Πώς να οργανώσεις τη ζωή σου: μια νέα αρχή μέσα σε ένα Σαββατοκύριακο, σε έξι βήματα
Ο πιο απλός τρόπος να οργανώσεις τη ζωή σου είναι μια «επανεκκίνηση» δύο ή τριών ωρών και μετά είκοσι λεπτά την εβδομάδα: βάζεις ό,τι έχεις στα χέρια σου σε μία μόνο λίστα εισερχομένων, το ταξινομείς, διαλέγεις τους τρεις τομείς που σε νοιάζουν περισσότερο τώρα με έναν στόχο στον καθένα, στήνεις ένα μόνο ημερολόγιο και μία μόνο λίστα εργασιών και τα ελέγχεις κάθε εβδομάδα. Δεν πρόκειται για ένα τέλειο σύστημα. Πρόκειται για το να δώσεις σε κάθε πράγμα μία μόνο θέση: έτσι δεν χρειάζεται να το κουβαλάς στο κεφάλι σου και το χάος υποχωρεί.
- Το χάος δεν έρχεται από το ότι έχεις πολλά πράγματα, αλλά από το ότι δεν έχουν μία μόνο θέση: εργασίες στο κεφάλι, στο email, σε αυτοκόλλητα χαρτάκια και σε πέντε εφαρμογές.
- Η καταγραφή και ο σχεδιασμός των εκκρεμοτήτων ξαλαφρώνουν το μυαλό πριν καν τις τελειώσεις (Masicampo και Baumeister, 2011).
- Οι άνθρωποι πετυχαίνουν πιο συχνά τους στόχους που ταιριάζουν με τις δικές τους αξίες και τους απολαμβάνουν περισσότερο (Sheldon και Elliot, 1999).
- Η τακτική παρακολούθηση της προόδου αυξάνει την πιθανότητα να πετύχεις έναν στόχο, ιδίως αν την καταγράφεις (Harkin και συνεργάτες, 2016).
- Η επανεκκίνηση: άδειασμα, ταξινόμηση, τρεις τομείς, ένα ημερολόγιο και μία λίστα, ρουτίνες για όσα επαναλαμβάνονται και μια εβδομαδιαία ανασκόπηση.
Γιατί η ζωή σου μοιάζει χάος
Η αίσθηση του χάους έχει συνήθως τρεις αιτίες. Τα πράγματα δεν έχουν μία μόνο θέση: οι εργασίες ζουν στο κεφάλι σου, στο email, στα μηνύματα, σε χαρτάκια. Δεν ξέρεις τι μετράει αυτή τη στιγμή, οπότε αντιδράς σε ό,τι φωνάζει πιο δυνατά. Και λύνεις κάθε φορά από την αρχή όσα επαναλαμβάνονται (τα ψώνια, το καθάρισμα, τους λογαριασμούς) σαν να ήταν καινούργια.
Τα καλά νέα: τίποτα από αυτά δεν χρειάζεται περισσότερη πειθαρχία. Χρειάζεται ένα ξεκαθάρισμα μία φορά και έναν απλό εβδομαδιαίο ρυθμό. Οι E. J. Masicampo και Roy Baumeister (2011) έδειξαν ότι αρκεί ένα συγκεκριμένο πλάνο για μια εκκρεμή εργασία για να σου έρχεται λιγότερο στο μυαλό. Όταν όλα έχουν τη θέση και τη στιγμή τους, το κεφάλι καθαρίζει.
Μια επανεκκίνηση Σαββατοκύριακου σε έξι βήματα
- Άδειασέ τα όλα σε μία μόνο λίστα εισερχομένων (30 λεπτά). Πέρασε το κεφάλι σου, το email, τα μηνύματα, τα χαρτιά στο γραφείο και τις σημειώσεις του κινητού. Γράψε κάθε εργασία, υπόσχεση και ιδέα σε μία μόνο λίστα. Μη λύνεις τίποτα, απλώς μάζευε (μέθοδος: άδειασμα μυαλού).
- Ταξινόμησε ό,τι μάζεψες (30 λεπτά). Για καθετί, αποφάσισε: να γίνει (ένα βήμα), έργο (πολλά βήματα), κάποια μέρα ή το αφήνω. Ό,τι παίρνει λιγότερο από δύο λεπτά, κάν’ το αμέσως.
- Διάλεξε τρεις τομείς, έναν στόχο στον καθένα (20 λεπτά). Για παράδειγμα δουλειά, υγεία και σχέσεις. Τρεις, όχι δέκα. Σε κάθε τομέα, γράψε έναν στόχο για τους επόμενους τρεις μήνες και γιατί σε νοιάζει.
