Getting Things Done (GTD) érthetően: az 5 lépés egy teljes példával
A Getting Things Done módszer (GTD) David Allen rendszere arra, hogy minden vállalásodat megbízható listákra írd, és ne fejben tartsd, így stressz nélkül dönthetsz arról, mit csinálj következőnek. Öt lépéssel működik (gyűjtés, tisztázás, rendszerezés, áttekintés és cselekvés), és egy heti szokással, amely mindent naprakészen tart. Alább minden lépést egyszerű szavakkal magyarázunk el, bemutatjuk a döntési folyamatot, egy valós példát és egy nyomtatható ellenőrzőlistát a heti áttekintéshez.
- A Getting Things Done (GTD) David Allen személyes produktivitási módszere, amely 2001-ben jelent meg könyvként, átdolgozott kiadása pedig 2015-ben.
- A GTD öt lépésből áll: mindent összegyűjtesz, tisztázod, mit jelent az egyes tétel, a megfelelő listába rendezed, heti áttekintésen átnézed, és cselekszel, kiválasztva a következő lépést.
- A kétperces szabály: ha a következő lépés kevesebb mint két percig tart, csináld meg azonnal, ahelyett hogy felírnád.
- A GTD alaplistái a beérkező tételek, a következő lépések, a projektek, a várakozó tételek, a naptár, a valamikor/talán és a referenciaanyag.
- A heti áttekintésnek három szakasza van (tisztára söprés, frissítés és alkotás), és ez a szokás tartja megbízhatónak a rendszert.
Mi az a Getting Things Done?
David Allen 2001-ben adta ki a Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity című könyvet, 2015-ben pedig az átdolgozott kiadását. Az alapgondolat egyszerű: az elméd jó az ötletek kitalálásában, de rossz a tárolásukban. Minden függőben lévő vállalás, amelyet csak a fejedben tartasz („felhívni a fogorvost”, „kijavítani az ügyfél bejelentkezési hibáját”, „talán megtanulni angolul”), nyaggat, és elvonja a figyelmedet attól, amit éppen csinálsz.
A GTD ezt egy külső rendszerrel oldja meg, amelyben teljesen megbízol. Ha mindent összegyűjtöttél és rendbe tettél, ránézhetsz a listáidra, és minden pillanatban kiválaszthatod a megfelelőt, ahelyett hogy arra reagálnál, ami a leghangosabb.
A kutatások alátámasztják a központi gondolatot. Masicampo és Baumeister (2011) azt figyelte meg, hogy a befejezetlen célok tolakodó gondolatokat okoznak, és ha konkrét tervet készítünk a célhoz (nem befejezzük, csak megtervezzük), ezek a gondolatok elhalványulnak. Pontosan ezt csinálja a GTD „a következő lépés tisztázása” lépése.
A GTD 5 lépése
| Lépés | Mit csinálsz | Tipikus hiba |
|---|---|---|
| 1. Gyűjtés | Mindent, ami a fejedben jár, néhány gyűjtőhelyre teszel (egy az alkalmazásban, egy papírtálca, az e-mailed). | Tíz gyűjtőhely, így semmi sem tűnik teljesnek |
| 2. Tisztázás | Végigmész minden tételen: cselekvést igényel? Ha igen, mi a következő konkrét fizikai lépés? | „Weboldal” felírása az „Írni Rékának, és elkérni a tárhely hozzáférési adatait” helyett |
| 3. Rendszerezés | Minden eredményt a helyére teszel: következő lépések, projektek, naptár, várakozó tételek, valamikor/talán, referencia vagy kuka. | Fix időpont nélküli feladatok bezsúfolása a naptárba |
| 4. Áttekintés | Elég gyakran átnézed a listákat ahhoz, hogy megbízz bennük: napi rápillantások és egy teljes heti áttekintés. | A heti áttekintés kihagyása, így a listák elavulnak |
| 5. Cselekvés | A környezet, a rendelkezésre álló idő, az energia és a prioritás alapján választod ki, mit csinálj most. | Minden reggel mindent újratervezni ahelyett, hogy egyszerűen választanál |
Tisztázás: a GTD döntési folyamata (és a kétperces szabály)
A tisztázás tette híressé a GTD-t. Egyszerre egy tételt vegyél ki a gyűjtőhelyedről, felülről lefelé, és soha semmit ne tegyél vissza. Minden tételnél kérdezd meg:
- Mi ez?
- Cselekvést igényel?
- Nem → kuka, iktasd referenciaként, vagy parkold le a valamikor/talán listán.
