Getting Things Done (GTD) uitgelegd: de 5 stappen, met een volledig voorbeeld

Daniel Gavalec · Bijgewerkt op 26-10-2026

De Getting Things Done-methode (GTD) is het systeem van David Allen om al je verplichtingen uit je hoofd te halen en in betrouwbare lijsten te zetten, zodat je zonder stress kunt beslissen wat je hierna doet. Het werkt met vijf stappen (vastleggen, verhelderen, organiseren, reflecteren en doen) en een wekelijkse gewoonte die alles actueel houdt. Hieronder vind je elke stap in gewone woorden uitgelegd, het beslisschema, een echt voorbeeld en een checklist voor je weekreview om te printen.

In het kort

Getting Things Done (GTD) is een methode voor persoonlijke productiviteit van David Allen, in 2001 als boek verschenen en in 2015 herzien (in het Nederlands verschenen als Getting Things Done).
GTD heeft vijf stappen: alles vastleggen, verhelderen wat elk ding betekent, het op de juiste lijst organiseren, reflecteren in een weekreview en doen, door de volgende actie te kiezen.
De tweeminutenregel: kost de volgende actie minder dan twee minuten, doe hem dan meteen in plaats van hem op te schrijven.
De basislijsten van GTD zijn de inbox, volgende acties, projecten, wachten op, de agenda, ooit/misschien en naslagmateriaal.
De weekreview heeft drie fases (leegmaken, bijwerken en creatief zijn) en is de gewoonte die het systeem betrouwbaar houdt.

Wat is Getting Things Done?

David Allen publiceerde Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity in 2001 en bracht in 2015 een herziene editie uit. Het uitgangspunt is eenvoudig: je hoofd is goed in ideeën bedenken en slecht in ze bewaren. Elke openstaande verplichting die je alleen in je hoofd bewaart (“tandarts bellen”, “de inlogfout van de klant oplossen”, “misschien Spaans leren”) blijft zeuren en trekt aandacht weg van waar je mee bezig bent.

GTD lost dat op met een extern systeem waarop je volledig vertrouwt. Als alles is vastgelegd en geordend, kun je naar je lijsten kijken en op elk moment het juiste kiezen, in plaats van te reageren op wat het meeste lawaai maakt.

Onderzoek ondersteunt het kernidee. Masicampo en Baumeister (2011) zagen dat onafgemaakte doelen opdringerige gedachten veroorzaken, en dat een concreet plan voor het doel maken (het niet afmaken, alleen plannen) die gedachten deed verdwijnen. Dat is precies wat de GTD-stap “de volgende actie verhelderen” doet.

De 5 stappen van GTD

Stap	Wat je doet	Typische fout
1. Vastleggen	Verzamel alles wat je hoofd bezighoudt in een paar inboxen (één in de app, een bakje voor papier, je mail).	Tien inboxen hebben, zodat niets compleet voelt
2. Verhelderen	Loop elk ding na: vraagt het om actie? Zo ja, wat is de volgende concrete, fysieke actie?	“Website” opschrijven in plaats van “Sanne mailen om de inloggegevens van de hosting te vragen”
3. Organiseren	Zet elk resultaat waar het hoort: volgende acties, projecten, agenda, wachten op, ooit/misschien, naslag of prullenbak.	Taken zonder vaste tijd in je agenda zetten
4. Reflecteren	Loop je lijsten vaak genoeg door om erop te kunnen vertrouwen: dagelijks even kijken en een volledige weekreview.	De weekreview overslaan, waardoor je lijsten verouderen
5. Doen	Kies wat je nu doet op basis van context, beschikbare tijd, beschikbare energie en prioriteit.	Elke ochtend alles opnieuw plannen in plaats van gewoon te kiezen

Verhelderen: het beslisschema van GTD (en de tweeminutenregel)

Verhelderen is waar GTD beroemd door werd. Pak één ding tegelijk uit je inbox, van boven naar beneden, en leg nooit iets terug in de inbox. Vraag jezelf bij elk ding:

Wat is het?
Vraagt het om actie?
- Nee → naar de prullenbak, archiveer het als naslag of parkeer het bij ooit/misschien.
- Ja → ga door.
Welk resultaat wil ik? Is er meer dan één actie nodig, dan is het een project: zet het op je projectenlijst.
Wat is de volgende concrete, fysieke actie? Dan:
- Duurt minder dan twee minuten → doe het nu.
- Iemand anders zou het moeten doen → delegeer het en zet het op wachten op.
- Moet op een bepaalde dag of een bepaald tijdstip gebeuren → agenda.
- Anders → lijst met volgende acties.

