Ο πίνακας Αϊζενχάουερ: παραδείγματα, δωρεάν πρότυπο και πώς τον χρησιμοποιείς κάθε μέρα
Ο πίνακας Αϊζενχάουερ είναι ένα πλέγμα 2×2 που ταξινομεί τις εργασίες με δύο ερωτήσεις (είναι επείγον; είναι σημαντικό;) σε τέσσερις κινήσεις: το κάνεις τώρα, το προγραμματίζεις, το αναθέτεις ή το διαγράφεις. Παρακάτω θα βρεις κάθε τεταρτημόριο με πραγματικά παραδείγματα για φοιτητές, ελεύθερους επαγγελματίες και οικογένειες, ένα δωρεάν πρότυπο για εκτύπωση και μια καθημερινή ρουτίνα 10 λεπτών για να τον χρησιμοποιείς στ’ αλήθεια.
- Ο πίνακας Αϊζενχάουερ (λέγεται επίσης πίνακας επείγοντος και σημαντικού ή κουτί του Αϊζενχάουερ) ταξινομεί τις εργασίες σε τέσσερα τεταρτημόρια: Εκτέλεση (επείγον και σημαντικό), Προγραμματισμός (σημαντικό, όχι επείγον), Ανάθεση (επείγον, όχι σημαντικό) και Απαλοιφή (ούτε το ένα ούτε το άλλο).
- Πήρε το όνομά του από τον Dwight D. Eisenhower, ο οποίος σε μια ομιλία του 1954 παρέθεσε έναν «πρώην πρύτανη πανεπιστημίου»: «Έχω δύο ειδών προβλήματα, τα επείγοντα και τα σημαντικά. Τα επείγοντα δεν είναι σημαντικά και τα σημαντικά δεν είναι ποτέ επείγοντα».
- Ο Stephen Covey έκανε δημοφιλές το πλέγμα των τεσσάρων τεταρτημορίων στο The 7 Habits of Highly Effective People (1989), όπου υποστήριζε ότι οι αποτελεσματικοί άνθρωποι περνούν περισσότερο χρόνο στο τεταρτημόριο ΙΙ: σημαντικό αλλά όχι επείγον.
- Το πιο πολύτιμο τεταρτημόριο είναι ο «Προγραμματισμός»: αν η σημαντική δουλειά δεν παίρνει ποτέ ημερομηνία, αργότερα γίνεται κρίση και καταλήγει στην «Εκτέλεση».
- Χρησιμοποίησέ τον καθημερινά σε λιγότερο από 10 λεπτά: άδειασε τις εργασίες, ταξινόμησέ τες με τις δύο ερωτήσεις, βάλε ημερομηνία σε όσες είναι στο τεταρτημόριο ΙΙ και κράτα την «Εκτέλεση» σε τρεις εργασίες το πολύ.
Τι είναι ο πίνακας Αϊζενχάουερ;
Ο πίνακας Αϊζενχάουερ είναι ένα εργαλείο ιεράρχησης που χωρίζει τις εργασίες σου σε δύο άξονες: το επείγον (χρειάζεται προσοχή σύντομα, με πραγματική συνέπεια αν περιμένει;) και τη σημασία (προωθεί τους στόχους σου, την υγεία σου, τις σχέσεις σου ή το εισόδημά σου;). Οι δύο άξονες δημιουργούν τέσσερα κουτιά, και κάθε κουτί έχει μια προεπιλεγμένη κίνηση.
Το όνομα προέρχεται από τον Dwight D. Eisenhower. Στην ομιλία του στη Δεύτερη Συνέλευση του Παγκόσμιου Συμβουλίου Εκκλησιών, στο Πανεπιστήμιο Northwestern στο Έβανστον (Ιλινόι), στις 19 Αυγούστου 1954, είπε: «Έχω δύο ειδών προβλήματα, τα επείγοντα και τα σημαντικά. Τα επείγοντα δεν είναι σημαντικά και τα σημαντικά δεν είναι ποτέ επείγοντα». Σύμφωνα με το Quote Investigator, ο Eisenhower απέδωσε τη φράση σε έναν ανώνυμο «πρώην πρύτανη πανεπιστημίου», οπότε μάλλον έκανε γνωστή την ιδέα παρά την επινόησε. Πλέγμα δεν σχεδίασε ποτέ.