- Igen → tovább.
- Milyen eredményt szeretnék? Ha egynél több lépés kell hozzá, akkor projekt: vedd fel a projektlistára.
- Mi a következő konkrét fizikai lépés? Aztán:
- Két percnél rövidebb → csináld meg most.
- Valaki másnak kellene megcsinálnia → delegáld, és vedd fel a várakozó listára.
- Egy adott napon vagy időpontban kell megtörténnie → naptár.
- Különben → következő lépések lista.
A kétperces szabály azért létezik, mert egy apró feladat felírása többe kerül, mint megcsinálni. Válaszold meg most, hogy „Igen, a csütörtök jó”; ne írd fel egy listára, hogy „válaszolni Annának”. A szabály a gyűjtőhely feldolgozása közben érvényes; nem engedély arra, hogy elmélyült munka közben minden apróságot üldözz.
A GTD listái érthetően
| Lista | Mi kerül bele | Példa |
|---|---|---|
| Beérkező tételek | Minden, ami még nincs tisztázva | „valami a NAV-tól?” |
| Következő lépések | Egyedi, konkrét lépések, amelyeket bármikor elvégezhetsz | Három témát írni a hírlevélhez |
| Projektek | Minden eredmény, amelyhez egynél több lépés kell, és nagyjából egy éven belül befejezhető | A portfólióweboldal elindítása |
| Naptár | Csak naphoz vagy időponthoz kötött teendők és találkozók | Fogorvos, kedd 15:30 |
| Várakozó tételek | Amit delegáltál, vagy amit másoktól vársz | Logófájlok Zsófitól (október 10-én kértem) |
| Valamikor/talán | Ötletek, amelyek mellett most nem kötelezed el magad | Megtanulni angolul, összerakni egy mechanikus billentyűzetet |
| Referencia | Információ, amelyre szükséged lehet, teendő nélkül | Szerződések PDF-ben, kézikönyvek, receptek |
Allen azt is javasolja, hogy a következő lépéseket környezet szerint csoportosítsd (@számítógép, @hívások, @ügyintézés, @otthon), így csak azt látod, amit ott, ahol vagy, el tudsz végezni. Egy olyan világban, ahol szinte minden munka ugyanazon a laptopon zajlik, sokan inkább energia vagy idő szerint csoportosítanak („15 perces feladatok”, „feladatok fáradt pillanatokra”).
Egy teljes GTD-példa: egy kaotikus hétfő
Képzeld el, hogy szabadúszó grafikus vagy. Hétfő reggel leülsz, beállítasz egy 10 perces időzítőt, és mindent, ami a fejedben jár, kiírsz a gyűjtőhelyre. Aztán minden tételt tisztázol:
| A gyűjtőhelyen | Döntés | Hová kerül |
|---|---|---|
| „Sarok Kávézó weboldala” | Többlépéses eredmény | Projekt: A Sarok Kávézó weboldala legkésőbb november 30-ig élesben + következő lépés: „Elküldeni a tulajdonosnak az oldaltérkép-javaslatot” |
| Válaszolni Bencének a péntekről | Kevesebb mint 2 perc | Rögtön kész |
| Az ügyfél logófájljai | A következő lépés valaki máson múlik | Várakozó (csütörtökön emlékeztetni) |
| Fogorvosi időpont | Konkrét időpont | Naptár: kedd 15:30 |
| A domain megújítása | Egyetlen lépés, e hét bármelyik napján | Következő lépések |
| Új elrendezés kipróbálása a portfólióhoz | Most nincs elköteleződés | Valamikor/talán |
| Az ügyfél arculati kézikönyve PDF-ben | Nincs teendő, szükség lehet rá | Referenciamappa |
| „Formába jönni” | Túl homályos | Projekt: 5 km megállás nélkül lefutni + következő lépés: „A futócipőt az ajtó mellé tenni” |
| Régi webináriumi meghívó | Nem releváns | Kuka |
Miután egy rövid áttekintés során tisztáztad a tételeket, válassz egy következő lépést. Az Eisenhower-mátrix segíthet kiválasztani, mi számít ma.
