Προσωπικό kanban: τι είναι και πώς στήνεις τον δικό σου πίνακα εργασιών
Το kanban είναι ένας τρόπος να κάνεις τη δουλειά ορατή: οι εργασίες είναι κάρτες σε έναν πίνακα και προχωρούν από στήλη σε στήλη, σχεδόν πάντα Προς υλοποίηση → Σε εξέλιξη → Ολοκληρωμένα. Το προσωπικό kanban εφαρμόζει την ίδια ιδέα στις δικές σου εργασίες. Έχει δύο κανόνες: βλέπεις όλα όσα έχεις στα χέρια σου και περιορίζεις πόσα πράγματα μπορούν να είναι σε εξέλιξη ταυτόχρονα. Έτσι αλλάζεις λιγότερο εργασία, τα πράγματα τελειώνουν και βλέπεις με μια ματιά πού έχει κολλήσει η δουλειά. Παρακάτω: από πού προέρχεται το kanban, πώς το στήνεις και πότε είναι καλύτερο από μια απλή λίστα εργασιών.
- Το kanban (περίπου «οπτική κάρτα» στα ιαπωνικά) γεννήθηκε στα εργοστάσια της Toyota ως σύστημα που προσαρμόζει τον ρυθμό της δουλειάς στην πραγματική χωρητικότητα.
- Το προσωπικό kanban στηρίζεται σε δύο κανόνες: κάνεις τη δουλειά ορατή σε έναν πίνακα και περιορίζεις πόση είναι σε εξέλιξη ταυτόχρονα (ένα όριο WIP).
- Λιγότερη δουλειά σε εξέλιξη σημαίνει μικρότερη αναμονή ως ότου τελειώσουν τα πράγματα: είναι συνέπεια του νόμου του Little από τη θεωρία ουρών (Little, 1961).
- Η εναλλαγή εργασιών αφήνει ένα «υπόλειμμα προσοχής» που χειροτερεύει την απόδοση στην επόμενη εργασία (Leroy, 2009)· ένα όριο WIP μειώνει αυτές τις εναλλαγές.
- Δεν υπάρχουν άμεσα πειράματα για το προσωπικό kanban· η λογική του στηρίζεται στην έρευνα για τις μετακινήσεις της προσοχής και στην εμπειρία των ομάδων.
Kanban: τι είναι
Το kanban είναι μια μέθοδος διαχείρισης της δουλειάς με έναν πίνακα χωρισμένο σε στήλες. Κάθε εργασία είναι μια κάρτα. Η κάρτα ξεκινά αριστερά και μετακινείται προς τα δεξιά όσο προχωρά η δουλειά. Ο πιο απλός πίνακας έχει τρεις στήλες:
| Προς υλοποίηση | Σε εξέλιξη | Ολοκληρωμένα |
|---|---|---|
| Γράψιμο της πρότασης | Ετοιμασία της παρουσίασης | Ραντεβού για το σέρβις του αυτοκινήτου |
| Τηλεφώνημα στην ασφαλιστική | Επιλογή δώρου για τη μαμά | Πληρωμή του ενοικίου |
| Άδειασμα της αποθήκης | Αποστολή του τιμολογίου |
Η μέθοδος γεννήθηκε στο σύστημα παραγωγής της Toyota ως τρόπος να παράγεται μόνο όσο μπορεί πραγματικά να απορροφήσει το επόμενο βήμα. Ο David Anderson την έφερε στα γραφεία και στις ομάδες λογισμικού, και ο Jim Benson με την Tonianne DeMaria Barry περιέγραψαν την προσωπική εκδοχή στο βιβλίο τους Personal Kanban (2011).
Οι δύο κανόνες του προσωπικού kanban
1. Κάνε τη δουλειά σου ορατή
Ό,τι έχεις σε εξέλιξη ή στη λίστα σου βρίσκεται στον πίνακα. Όχι στο κεφάλι σου, όχι μοιρασμένο σε πέντε εφαρμογές. Και μόνο αυτή η συνολική εικόνα ανακουφίζει: οι E. J. Masicampo και Roy Baumeister (2011) έδειξαν ότι, όταν μια εκκρεμής εργασία έχει ένα συγκεκριμένο πλάνο, σταματά να τρυπώνει στις σκέψεις σου.
