Troppe cose da fare: cosa fare quando ti senti sopraffatto e si accumula tutto

Daniel Gavalec · Aggiornato il 26/10/2026

Quando ti senti travolto da tutto, fermati un momento per annotare ciò che hai in sospeso, separa le scadenze reali dal lavoro facoltativo e scegli una prossima azione fattibile. Rinegozia ciò che non ci sta invece di programmare tutto quello che resta. La routine di quindici minuti che ti proponiamo è un esempio da adattare, non un modo garantito per ridurre il malessere.

Perché senti che è troppo

A travolgerti non è la lista delle cose da fare. È portartela in testa. Ogni attività a metà, ogni promessa, ogni «devo ancora» è una questione aperta che la tua testa custodisce e tira fuori ogni tanto: al lavoro, sotto la doccia, a letto. Con trenta cose così, il cervello non riesce a metterle in ordine e manda un solo messaggio: «È troppo».

E. J. Masicampo e Roy Baumeister (2011) hanno mostrato che un obiettivo non concluso continua a dare il tormento e peggiora la concentrazione su un'altra attività. Ma appena le persone scrivevano un piano concreto (quando, dove e come), i pensieri intrusivi sparivano, anche se l'attività non era fatta. Quindi il primo passo contro la sensazione di essere travolti non è fare, ma tirare fuori le cose dalla testa e dare a ognuna il suo posto.

Un piano di 15 minuti per quando ti senti travolto

1. Fermati un minuto. Inspira piano dal naso ed espira lentamente dalla bocca, allungando l'espirazione, cinque volte. Non si tratta di rilassarti, ma di smettere di saltare tra dieci cose (di più in come calmarsi in fretta).
2. Metti tutto su carta (5 minuti). Attività, promesse, telefonate, preoccupazioni, idee. Una cosa per riga, senza ordinare e senza giudicare. Il metodo completo è un brain dump.
3. Dividi in quattro mucchi (4 minuti). Da fare oggi (scade oggi o blocca qualcuno), questa settimana, può aspettare, e lasciar perdere o passare a qualcun altro. Sii severo con il mucchio «oggi»: di solito restano tra due e quattro cose.
4. Scegli una cosa per adesso (1 minuto). Quella che ti dà più sollievo o la più urgente. Non iniziare da attività lampo che ti tengono solo occupato.
5. Dai un orario a tutto il resto (3 minuti). «Giovedì alle 10:00: preventivo per i Rossi». «Venerdì dopo pranzo: spese». Ciò che non ha una data va in una lista «più tardi». È il passo che più ti libera la testa.
6. Di' di no a ciò che non ci sta (1 minuto). Scrivi un messaggio: sposta una scadenza, restituisci un'attività o rifiuta qualcosa di nuovo. Più sotto trovi frasi di esempio.

Come capire cosa è davvero urgente

Quando tutto è «subito», niente lo è. Aiutano tre domande:

• Cosa succede se non lo faccio oggi? Se la risposta è «niente di grave», non deve stare nella lista di oggi.
• C'è qualcuno che lo aspetta? Ciò che blocca altre persone viene prima di ciò che aspetta solo te.
• La scadenza è reale o lo sembra soltanto? Molte cose «urgenti» hanno scadenze che in realtà nessuno ha fissato.

Per ordinare sul lungo periodo per importanza e urgenza, usa la matrice di Eisenhower. Quando la pressione è acuta bastano i quattro mucchi qui sopra; lascia la matrice per un giorno più tranquillo.

E quando calcoli quanto puoi fare oggi, togli qualcosa. Roger Buehler e colleghi (1994) hanno mostrato che le persone sottostimano di continuo quanto tempo serve per il proprio lavoro, anche sapendo che l'ultima volta ci hanno messo di più. Metti nel mucchio «oggi» meno di quanto ti sembra ragionevole; di più su la fallacia della pianificazione.

Come dire di no e spostare una scadenza: frasi di esempio

Spesso il sovraccarico non si risolve pianificando, perché semplicemente c'è più lavoro di quanto ci sia tempo per farlo. Allora la risposta è fare meno. Alcune frasi da adattare:

• Spostare una scadenza: «Per farlo bene mi serve fino a giovedì invece che martedì. Ti va bene?».
• Scegliere: «In questo momento sto lavorando su A e B. Se aggiungo C, quale viene prima?».
• Una versione più piccola: «Posso consegnarti la prima parte venerdì e il resto la settimana prossima».
• Rifiutare: «Stavolta passo; non voglio farlo a metà».

Non serve scusarti né spiegare tutta la tua settimana. All'altra persona è più utile una risposta chiara che un lavoro consegnato in ritardo.

Quando la sensazione dura settimane

Un sovraccarico occasionale si risolve con quindici minuti e un foglio di carta. Se torna ogni giorno, pianificare non basta: c'è sistematicamente più lavoro che ore nella settimana. Parla del tuo carico di lavoro con il tuo responsabile o con i clienti, limita il numero di progetti in corso e metti una fine netta alla giornata (rituale di chiusura).

Se in più ti senti esausto anche dopo il weekend, più cinico e con la sensazione che niente abbia importanza, leggi come prevenire il burnout e parlane con un medico o con uno psicologo. Questo articolo offre informazioni generali, non un consiglio medico.

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