- Στήσε ένα μόνο ημερολόγιο και μία μόνο λίστα εργασιών (20 λεπτά). Το ημερολόγιο για ό,τι έχει σταθερή ώρα, η λίστα για όλα τα υπόλοιπα. Σταμάτα να χρησιμοποιείς τα άλλα σημεία ή κάν’ τα «εισερχόμενα» που αδειάζεις μία φορά την εβδομάδα.
- Κάνε ρουτίνες όσα επαναλαμβάνονται (20 λεπτά). Τα ψώνια το Σάββατο, οι λογαριασμοί την 1η του μήνα, το καθάρισμα δωμάτιο-δωμάτιο, μια πρωινή και μια βραδινή ρουτίνα. Ό,τι είναι τακτικό δεν πρέπει να πιάνει χώρο στο κεφάλι σου.
- Κλείσε μια εβδομαδιαία ανασκόπηση (5 λεπτά). Μια σταθερή ώρα, για παράδειγμα την Κυριακή στις 18:00, για είκοσι λεπτά. Άδειασε τη λίστα εισερχομένων, κοίτα το ημερολόγιο της επόμενης εβδομάδας και δες πώς πάνε οι τρεις στόχοι σου (εβδομαδιαία ανασκόπηση).
Λίστα ελέγχου: μια επανεκκίνηση για εκτύπωση
Εκτύπωσέ τη ή αντίγραψέ τη σε ένα χαρτί και τσέκαρε σιγά σιγά:
Επανεκκίνηση Σαββατοκύριακου
Ημερομηνία: ____________________
- ☐ Ό,τι είχα στο κεφάλι, στο email, στα μηνύματα και στα χαρτιά βρίσκεται σε μία μόνο λίστα.
- ☐ Καθετί είναι ταξινομημένο: βήμα, έργο, κάποια μέρα ή το αφήνω.
- ☐ Έχω τρεις τομείς και έναν στόχο τριών μηνών στον καθένα.
- ☐ Για κάθε στόχο, ξέρω ποιο είναι το πρώτο βήμα και ποια μέρα θα το κάνω.
- ☐ Έχω ένα μόνο ημερολόγιο και μία μόνο λίστα εργασιών.
- ☐ Όσα επαναλαμβάνονται έχουν τη μέρα τους: τα ψώνια, οι λογαριασμοί, το καθάρισμα, η μπουγάδα.
- ☐ Έχω μια πρωινή ή βραδινή ρουτίνα, έστω και πέντε λεπτών.
- ☐ Έχω στο ημερολόγιο μια εβδομαδιαία ανασκόπηση είκοσι λεπτών.
Χαρτί, εφαρμογή ή και τα δύο;
Το εργαλείο μετράει λιγότερο από όσο νομίζεις. Αυτό που μετράει είναι αν το χρησιμοποιείς κάθε μέρα. Μια ειλικρινής σύγκριση:
- Χαρτί και ατζέντα. Γρήγορο, χωρίς ειδοποιήσεις, εύκολο να το θυμάσαι. Αδύνατο σημείο: πρέπει να παρακολουθείς εσύ τις εργασίες που επαναλαμβάνονται και τις υπενθυμίσεις, και η λίστα δεν είναι πάντα στην τσέπη σου.
- Μια εφαρμογή. Επαναλήψεις, υπενθυμίσεις και ημερολόγιο σε ένα σημείο, πάντα μαζί σου. Αδύνατο σημείο: είναι εύκολο να μαζέψεις εκατοντάδες εργασίες και να χάσεις τον μπούσουλα. Βοηθούν μια εβδομαδιαία ανασκόπηση και ο κανόνας «λιγότερες εργασίες, περισσότερες ολοκληρωμένες».
- Και τα δύο. Η εφαρμογή ως μοναδική θέση για εργασίες και ημερομηνίες, το χαρτί για το πλάνο της μέρας το πρωί ή για ημερολόγιο σκέψεων. Λειτουργεί αρκεί να είναι σαφές τι πηγαίνει πού.
Πώς διαλέγεις εφαρμογή, αναλυτικά, στη σελίδα για την εφαρμογή παραγωγικότητας.
Πώς το κρατάς: ένας εβδομαδιαίος και ημερήσιος ρυθμός
Μια επανεκκίνηση κρατά μόνο αν έχει ρυθμό από πίσω. Ο Benjamin Harkin και οι συνεργάτες του (2016) εξέτασαν 138 μελέτες: όσοι παρακολουθούν τακτικά την πρόοδό τους πετυχαίνουν πιο συχνά τους στόχους τους, και η επίδραση είναι μεγαλύτερη όταν την καταγράφουν. Αρκούν λίγα:
- Κάθε μέρα, 5 λεπτά: το πρωί διάλεξε τρία πράγματα για σήμερα (πώς να σχεδιάσεις τη μέρα σου)· το βράδυ, σημείωσε ό,τι προέκυψε.
- Κάθε εβδομάδα, 20 λεπτά: άδειασε τη λίστα εισερχομένων, σχεδίασε την εβδομάδα και έλεγξε τους τρεις στόχους.