Ο ίδιος ο πίνακας 2×2 έγινε διάσημος χάρη στο The 7 Habits of Highly Effective People (1989) του Stephen Covey, όπου ονομάζεται πίνακας διαχείρισης χρόνου. Η κεντρική ιδέα του Covey: οι περισσότεροι άνθρωποι ζουν στα επείγοντα τεταρτημόρια και αντιδρούν όλη μέρα, ενώ η δουλειά που πραγματικά αλλάζει τη ζωή σου (σχεδιασμός, μάθηση, υγεία, σχέσεις) βρίσκεται στο τεταρτημόριο ΙΙ, σημαντικό αλλά όχι επείγον, και δεν φωνάζει ποτέ για να τραβήξει την προσοχή σου.
Τα τέσσερα τεταρτημόρια, με απλά λόγια
| Τεταρτημόριο | Επείγον; | Σημαντικό; | Κίνηση | Συνηθισμένα παραδείγματα |
|---|---|---|---|---|
| Τ1 – Εκτέλεση | Ναι | Ναι | Κάν’ το σήμερα, προσωπικά | Μια προθεσμία που λήγει αύριο, ένας ιστότοπος σε λειτουργία που έπεσε, ένα άρρωστο παιδί |
| Τ2 – Προγραμματισμός | Όχι | Ναι | Βάλ’ το στο ημερολόγιο με ημερομηνία και ώρα | Προετοιμασία για εξετάσεις, άσκηση, στήσιμο portfolio, μια τριμηνιαία ανασκόπηση |
| Τ3 – Ανάθεση | Ναι | Όχι | Δώσ’ το σε άλλον, αυτοματοποίησέ το, ομαδοποίησέ το ή μίκρυνέ το | Τα περισσότερα email, κάποιες συσκέψεις, τα ρουτινιάρικα αιτήματα |
| Τ4 – Απαλοιφή | Όχι | Όχι | Άφησέ το ή κράτα το ως συνειδητό διάλειμμα | Ατελείωτο σκρολάρισμα, αναδιοργάνωση εφαρμογών, γεμίσματα που προσφέρουν λίγα |
Τ1 – Εκτέλεση: επείγον και σημαντικό
Πραγματικές προθεσμίες και πραγματικά έκτακτα. Δεν μπορείς να αποφύγεις εντελώς το Τ1, μπορείς όμως να το μικρύνεις: μεγάλο μέρος του Τ1 είναι παλιά δουλειά του Τ2 που δεν προγραμματίστηκε ποτέ. Αν το Τ1 σου είναι πάντα γεμάτο, η λύση είναι να σχεδιάζεις νωρίτερα.
Τ2 – Προγραμματισμός: σημαντικό, όχι επείγον
Εδώ ζει η πρόοδος. Τίποτα δεν σε αναγκάζει να το κάνεις σήμερα, και ακριβώς γι’ αυτό το αφήνεις για μετά. Η κίνηση δεν είναι «να το κάνω κάποια μέρα», αλλά «να του δώσω ημερομηνία και ένα μπλοκ χρόνου». Αν κρατήσεις ένα μόνο πράγμα από αυτόν τον οδηγό, ας είναι αυτό. Οι μεγάλες εργασίες του Τ2 λειτουργούν καλύτερα όταν γράφονται ως στόχοι SMART και χωρίζονται σε εβδομαδιαίες εργασίες.
Τ3 – Ανάθεση: επείγον, όχι σημαντικό
Πράγματα που μοιάζουν πιεστικά επειδή κάποιος περιμένει, αλλά δεν προωθούν τις δικές σου προτεραιότητες. Αν δουλεύεις χωρίς ομάδα και δεν μπορείς να τα δώσεις σε κανέναν, «ανάθεση» σημαίνει: αυτοματοποίησέ τα, χρησιμοποίησε ένα πρότυπο, μάζεψέ τα σε ένα μπλοκ γραφειοκρατίας ή κάνε μια μικρότερη εκδοχή.
