Tagesplaner-App: Time Blocking für deinen Tag mit einem Klick

Daniel Gavalec · Aktualisiert 17.10.2026

Eine Tagesplaner-App macht aus einer Aufgabenliste einen Zeitplan – jede Aufgabe bekommt eine Startzeit und eine Dauer, sodass du schon morgens siehst, ob der Tag überhaupt aufgeht. CORTEX erledigt das mit einem Klick: Tag planen lässt deine festen Termine, wo sie sind, und füllt die freie Zeit deiner Arbeitszeit mit heutigen, überfälligen und undatierten Aufgaben – nur so viele, wie in deine Tageskapazität passen – in einer Reihenfolge nach einer einfachen, vorhersehbaren Regel. Kostenlos für alle. Unten findest du die manuelle Time-Blocking-Methode, die genauen Regeln des Algorithmus mit einem Beispiel und seine Grenzen.

Time Blocking: die Methode hinter jedem Tagesplaner

Eine To-do-Liste beantwortet was. Ein Tagesplan beantwortet wann. An dieser zweiten Frage scheitern die meisten Tage: Zwölf Aufgaben wirken auf der Liste harmlos, bis du die Stunden addierst und neun Stunden Arbeit an einem Tag mit fünf freien findest.

Time Blocking löst das, indem jede Aufgabe einen Platz auf der Uhr bekommt. Cal Newport hat den Ansatz für Wissensarbeit bekannt gemacht; die Idee: Eine geplante Stunde schlägt eine ungeplante, auch wenn sich der Plan ändert. Die psychologische Forschung zeigt in dieselbe Richtung: Konkrete Wenn-dann-Pläne („um 14:30 schreibe ich den Blogartikel“) erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen etwas wirklich tun, gegenüber bloßen guten Vorsätzen (Gollwitzer, 1999). Ein Zeitblock ist genau so ein Plan. Hier die manuelle Version, die etwa zehn Minuten dauert:

1. Markiere die festen Blöcke. Besprechungen, Vorlesungen, Telefonate, Kita-Abholung, Fitnessstudio. Die bewegen sich nicht.
2. Zähl die freie Zeit. Arbeitszeit minus feste Blöcke, minus 15–20 % Puffer für Unerwartetes.
3. Schätz jede Aufgabe. Ohne Schätzung kein Plan – nur ein Wunsch.
4. Bring sie in eine Reihenfolge. Verspätetes zuerst, dann nach Wichtigkeit. Sind zwei Aufgaben gleich wichtig, mach die kurze zuerst – ein schneller Erfolg macht den Kopf frei.
5. Füll die Lücken. Große konzentrierte Arbeit in lange Lücken, Kleinkram in kurze Lücken zwischen Terminen.
6. Entscheide, was nicht passt. Verschieb, delegier oder streich es jetzt, nicht um 21 Uhr.

Den vollständigen Ratgeber mit Vorlagen findest du auf der Seite Time Blocking.

„Tag planen“: die genauen Regeln

Die Schritte 3–6 jeden Morgen von Hand zu machen ist mühsam, und für viele ist genau diese Mühe der Grund, warum Planung nie stattfindet. In CORTEX klickst du auf Tag planen, und die App erledigt die Schritte 4–6 für dich.

Das ist keine KI. Es ist eine kurze Liste fester Regeln, sodass du immer weißt, warum eine Aufgabe dort gelandet ist, wo sie ist:

app.getcortex.online/plan

Beispiel: einen Nachmittag planen

Es ist 13:00, und du klickst auf „Tag planen“. In diesem Beispiel ist deine Arbeitszeit auf 09:00–22:00 eingestellt. Deine Aufgaben:

Reihenfolge: Die überfällige Rechnung kommt zuerst. Dann hohe Priorität, kürzere zuerst: Tom antworten (15 Min.), dann der Blogartikel (90 Min.). Dann mittel: das Portfolio (4 Std.). Dann niedrig: der Zahnarzt.

Ergebnis:

• 13:00–13:45 Rechnung der letzten Woche schicken
• 13:45–14:00 Tom antworten
• 14:00–14:30 Kundentelefonat (fest)
• 14:30–16:00 Blogartikel schreiben
• 16:00–16:15 Zahnarzttermin buchen
• 18:00–19:00 Fitnessstudio (fest)
• Passt nicht: Portfolio-Website neu bauen – die längsten freien Lücken sind 16:15–18:00 und 19:00–22:00, beide kürzer als 4 Stunden.