- Κάθε μήνα, 30 λεπτά: είναι ακόμα οι τρεις τομείς οι σωστοί; Οι Kennon Sheldon και Andrew Elliot (1999) βρήκαν ότι οι άνθρωποι πετυχαίνουν πιο συχνά τους στόχους που ταιριάζουν με τις δικές τους αξίες και παίρνουν από αυτούς περισσότερη ικανοποίηση. Αν κρατάς έναν στόχο μόνο «επειδή πρέπει», άλλαξέ τον.
Αν αυτή τη στιγμή όλα σου φαίνονται πολλά και δεν έχεις ενέργεια για επανεκκίνηση, ξεκίνα από το πλάνο 15 λεπτών στο όταν όλα σε πνίγουν.
Δοκίμασέ το τώρα στο CORTEX
Στο CORTEX (δωρεάν για όλους) υπάρχει μία μόνο λίστα εισερχομένων, η Χωρίς ημερομηνία, όπου προσθέτεις οτιδήποτε σε μία πρόταση με την «Καταγραφή σκέψης». Ό,τι έχει πολλά βήματα γίνεται έργο στο Πλάνο· οι στόχοι ζουν στους Στόχους μαζί με τις συνδεδεμένες εργασίες τους, για να βλέπεις την πρόοδο. Όσα επαναλαμβάνονται γίνονται επαναλαμβανόμενες εργασίες ή συνήθειες, και το πρότυπο «Εβδομαδιαία ανασκόπηση» (Περισσότερα → Πρότυπα) σου ετοιμάζει την εβδομαδιαία ανασκόπηση. Αν έχεις ήδη λογαριασμό, άνοιξε το πρότυπο «Εβδομαδιαία ανασκόπηση».
Συχνές ερωτήσεις
Πώς οργανώνω τη ζωή μου;
Κάνε μια επανεκκίνηση μία φορά: βάλε όλες τις εργασίες και τις υποσχέσεις σου σε μία μόνο λίστα, ταξινόμησέ τες, διάλεξε τρεις τομείς με έναν στόχο στον καθένα, στήσε ένα μόνο ημερολόγιο και μία μόνο λίστα εργασιών και κάνε ρουτίνες όσα επαναλαμβάνονται. Μετά, δώσε 20 λεπτά την εβδομάδα για να τα ελέγχεις.
Από πού ξεκινάω αν η ζωή μου είναι χάος;
Βγάζοντάς τα όλα από το κεφάλι σου σε μία μόνο λίστα. Όσο οι εργασίες σου ζουν σε πέντε σημεία, κανένα σύστημα δεν θα σε βοηθήσει. Ταξινόμησε και σχεδίασε μόνο μετά.
Πόσους στόχους πρέπει να έχω ταυτόχρονα;
Λίγους: ιδανικά έναν σε καθέναν από τους τρεις τομείς που σε νοιάζουν περισσότερο τώρα. Με περισσότερους στόχους ταυτόχρονα, σκορπίζεσαι και δεν βρίσκουν θέση στην εβδομάδα σου.
Τι είναι καλύτερο, το χαρτί ή μια εφαρμογή;
Αυτό που θα χρησιμοποιείς κάθε μέρα. Το χαρτί είναι γρήγορο και χωρίς περισπασμούς· μια εφαρμογή παρακολουθεί τις επαναλήψεις και τις ημερομηνίες και είναι πάντα μαζί σου. Πολλοί χρησιμοποιούν μια εφαρμογή ως μοναδική θέση για τις εργασίες και το χαρτί για το πρωινό πλάνο.
Πόσο χρόνο παίρνει να οργανωθείς;
Η ίδια η επανεκκίνηση παίρνει δύο με τρεις ώρες. Η συντήρησή της θέλει περίπου πέντε λεπτά την ημέρα και είκοσι την εβδομάδα. Το σύστημα σταθεροποιείται μέσα σε λίγες εβδομάδες, καθώς το προσαρμόζεις σε ό,τι σου ταιριάζει.
Πηγές και περισσότερη ανάγνωση
- Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011): Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals – Journal of Personality and Social Psychology
- Sheldon, K. M. & Elliot, A. J. (1999): Goal striving, need satisfaction, and longitudinal well-being: The self-concordance model – Journal of Personality and Social Psychology
- Harkin, B., Webb, T. L., Chang, B. P. I. et al. (2016): Does monitoring goal progress promote goal attainment? A meta-analysis of the experimental evidence – Psychological Bulletin
Σχεδίασε τη μέρα σου σε δύο λεπτά
Γράψε τις εργασίες σου με απλές προτάσεις και το CORTEX στήνει μια ρεαλιστική μέρα σε μπλοκ χρόνου.
Δωρεάν σχεδιασμός ημέρας