Kun kaikkea on liikaa: mitä tehdä, kun asiat kasautuvat

Daniel Gavalec · Päivitetty 27.10.2026

Kun tuntuu, että kaikkea on liikaa, pysähdy hetkeksi kirjaamaan, mitä sinulla on tehtävänä, erota todelliset määräajat vapaaehtoisesta työstä ja valitse yksi kohtuullinen seuraava teko. Neuvottele uudelleen se, mikä ei mahdu, äläkä yritä suunnitella kaikkea odottavaa. Ehdottamamme viidentoista minuutin rutiini on esimerkki, jota voit muokata, ei taattu keino lievittää pahaa oloa.

Miksi tuntuu, että kaikkea on liikaa

Sinua ei kuormita tehtävälista. Sinua kuormittaa sen kantaminen päässä. Jokainen puolivalmis tehtävä, jokainen lupaus, jokainen ”pitää vielä” on keskeneräinen asia, josta mieli pitää kiinni ja jonka se nostaa esiin aina välillä: töissä, suihkussa, sängyssä. Kun niitä on kolmekymmentä, aivot eivät pysty lajittelemaan niitä ja lähettävät vain yhden viestin: ”Tätä on liikaa.”

E. J. Masicampo ja Roy Baumeister (2011) osoittivat, että täyttymätön tavoite jää kaivelemaan ja heikentää keskittymistä toiseen tehtävään. Mutta heti kun ihmiset kirjoittivat sille konkreettisen suunnitelman (milloin, missä ja miten), tunkeilevat ajatukset katosivat, vaikka tehtävää ei ollut tehty. Ensimmäinen askel kohti pienempää kuormittuneisuutta ei siis ole tekeminen, vaan asioiden saaminen pois päästä ja jokaiselle oman paikan antaminen.

15 minuutin suunnitelma, kun kaikkea on liikaa

1. Pysähdy minuutiksi. Hengitä rauhallisesti sisään nenän kautta ja hitaasti ulos suun kautta pidennetyllä uloshengityksellä, viisi kertaa. Kyse ei ole rentoutumisesta vaan siitä, että lakkaat hyppimästä kymmenen asian välillä (lisää oppaassa miten rauhoitut nopeasti).
2. Kirjaa kaikki paperille (5 minuuttia). Tehtävät, lupaukset, puhelut, huolet, ideat. Yksi asia riville, lajittelematta ja arvioimatta. Koko menetelmä on brain dump.
3. Lajittele neljään kasaan (4 minuuttia). Tehtävä tänään (määräaika on tänään tai joku tarvitsee sen päästäkseen eteenpäin), tällä viikolla, voi odottaa sekä jätetään pois tai annetaan toiselle. Ole tiukka ”tänään”-kasan kanssa: siihen jää yleensä kahdesta neljään asiaa.
4. Valitse yksi asia juuri nyt (1 minuutti). Se, joka helpottaa eniten, tai se, joka on kiireellisin. Älä aloita nopeista pikkuasioista, jotka vain pitävät sinut kiireisenä.
5. Anna kaikelle muulle ajankohta (3 minuuttia). ”Torstaina klo 10: tarjous Virtaselle.” ”Perjantaina lounaan jälkeen: kulukorvaukset.” Päivättömät asiat menevät ”myöhemmin”-listalle. Tämä askel selkeyttää päätä eniten.
6. Sano ei sille, mikä ei mahdu (1 minuutti). Kirjoita viesti: siirrä määräaikaa, palauta tehtävä tai kieltäydy jostain uudesta. Alta löydät esimerkkimuotoiluja.

Näin tiedät, mikä on oikeasti kiireellistä

Kun kaikki on ”nyt”, mikään ei ole. Kolme kysymystä auttaa:

• Mitä tapahtuu, jos en tee tätä tänään? Jos vastaus on ”ei mitään vakavaa”, sen ei tarvitse olla tämän päivän listalla.
• Odottaako joku tätä? Tehtävä, jonka valmistumista muut tarvitsevat päästäkseen eteenpäin, menee sen edelle, mikä odottaa vain sinua.
• Onko määräaika todellinen vai näyttääkö se vain siltä? Monilla ”kiireellisillä” asioilla on määräaika, jota kukaan ei oikeastaan ole asettanut.

Pidemmän aikavälin lajitteluun tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan voit käyttää Eisenhowerin matriisia. Akuutissa tilanteessa yllä olevat neljä kasaa riittävät; säästä matriisi rauhallisempaan päivään.

Ja kun lasket, paljonko ehdit tänään, vähennä vähän. Roger Buehler kollegoineen (1994) osoitti, että ihmiset aliarvioivat kerta toisensa jälkeen oman työnsä keston, vaikka tietävät sen vieneen viimeksi kauemmin. Laita ”tänään”-kasaan vähemmän kuin tuntuu kohtuulliselta; lisää aiheesta suunnitteluvirhe.

Näin sanot ei ja siirrät määräaikaa: esimerkkimuotoiluja

Usein tunnetta ei voi suunnitella pois yksinkertaisesti siksi, että työtä on enemmän kuin siihen on tilaa. Silloin vastaus on tehdä vähemmän. Muutama muokattava muotoilu:

• Siirrä määräaikaa: ”Jotta voin tehdä tämän kunnolla, tarvitsen aikaa torstaihin tiistain sijaan. Sopiiko se?”
• Valitse: ”Teen nyt A:ta ja B:tä. Jos lisään C:n, kumpi niistä tulee ensin?”
• Pienempi versio: ”Voin toimittaa ensimmäisen osan perjantaina ja loput ensi viikolla.”
• Sano ei: ”Tällä kertaa joudun jättämään väliin; en halua tehdä sitä puolivillaisesti.”

Sinun ei tarvitse pyytää anteeksi eikä selittää koko viikkoasi. Toinen hyötyy selvästä vastauksesta enemmän kuin myöhässä toimitetusta työstä.

Kun tunne jatkuu viikkoja

Yksittäisestä ylikuormituksesta selviät viidellätoista minuutilla ja paperilla. Jos se palaa joka päivä, suunnittelu ei riitä: työtä on järjestelmällisesti enemmän kuin viikossa on tunteja. Puhu työmäärästä esihenkilösi tai asiakkaidesi kanssa, rajaa käynnissä olevien projektien määrää ja aseta päivälle kiinteä loppu (lopetusrituaali).

Jos lisäksi olet uupunut vielä viikonlopunkin jälkeen, tunnet olosi aiempaa kyynisemmäksi ja koet, ettei millään ole merkitystä, lue miten ehkäiset uupumusta ja puhu terveyskeskuksessa, työterveydessä tai psykologin kanssa. Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei lääketieteellistä neuvontaa.

Kokeile nyt CORTEXissa

CORTEXissa (ilmainen kaikille) voit tyhjentää pääsi toiminnolla Kirjaa idea: kirjoitat asian toisensa perään kohtaan Ilman päivää, ja CORTEX poimii lauseestasi päivän tai kellonajan (”soita Mikolle torstaina klo 10”). Avaa sitten Suunnittele päiväni: CORTEX näyttää, mikä oikeasti mahtuu tämän päivän aikaan, jättää puskurin ja tarjoaa loput siirrettäväksi huomiselle tai myöhemmäksi. Jos sinulla on jo tili, avaa Suunnittele päiväni.

app.getcortex.online/today