Getting Things Done (GTD) expliqué : les 5 étapes, avec un exemple complet
La méthode Getting Things Done (GTD) est le système de David Allen pour sortir tous vos engagements de votre tête et les mettre dans des listes fiables, afin de pouvoir décider sans stress quoi faire ensuite. Elle repose sur cinq étapes (capturer, clarifier, organiser, revoir et faire) et sur une habitude hebdomadaire qui garde tout à jour. Vous trouverez ci-dessous chaque étape expliquée simplement, l’arbre de décision, un exemple réel et une check-list de revue hebdomadaire à imprimer.
- Getting Things Done (GTD) est une méthode de productivité personnelle de David Allen, publiée en livre en 2001 et révisée en 2015 (en français, S’organiser pour réussir).
- GTD comporte cinq étapes : tout capturer, clarifier ce que signifie chaque élément, le ranger dans la bonne liste, revoir lors d’une revue hebdomadaire et faire, en choisissant la prochaine action.
- La règle des deux minutes : si la prochaine action prend moins de deux minutes, faites-la tout de suite au lieu de la noter.
- Les listes de base de GTD sont la boîte de réception, les prochaines actions, les projets, en attente, le calendrier, un jour/peut-être et la documentation de référence.
- La revue hebdomadaire a trois phases (faire place nette, mettre à jour et créer) et c’est l’habitude qui garde le système fiable.
Qu’est-ce que Getting Things Done ?
David Allen a publié Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity en 2001, puis une édition révisée en 2015. Le principe est simple : votre esprit est doué pour avoir des idées, mais mauvais pour les stocker. Chaque engagement en suspens que vous ne gardez que dans votre tête (« appeler le dentiste », « corriger le bug de connexion du client », « apprendre l’anglais, peut-être ») vous tracasse et détourne votre attention de ce que vous êtes en train de faire.
GTD règle cela avec un système externe auquel vous faites entièrement confiance. Quand tout est capturé et trié, vous pouvez regarder vos listes et choisir ce qui convient à chaque instant, au lieu de réagir à ce qui fait le plus de bruit.
La recherche soutient l’idée centrale. Masicampo et Baumeister (2011) ont observé que les objectifs inachevés provoquent des pensées intrusives, et que faire un plan concret pour l’objectif (pas le terminer, seulement le planifier) faisait disparaître ces pensées. C’est exactement ce que fait l’étape GTD « clarifier la prochaine action ».
Les 5 étapes de GTD
| Étape | Ce que vous faites | Erreur typique |
|---|---|---|
| 1. Capturer | Rassemblez tout ce qui vous occupe l’esprit dans quelques boîtes de réception (une dans l’appli, une bannette, vos e-mails). | Avoir dix boîtes de réception, si bien que rien ne semble complet |
| 2. Clarifier | Passez chaque élément en revue : demande-t-il une action ? Si oui, quelle est la prochaine action physique concrète ? | Écrire « Site web » au lieu de « Écrire à Sarah pour lui demander l’accès à l’hébergement » |
| 3. Organiser | Rangez chaque résultat à sa place : prochaines actions, projets, calendrier, en attente, un jour/peut-être, référence ou corbeille. | Mettre dans le calendrier des tâches sans heure fixe |
| 4. Revoir | Relisez les listes assez souvent pour leur faire confiance : coups d’œil quotidiens et une revue hebdomadaire complète. | Sauter la revue hebdomadaire, si bien que les listes ne sont plus à jour |
| 5. Faire | Choisissez quoi faire maintenant selon le contexte, le temps disponible, l’énergie disponible et la priorité. | Tout replanifier chaque matin au lieu de simplement choisir |
Clarifier : l’arbre de décision de GTD (et la règle des 2 minutes)
C’est la clarification qui a fait la réputation de GTD. Prenez un élément de votre boîte de réception à la fois, de haut en bas, et ne remettez jamais rien dans la boîte. Pour chaque élément, demandez-vous :
- Qu’est-ce que c’est ?
- Est-ce que cela demande une action ?
- Non → à la corbeille, classez-le en référence ou mettez-le de côté dans un jour/peut-être.
- Oui → continuez.