Τ4 – Απαλοιφή: ούτε επείγον ούτε σημαντικό
Γεμίσματα και περισπασμοί. Προσοχή: η ξεκούραση δεν είναι Τ4· ο ύπνος, μια βόλτα και ο χρόνος με φίλους είναι σημαντικά πράγματα (Τ2). Το Τ4 είναι ό,τι κάνεις για να αποφύγεις κάτι άλλο.
Παραδείγματα του πίνακα Αϊζενχάουερ: φοιτητές, ελεύθεροι επαγγελματίες, οικογένεια
Η θεωρία είναι εύκολη· εκεί που κολλάνε οι περισσότεροι είναι στην ταξινόμηση των δικών τους εργασιών. Ακολουθούν ρεαλιστικά παραδείγματα του πίνακα Αϊζενχάουερ για τρεις διαφορετικές ζωές.
Φοιτητές
| Τ1 – Εκτέλεση | Τ2 – Προγραμματισμός | Τ3 – Ανάθεση | Τ4 – Απαλοιφή |
|---|---|---|---|
| Εργασία που παραδίδεται αύριο στις 9:00 | Πλάνο επανάληψης για την εξεταστική σε 5 εβδομάδες | Η ομαδική συνομιλία που ρωτά ποιος κλείνει την αίθουσα | Να ξαναδείς μια διάλεξη που ήδη καταλαβαίνεις «για σιγουριά» |
| Δήλωση συμμετοχής στην εξέταση (η προθεσμία λήγει σήμερα) | Γυμναστήριο τρεις φορές την εβδομάδα | Μορφοποίηση των διαφανειών της ομάδας (μοιράσου τη δουλειά με την ομάδα) | Να ξαναστήσεις τις ρυθμίσεις της εφαρμογής σημειώσεων |
Ελεύθεροι επαγγελματίες
| Τ1 – Εκτέλεση | Τ2 – Προγραμματισμός | Τ3 – Ανάθεση | Τ4 – Απαλοιφή |
|---|---|---|---|
| Παράδοση σε πελάτη που λήγει σήμερα | Αύξηση χρεώσεων / ενημέρωση τιμών (δες τον υπολογιστή ωριαίας χρέωσης) | Αιτήματα για «ένα γρήγορο τηλεφώνημα;» χωρίς ατζέντα: απάντησε με μια γραπτή επιλογή | Να κοιτάς τα στατιστικά πέντε φορές τη μέρα |
| Ο ιστότοπος ενός πελάτη που πληρώνει, πεσμένος | Μια μελέτη περίπτωσης για το portfolio, εύρεση νέων πελατών | Καταχώριση λογιστικών στοιχείων: αυτοματοποίησέ την ή ανάθεσέ την σε εξωτερικό συνεργάτη | Να ξαναπειράξεις το λογότυπό σου |
Οικογένεια
| Τ1 – Εκτέλεση | Τ2 – Προγραμματισμός | Τ3 – Ανάθεση | Τ4 – Απαλοιφή |
|---|---|---|---|
| Ένα χαρτί του σχολείου που πρέπει να επιστραφεί αύριο το πρωί | Το εβδομαδιαίο μενού, ένα ραντεβού για το ζευγάρι, το δικό σου τσεκάπ | Δίπλωμα ρούχων: μπορούν να το κάνουν τα παιδιά (έστω και όχι τέλεια) | Να διαβάζεις όλα τα μηνύματα της ομάδας των γονιών της τάξης |
| Πυρετός, ραντεβού με τον γιατρό σήμερα | Να μάθεις στα παιδιά μια πρωινή ρουτίνα | Τα ψώνια: παραγγελία μέσω ίντερνετ | Σύγκριση 12 σχεδόν ίδιων καροτσιών |
Δωρεάν πρότυπο του πίνακα Αϊζενχάουερ για εκτύπωση
Τύπωσε αυτό το δωρεάν πρότυπο του πίνακα Αϊζενχάουερ (A4 ή Letter, κατακόρυφα) και κράτα το δίπλα στο πληκτρολόγιο. Χρησιμοποίησε ένα φύλλο την εβδομάδα, ή ένα τη μέρα αν οι εβδομάδες σου είναι χαοτικές. Γράφε σύντομα ονόματα εργασιών: αν ένα κουτί ξεχειλίζει, κι αυτό είναι πληροφορία. Ένα ταιριαστό πρότυπο λίστας εργασιών είναι χρήσιμο για το άδειασμα πριν από την ταξινόμηση.