De tweeminutenregel bestaat omdat het opschrijven van een piepkleine taak meer kost dan hem doen. Antwoord meteen “Ja, donderdag komt me goed uit”; schrijf niet “Anne antwoorden” op een lijst. De regel geldt terwijl je je inbox verwerkt; het is geen vrijbrief om tijdens deep work achter elk klein ding aan te gaan.

De lijsten van GTD uitgelegd

Lijst	Wat erop komt	Voorbeeld
Inbox	Alles wat nog niet verhelderd is	“iets van de Belastingdienst?”
Volgende acties	Losse, concrete stappen die je op elk moment kunt doen	Drie onderwerpregels voor de nieuwsbrief opschrijven
Projecten	Elk resultaat dat meer dan één actie vraagt en binnen ongeveer een jaar af kan	De portfoliowebsite lanceren
Agenda	Alleen acties en afspraken die aan een dag of tijd vastzitten	Tandarts, di 15:30
Wachten op	Wat je hebt gedelegeerd of van anderen verwacht	Logobestanden van Mia (gevraagd op 10 oktober)
Ooit/misschien	Ideeën waar je je nu niet aan verbindt	Spaans leren, een mechanisch toetsenbord bouwen
Naslag	Informatie die je misschien nodig hebt, zonder actie	Pdf’s van contracten, handleidingen, recepten

Allen stelt daarnaast voor om volgende acties te groeperen per context (@computer, @bellen, @boodschappen, @thuis), zodat je alleen ziet wat je kunt doen waar je bent. In een wereld waarin bijna al het werk via één laptop gaat, groeperen veel mensen nu op energie of tijd (“taken van 15 minuten”, “taken voor als ik weinig energie heb”).

Een volledig GTD-voorbeeld: een chaotische maandag

Stel dat je als zelfstandige ontwerper werkt. Je gaat maandagochtend zitten, zet een timer op 10 minuten en gooit alles wat in je hoofd zit in je inbox. Daarna verhelder je elk ding:

In de inbox	Beslissing	Waar het heen gaat
“Website Café De Hoek”	Resultaat met meerdere stappen	Project: Website Café De Hoek uiterlijk 30 november online + volgende actie “De eigenaar het voorstel voor de sitemap sturen”
Daan antwoorden over vrijdag	Minder dan 2 minuten	Meteen gedaan
Logobestanden van de klant	De volgende actie hangt van iemand anders af	Wachten op (donderdag een herinnering sturen)
Afspraak bij de tandarts	Vast tijdstip	Agenda: di 15:30
Domeinnaam verlengen	Eén actie, op een willekeurige dag deze week	Volgende acties
Een nieuwe opmaak voor het portfolio uitproberen	Nu geen verplichting	Ooit/misschien
Pdf met de huisstijlgids van de klant	Geen actie, kan nodig zijn	Naslagmap
“In vorm komen”	Te vaag	Project: 5 km hardlopen zonder te stoppen + volgende actie “Hardloopschoenen bij de deur zetten”
Oude uitnodiging voor een webinar	Niet relevant	Prullenbak

Kies na het verhelderen van de punten tijdens een korte terugblik één volgende actie. Voor prioriteiten kan de Eisenhower-matrix je helpen kiezen wat vandaag telt.