- Quel résultat est-ce que je veux ? S’il faut plus d’une action, c’est un projet : ajoutez-le à la liste des projets.
- Quelle est la prochaine action physique concrète ? Ensuite :
- Elle prend moins de deux minutes → faites-la tout de suite.
- Quelqu’un d’autre devrait la faire → déléguez-la et ajoutez-la à la liste en attente.
- Elle doit se faire un jour ou à une heure précis → calendrier.
- Sinon → liste des prochaines actions.
La règle des deux minutes existe parce que noter une toute petite tâche demande plus d’efforts que de la faire. Répondez tout de suite « Oui, jeudi me convient » ; n’écrivez pas « répondre à Anne » sur une liste. La règle s’applique pendant que vous traitez votre boîte de réception ; ce n’est pas une permission de courir après chaque petite chose pendant le travail en profondeur.
Les listes de GTD expliquées
| Liste | Ce qu’on y met | Exemple |
|---|---|---|
| Boîte de réception | Tout ce qui n’est pas encore clarifié | « un truc des impôts ? » |
| Prochaines actions | Des actions simples et concrètes que vous pouvez faire à tout moment | Écrire trois objets pour la newsletter |
| Projets | Tout résultat qui demande plus d’une action et peut être terminé en un an environ | Lancer le site du portfolio |
| Calendrier | Uniquement les actions et rendez-vous liés à un jour ou à une heure | Dentiste, mar. 15 h 30 |
| En attente | Ce que vous avez délégué ou attendez d’autres personnes | Fichiers du logo de Mia (demandés le 10 octobre) |
| Un jour/peut-être | Des idées sur lesquelles vous ne vous engagez pas maintenant | Apprendre l’anglais, monter un clavier mécanique |
| Référence | Des informations dont vous pourriez avoir besoin, sans action | PDF de contrats, modes d’emploi, recettes |
Allen suggère aussi de regrouper les prochaines actions par contexte (@ordinateur, @appels, @courses, @maison), pour ne voir que ce que vous pouvez faire là où vous êtes. Dans un monde où presque tout le travail passe par le même ordinateur portable, beaucoup de gens regroupent désormais par énergie ou par temps (« tâches de 15 minutes », « tâches pour quand j’ai peu d’énergie »).
Un exemple complet de GTD : un lundi chaotique
Imaginez que vous êtes graphiste indépendant. Vous vous installez le lundi matin, lancez un minuteur de 10 minutes et videz dans la boîte de réception tout ce que vous avez en tête. Puis vous clarifiez chaque élément :
| Dans la boîte | Décision | Où ça va |
|---|---|---|
| « Site du Café du Coin » | Résultat en plusieurs étapes | Projet : Site du Café du Coin en ligne au plus tard le 30 novembre + prochaine action « Envoyer à la gérante la proposition de plan du site » |
| Répondre à Paul pour vendredi | Moins de 2 minutes | Fait tout de suite |
| Fichiers du logo du client | La prochaine action dépend de quelqu’un d’autre | En attente (relancer jeudi) |
| Rendez-vous chez le dentiste | Heure précise | Calendrier : mar. 15 h 30 |
| Renouveler le nom de domaine | Une seule action, n’importe quel jour cette semaine | Prochaines actions |
| Essayer une nouvelle mise en page pour le portfolio | Pas d’engagement pour l’instant | Un jour/peut-être |
| PDF de la charte graphique du client | Pas d’action, peut servir | Dossier de référence |
| « Me remettre en forme » | Trop vague | Projet : Courir 5 km sans m’arrêter + prochaine action « Poser les chaussures de course près de la porte » |
| Vieille invitation à un webinaire | Pas pertinent | Corbeille |
Après avoir clarifié les éléments lors d’une courte revue, choisissez une prochaine action. Pour les priorités, la matrice d’Eisenhower peut vous aider à choisir ce qui compte aujourd’hui.
