“, „Weiterbildung“. Zu feine Kategorien gibst du nach einer Woche auf.
2. Am Anfang starten, nicht am Ende schätzen. Ein Klick zu Beginn eines Blocks ist leichter, als um 18 Uhr den Tag zusammenzupuzzeln.
3. Fehler am selben Tag korrigieren. Den Timer über die Mittagspause laufen lassen passiert jedem. Korrigier es, solange du dich noch erinnerst.
4. Einmal pro Woche hinschauen. Zehn Minuten am Freitag reichen: Wo ist mehr Zeit hingeflossen als geplant? Was ändere ich nächste Woche? Der Wochenrückblick ist dafür der richtige Moment.
5. Nicht alles messen. Arbeit und Lernen ja, Freizeit nur, wenn du eine konkrete Frage hast (zum Beispiel: Wie viel Zeit geht abends ans Handy?).

Ein Timer mit einem Klick

In CORTEX sitzt der Timer oben in der Leiste, auf dem Handy als schmaler Streifen über dem Inhalt. Du wählst ein Projekt oder eine Aufgabe und klickst auf Starten. Es läuft immer genau ein Timer: Wechselst du zu einem anderen Projekt, wird der bisherige Eintrag gespeichert, sodass keine Minute doppelt zählt. Häufige Projekte heftest du an den Schnellstart, dann sind sie immer oben. Am Rechner stoppst du den Timer mit der Taste T.

Wenn du den Timer vergisst

• „Arbeitest du noch?“ – läuft der Timer länger als die eingestellte Zahl an Stunden, fragt CORTEX nach und lässt dich das echte Arbeitsende eintragen.
• Täglicher Auto-Stopp – auf Wunsch endet ein laufender Eintrag jeden Tag zu einer festen Uhrzeit.
• Inaktivität erkennen – warst du länger weg, entscheidest du, ob die Zeit bleibt, abgezogen wird oder der Timer zum Zeitpunkt deines Weggehens stoppt.
• Offline – ohne Netz wird der Eintrag gespeichert, sobald du wieder online bist.

Focus-Sitzungen zählen mit

Arbeitest du lieber in Intervallen, startest du eine Focus-Sitzung (Pomodoro oder frei) auf einer Aufgabe. Eingetragen wird nur die Zeit, die wirklich gemessen wurde – du brauchst also nicht zwei Uhren gleichzeitig. Wie die Intervalle funktionieren, erklärt der kostenlose Pomodoro-Timer.

Stundenzettel, Berichte und Export

Unter Arbeit findest du alles, was der Timer gesammelt hat, in drei Ansichten:

Den Stundenzettel eines Zeitraums lädst du als PDF oder CSV herunter – zum Beispiel als Anlage für einen Kunden, der nach Stunden zahlt, oder für deine eigene Tabelle. Alle deine Daten kannst du außerdem jederzeit als JSON oder als ZIP mit CSV-Dateien exportieren.

app.getcortex.online/reports

Kunden, Projekte und Stundensätze

Projekte gehören zu Kunden. Bei jedem Projekt kannst du festlegen:

• Stundensatz – dann zeigen die Berichte neben den Stunden auch, was die Arbeit wert ist.
• Abrechenbar oder nicht – pro Projekt und bei Bedarf pro Eintrag. So siehst du, welcher Anteil deiner Zeit bezahlt wird.
• Stundenbudget – bei 80 % sagt CORTEX Bescheid, bevor ein Pauschalprojekt aus dem Ruder läuft.
• Rundung und Minimum – etwa jeden Eintrag auf 15 Minuten aufrunden, falls du das mit einem Kunden so vereinbart hast.

Ein Projekt lässt sich mit einem Ziel verbinden. So zählt die Zeit auch dort, wo du langfristig hinwillst – mehr dazu in der Ziele-App.

Ehrlich gesagt: CORTEX ist eine Zeiterfassung für deine eigene Arbeit, kein System für Teams. Es gibt keine Stundenzettel-Freigaben für Mitarbeitende und keine automatische Überwachung von Programmen oder Webseiten – du startest und stoppst selbst. Die Rechnungsfunktion in CORTEX erstellt Rechnungen im tschechischen Format für Nicht-Umsatzsteuerpflichtige; für deutsche Rechnungen nutzt du weiter deine gewohnte Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware und hängst den Stundenzettel als PDF an.

Zeiterfassung in CORTEX einrichten

Wenn du schon ein Konto hast, öffne Arbeit und leg dein erstes Projekt an. Die Zeit steht dann direkt neben deinen Aufgaben und dem Tagesplan per Klick – du siehst also nicht nur, was du vorhattest, sondern auch, wie lange es wirklich gedauert hat. Für Selbstständige gibt es einen eigenen Überblick: die App für Selbstständige.