Πίνακας Αϊζενχάουερ – Εβδομάδα / ημερομηνία: ____________
| ΕΠΕΙΓΟΝ | ΟΧΙ ΕΠΕΙΓΟΝ |
|---|---|
| Τ1 – ΕΚΤΕΛΕΣΗ (σημαντικό)Κάν’ το σήμερα, προσωπικά. Έως 3. | Τ2 – ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ (σημαντικό)Δώσε σε κάθε εργασία ημερομηνία και μπλοκ χρόνου. |
| Τ3 – ΑΝΑΘΕΣΗ (όχι σημαντικό)Δώσ’ το, αυτοματοποίησέ το, ομαδοποίησέ το ή μίκρυνέ το. | Τ4 – ΑΠΑΛΟΙΦΗ (όχι σημαντικό)Σβήσ’ το. Τέλος. |
Τα 3 του σήμερα: 1. ____________________ 2. ____________________ 3. ____________________
Προτιμάς PDF; Πάτησε «Εκτύπωση αυτού του προτύπου» και διάλεξε «Αποθήκευση ως PDF» ως εκτυπωτή: θα έχεις ένα καθαρό PDF μίας σελίδας με τον πίνακα Αϊζενχάουερ.
Πώς χρησιμοποιείς τον πίνακα Αϊζενχάουερ κάθε μέρα (ρουτίνα 10 λεπτών)
- Άδειασε το μυαλό σου (3 λεπτά). Γράψε ό,τι έχεις στο μυαλό σου: εργασίες, μηνύματα που περιμένουν απάντηση, θελήματα, ιδέες.
- Ταξινόμησε (3 λεπτά). Κάνε τις δύο ερωτήσεις για κάθε πράγμα. Γράψ’ το σε ένα τεταρτημόριο. Χωρίς πολλή σκέψη: 5 δευτερόλεπτα ανά εργασία.
- Απαλοιφή και ανάθεση (1 λεπτό). Σβήσε το Τ4. Στο Τ3, γράψε ποιος ή τι το αναλαμβάνει, ή μάζεψέ το σε ένα μπλοκ γραφειοκρατίας.
- Προγραμμάτισε το Τ2 (2 λεπτά). Δώσε σε κάθε εργασία του Τ2 ημερομηνία και, αν γίνεται, ένα μπλοκ χρόνου. Οι εργασίες του Τ2 χωρίς ημερομηνία δεν γίνονται.
- Βάλε όριο στο Τ1 (1 λεπτό). Διάλεξε το πολύ τρεις εργασίες του Τ1 για σήμερα. Αν υπάρχουν περισσότερες, κάποιες είναι στην πραγματικότητα Τ3 ή χρειάζεται να διαπραγματευτείς την προθεσμία.
Μετά μετάτρεψε το αποτέλεσμα σε πλάνο ημέρας· το φυσικό επόμενο βήμα είναι το μπλοκ χρόνου (time blocking): πρώτα το Τ1, ένα μπλοκ του Τ2 στις καλύτερές σου ώρες και το Τ3 μαζεμένο το απόγευμα. Σε εβδομαδιαία κλίμακα, κάνε την ίδια ταξινόμηση στην εβδομαδιαία ανασκόπηση· μέθοδοι όπως το Getting Things Done ταιριάζουν καλά μαζί της.
Συνηθισμένα λάθη με τον πίνακα Αϊζενχάουερ
- Μπερδεύεις το επείγον με το θορυβώδες. Ένα μήνυμα με «ΕΠΕΙΓΟΝ» δεν είναι επείγον για σένα μόνο επειδή είναι για όποιον το στέλνει.
- Βάζεις τα πάντα στο Τ1. Αν όλες οι εργασίες είναι «επείγουσες και σημαντικές», ο πίνακας δεν ταξινομεί τίποτα. Βάλε όριο τις τρεις εργασίες.
- Αφήνεις το Τ2 ως λίστα ευχών. Ένα Τ2 χωρίς ημερομηνίες δεν είναι παρά μια πιο όμορφη λίστα «κάποια μέρα». Προγραμμάτισέ το.