La check-list de la revue hebdomadaire GTD (à imprimer)
Allen dit que la revue hebdomadaire est le facteur clé de réussite de GTD. Réservez 45 à 60 minutes au même moment chaque semaine ; le vendredi après-midi convient bien, car il clôt la semaine. La liste officielle de la David Allen Company a trois phases ; voici notre version, avec nos propres mots :
Check-list de la revue hebdomadaire – semaine du ______
| Fait | Phase | Étape |
|---|---|---|
| ☐ | Faire place nette | Rassemblez dans la boîte les papiers, notes et tickets qui traînent |
| ☐ | Faire place nette | Traitez toutes les boîtes de réception (appli, e-mail, papier) jusqu’à zéro |
| ☐ | Faire place nette | Videz votre tête : notez tout ce qui vous trotte encore dans la tête |
| ☐ | Mettre à jour | Relisez les prochaines actions : cochez ce qui est fait et ajoutez les étapes manquantes |
| ☐ | Mettre à jour | Relisez le calendrier de la semaine passée au cas où quelque chose serait resté en plan |
| ☐ | Mettre à jour | Regardez les 2–3 prochaines semaines du calendrier et les échéances |
| ☐ | Mettre à jour | Relisez la liste en attente et envoyez des relances |
| ☐ | Mettre à jour | Relisez tous les projets : chacun a une prochaine action |
| ☐ | Créer | Relisez un jour/peut-être : passez des idées sur une liste active, gardez-les ou supprimez-les |
| ☐ | Créer | Ajoutez les nouvelles idées qui valent la peine d’être capturées |
| ☐ | Planifier | Choisissez les 3 résultats les plus importants de la semaine prochaine : 1) ______ 2) ______ 3) ______ |
Associez-la à notre planning hebdomadaire à imprimer si vous aimez le papier pour l’étape « planifier ».
Comment utiliser GTD dans CORTEX
Utilisez ces fonctions de CORTEX pour les actions et les projets ; gardez la documentation de référence dans des archives séparées.
| Liste GTD | Dans CORTEX |
|---|---|
| Capturer / boîte de réception | Ajout rapide : appuyez sur Q n’importe où et tapez une phrase. Les tâches sans objectif vont dans Sans date. |
| Prochaines actions | Tâches dans le planificateur de tâches, avec une priorité et une estimation de durée (~15m) pour choisir selon le temps dont vous disposez. |
| Projets | Objectifs dont la progression est calculée à partir de leurs tâches, plus des sous-tâches pour les courtes listes d’étapes. |
| Calendrier | Tâches avec date et heure (vendredi à 15h30), visibles dans la grille hebdomadaire du calendrier. |
| En attente | Pas de liste dédiée. Créez un objectif appelé « Attente » et ajoutez des rappels comme Relancer pour les fichiers du logo jeudi #Attente. Dans les objectifs partagés, vous pouvez attribuer des tâches à quelqu’un d’autre. |
| Un jour/peut-être | Un objectif « Un jour » pour les petites idées ; le tableau de vision pour les grands rêves. |
| Référence | Pas le rôle de CORTEX. CORTEX n’est ni une appli de notes ni un classeur de documents : gardez la documentation de référence dans une appli de notes ou dans des dossiers. |
| Revue hebdomadaire | Une tâche récurrente, plus l’écran de bilan hebdomadaire et mensuel avec le temps enregistré, les tâches faites et votre série. |
| Faire | Planifier ma journée place les tâches du jour et celles en retard dans les créneaux libres par priorité, les plus courtes d’abord. |
Une ligne qui capture, clarifie et organise d’un coup ressemble à ceci : Envoyer la proposition de plan du site au Café du Coin demain à 10h ~30m !p1 #CafeDuCoin (avec un objectif appelé CafeDuCoin). CORTEX lit dans le texte la date, l’heure, la durée, la priorité et l’objectif. Votre propre revue hebdomadaire peut être une tâche récurrente : Revue hebdomadaire tous les vendredis à 16h ~45m.
La dimension ludique est ce que GTD n’a jamais eu : chaque prochaine action terminée rapporte de l’XP et des crédits pour des récompenses que vous définissez. Pour les cerveaux qui veulent une récompense tout de suite, ce petit bonus rend « traiter la boîte de réception » beaucoup moins triste.
Erreurs fréquentes avec GTD (et comment les corriger vite)
- Monter un système trop compliqué. Vingt contextes et des étiquettes imbriquées, c’est de la procrastination avec des étapes en plus. Commencez avec les sept listes ci-dessus.