Ellenőrzőlista a GTD heti áttekintéséhez (nyomtatható)
Allen szerint a heti áttekintés a GTD sikerének kritikus tényezője. Foglalj le rá 45–60 percet minden héten ugyanabban az időpontban; a péntek délután jó választás, mert lezárja a hetet. A David Allen Company hivatalos listája három szakaszból áll; ez a mi változatunk, a saját szavainkkal:
Ellenőrzőlista a heti áttekintéshez – hét: ______
| Kész | Szakasz | Lépés |
|---|---|---|
| ☐ | Tisztára söprés | Gyűjtsd a tálcára a szétszórt papírokat, jegyzeteket és blokkokat |
| ☐ | Tisztára söprés | Dolgozd fel az összes gyűjtőhelyet (alkalmazás, e-mail, papír), amíg ki nem ürülnek |
| ☐ | Tisztára söprés | Ürítsd ki a fejed: írj fel mindent, ami még ott motoszkál |
| ☐ | Frissítés | Nézd át a következő lépéseket: pipáld ki, ami kész, és add hozzá a hiányzó lépéseket |
| ☐ | Frissítés | Nézd át a múlt heti naptárat, nem maradt-e el valami |
| ☐ | Frissítés | Nézd át a következő 2–3 hét naptárát és határidőit |
| ☐ | Frissítés | Nézd át a várakozó listát, és küldj emlékeztetőket |
| ☐ | Frissítés | Nézd át az összes projektet: mindegyiknek van következő lépése |
| ☐ | Alkotás | Nézd át a valamikor/talán listát: tedd át az ötleteket egy aktív listára, tartsd meg vagy töröld őket |
| ☐ | Alkotás | Add hozzá az új ötleteket, amelyeket érdemes összegyűjteni |
| ☐ | Tervezés | Válaszd ki a jövő hét 3 legfontosabb eredményét: 1) ______ 2) ______ 3) ______ |
Párosítsd egy nyomtatható heti tervezővel akkor, ha a „tervezés” lépéshez a papírt szereted.
Hogyan használd a GTD-t a CORTEX-ben?
A teendőkhöz és a projektekhez használd a CORTEX alábbi munkafolyamatait; a referenciaanyagot tárold külön archívumban.
| GTD-lista | A CORTEX-ben |
|---|---|
| Gyűjtés / gyűjtőhely | Gyors hozzáadás: bárhol nyomd meg a Q billentyűt, és írj be egy mondatot. A cél nélküli feladatok a Dátum nélkül listába kerülnek. |
| Következő lépések | Feladatok a feladattervezőben, prioritással és időbecsléssel (~15m), hogy a rendelkezésre álló időd szerint válassz. |
| Projektek | Célok a feladataikból számolt haladással, plusz részfeladatok a rövid lépéslistákhoz. |
| Naptár | Dátummal és időponttal ellátott feladatok (pénteken 15:30-kor), a naptár heti rácsában láthatók. |
| Várakozó tételek | Nincs külön lista. Hozz létre egy „Várakozás” nevű célt, és adj hozzá emlékeztetőket, például: Logófájlok bekérése csütörtökön #Várakozás. Közös célokban feladatot oszthatsz ki valaki másnak. |
| Valamikor/talán | Egy „Valamikor” cél a kis ötleteknek; a Jövőkép a nagy álmoknak. |
| Referencia | Ez nem a CORTEX dolga. A CORTEX nem jegyzetelő alkalmazás és nem dokumentumarchívum: a referenciaanyagot jegyzetelő alkalmazásban vagy mappákban tárold. |
| Heti áttekintés | Egy ismétlődő feladat, plusz a heti és havi áttekintő képernyő a rögzített idővel, az elvégzett feladatokkal és a sorozatoddal. |
| Cselekvés | A Napom megtervezése prioritás szerint, a rövidebbekkel kezdve teszi a szabad idősávokba a mai és a lejárt feladatokat. |
Egy sor, amely egyszerre gyűjt, tisztáz és rendszerez, így néz ki: Oldaltérkép-javaslat küldése a Sarok Kávézónak holnap 10-kor ~30m !p1 #SarokKávézó (egy SarokKávézó nevű céllal). A CORTEX a szövegből olvassa ki a dátumot, az időpontot, az időtartamot, a prioritást és a célt. A saját heti áttekintésed lehet egy ismétlődő feladat: Heti áttekintés minden pénteken 16-kor ~45m.
A játékréteg az, ami a GTD-ből mindig hiányzott: minden befejezett következő lépés XP-t és krediteket ad a saját magad által meghatározott jutalmakhoz. Ha most szeretnél jutalmat kapni, ez a kis nyeremény sokkal kevésbé lehangolóvá teszi a „gyűjtőhely feldolgozását”.
Gyakori hibák a GTD-vel (és gyors javításuk)
- Túlbonyolított rendszer építése. Húsz környezet és egymásba ágyazott címkék: ez halogatás extra lépésekkel. Kezdd a fenti hét listával.