- Βλέπεις την ξεκούραση ως Τ4. Ο ύπνος, η άσκηση και οι σχέσεις είναι σημαντικά. Σχεδίασέ τα στο Τ2, αλλιώς θα το πληρώσεις αργότερα στο Τ1.
- «Ανάθεση» όταν δεν έχεις κανέναν. Δουλεύεις χωρίς ομάδα; Διάβασε το Τ3 ως «ελαχιστοποίηση»: αυτοματοποίηση, πρότυπο, ομαδοποίηση ή ένα «όχι».
- Ταξινόμηση μία φορά τον μήνα. Το επείγον αλλάζει κάθε μέρα. Ένα καθημερινό πέρασμα δύο λεπτών κερδίζει έναν πανέμορφο μηνιαίο πίνακα.
Εφαρμογή για τον πίνακα Αϊζενχάουερ: από τα τεταρτημόρια στις προτεραιότητες του CORTEX
Μπορείς να χρησιμοποιείς τον πίνακα Αϊζενχάουερ σε χαρτί για πάντα. Αν τον θέλεις μέσα στη λίστα εργασιών σου, το CORTEX δεν σχεδιάζει πλέγμα 2×2, αλλά οι προτεραιότητες και οι ημερομηνίες του αντιστοιχούν καθαρά στα τεταρτημόρια. Το CORTEX είναι μια δωρεάν εφαρμογή παραγωγικότητας σαν παιχνίδι: εργασίες, πλάνο ημέρας με ένα κλικ, καταγραφή χρόνου και συνήθειες, με XP, επίπεδα και ανταμοιβές από την πραγματική ζωή.
| Τεταρτημόριο | Στο CORTEX |
|---|---|
| Τ1 – Εκτέλεση | Προτεραιότητα Κρίσιμη ή Υψηλή + προθεσμία σήμερα (γρήγορη προσθήκη: !!! ή !p1 + σήμερα) |
| Τ2 – Προγραμματισμός | Προτεραιότητα Υψηλή ή Μεσαία + μελλοντική ημερομηνία και ώρα, συνδεδεμένη με έναν στόχο με #ΌνομαΣτόχου |
| Τ3 – Ανάθεση | Προτεραιότητα Χαμηλή, σύντομη εκτίμηση (~15m)· σε έναν κοινό στόχο μπορείς να την αναθέσεις σε άλλο άτομο |
| Τ4 – Απαλοιφή | Διάγραψε την εργασία ή, αν είναι κάτι που σου τρώει χρόνο, κατάγραψέ το ως συνήθεια που κόβεις (μετράνε οι καθαρές μέρες) στην παρακολούθηση συνηθειών |
Παράδειγμα: γράφοντας Πλάνο επανάληψης για την εξεταστική την Παρασκευή στις 16:00 ~45m !p2 #Εξετάσεις δημιουργείς σε μία γραμμή μια εργασία του Τ2 με ημερομηνία, ώρα, εκτίμηση και στόχο.
Μετά πάτησε Σχεδιασμός ημέρας (δες τον προγραμματιστή ημέρας): ταξινομεί πρώτα τις εκπρόθεσμες εργασίες, μετά κατά προτεραιότητα και μετά τις πιο σύντομες, κρατά στη θέση τους τις εργασίες με σταθερή ώρα και τα χωράει όλα στα ελεύθερα κενά, οπότε οι εργασίες σου του Τ1 και οι προγραμματισμένες του Τ2 παίρνουν αυτόματα μπλοκ χρόνου. Οι ολοκληρωμένες εργασίες δίνουν σταθερή ποσότητα XP ανάλογα με την προτεραιότητά τους, κάτι που δίνει στην αθόρυβη δουλειά του Τ2 μια ανταμοιβή σήμερα και όχι σε πέντε εβδομάδες. Περισσότερα στην εφαρμογή λίστας εργασιών.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι ο πίνακας Αϊζενχάουερ;
Ο πίνακας Αϊζενχάουερ είναι ένα πλέγμα ιεράρχησης 2×2 που ταξινομεί τις εργασίες κατά επείγον και σημασία σε τέσσερα τεταρτημόρια: Εκτέλεση (επείγον και σημαντικό), Προγραμματισμός (σημαντικό, όχι επείγον), Ανάθεση (επείγον, όχι σημαντικό) και Απαλοιφή (ούτε το ένα ούτε το άλλο). Πήρε το όνομά του από τον Dwight D. Eisenhower και τον έκανε δημοφιλή ο Stephen Covey το 1989.