De checklist voor de GTD-weekreview (om te printen)

Allen noemt de weekreview de kritieke succesfactor van GTD. Reserveer elke week op hetzelfde tijdstip 45 tot 60 minuten; vrijdagmiddag werkt goed omdat je er de week mee afsluit. De officiële checklist van de David Allen Company heeft drie fases; dit is onze versie, in onze eigen woorden:

Checklist weekreview – week van ______

Klaar	Fase	Stap
☐	Leegmaken	Verzamel losse papiertjes, notities en bonnetjes in je inbox
☐	Leegmaken	Verwerk alle inboxen (app, mail, papier) tot ze leeg zijn
☐	Leegmaken	Maak je hoofd leeg: schrijf alles op wat nog door je hoofd spookt
☐	Bijwerken	Loop je volgende acties na: vink af wat klaar is en voeg ontbrekende stappen toe
☐	Bijwerken	Bekijk de agenda van vorige week op losse eindjes
☐	Bijwerken	Bekijk de komende 2–3 weken in je agenda en de deadlines
☐	Bijwerken	Loop je wachten-oplijst na en stuur herinneringen
☐	Bijwerken	Loop alle projecten na: elk project heeft een volgende actie
☐	Creatief zijn	Bekijk ooit/misschien: zet ideeën op een actieve lijst, houd ze aan of verwijder ze
☐	Creatief zijn	Voeg nieuwe ideeën toe die het vastleggen waard zijn
☐	Plannen	Kies de 3 belangrijkste resultaten voor volgende week: 1) ______ 2) ______ 3) ______

Combineer hem met een weekplanner om te printen als je voor de stap “plannen” graag papier gebruikt.

Zo gebruik je GTD in CORTEX

Gebruik deze onderdelen van CORTEX voor je acties en projecten; bewaar je naslagmateriaal in een apart archief.

GTD-lijst	In CORTEX
Vastleggen / inbox	Snel toevoegen: druk overal op Q en typ één zin. Taken zonder doel komen in Zonder datum.
Volgende acties	Taken in de takenplanner, met prioriteit en een tijdsschatting (`~15m`) om te kiezen op basis van de tijd die je hebt.
Projecten	Doelen met voortgang berekend uit hun taken, plus subtaken voor korte lijstjes met stappen.
Agenda	Taken met datum en tijd (`vrijdag om 15:30`), zichtbaar in het weekraster van de agenda.
Wachten op	Er is geen aparte lijst. Maak een doel met de naam “Wachten” en voeg herinneringen toe zoals `Logobestanden opvragen donderdag #Wachten`. In gedeelde doelen kun je taken aan iemand anders toewijzen.
Ooit/misschien	Een doel “Ooit” voor kleine ideeën; het visiebord voor de grote dromen.
Naslag	Niet iets voor CORTEX. CORTEX is geen notitie-app en geen documentarchief: bewaar je naslagmateriaal in een notitie-app of in mappen.
Weekreview	Een terugkerende taak, plus het scherm met je week- en maandoverzicht met geregistreerde tijd, afgeronde taken en je reeks.
Doen	Plan mijn dag zet de taken van vandaag en de taken die te laat zijn in de vrije gaten, op prioriteit en de kortste eerst.

Eén regel die in één keer vastlegt, verheldert en organiseert, ziet er zo uit: Sitemapvoorstel naar Café De Hoek sturen morgen om 10:00 ~30m !p1 #CafeDeHoek (met een doel dat CafeDeHoek heet). CORTEX haalt datum, tijd, duur, prioriteit en doel uit de tekst. Je eigen weekreview kan een terugkerende taak zijn: Weekreview elke vrijdag om 16:00 ~45m.

Lijst met volgende acties uit Getting Things Done in de takenplanner van CORTEX — Takenplanner: de taken van vandaag met prioriteit, tijd en doel

De spellaag is wat GTD nooit had: elke afgeronde volgende actie levert XP en credits op voor beloningen die je zelf bepaalt. Voor breinen die nu een beloning willen, maakt die kleine beloning “de inbox verwerken” een stuk minder saai.

