Πώς να χωρίσεις μια μεγάλη εργασία σε βήματα που μπορείς να ξεκινήσεις σήμερα
Για να χωρίσεις μια μεγάλη εργασία, γράψε το συγκεκριμένο αποτέλεσμα, μοίρασέ τη σε κομμάτια και χώρισε κάθε κομμάτι σε βήματα 15 έως 60 λεπτών που ξεκινούν με ρήμα. Έτσι ξεκινάς πιο εύκολα, βλέπεις την πρόοδο και υπολογίζεις τον χρόνο πιο ρεαλιστικά: στην έρευνα, η ανάλυση μιας εργασίας σε βήματα έδωσε μεγαλύτερες και πιο εύστοχες εκτιμήσεις. Παρακάτω θα βρεις μια μέθοδο σε πέντε βήματα και ένα ολοκληρωμένο παράδειγμα.
- Οι μεγάλες εργασίες αναβάλλονται επειδή δεν είναι σαφές από πού να ξεκινήσεις· ένα μικρό, συγκεκριμένο βήμα λύνει αυτό το πρόβλημα.
- Ένα καλό βήμα ξεκινά με ρήμα, κρατάει 15 έως 60 λεπτά και έχει σαφές τέλος («Σκιαγραφώ τα περιεχόμενα της πρότασης», όχι «Πρόταση»).
- Η ανάλυση μιας εργασίας σε υποεργασίες οδηγεί σε μεγαλύτερες και πιο ρεαλιστικές εκτιμήσεις χρόνου (Kruger και Evans, 2004).
- Οι συγκεκριμένοι στόχοι λειτουργούν καλύτερα από το «κάνε ό,τι καλύτερο μπορείς» (Locke και Latham, 2002) και η ορατή πρόοδος δίνει κίνητρο (Amabile και Kramer, 2011).
- Σχεδίασε λεπτομερώς μόνο τα πρώτα βήματα· τα υπόλοιπα πρόσθεσέ τα στην πορεία.
Γιατί αναβάλλουμε τις μεγάλες εργασίες
«Φτιάχνω τον ιστότοπο», «γράφω την πτυχιακή», «αδειάζω την αποθήκη». Τέτοιες εργασίες περνούν εβδομάδες στη λίστα επειδή δεν είναι εργασίες αλλά έργα: δεν ξέρεις από πού να ξεκινήσεις και κάθε φορά που τις κοιτάς σου θυμίζουν όλη τη δουλειά που έχεις μπροστά σου. Έτσι ο εγκέφαλος ψάχνει κάτι πιο εύκολο. Περισσότερα για το γιατί αναβάλλουμε θα βρεις στο πώς να σταματήσεις την αναβλητικότητα.
Όταν τη χωρίζεις, η ερώτηση αλλάζει από το «πώς φτιάχνω όλο τον ιστότοπο;» στο «τι κάνω την επόμενη ώρα;». Και σε αυτό μπορείς να απαντήσεις.
Μια μέθοδος σε 5 βήματα
- Γράψε το αποτέλεσμα και μια προθεσμία. Όχι «ιστότοπος», αλλά «Ο ιστότοπος της καφετέριας δημοσιευμένος το αργότερο στις 30 Νοεμβρίου». Οι συγκεκριμένοι στόχοι οδηγούν σε καλύτερα αποτελέσματα από το «κάνε ό,τι καλύτερο μπορείς» (Locke και Latham, 2002).
- Μοίρασέ τη σε 3–7 κομμάτια. Μεγάλα μπλοκ: περιεχόμενο, σχεδιασμός, ανάπτυξη, δημοσίευση. Αν βγαίνουν πάνω από επτά, λείπει ένα επίπεδο.
- Χώρισε κάθε κομμάτι σε βήματα. Ένα βήμα ξεκινά με ρήμα, κρατάει 15 έως 60 λεπτά και έχει σαφές τέλος: «Γράφω τα κείμενα της αρχικής σελίδας», «Διαλέγω 10 φωτογραφίες».
- Υπολόγισε τη διάρκεια κάθε βήματος και πρόσθεσε τους χρόνους. Οι Kruger και Evans (2004) έδειξαν ότι η ανάλυση μιας εργασίας σε υποεργασίες δίνει μεγαλύτερες και πιο ρεαλιστικές εκτιμήσεις: το άθροισμα των βημάτων συνήθως ξεπερνά αυτό που υπολογίζεις με το μάτι για το σύνολο.