Ποια παραδείγματα υπάρχουν για τον πίνακα Αϊζενχάουερ;
Για φοιτητές: μια εργασία που παραδίδεται αύριο είναι Τ1, ένα πλάνο επανάληψης για την εξεταστική σε πέντε εβδομάδες είναι Τ2, η οργάνωση της ομαδικής συνομιλίας είναι Τ3 και το ξαναστήσιμο της εφαρμογής σημειώσεων είναι Τ4. Για ελεύθερους επαγγελματίες: η σημερινή παράδοση σε πελάτη είναι Τ1, η ενημέρωση των χρεώσεων είναι Τ2, τα «γρήγορα τηλεφωνήματα» χωρίς ατζέντα είναι Τ3 και το να κοιτάς στατιστικά όλη μέρα είναι Τ4.
Υπάρχει δωρεάν πρότυπο ή PDF για τον πίνακα Αϊζενχάουερ;
Ναι: αυτή η σελίδα έχει ένα δωρεάν πρότυπο του πίνακα Αϊζενχάουερ για εκτύπωση σε A4 και Letter. Πάτησε «Εκτύπωση αυτού του προτύπου» και διάλεξε «Αποθήκευση ως PDF» για να έχεις μια εκδοχή σε PDF.
Ποιο τεταρτημόριο του πίνακα Αϊζενχάουερ είναι το πιο σημαντικό;
Το τεταρτημόριο ΙΙ (σημαντικό αλλά όχι επείγον) θεωρείται συνήθως το πιο πολύτιμο, γιατί περιέχει τον σχεδιασμό, τη μάθηση, την υγεία και τα μακροπρόθεσμα έργα. Όταν το προγραμματίζεις τακτικά, μικραίνει και το τεταρτημόριο Ι, αφού πολλές κρίσεις είναι εργασίες του τεταρτημορίου ΙΙ που παραμελήθηκαν.
Υπάρχει εφαρμογή για τον πίνακα Αϊζενχάουερ;
Πολλές εφαρμογές εργασιών μπορούν να τον μιμηθούν με προτεραιότητες και ημερομηνίες. Στο CORTEX, που είναι δωρεάν, αντιστοιχίζεις τα τεταρτημόρια με τις προτεραιότητες (Κρίσιμη/Υψηλή, Μεσαία, Χαμηλή) και τις προθεσμίες, και ο Σχεδιασμός ημέρας τα τοποθετεί αυτόματα στη μέρα σου. Ένα πρότυπο σε χαρτί λειτουργεί εξίσου καλά αν προτιμάς το αναλογικό.
Τι σημαίνει «ανάθεση» αν δουλεύω χωρίς ομάδα;
Αν δεν υπάρχει κανείς να του δώσεις την εργασία, δες το τεταρτημόριο ΙΙΙ ως «ελαχιστοποίηση»: αυτοματοποίησέ το, χρησιμοποίησε ένα πρότυπο, μάζεψέ το σε ένα μπλοκ γραφειοκρατίας, κάνε μια μικρότερη εκδοχή ή πες όχι. Ο σκοπός είναι να μη σου τρώνε οι επείγουσες αλλά όχι σημαντικές εργασίες τις καλύτερες ώρες σου.
Πηγές και περισσότερη ανάγνωση
Σχεδίασε τη μέρα σου σε δύο λεπτά
Γράψε τις εργασίες σου με απλές προτάσεις και το CORTEX στήνει μια ρεαλιστική μέρα σε μπλοκ χρόνου.
Δωρεάν σχεδιασμός ημέραςΠίνακας Αϊζενχάουερ
Δοκίμασε το εργαλείο χωρίς λογαριασμό. Αντίγραψε ή εκτύπωσε το αποτέλεσμα.
PNG