App für Selbstständige: dein Büro, wenn du dein eigener Chef bist
Eine gute App für Selbstständige beantwortet jeden Tag drei Fragen: Woran arbeite ich jetzt? Wie lange hat es wirklich gedauert? Und hat es sich gelohnt? CORTEX bündelt das kostenlos an einem Ort: Kunden und Projekte mit Stundensatz, ein Timer, der echte Stunden in einen Stundenzettel schreibt, Aufgaben in einem Satz und ein Tagesplan per Klick, der deine Termine respektiert. Für Rechnungen und Buchhaltung bleibst du bei deiner gewohnten Software – CORTEX liefert dir die sauberen Stunden dafür.
- Selbstständige müssen sich selbst organisieren: Prioritäten setzen, Zeit erfassen, Projekte im Blick behalten und sich selbst motivieren.
- In CORTEX gehören Projekte zu Kunden und tragen Stundensatz, Stundenbudget (Hinweis bei 80 %) und die Einstellung „abrechenbar“.
- Ein Timer pro Projekt oder Aufgabe füllt den Stundenzettel; Berichte zeigen Stunden pro Kunde und Projekt, Export als PDF oder CSV.
- „Tag planen“ legt deine Aufgaben um feste Termine herum in freie Zeitfenster und sagt ehrlich, was heute nicht mehr passt.
- Kostenlos für alle, ohne Kreditkarte; läuft im Browser und lässt sich auf iOS und Android installieren.
Was Selbstständige von einer App wirklich brauchen
Angestellte bekommen Struktur geliefert: Jemand setzt Prioritäten, der Kalender füllt sich, das Gehalt kommt. Wer selbstständig ist, baut all das selbst. Deshalb hilft keine App, die nur ein Puzzlestück abdeckt – du brauchst den ganzen Tagesablauf:
| Typisches Problem | Was hilft | In CORTEX |
|---|---|---|
| Fünf Kunden, ein Kopf | Ein Ort für alle Aufträge und Aufgaben | Kunden, Projekte, Aufgaben mit Ziel |
| „Womit fange ich an?“ | Ein geordneter Plan für heute | „Tag planen“ mit einem Klick |
| Pauschalaufträge fressen die Woche | Echte Stunden pro Auftrag | Timer, Stundenzettel, Stundenbudget |
| Zu niedrige Preise | Wissen, wie viel Zeit unbezahlt bleibt | Abrechenbar vs. sonstige Zeit in den Berichten |
| Ständige Unterbrechungen | Geschützte Fokusblöcke | Focus-Sitzungen, die automatisch Zeit erfassen |
| Niemand sagt „gut gemacht“ | Sichtbarer Fortschritt | XP, Levels und selbst gewählte Belohnungen |
Beim Einstieg kannst du den Modus „Selbstständig / Freelancer“ wählen. Er stellt Timer, Kunden und Projekte nach vorn; ausgeblendet wird dabei nichts endgültig.
Kunden, Projekte und Aufgaben an einem Ort
Leg für jeden Kunden die Projekte an, an denen du arbeitest – etwa „Café an der Ecke: neue Website“. Bei jedem Projekt kannst du einen Stundensatz hinterlegen, ein Stundenbudget (CORTEX meldet sich bei 80 %), ein Geldbudget und festlegen, ob die Zeit abrechenbar ist. Wiederkehrende Projekte heftest du an den Schnellstart des Timers.
Die Arbeit selbst steht als Aufgaben in deiner Liste. Du schreibst sie in einem Satz, die App erkennt Datum, Uhrzeit, Dauer und Priorität:
morgen 10:00 Angebot ans Café schicken ~30m !!
Größere Aufträge legst du zusätzlich als Ziel an, mit Meilensteinen wie Entwurf, Korrekturrunde, Übergabe. Der Fortschritt rechnet sich aus erledigten Aufgaben, sodass du weißt, wo ein Projekt steht, bevor der Kunde fragt – mehr in der Ziele-App. Für die Verteilung im Kopf hilft die Eisenhower-Matrix, wenn alles gleichzeitig dringend scheint.
Zeit erfassen, die du später brauchst
Starte den Timer oben in der Leiste auf einem Projekt oder einer Aufgabe. Es läuft immer einer; wechselst du, wird der vorige Eintrag gespeichert. Vergessen gibt es nicht mehr so leicht: CORTEX fragt nach einer eingestellten Zeit „Arbeitest du noch?“, kann täglich automatisch stoppen und auf Wunsch Inaktivität erkennen. Focus-Sitzungen zählen genauso und landen beim Projekt.
Im Stundenzettel siehst du deine Woche als Raster (Projekte × Tage) und trägst Vergessenes direkt in die Zelle ein. Die Berichte zeigen Stunden pro Projekt, pro Tag oder Monat, die abrechenbare und die sonstige Zeit und – bei hinterlegtem Stundensatz – den Wert der Arbeit. Einträge lassen sich bei Bedarf runden, etwa auf 15 Minuten, wenn du das mit einem Kunden so vereinbart hast.
Den Stundenzettel eines Zeitraums lädst du als PDF oder CSV herunter. Das PDF hängst du an deine Rechnung oder schickst es dem Kunden, die CSV übernimmst du in deine Tabelle oder deine Rechnungssoftware. Den ganzen Ablauf zeigt die Zeiterfassung-App.
Der echte Stundensatz: die Zahl, die deine Preise ändert
Bei einem Pauschalauftrag ist dein tatsächlicher Stundensatz einfach: Honorar ÷ alle Stunden, die du hineingesteckt hast. „Alle“ heißt alles – das Vorgespräch, die E-Mails, die dritte Korrekturrunde, die Rechnung.