Veelgemaakte fouten met GTD (en hoe je ze snel oplost)

Een te ingewikkeld systeem bouwen. Twintig contexten en geneste tags zijn uitstelgedrag met extra stappen. Begin met de zeven lijsten hierboven.
Vage volgende acties. Ligt een taak al een week stil, herschrijf hem dan als een kleinere, concretere stap.
De weekreview overslaan. Zonder review verouderen je lijsten en vertrouw je ze niet meer. Maak er een terugkerende afspraak van.
Je agenda als verlanglijstje gebruiken. Daar horen alleen dingen in die op die dag moeten gebeuren. Wil je bewust focustijd inplannen, gebruik dan timeblocking als aanvulling op GTD.
Geen ruimte voor deep work. GTD is heel goed in vertellen wat je moet doen en minder sterk in het beschermen van tijd voor het moeilijke werk. Combineer het met blokken deep work.

Getting Things Done® en GTD® zijn geregistreerde handelsmerken van de David Allen Company. CORTEX is niet verbonden aan de David Allen Company en wordt er niet door onderschreven.

Begin opnieuw met één verplichting

Neem na een zware week tien minuten om je agenda, één actief project en de volgende actie daarvan door te lopen. Bewaar het opruimen van je archief voor later. Onderzoek naar het bijhouden van vooruitgang ondersteunt terugkijken op wat er veranderd is; onderzoek naar als-dan-plannen ondersteunt het kiezen van een duidelijk moment om in actie te komen. Geen van beide valideert elk detail van GTD. Begin opnieuw met één echte verplichting.

Voor de originele checklist, zie de pdf van de weekreview van de David Allen Company; het printblad op deze pagina is ons eigen werkblad.

Veelgestelde vragen

Wat is de Getting Things Done-methode in het kort?

GTD is een manier om al je taken en ideeën uit je hoofd te halen en in betrouwbare lijsten te zetten. Je legt alles vast, bepaalt voor elk ding de volgende actie, ordent het in lijsten, loopt de lijsten elke week door en kiest daarna wat je doet op basis van context, tijd, energie en prioriteit.

Wat zijn de 5 stappen van GTD?

Vastleggen, verhelderen, organiseren, reflecteren en doen. Leg alles vast wat je hoofd bezighoudt, verhelder wat elk ding is en wat de volgende actie is, organiseer de resultaten in lijsten, reflecteer in een weekreview en doe de juiste volgende actie.

Wat is de tweeminutenregel van GTD?

Kost de volgende actie van iets minder dan twee minuten, doe hem dan meteen terwijl je je inbox verwerkt. Zo’n kleine taak opschrijven zou meer tijd kosten dan hem doen.

Is het boek Getting Things Done de moeite waard?

Ja, als openstaande zaken je boven het hoofd groeien. Lees de herziene editie uit 2015 (ook in het Nederlands verkrijgbaar), die de voorbeelden bijwerkt naar digitale tools. Wil je alleen beginnen, dan zijn de vijf stappen, het beslisschema en de weekreview uit deze gids genoeg voor je eerste maand.

Wat is de beste app voor GTD?

Elke app met een inbox, projecten, deadlines en snel vastleggen volstaat. Kies er een die vastleggen supermakkelijk en de weekreview eenvoudig maakt. CORTEX dekt vastleggen, volgende acties, projecten (doelen), de agenda en de review, maar is geen naslagarchief, dus bewaar notities en documenten ergens anders.

Hoe lang duurt een GTD-weekreview?

Meestal 30 tot 60 minuten als je systeem eenmaal staat. De eerste keren kunnen langer duren omdat je achterstand inhaalt. Plan hem elke week op hetzelfde tijdstip, zodat het niet afhangt van hoeveel zin je hebt.

Bronnen en verder lezen

Verhelder één ding uit Zonder datum

Voeg na je registratie en het doorlopen van de eerste instellingen een taak toe, bepaal de volgende actie en geef hem alleen een datum als dat nodig is.

Een taak verhelderen

Gratis voor iedereen · Geen creditcard · Werkt in de browser · Te installeren op je telefoon (iOS en Android)