- Προγραμμάτισε το πρώτο βήμα. Μέρα και ώρα: «Τρ 9:00 γράφω τα κείμενα της αρχικής σελίδας». Ένα πλάνο που ορίζει πότε και πού θα δράσεις κάνει πιο πιθανό να ξεκινήσεις πραγματικά (Gollwitzer και Sheeran, 2006).
Παράδειγμα: ο ιστότοπος μιας καφετέριας
| Κομμάτι | Βήματα (15–60 λεπτά) |
|---|---|
| Περιεχόμενο | Σκιαγραφώ τις σελίδες · Γράφω τα κείμενα της αρχικής σελίδας · Γράφω τα κείμενα του καταλόγου · Στέλνω τα κείμενα στον πελάτη για έγκριση |
| Σχεδιασμός | Μαζεύω 3 ιστότοπους αναφοράς · Σχεδιάζω την αρχική σελίδα · Διαλέγω 10 φωτογραφίες · Ενσωματώνω τα σχόλια |
| Ανάπτυξη | Στήνω το έργο · Υλοποιώ την αρχική σελίδα · Υλοποιώ τη σελίδα του καταλόγου · Συνδέω τη φόρμα κρατήσεων · Δοκιμάζω στο κινητό |
| Δημοσίευση | Ρυθμίζω το όνομα τομέα · Ελέγχω όλους τους συνδέσμους · Παραδίδω τους κωδικούς πρόσβασης · Στέλνω το τιμολόγιο |
Μια εργασία που τρομάζει γίνεται δεκαεπτά βήματα των λίγων δεκάδων λεπτών το καθένα. Είναι σαφές από πού ξεκινάς (σκιαγραφείς τις σελίδες) και μετά από μια εβδομάδα που έχεις διαγράψει έξι βήματα βλέπεις ότι το έργο προχωρά. Για την καταγραφή του χρόνου, δες την εφαρμογή καταγραφής χρόνου.
Τι μέγεθος πρέπει να έχει ένα βήμα;
- Πολύ μεγάλο («κάνω τον σχεδιασμό») αναβάλλεται ξανά. Αν δεν μπορείς να το ξεκινήσεις σε πέντε λεπτά, χώρισέ το κι άλλο.
- Πολύ μικρό («ανοίγω το αρχείο σχεδιασμού») γεμίζει τη λίστα θόρυβο. Ένωσέ το με το επόμενο.
- Ιδανικό: 15 έως 60 λεπτά με σαφές αποτέλεσμα στο τέλος. Για βαθιά εργασία, έως 90 λεπτά είναι μια χαρά.
Δεν χρειάζεται να σχεδιάσεις όλο το έργο μέχρι το τελευταίο βήμα. Χώρισε λεπτομερώς τα δύο πρώτα κομμάτια και συμπλήρωσε τα υπόλοιπα όσο πλησιάζεις: το πλάνο έτσι κι αλλιώς θα αλλάξει.
Πώς να χωρίσεις έργα μελέτης και προσωπικά έργα
Η μέθοδος λειτουργεί και έξω από τη δουλειά:
- Μια εξέταση: αποτέλεσμα «Περνάω τη Στατιστική στις 20 Ιανουαρίου», κομμάτια = θέματα, βήματα = «Εξετάζω τον εαυτό μου στο θέμα 2 χωρίς να κοιτάζω (45 λεπτά)», «Λύνω 10 προβλήματα παλινδρόμησης». Για το κομμάτι της μελέτης, δες πώς να κάνεις το διάβασμα παιχνίδι.
- Μια μετακόμιση: κομμάτια = χαρτιά, πακετάρισμα, η μεταφορά, το νέο σπίτι· βήματα = «Κλείνω μεταφορική εταιρεία (20 λεπτά)», «Πακετάρω το περιεχόμενο της βιβλιοθήκης (60 λεπτά)».
- Φορολογικά: κομμάτια = έγγραφα, υπολογισμός, υποβολή· βήματα = «Κατεβάζω τη βεβαίωση αποδοχών της περσινής χρονιάς (15 λεπτά)», «Στέλνω τα έγγραφα στον λογιστή (15 λεπτά)».
- Τακτοποίηση του σπιτιού: αντί για «καθαρίζω το διαμέρισμα», ένα δωμάτιο ή μια ντουλάπα ανά βήμα.