Ein Beispiel: Du kalkulierst eine Website für 2.400 € mit 30 Stunden, also 80 € pro Stunde. Am Ende stehen 46 Stunden im Stundenzettel. Dein echter Satz lag bei gut 52 € – ein Drittel weniger als gedacht. Mach das zwei, drei Monate lang für jeden abgeschlossenen Auftrag, und Muster werden sichtbar: welche Kunden pro Stunde gut zahlen, welche Projektarten immer überziehen, wie viel unbezahlte Verwaltung du mitschleppst.
Wie du die unbezahlten Stunden misst und was du mit dem Ergebnis machst, beschreibt nicht abrechenbare Zeit. Und wenn ein Kunde trotz guter Arbeit nicht zahlt, helfen die Vorlagen für eine freundliche Zahlungserinnerung.
Ein Tagesplan, der Kundentermine respektiert
Wie lange ein Auftrag dauert, schätzen wir fast immer zu knapp, selbst wenn ähnliche Aufträge früher länger gedauert haben. Roger Buehler, Dale Griffin und Michael Ross (1994) nannten das den Planungsfehlschluss. Darum braucht ein Tagesplan Puffer, und die gemessene Zeit früherer Projekte ist die bessere Grundlage für das nächste Angebot.
Selbstständige Tage mischen feste Termine (Telefonate, Abgaben) mit flexibler Arbeit. „Tag planen“ nimmt genau das auf: Termine mit fester Uhrzeit bleiben, alles andere wird in freie 15-Minuten-Fenster deines Arbeitstags gelegt – Überfälliges und bald Fälliges zuerst, dann nach Priorität, bei Gleichstand die kürzere Aufgabe. Ein Puffer bleibt frei. Was nicht passt, steht auf einer eigenen Liste, damit du eine Frist verschiebst, bevor sie platzt. Termine aus einem verbundenen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender zählen als feste Blöcke (nur lesend).
Für die kreative Arbeit schützt du dir mit Focus einen Block von 25 oder 50 Minuten. Warum das wirkt, erklärt Deep Work; die Regeln des Planers stehen beim Tagesplaner.
Deine Woche als Selbstständige oder Selbstständiger
- Montag, 15 Minuten: Projekte durchgehen, nächste Aufgaben mit Schätzung anlegen. Was keine Frist hat, bekommt eine – oder fliegt raus.
- Jeden Morgen: „Tag planen“ drücken, kurz prüfen, übernehmen.
- Während der Arbeit: den passenden Timer starten; neue Anfragen mit Q festhalten statt sofort hinzuspringen.
- Freitag, 15 Minuten: Berichte der Woche öffnen. Stunden pro Kunde gegen Plan? Welcher Auftrag überzieht?
- Monatsende: Stundenzettel für Kunden herunterladen und den echten Stundensatz abgeschlossener Aufträge ausrechnen.
Wenn du schon ein Konto hast, öffne Arbeit und leg deinen ersten Kunden an.
Was CORTEX nicht ist
- Keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware für Deutschland. Die Rechnungsfunktion in CORTEX erstellt Rechnungen im tschechischen Format für Nicht-Umsatzsteuerpflichtige. Deine Rechnungen schreibst du weiter mit deiner gewohnten Software; welche Angaben eine Rechnung braucht, klärst du mit deiner Steuerberatung.
- Kein CRM für Vertrieb und Kontakthistorie.
- Kein Team-Workspace. Zusammenarbeit läuft über geteilte Projekte und geteilte Ziele.
- Keine Zwei-Wege-Synchronisation mit dem Kalender.
Häufige Fragen
Welche App ist gut für Selbstständige?
Das hängt von deinem Engpass ab. Wenn du Planung, echte Zeiterfassung und Motivation an einem Ort willst, ist CORTEX eine kostenlose Option mit Kunden, Projekten, Timer, Stundenzettel und Tagesplan per Klick. Für Rechnungen und Buchhaltung kombinierst du es mit spezialisierter Software.
Gibt es eine kostenlose App für Freelancer?
Ja. CORTEX ist für alle kostenlos, mit allen Funktionen und ohne Kreditkarte – inklusive Timer, Stundenzettel, Berichten mit PDF- und CSV-Export, Zielen und Tagesplan.
Kann ich mit CORTEX Rechnungen für deutsche Kunden schreiben?
Dafür ist CORTEX nicht gedacht. Die Rechnungsfunktion erstellt Rechnungen im tschechischen Format für Nicht-Umsatzsteuerpflichtige. Nutze für deine Rechnungen deine gewohnte Software und häng den Stundenzettel aus CORTEX als PDF an.
Wie berechne ich meinen echten Stundensatz?
Teile das Honorar eines Auftrags durch alle Stunden, die du daran gearbeitet hast, einschließlich Gesprächen, Korrekturen und Verwaltung. Ohne Zeiterfassung pro Auftrag ist diese Zahl nur geschätzt.
Kann ich Zeit für mehrere Kunden getrennt erfassen?
Ja. Leg pro Kunde Projekte an und starte den Timer darauf oder auf einer Aufgabe. Berichte zeigen die Zeit pro Projekt, abrechenbar und sonstig getrennt, mit Export als PDF oder CSV.
Funktioniert CORTEX auf dem Handy?
Ja. CORTEX läuft im Browser und lässt sich auf iOS und Android auf den Startbildschirm installieren. Im App Store oder bei Google Play ist es nicht.
Quellen und weiterführende Literatur
Erfasse deine Arbeitszeit
Lass den Timer auf einem Kunden oder Projekt laufen und sieh, wohin deine Stunden wirklich gehen.
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