Zahlungserinnerung: Vorlage, der richtige Zeitpunkt und wie du späten Zahlungen vorbeugst
Die erste Zahlungserinnerung schickst du ein bis drei Tage nach Fälligkeit als freundlichen Hinweis – die meisten verspäteten Rechnungen sind Versehen, keine böse Absicht. Passiert nichts, folgt nach einer Woche eine bestimmtere Erinnerung und nach einer weiteren Woche eine letzte Erinnerung mit klarem Termin. In jede gehören Rechnungsnummer, offener Betrag, ursprüngliche Fälligkeit, Zahlungsdaten und die Rechnung als Anhang. Unten findest du drei Vorlagen zum Anpassen und Tipps, wie du späten Zahlungen vorbeugst. Eine förmliche Mahnung, Verzugszinsen und das Mahnverfahren behandeln wir hier nicht – dafür frag deine Steuerberaterin oder einen Anwalt.
- Die meisten späten Zahlungen sind Versehen. Die erste Erinnerung soll freundlich und kurz sein.
- Rhythmus: Hinweis 1–3 Tage nach Fälligkeit, Erinnerung nach einer Woche, letzte Erinnerung nach einer weiteren Woche, zwischendurch gern ein Anruf.
- Jede Erinnerung enthält Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Zahlungsdaten und die Rechnung als Anhang.
- Erinnerungen wirken: In einem Experiment mit Kreditraten steigerte eine einfache SMS vor Fälligkeit pünktliche Zahlungen ähnlich wie 25 % Zinsnachlass (Cadena & Schoar, 2011).
- Die beste Zahlungserinnerung ist die, die du nicht schicken musst: klare Fälligkeit, einfache Zahlung und Rechnung direkt nach Lieferung.
Wann du eine Zahlungserinnerung schickst
- 1–3 Tage nach Fälligkeit: freundlicher Hinweis. Die Rechnung kann im Postfach untergegangen sein oder auf eine Freigabe warten. Keine Vorwürfe.
- 7 Tage nach Fälligkeit: Erinnerung. Sachlich, mit neuem Zahlungstermin und der Frage, ob mit der Rechnung alles in Ordnung ist.
- 14–21 Tage nach Fälligkeit: letzte Erinnerung. Ein klarer Termin und der Hinweis, dass du danach weitere Schritte prüfst. Vorher lohnt sich ein Anruf – ein Telefonat löst mehr als eine dritte E-Mail.
Vorlage 1: freundlicher Hinweis
Betreff: Kurze Erinnerung – Rechnung Nr. 2026015
Guten Tag,
ich möchte kurz an die Rechnung Nr. 2026015 über 1.200,00 € mit Fälligkeit am 10.11.2026 erinnern. Bisher habe ich keine Zahlung erhalten, vielleicht ist sie einfach untergegangen.
Ich schicke sie zur Sicherheit noch einmal im Anhang. Zahlungsdaten: IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00, Verwendungszweck 2026015.
Falls die Zahlung bereits unterwegs ist, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.
Vielen Dank und einen schönen Tag
Jana Schmidt
Vorlage 2: Erinnerung nach einer Woche
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. 2026015 überfällig
Guten Tag,
die Rechnung Nr. 2026015 über 1.200,00 € war am 10.11.2026 fällig und ist jetzt 7 Tage überfällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 24.11.2026 auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00, Verwendungszweck 2026015. Die Rechnung finden Sie im Anhang.
Falls mit der Rechnung etwas nicht stimmt oder Sie die Zahlung aufteilen möchten, sagen Sie mir bitte Bescheid – ich kläre das gern mit Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
Jana Schmidt
Ein Stundenzettel als PDF macht Nachfragen zur Rechnung seltener – wie du ihn mit einer Zeiterfassung-App erstellst, steht dort, und die App für Selbstständige zeigt den ganzen Ablauf.
Vorlage 3: letzte Erinnerung
Betreff: Letzte Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. 2026015
Guten Tag,
trotz meiner Erinnerungen vom 13.11. und 17.11. ist die Rechnung Nr. 2026015 über 1.200,00 €, fällig am 10.11.2026, noch nicht bezahlt. Bitte überweisen Sie den Betrag spätestens bis zum 01.12.2026 auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00, Verwendungszweck 2026015.
Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingehen, werde ich weitere Schritte prüfen müssen. Lieber würde ich mich aber mit Ihnen einigen – falls es ein Problem gibt, rufen Sie mich bitte an: 0170 1234567.