- Des prochaines actions vagues. Si une tâche est bloquée depuis une semaine, réécrivez-la sous forme d’une étape plus petite et plus concrète.
- Sauter la revue hebdomadaire. Sans elle, les listes ne sont plus à jour et vous cessez de leur faire confiance. Faites-en un rendez-vous récurrent.
- Utiliser le calendrier comme liste de souhaits. N’y mettez que ce qui doit se passer ce jour-là. Pour réserver délibérément du temps de concentration, utilisez le time blocking en complément de GTD.
- Pas de place pour le travail en profondeur. GTD est excellent pour dire quoi faire, moins pour protéger le temps nécessaire aux choses difficiles. Associez-le à des blocs de deep work.
Getting Things Done® et GTD® sont des marques déposées de la David Allen Company. CORTEX n’est ni affilié à la David Allen Company ni soutenu par elle.
Repartez d’un seul engagement
Après une semaine difficile, prenez dix minutes pour revoir le calendrier, un projet actif et sa prochaine action. Laissez le rangement des archives pour plus tard. La recherche sur le suivi des progrès soutient le fait de revoir ce qui a changé ; la recherche sur les plans « si…, alors… » soutient le fait de choisir un moment clair pour agir. Aucune des deux ne valide chaque détail de GTD. Repartez d’un engagement réel.
Pour la liste originale, consultez le PDF de la revue hebdomadaire de la David Allen Company ; la feuille à imprimer de cette page est notre propre fiche de travail.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que la méthode Getting Things Done, en quelques mots ?
GTD est une façon de sortir de votre tête toutes vos tâches et idées pour les mettre dans des listes fiables. Vous capturez tout, décidez de la prochaine action pour chaque élément, la rangez dans des listes, relisez les listes chaque semaine, puis choisissez quoi faire selon le contexte, le temps, l’énergie et la priorité.
Quelles sont les 5 étapes de GTD ?
Capturer, clarifier, organiser, revoir et faire. Capturez tout ce qui vous occupe l’esprit, clarifiez ce qu’est chaque élément et sa prochaine action, rangez les résultats dans des listes, revoyez-les lors d’une revue hebdomadaire et faites la prochaine action adaptée.
Qu’est-ce que la règle des 2 minutes de GTD ?
Si la prochaine action d’un élément prend moins de deux minutes, faites-la tout de suite pendant que vous traitez votre boîte de réception. Noter une tâche aussi petite prendrait plus de temps que de la faire.
Le livre Getting Things Done vaut-il la peine d’être lu ?
Oui, si les choses en suspens vous submergent. Lisez l’édition révisée de 2015 (en français, S’organiser pour réussir), qui met les exemples à jour pour les outils numériques. Si vous voulez seulement commencer, les cinq étapes, l’arbre de décision et la revue hebdomadaire de ce guide suffisent pour le premier mois.
Quelle est la meilleure appli pour GTD ?
N’importe quelle appli avec une boîte de réception, des projets, des échéances et une capture rapide fait l’affaire. Choisissez-en une qui rend la capture très facile et la revue hebdomadaire simple. CORTEX couvre la capture, les prochaines actions, les projets (objectifs), le calendrier et la revue, mais ce n’est pas un classeur de référence : gardez vos notes et documents ailleurs.
Combien de temps dure une revue hebdomadaire GTD ?
En général de 30 à 60 minutes une fois le système en place. Les premières peuvent durer plus longtemps, car vous rattrapez votre retard. Planifiez-la au même moment chaque semaine pour qu’elle ne dépende pas de l’envie.
Sources et lectures recommandées
- Harkin et al. (2016): Does monitoring goal progress promote goal attainment ? Meta-analysis
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – meta-analysis
- Getting Things Done – official site (David Allen Company)
- The five steps of GTD (David Allen Company)
- GTD Weekly Review checklist (PDF, David Allen Company)
- Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011). Consider it done ! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. JPSP
Clarifiez un élément de Sans date
Après l’inscription et la configuration initiale, ajoutez une tâche, décidez de sa prochaine action et ne lui donnez une date que si c’est nécessaire.
Clarifier une tâche