Αν σκέφτεσαι με εικόνες, ζωγράφισε πρώτα το έργο ως νοητικό χάρτη και μετά κάνε τα κλαδιά βήματα.
Γιατί έχει σημασία να βλέπεις την πρόοδο
Οι Amabile και Kramer (2011) ανέλυσαν τα ημερολόγια εργαζομένων της γνώσης και ανακάλυψαν ότι οι μέρες που προχωρούσαν σε μια δουλειά με νόημα, έστω και λίγο, ήταν οι μέρες που είχαν το περισσότερο κίνητρο. Τα μικρά βήματα δίνουν μορφή στην πρόοδο: αντί για «ο ιστότοπος ακόμα δεν έχει τελειώσει» βλέπεις «6 από 17 βήματα έγιναν». Ξαναδές το στην εβδομαδιαία ανασκόπηση.
Πώς να χωρίσεις μεγάλες εργασίες στο CORTEX
- Ένας στόχος με πρόοδο: φτιάξε το έργο ως στόχο με προθεσμία· η πρόοδος υπολογίζεται από τις ολοκληρωμένες εργασίες. Δες την παρακολούθηση στόχων.
- Εργασίες και υποεργασίες: τα κομμάτια ως εργασίες, τα βήματα ως υποεργασίες με μπάρα προόδου.
- Μια εκτίμηση σε κάθε βήμα: με τη γρήγορη προσθήκη,
Κείμενα αρχικής σελίδας την Τρίτη στις 9:00 ~45m #web· μετά ο Σχεδιασμός ημέρας τοποθετεί τα βήματα σύμφωνα με τις εκτιμήσεις τους. - Νοητικός χάρτης: όλο το έργο ως σχήμα στόχος → εργασίες → υποεργασίες· δες την εφαρμογή νοητικών χαρτών.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς χωρίζω μια μεγάλη εργασία σε μικρότερες;
Γράψε το συγκεκριμένο αποτέλεσμα με προθεσμία, μοίρασέ το σε 3–7 κομμάτια και χώρισε κάθε κομμάτι σε βήματα που ξεκινούν με ρήμα και κρατάνε 15 έως 60 λεπτά. Υπολόγισε πόσο θα κρατήσει κάθε βήμα και προγραμμάτισε το πρώτο για συγκεκριμένη μέρα και ώρα.
Τι μέγεθος πρέπει να έχει ένα βήμα;
Ιδανικά, 15 έως 60 λεπτά με σαφές αποτέλεσμα στο τέλος. Αν δεν μπορείς να ξεκινήσεις ένα βήμα σε πέντε λεπτά, είναι ακόμα πολύ μεγάλο.
Γιατί βοηθά να χωρίζεις μια εργασία;
Ξέρεις από πού να ξεκινήσεις, η πρόοδος γίνεται ορατή και οι εκτιμήσεις χρόνου γίνονται πιο ρεαλιστικές: στη μελέτη των Kruger και Evans (2004), η ανάλυση μιας εργασίας σε υποεργασίες έδωσε μεγαλύτερες και πιο εύστοχες εκτιμήσεις.
Πρέπει να σχεδιάσω όλο το έργο από την αρχή;
Όχι. Χώρισε λεπτομερώς τα πρώτα κομμάτια και πρόσθεσε τα υπόλοιπα στην πορεία. Το πλάνο αλλάζει έτσι κι αλλιώς κατά τη διάρκεια του έργου.
Κι αν δεν ξέρω ποιο είναι το επόμενο βήμα;
Τότε το να το βρεις είναι το επόμενο βήμα, για παράδειγμα «Ρωτάω τον πελάτη τι χρειάζεται (15 λεπτά)». Και η έρευνα και οι ερωτήσεις μπορούν να προγραμματιστούν.
Πηγές και περισσότερη ανάγνωση
- Kruger & Evans (2004): If you don't want to be late, enumerate: Unpacking reduces the planning fallacy, Journal of Experimental Social Psychology
- Locke & Latham (2002): Building a practically useful theory of goal setting and task motivation, American Psychologist
- Amabile & Kramer (2011): The Power of Small Wins, Harvard Business Review
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – a meta-analysis
Κάνε έναν στόχο συγκεκριμένα βήματα
Γράψε έναν στόχο, πρόσθεσε το πρώτο βήμα και δες την πρόοδο να μεγαλώνει με κάθε εργασία που ολοκληρώνεις.
Προσθήκη του πρώτου μου στόχου