- Homályos következő lépések. Ha egy feladat egy hete áll, írd át kisebb, konkrétabb lépéssé.
- A heti áttekintés kihagyása. Nélküle a listák elavulnak, és nem bízol bennük többé. Legyen ismétlődő találkozó.
- A naptár kívánságlistaként. Csak az kerüljön bele, aminek azon a napon meg kell történnie. Ha szándékosan akarsz fókuszidőt beütemezni, használd az időblokkolást a GTD kiegészítéseként.
- Nincs hely az elmélyült munkának. A GTD nagyon jó abban, hogy megmondja, mit csinálj, de gyengébb abban, hogy megvédje az időt a nehéz dolgokra. Kombináld blokkokban végzett elmélyült munkával.
A Getting Things Done® és a GTD® a David Allen Company bejegyzett védjegyei. A CORTEX nem áll kapcsolatban a David Allen Companyvel, és nem élvezi annak támogatását.
Kezdd újra egyetlen vállalással
Egy nehéz hét után szánj tíz percet a naptár, egy aktív projekt és a következő lépése átnézésére. Az archívum rendbetételét hagyd későbbre. A haladáskövetésről szóló kutatás alátámasztja, hogy érdemes átnézni, mi változott; a „ha…, akkor…” tervekről szóló kutatás pedig azt, hogy válassz egy egyértelmű időpontot a cselekvésre. Egyik sem igazolja a GTD minden részletét. Kezdd újra egy valódi vállalással.
Az eredeti listát a David Allen Company heti áttekintésről szóló PDF-jében találod; az oldalon lévő nyomtatható lap a saját munkalapunk.
Gyakori kérdések
Mi a Getting Things Done módszer röviden?
A GTD módszerrel minden feladatodat és ötletedet megbízható listákra írod, és nem fejben tartod. Mindent összegyűjtesz, minden tételnél eldöntöd a következő lépést, listákba rendezed őket, hetente átnézed a listákat, aztán a környezet, az idő, az energia és a prioritás alapján választod ki, mit csinálj.
Mi a GTD 5 lépése?
Gyűjtés, tisztázás, rendszerezés, áttekintés és cselekvés. Gyűjts össze mindent, ami a fejedben jár, tisztázd, mi az egyes tétel, és mi a következő lépése, rendezd listákba az eredményeket, nézd át őket egy heti áttekintésen, és tedd meg a megfelelő következő lépést.
Mi a GTD kétperces szabálya?
Ha valaminek a következő lépése kevesebb mint két percig tart, csináld meg azonnal, miközben a gyűjtőhelyedet dolgozod fel. Egy ilyen kis feladat felírása tovább tartana, mint elvégezni.
Érdemes elolvasni a Getting Things Done könyvet?
Igen, ha nyomasztanak a függőben lévő ügyek. A 2015-ös átdolgozott kiadást olvasd, amely a digitális eszközökhöz igazítja a példákat. Ha csak bele szeretnél kezdeni, az első hónapra elég az útmutató öt lépése, a döntési folyamat és a heti áttekintés.
Melyik a legjobb alkalmazás a GTD-hez?
Bármelyik alkalmas, amelyben van gyűjtőhely, projektek, határidők és gyors rögzítés. Olyat válassz, amelyben a gyűjtés pofonegyszerű, a heti áttekintés pedig könnyű. A CORTEX lefedi a gyűjtést, a következő lépéseket, a projekteket (célokat), a naptárat és az áttekintést, de nem referenciaarchívum, ezért a jegyzeteket és a dokumentumokat máshol tárold.
Mennyi ideig tart egy GTD heti áttekintés?
Általában 30–60 percig, ha a rendszer már működik. Az elsők tovább tarthatnak, mert be kell hoznod a lemaradást. Ütemezd minden héten ugyanarra az időpontra, hogy ne a kedveden múljon.
Források és további olvasnivaló
- Harkin et al. (2016): Does monitoring goal progress promote goal attainment? Meta-analysis
- Gollwitzer & Sheeran (2006): Implementation intentions and goal achievement – meta-analysis
- Getting Things Done – official site (David Allen Company)
- The five steps of GTD (David Allen Company)
- GTD Weekly Review checklist (PDF, David Allen Company)
- Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. JPSP
Tisztázz egy tételt a Dátum nélkül listából
Regisztráció és a kezdeti beállítás után adj hozzá egy feladatot, döntsd el a következő lépését, és csak akkor adj neki dátumot, ha szükséges.
Feladat tisztázása