Getting Things Done (GTD) erklärt: die 5 Schritte mit Beispiel

Daniel Gavalec · Aktualisiert 17.10.2026

Die Getting-Things-Done-Methode (GTD) ist David Allens System, um jede Verpflichtung aus dem Kopf in verlässliche Listen zu bekommen, damit du ohne Stress entscheiden kannst, was als Nächstes dran ist. Sie läuft über fünf Schritte – erfassen, klären, organisieren, durchsehen, erledigen – plus eine wöchentliche Gewohnheit, die alles ehrlich hält. Unten findest du jeden Schritt verständlich erklärt, den Entscheidungsablauf, ein echtes Beispiel und eine Checkliste für den Wochenrückblick zum Ausdrucken.

Was ist Getting Things Done?

David Allen veröffentlichte Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity 2001 und brachte 2015 eine überarbeitete Ausgabe heraus. Die Grundidee ist einfach: Dein Kopf ist gut darin, Ideen zu haben, und schlecht darin, sie festzuhalten. Jede unerledigte Verpflichtung, die du nur im Kopf trägst – „Zahnarzt anrufen“, „Login-Fehler beim Kunden beheben“, „vielleicht Spanisch lernen“ –, nagt an dir und nimmt dem, was du gerade tust, Aufmerksamkeit.

GTD löst das mit einem externen System, dem du vollständig vertraust. Ist alles erfasst und sortiert, kannst du auf deine Listen schauen und im Moment das Richtige wählen, statt auf das Lauteste zu reagieren.

Die Forschung stützt die Kernidee. Masicampo und Baumeister (2011) fanden, dass unerledigte Ziele aufdringliche Gedanken auslösen und dass ein konkreter Plan für das Ziel – nicht das Erledigen, nur das Planen – diese Gedanken verblassen ließ. Genau das tut der GTD-Schritt „die nächste Aktion klären“.

Die 5 Schritte von GTD

Klären: der GTD-Entscheidungsablauf (und die Zwei-Minuten-Regel)

Beim Klären verdient GTD seinen Ruf. Nimm einen Punkt nach dem anderen aus dem Eingang, von oben nach unten, und leg nie etwas zurück. Frag bei jedem:

1. Was ist das?
2. Ist es umsetzbar?
   • Nein → in den Papierkorb, als Referenz ablegen oder unter Irgendwann/Vielleicht parken.
   • Ja → weiter.
3. Welches Ergebnis will ich? Braucht es mehr als eine Aktion, ist es ein Projekt – füg es der Projektliste hinzu.
4. Was ist die allernächste körperliche Aktion? Dann:
   • Dauert weniger als zwei Minuten → sofort erledigen.
   • Sollte jemand anderes tun → delegieren und unter Warten auf eintragen.
   • Muss an einem bestimmten Tag oder zu einer Uhrzeit passieren → Kalender.
   • Sonst → Liste der nächsten Aktionen.

Die Zwei-Minuten-Regel gibt es, weil das Verwalten einer winzigen Aufgabe mehr kostet als das Erledigen. Antworte „Ja, Donnerstag passt“ sofort; schreib nicht „Anna antworten“ auf eine Liste. Die Regel gilt beim Abarbeiten des Eingangs – sie ist keine Erlaubnis, während Deep Work jeder Kleinigkeit hinterherzulaufen.

Die GTD-Listen erklärt

Allen schlägt außerdem vor, nächste Aktionen nach Kontext zu gruppieren – @Computer, @Anrufe, @Besorgungen, @Zuhause –, damit du nur siehst, was du dort tun kannst, wo du gerade bist. Weil heute die meiste Arbeit an einem einzigen Laptop passiert, gruppieren viele stattdessen nach Energie oder Zeit („15-Minuten-Aufgaben“, „Aufgaben für müde Köpfe“).

Ein GTD-Beispiel: ein chaotischer Montag

Angenommen, du bist freiberufliche Designerin. Montagmorgen setzt du dich hin, stellst einen 10-Minuten-Timer und kippst alles, was dir im Kopf herumgeht, in den Eingang. Dann klärst du jeden Punkt:

Zehn Minuten Klären, und der Eingang ist leer. Nichts ist vergessen, nichts steckt mehr im Kopf, und die Liste der nächsten Aktionen ist kurz genug, um wirklich daraus zu wählen. Ist sie noch lang, hilft ein schneller Durchgang durch die Eisenhower-Matrix bei der Entscheidung, was heute am meisten zählt.

Checkliste für den GTD-Wochenrückblick (zum Ausdrucken)

Allen nennt den Wochenrückblick den entscheidenden Erfolgsfaktor von GTD. Blocke jede Woche zur selben Zeit 45–60 Minuten – Freitagnachmittag passt gut, weil er die Woche abschließt. Die offizielle Checkliste der David Allen Company hat drei Phasen; hier ist unsere sinngemäße Version:

Magst du für den Schritt „Planen“ Papier, kombiniere ihn mit dem Wochenplan-Generator.

GTD in CORTEX umsetzen

GTD funktioniert auf Papier, in einer Textdatei oder in jeder App. Soll es sich auch belohnend anfühlen, so lassen sich die GTD-Listen auf CORTEX übertragen – eine kostenlose gamifizierte Produktivitäts-App: Aufgaben, Tagesplan per Klick, Zeiterfassung und Gewohnheiten mit XP, Levels und echten Belohnungen. Wir sagen ehrlich, wo es passt und wo nicht.

Eine Eingabe, die Klären und Organisieren in einem Rutsch erledigt, sieht so aus: Sitemap-Vorschlag an Café an der Ecke schicken morgen @10:00 ~30m !p1 #CafeEcke (mit einem Ziel namens CafeEcke). CORTEX liest Datum, Uhrzeit, Dauer, Priorität und Ziel aus dem Text. Der Wochenrückblick selbst kann eine wiederkehrende Aufgabe sein: Wochenrückblick freitag @16:00 ~45m *weekly.

app.getcortex.online/planner

Die Spielebene ist der Teil, den GTD nie hatte: Jede erledigte nächste Aktion bringt XP und Credits für selbst festgelegte Belohnungen. Für Menschen, deren Gehirn die Belohnung jetzt will, macht dieser kleine Schub das „Eingang abarbeiten“ deutlich weniger trist.

Typische GTD-Fehler (und schnelle Lösungen)

• Überkonstruiertes Setup. Zwanzig Kontexte und verschachtelte Tags sind Prokrastination mit Extraschritten. Fang mit den sieben Listen oben an.
• Vage nächste Aktionen. Liegt eine Aufgabe eine Woche herum, schreib sie als kleineren, körperlicheren Schritt neu.
• Den Wochenrückblick auslassen. Ohne ihn veralten die Listen, und du hörst auf, ihnen zu vertrauen. Mach ihn zu einem wiederkehrenden Termin.
• Den Kalender als Wunschliste nutzen. Dorthin gehört nur, was an diesem Tag passieren muss. Um Fokuszeit bewusst einzuplanen, nutze zusätzlich zu GTD Time Blocking.
• Kein Platz für Deep Work. GTD ist stark beim Was, schwächer beim Schützen von Zeit für schwierige Dinge. Kombiniere es mit Deep-Work-Blöcken.

Getting Things Done® und GTD® sind eingetragene Marken der David Allen Company. CORTEX ist nicht mit der David Allen Company verbunden und wird von ihr nicht unterstützt.