2. Περιόρισε τη δουλειά σε εξέλιξη
Η στήλη «Σε εξέλιξη» έχει όριο: για προσωπική χρήση, συνήθως 2 ή 3 κάρτες. Ξεκινάς κάτι καινούργιο μόνο όταν ολοκληρώσεις μία κάρτα. Αυτό λέγεται όριο WIP (από το αγγλικό work in progress, δουλειά σε εξέλιξη).
Γιατί λειτουργεί; Η Sophie Leroy (2009) έδειξε ότι, όταν περνάς από μια μισοτελειωμένη εργασία σε μια άλλη, ένα μέρος της προσοχής σου μένει στην πρώτη και η απόδοση στη νέα πέφτει. Αυτό λέγεται υπόλειμμα προσοχής (περισσότερα στον οδηγό Ο μύθος του multitasking). Και η θεωρία ουρών μάς δίνει τον νόμο του Little: με τον ίδιο ρυθμό δουλειάς, όσο περισσότερα πράγματα έχεις σε εξέλιξη, τόσο περισσότερο περιμένει το καθένα ώσπου να τελειώσει (Little, 1961).
Πώς στήνεις ένα προσωπικό kanban
- Διάλεξε πού. Χαρτί και αυτοκόλλητα χαρτάκια, ένας μαγνητικός πίνακας ή μια εφαρμογή με πίνακα.
- Φτιάξε τρεις στήλες. Προς υλοποίηση, Σε εξέλιξη, Ολοκληρωμένα. Πρόσθεσε κι άλλες μόνο όταν τις χρειάζεσαι πραγματικά (για παράδειγμα «Περιμένω κάποιον»).
- Γράψ’ τα όλα. Μία εργασία ανά κάρτα, που ξεκινά με ρήμα: «Τηλεφωνώ», «Γράφω», «Ζητάω».
- Βάλε όριο. Όχι πάνω από τρεις κάρτες στη στήλη «Σε εξέλιξη».
- Κάθε μέρα, διάλεξε τι μετακινείς. Το πρωί, κοίτα τον πίνακα και αποφάσισε τι περνά στο «Σε εξέλιξη», μόνο αν υπάρχει χώρος.
- Τακτοποίησέ τον μία φορά την εβδομάδα. Αρχειοθέτησε όσα έγιναν, ξανασκέψου τις παλιές κάρτες και χώρισε τις μεγάλες σε μικρότερες (Πώς να χωρίσεις μια μεγάλη εργασία σε βήματα).
Kanban ή λίστα εργασιών;
| Κατάσταση | Λίστα | Kanban |
|---|---|---|
| Μικρές, μεμονωμένες εργασίες | Αρκεί | Υπερβολή |
| Ένα έργο με πολλά βήματα (ένας ιστότοπος, μια μετακόμιση, ένας γάμος) | Χάνεις την εικόνα του πού βρίσκεται το καθένα | Βλέπεις αμέσως τι έχει κολλήσει |
| Πολλά πράγματα μαζί | Τίποτα δεν σε συγκρατεί | Το όριο σε αναγκάζει να τελειώνεις |
| Δουλειά που εξαρτάται από άλλους | Χάνεται | Μια στήλη «Σε αναμονή» την κρατά μπροστά σου |
| Κοινή χρήση με την οικογένεια ή μια ομάδα | Χάος | Όλοι βλέπουν το ίδιο |
Το kanban δεν αποφασίζει πότε κάνεις το καθετί. Γι’ αυτό, συνδύασέ το με ένα πλάνο ημέρας ή με μπλοκ χρόνου (time blocking). Ξεχωρίζεις πιο εύκολα τι είναι σημαντικό με τον πίνακα Αϊζενχάουερ.
Συνηθισμένα λάθη
- Χωρίς όριο. Δώδεκα κάρτες στο «Σε εξέλιξη» και τίποτα δεν προχωρά.
- Γιγάντιες κάρτες. Η κάρτα «Πτυχιακή» μένει κολλημένη σε μια στήλη για μήνες. Μια κάρτα πρέπει να μπορεί να τελειώσει σε μία ή δύο μέρες.
- Πάρα πολλές στήλες. Οκτώ στήλες συντηρούνται δύσκολα. Ξεκίνα με τρεις.
- Πίνακας χωρίς έλεγχο. Η στήλη «Προς υλοποίηση» φουσκώνει σε εκατοντάδες κάρτες. Κλάδευέ την κάθε εβδομάδα: μια εβδομαδιαία ανασκόπηση 20 λεπτών είναι η κατάλληλη στιγμή για να αρχειοθετήσεις όσα έγιναν, να χωρίσεις τις κολλημένες κάρτες και να διαλέξεις το επόμενο.