Diese letzte Zeile ist das wertvollste Ergebnis des ganzen Plans. Statt um 21:30 festzustellen, dass das Portfolio nie passiert ist, weißt du es um 13:00 – und kannst es in zwei Aufgaben à 2 Stunden teilen, ihm das Datum von morgen geben oder akzeptieren, dass es ein Wochenendprojekt ist.

Auf dem Handy, im Kalender, mit Timer

Der Plan funktioniert auf dem Handy genauso: Installier CORTEX aus dem Browser (Zum Startbildschirm hinzufügen), und „Tag planen“ ist nur einen Fingertipp entfernt.

Nach dem Übernehmen erscheinen die Zeiten im Kalender. Die Wochenansicht ist ein Zeitraster, in dem du eine Aufgabe in ein anderes Fenster ziehen kannst, wenn du den Plan von Hand überschreiben willst; die Agenda listet alles nach Tagen.

app.getcortex.online/calendar

Wenn ein Block beginnt, starte Focus (25/5 oder 50/10, optional mit Hintergrundklängen) – die Pomodoro-Technik passt perfekt in einen Zeitblock. Jede erledigte Aufgabe bringt XP und Credits, und darum geht es bei einer gamifizierten Produktivitäts-App: Der Plan ist nicht nur ein Zeitplan, sondern ein Quest-Log.

Eine Time-Blocking-App bei ADHS auswählen

„Beste Time-Blocking-App bei ADHS“ gehört zu den meistgesuchten Planungsfragen, und die ehrliche Antwort lautet: die, die dir die meiste Reibung nimmt. Was bei Gehirnen, die mit Zeitblindheit und dem Anfangen kämpfen, meist zählt:

• Planen muss Sekunden dauern, keine Sitzung. Fühlt sich das Erstellen des Plans wie eine Aufgabe an, wird es übersprungen. Ein Planer per Klick nimmt diesen Schritt ab.
• Neu planen muss schmerzlos sein. Tage entgleisen. Ein Plan, den du mit einem Tipp neu berechnest, übersteht die Entgleisung.
• Kleine, sichtbare Blöcke. 15-Minuten-Schritte und ein sichtbarer Countdown machen Zeit konkret.
• Sofortige Belohnungen. XP und Credits beim Erledigen geben das „Belohnung jetzt“-Signal, das langfristigen Zielen fehlt.
• Wenige Einstellungen. Zu viele Optionen werden selbst zur Prokrastination.

CORTEX ist ein Produktivitätswerkzeug, kein Medizinprodukt und keine Behandlung.

Ehrliche Grenzen

• Er plant nur innerhalb deiner Arbeitszeit. Beginn und Ende deines Tages und deine Tageskapazität stellst du in den Einstellungen ein.
• Regelbasiert, nicht „smart“. Der Planer lernt deine Energiekurve nicht und legt Deep Work nicht von selbst auf den Morgen. Willst du das, gib deinen Deep-Work-Blöcken eine feste Uhrzeit und lass ihn den Rest füllen.
• Kalender nur lesend. Verbinde Google, Outlook oder Apple Kalender über die ICS-Adresse, und „Tag planen“ plant um diese Termine herum; umgekehrt abonnierst du deine CORTEX-Aufgaben über einen privaten ICS-Link (schreibgeschützt).
• Wie die Schätzung, so der Plan. Der Plan ist nur so realistisch wie deine Schätzungen, und die meisten Menschen unterschätzen ihre eigenen Aufgaben (Planungsfehlschluss, Buehler u. a., 1994). Nutze zum Kalibrieren die Werte „aufgewendete Zeit gegen Schätzung“ im Plan.

Brauchst du einen Planer, der automatisch um einen synchronisierten Arbeitskalender herum plant, ist ein kalenderzentriertes Tool die bessere Wahl. Willst du einen kostenlosen Tagesplaner, der schnell, transparent und motivierend ist, fang hier an – und sieh dir an, wie er zur To-do-App passt.

Google Kalender und Outlook sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. CORTEX ist nicht mit ihnen verbunden.