計画にゆとりを：遅れに備える時間の確保
計画のゆとりとは、変更、質問、思ったより長くかかる作業のために、意識して空けておく時間です。ふつうの休憩、移動、準備とは別に加えます。どれくらいとるかは、決まった割合ではなく、似たような日の自分の経験から決めましょう。
- 移動と準備は、わかっている計画の一部です。
- 遅れを吸収するためのゆとりと、休憩時間は分けましょう。
- 似たタスクに実際にかかった時間が、次の見積もりを改善してくれます。
わかっている作業と、不確かなことを分ける
会議のたびに準備とメモが必要なら、それははっきり計画に入れましょう。思いがけない質問やファイルのトラブルのためには、別の空き時間を残しておきます。
食事も移動の時間もなしでしか回らない計画は、まず基本から直す必要があります。いっぱいの1日の下に、漠然と「予備」の欄を書き足すだけでは足りません。
ある午前中の例
30分の会議と、プロジェクトのための1時間のブロックがあるとします。準備、まとめ、休憩を加えましょう。午前中の残りを、自動的に次の大きなタスクで埋めないこと。
会議が長引いたら空き時間を使い、残りの計画がまだ実行できるかを確かめます。ここでの時間は例で、誰にでも合う時間割を示すものではありません。
決まったルールより、比較できる記録を集める
似たタスクでは、予定の時間と実際の時間、差が出た理由を書きましょう。書く時間を短く見積もりすぎたのか、資料待ちが多いのかで、直し方は違います。
ビューラーらは、完了までの時間を楽観的に予測しすぎることを研究しました（計画錯誤）。そこから、確保すべきゆとりの時間が一律に決まるわけではありません。計画にいちばん役立つのは、比べられる自分のタスクの記録です。
余裕が早くなくなってしまったら
新しい約束をする前に、残りの用事を確かめましょう。成果を小さくする、時間枠を入れかえる、受け取る人と早めに期限を相談する。全部を後ろにずらすだけでは、問題が夜に移るだけです。
使わなかったゆとりの時間は、空いたままでかまいません。小さな追加のタスクを選んでもいいですが、計画が正しかったことを、すべての時間を埋めて証明する必要はありません。
印刷用シート
計画にバッファ時間を：遅れのための余白
手で書きこんでください。ボタンを押すと印刷の画面が開きます。PDFへの保存は、ブラウザで選べます。
| 問いまたは項目 | 自分のメモ |
|---|---|
| 決まった予定 | |
| わかっている準備と移動 | |
| タスクの見積もり時間 | |
| 変更のための空き時間 | |
| 実際の時間と気づいたこと |
CORTEXがすることと、自分で選ぶこと
選んだステップを、期限と見積もり時間つきのタスクとして書きましょう。「今日の計画を立てる」は、使える時間に合わせて案を用意します。適用する前に確認しましょう。CORTEXは、約束の範囲を代わりに決めることも、書きこんだ紙のシートを自動で読みこむこともしません。
次にすること
ほかのヒントはこちら：タイムブロッキング・1日の計画の立て方
よくある質問
ゆとりの時間はどれくらい残せばいい？
まずは目に見える空き時間をひとつ残し、似たような日や中断の回数をもとに調整していきましょう。
昼休みもゆとりの時間に含めますか？
いいえ。昼休みは休憩のための時間です。遅れを取り戻すために、いつも削ってよいものではありません。
急な用事が多い仕事では？
きっちり決めたタスクの数を減らし、大きな変更のあとに順番を選び直しましょう。
使わなかった余裕はどうする？
休むために残しておくか、自分で選んで小さな追加のことをしましょう。
出典・参考文献
2分で1日の計画を立てよう
タスクをふだんの言葉で入力すると、CORTEXが時間のブロックに分けた無理のない1日を組み立てます。
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