Για τη μεγάλη εικόνα του πώς οργανώνεις τον χρόνο σου, δες τον οδηγό Πώς να διαχειρίζεσαι τον χρόνο σου.
Δοκίμασέ το τώρα στο CORTEX
Στο CORTEX (δωρεάν για όλους), δημιούργησε ένα «Νέο έργο» στο Πλάνο και άλλαξε την προβολή σε Πίνακας. Οι στήλες μπορούν να ακολουθούν την κατάσταση (Προς υλοποίηση, Σε εξέλιξη, Ολοκληρωμένη) ή τις ενότητες του έργου σου· μετακινείς μια κάρτα σέρνοντάς την ή με τη «Μετακίνηση σε στήλη». Ο πίνακας δείχνει τον αριθμό των ανοιχτών εργασιών σε κάθε στήλη· το να τηρείς το όριό σου εξαρτάται από σένα. Μπορείς να μοιραστείς ένα έργο με άλλους και να βλέπεις πώς προχωρά. Το πρότυπο με τα βήματα που χρειάζεται μια μετακόμιση είναι το «Μετακόμιση χωρίς χάος» (Περισσότερα → Πρότυπα)· αν έχεις ήδη λογαριασμό, άνοιξέ το.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το kanban;
Το kanban είναι μια μέθοδος διαχείρισης της δουλειάς με έναν πίνακα με στήλες όπως Προς υλοποίηση, Σε εξέλιξη και Ολοκληρωμένα. Οι εργασίες είναι κάρτες που μετακινούνται από αριστερά προς τα δεξιά. Το κλειδί είναι να περιορίζεις πόση δουλειά είναι σε εξέλιξη ταυτόχρονα. Η μέθοδος γεννήθηκε στο σύστημα παραγωγής της Toyota.
Τι είναι το προσωπικό kanban;
Το προσωπικό kanban είναι kanban για τις δικές σου εργασίες. Στηρίζεται σε δύο κανόνες: όλη η δουλειά σου είναι ορατή σε έναν πίνακα και περιορίζεις τον αριθμό των πραγμάτων σε εξέλιξη, συνήθως σε δύο ή τρία. Είναι πιο χρήσιμο σε έργα με πολλά βήματα.
Τι σημαίνει όριο WIP;
Το όριο WIP (από το αγγλικό work in progress, δουλειά σε εξέλιξη) είναι ο μέγιστος αριθμός εργασιών που μπορούν να βρίσκονται ταυτόχρονα στη στήλη «Σε εξέλιξη». Όταν γεμίσει, τελειώνεις κάτι πριν ξεκινήσεις οτιδήποτε καινούργιο. Μειώνει τις εναλλαγές εργασιών και βοηθά να τελειώνεις νωρίτερα.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στο kanban και στο scrum;
Το scrum δουλεύει σε σταθερές περιόδους (σπριντ), με ρόλους και συναντήσεις σχεδιασμού. Το kanban είναι συνεχές: η δουλειά ρέει στον πίνακα χωρίς σπριντ και τη ρυθμίζει το όριο WIP. Για προσωπική χρήση, το kanban είναι πιο απλό.
Χρειάζομαι εφαρμογή για προσωπικό kanban;
Όχι. Αρκούν χαρτί και αυτοκόλλητα χαρτάκια. Μια εφαρμογή βοηθά αν θέλεις να έχεις τον πίνακα μαζί σου, να τον μοιράζεσαι με άλλους ή να συνδέεις τις εργασίες με ένα πλάνο ημέρας και με προθεσμίες.
Πηγές και περισσότερη ανάγνωση
- Little, J. D. C. (1961): A proof for the queuing formula: L = λW – Operations Research
- Leroy, S. (2009): Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks – Organizational Behavior and Human Decision Processes
- Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011): Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals – Journal of Personality and Social Psychology
- Benson, J. & DeMaria Barry, T. (2011): Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life – Modus Cooperandi Press (book)
Σχεδίασε τη μέρα σου σε δύο λεπτά
Γράψε τις εργασίες σου με απλές προτάσεις και το CORTEX στήνει μια ρεαλιστική μέρα σε μπλοκ χρόνου.
Δωρεάν σχεδιασμός ημέρας