Überfordert – was tun, wenn dir alles zu viel wird?

Daniel Gavalec · Aktualisiert 20.10.2026

Wenn du überfordert bist, hilft schneller arbeiten selten. Was hilft: 15 Minuten anhalten, alles aus dem Kopf auf Papier bringen, in vier Stapel sortieren (heute nötig, diese Woche, kann warten, abgeben oder streichen), eine Sache für jetzt wählen und für alles andere festlegen, wann du dich darum kümmerst. Überforderung entsteht meist nicht durch eine riesige Aufgabe, sondern durch Dutzende offene Dinge, die gleichzeitig im Kopf kreisen. Experimente zeigen: Schon ein konkreter Plan – nicht die erledigte Arbeit – holt sie aus dem Kopf.

Warum es sich nach zu viel anfühlt

Eine To-do-Liste überfordert dich nicht. Sie im Kopf herumzutragen schon. Jede halbfertige Aufgabe, jedes Versprechen, jedes „ich muss noch“ ist eine offene Schleife, die dein Kopf festhält und dir ab und zu meldet – bei der Arbeit, unter der Dusche, im Bett. Bei dreißig solcher Schleifen kann das Gehirn sie nicht mehr ordnen und sendet nur noch: „Es ist zu viel.“

E. J. Masicampo und Roy Baumeister (2011) zeigten, dass ein unerledigtes Ziel Menschen beschäftigt und die Konzentration auf andere Aufgaben stört. Sobald sie aber einen konkreten Plan dafür aufschrieben – wann, wo und wie –, verschwanden die störenden Gedanken, obwohl die Aufgabe noch nicht erledigt war. Der erste Schritt gegen Überforderung ist also nicht Tun, sondern die Dinge aus dem Kopf holen und jedem einen Platz geben.

Der 15-Minuten-Plan, wenn du überfordert bist

1. Eine Minute anhalten. Langsam durch die Nase ein, lang durch den Mund aus, fünfmal. Es geht nicht um Entspannung, sondern darum, das Springen zwischen zehn Dingen zu stoppen (mehr dazu: schnell beruhigen).
2. Alles aufs Papier (5 Minuten). Aufgaben, Zusagen, Anrufe, Sorgen, Ideen. Ein Punkt pro Zeile, nichts sortieren, nichts bewerten. Die ganze Methode: Brain Dump.
3. In vier Stapel sortieren (4 Minuten). Heute nötig (heute fällig oder jemand wartet darauf), diese Woche, kann warten, abgeben oder streichen. Sei beim Stapel „heute“ streng – meist bleiben zwei bis vier Punkte.
4. Eine Sache für jetzt wählen (1 Minute). Die, die am meisten entlastet, oder die dringendste. Fang nicht mit kleinen Schnellaufgaben an, die dich nur beschäftigen.
5. Allem anderen einen Termin geben (3 Minuten). „Donnerstag 10:00 – Angebot für Familie Müller.“ „Freitag nach dem Mittag – Abrechnung.“ Was kein Datum hat, kommt auf eine Liste für später. Dieser Schritt entlastet den Kopf am meisten.
6. Nein sagen zu dem, was nicht passt (1 Minute). Schreib eine Nachricht: Termin verschieben, Aufgabe zurückgeben oder etwas Neues ablehnen. Formulierungen findest du unten.

Woran du erkennst, was wirklich dringend ist

Wenn alles „sofort“ ist, ist nichts sofort. Drei Fragen helfen:

• Was passiert, wenn ich es heute nicht mache? Lautet die Antwort „nichts Schlimmes“, gehört es nicht in den heutigen Tag.
• Wartet jemand darauf? Was andere blockiert, kommt vor dem, was nur auf dich wartet.
• Ist die Frist echt oder fühlt sie sich nur so an? Viele „dringende“ Dinge haben eine Frist, die niemand gesetzt hat.

Zum langfristigen Sortieren nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gibt es die Eisenhower-Matrix. In akuter Überforderung reichen die vier Stapel – die Matrix ist für einen ruhigeren Tag.

Und wenn du schätzt, wie viel du heute schaffst: Nimm etwas weg. Roger Buehler und Kollegen (1994) zeigten, dass Menschen die Dauer ihrer eigenen Arbeit regelmäßig unterschätzen, selbst wenn sie wissen, dass es letztes Mal länger gedauert hat. Leg in den Stapel „heute“ weniger, als dir richtig erscheint.

Nein sagen und Fristen verschieben: Formulierungen

Oft lässt sich Überforderung nicht durch Planung lösen, weil es schlicht mehr Arbeit gibt, als hineinpasst. Dann hilft weniger. Ein paar Sätze zum Anpassen:

• Verschieben: „Damit ich das ordentlich mache, brauche ich bis Donnerstag statt Dienstag. Passt das?“
• Auswählen: „Gerade arbeite ich an A und B. Was hat Vorrang, wenn C dazukommt?“
• Kleinere Version: „Bis Freitag schaffe ich den ersten Teil, den Rest nächste Woche.“
• Ablehnen: „Diesmal muss ich passen – ich will es nicht halbherzig machen.“

Du musst dich nicht entschuldigen und nicht deine ganze Woche erklären. Eine klare Antwort hilft dem anderen mehr als verspätete Arbeit.

Wenn die Überforderung wochenlang anhält

Einmalige Überforderung lösen fünfzehn Minuten mit einem Blatt Papier. Kommt sie jeden Tag wieder, reicht Planung nicht: Es gibt dauerhaft mehr Arbeit, als die Woche Stunden hat. Sprich mit deiner Führungskraft oder deinen Kunden über die Menge, begrenze die Zahl laufender Projekte und setz dir ein festes Arbeitsende (Abschalten nach der Arbeit).

Wenn dazu Erschöpfung kommt, die auch am Wochenende nicht vergeht, Zynismus und das Gefühl, dass nichts Sinn hat, lies Burnout vorbeugen und sprich mit deiner Hausärztin oder einem Psychologen. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine medizinische Beratung.

Probier es jetzt in CORTEX

In CORTEX (kostenlos für alle) leerst du den Kopf mit Gedanken festhalten: Du schreibst einen Punkt nach dem anderen in den Eingang und legst bei Bedarf gleich das Datum fest. Dann öffnest du Tag planen – CORTEX zeigt, was heute wirklich in deine Zeit passt, lässt einen Puffer und bietet den Rest für Morgen oder Später an. Wenn du ein Konto hast, öffne Tag planen.

app.getcortex.online/today