Mit freundlichen Grüßen
Jana Schmidt
Welche weiteren Schritte dir rechtlich offenstehen, ob und wann eine förmliche Mahnung nötig ist, wie hoch Verzugszinsen sind und wie ein Mahnverfahren abläuft, hängt von der Situation ab. Dafür frag deine Steuerberaterin oder einen Anwalt – dieser Artikel ist eine praktische Anleitung zur Kommunikation, keine Rechtsberatung.
So wirken Zahlungserinnerungen
- Kurz und konkret. Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliche Fälligkeit, neuer Termin, Zahlungsdaten. Der Kunde soll nichts suchen müssen.
- Rechnung immer im Anhang. Die häufigste Antwort auf eine Erinnerung ist „die Rechnung haben wir nicht“.
- Freundlich, aber ohne Entschuldigung. Bezahlung für geleistete Arbeit ist etwas Normales, keine Bitte.
- Biete eine Lösung an. „Möchten Sie die Zahlung aufteilen?“ öffnet ein Gespräch, das sonst im Schweigen enden würde.
- Mit System statt Gedächtnis. Erinnerungen wirken: Ximena Cadena und Antoinette Schoar (2011) zeigten in einem Experiment mit Mikrokrediten, dass eine einfache SMS vor Fälligkeit pünktliche Zahlungen ähnlich steigerte wie 25 % Zinsnachlass, und Dean Karlan und Kollegen (2016) fanden, dass Erinnerungen Menschen helfen, auch eigene finanzielle Vorhaben einzuhalten. Wer überfällige Rechnungen im Blick hat, erinnert rechtzeitig und ohne Emotionen.
So beugst du späten Zahlungen vor
- Zahlungsziel vorher vereinbaren. Schon vor dem Auftrag, nicht erst auf der Rechnung.
- Direkt nach Lieferung abrechnen. Jeder Tag Warten schiebt die Zahlung nach hinten. Wenn du nach Stunden abrechnest, miss sie (nicht abrechenbare Zeit).
- Zahlen leicht machen. Korrekte IBAN, eindeutiger Verwendungszweck, Rechnung als PDF.
- Bei neuen Kunden eine Anzahlung erwägen. Vor allem bei größeren Aufträgen.
- Ein paar Tage vor Fälligkeit kurz erinnern. Eine kurze Nachricht „Nur zur Info: Am Donnerstag ist die Rechnung fällig…“ erspart eine Zahlungserinnerung.
Probier es jetzt in CORTEX
In CORTEX (kostenlos für alle) findest du im Modul Arbeit → Rechnungen den Filter Überfällig und bei jeder offenen Rechnung die Schaltfläche Zahlungserinnerung. CORTEX bereitet den Text der ersten, zweiten oder dritten Erinnerung vor, mit Rechnungsnummer, offenem Betrag, Fälligkeit, Tagen seit Fälligkeit und Zahlungsdaten, in der Sprache der Rechnung. Du kopierst den Text und schickst ihn mit dem PDF aus deinem eigenen E-Mail-Postfach – CORTEX verschickt nichts für dich. Wenn du ein Konto hast, öffne die Rechnungen.
Häufige Fragen
Wann schicke ich eine Zahlungserinnerung?
Den ersten freundlichen Hinweis ein bis drei Tage nach Fälligkeit, eine bestimmtere Erinnerung etwa nach einer Woche und eine letzte Erinnerung nach einer weiteren Woche. Zwischen der zweiten und dritten lohnt sich ein Anruf beim Kunden.
Was gehört in eine Zahlungserinnerung?
Rechnungsnummer, offener Betrag, ursprüngliches Fälligkeitsdatum, neuer Zahlungstermin, Zahlungsdaten (IBAN, Verwendungszweck) und die Rechnung als Anhang. Dazu ein Kontakt, falls mit der Rechnung etwas nicht stimmt.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Umgangssprachlich wird beides oft gleich verwendet. Die Zahlungserinnerung ist meist der freundliche erste Hinweis, eine Mahnung kann rechtliche Folgen haben. Wann welche Form nötig ist und was daraus folgt, klärst du am besten mit deiner Steuerberaterin oder einem Anwalt.
Darf ich Verzugszinsen oder Gebühren berechnen?
Das ist eine Rechtsfrage, die von Vertrag, Land und Art des Kunden abhängt. Bevor du etwas aufschlägst, frag deine Steuerberaterin oder einen Anwalt.
Verschickt CORTEX die Zahlungserinnerung für mich?
Nein. CORTEX bereitet den Text vor und zeigt überfällige Rechnungen, verschickt aber nichts für dich. Du sendest die Erinnerung aus deinem eigenen E-Mail-Postfach, damit sie von dir kommt und der Kunde direkt antworten kann.
Quellen und weiterführende Literatur
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